Phịng kế hoạch hoặc Phịng XNK của Cơng ty sẽ lần lượt gọi điện thoại
đến văn phịng đại diện của các nhà cung cấp nước ngồi tại TP.HCM hoặc
tại Hà Nội cĩ khả năng cung cấp để yêu cầu gởi báo giá và chào hàng.
- Việc chào hàng cĩ thể được thơng báo qua điện thoại hoặc bằng fax
với thời hạn hiệu lực dài, ngắn khác nhau.
- Sau khi nhận được chào hàng của các nhà cung cấp, phịng XNK và
phịng kế hoạch sẽ đánh giá chào hàng, bằng cách so sánh các điều khoản
của các chào hàng giữa các nhà cung cấp khác nhau. Các so sánh đầu tiên là về giá cả, thời hạn giao hàng, phương thức thanh tốn, từ đĩ chọn ra nhà
cung cấp thích hợp để đi đến đàm phán ký kết hợp đồng. + Giao dịch đốt với hợp đồng nhập khẩu ủy thác: + Giao dịch đốt với hợp đồng nhập khẩu ủy thác:
Việc đàm phán giao dịch do ba bên đơn vị ủy thác (Tổng cơng ty) và nhà cung cấp trực tiếp và Cơng ty Vật tư Bưu điện cùng thực hiện. Tổng Cơng ty và người bán bàn bạc thỏa thuận về giá và các chỉ tiêu kỹ thuật, cịn các điều khoản thương mại là do Cơng ty POSTMASCO: thương thảo với người bán. Đây chính là đặc thù của Cơng ty.
Các hình thức đàm phán thường được sử dụng là đàm phán trực tiếp tại trụ sở của Cơng ty hoặc Tổng Cơng ty; điện thọai, fax và thư điện tử E-
mall.
Sau khi các bên đàm phán thống nhất nội dung hợp đồng, bản dự thảo
cuối cùng sẽ được các bên xác nhận để trình lên Tổng Cơng ty phê duyệt.
3) Phê duyệt kết quả đàm phán:
Ban Đầu tư đại diện cho nhĩm đàm phán bên mua sẽ làm tờ trình kèm
theo bản dự thảo cuối cùng để xin lãnh đạo Tổng Cơng ty phê duyệt hợp đồng. Sau khi cĩ quyết định phê duyệt, phịng Xuất Nhập khẩu của
POTMASCO sẽ làm tờ trình tĩm tắt nội dung hợp đồng để Giám đốc Cơng ty duyệt ký hợp đồng. ty duyệt ký hợp đồng.
4) Ký kết hợp đồng:
Sau khi việc đàm phán thành cơng, hai bên sẽ tiến hành khâu cuối cùng là ký kết hợp đồng, hợp đồng này được trình bày dưới dạng văn bản, cùng là ký kết hợp đồng, hợp đồng này được trình bày dưới dạng văn bản,
—-ỶỶ-.-.-ơyờẳỶyờớỶẳgợgggnggnnananananannoanaagagagơagannnnaanaaaemm==—====—=
Luận văn tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Lê Đình Thái
nội dung của hợp đồng nhập khẩu thể hiện sự ràng buộc giữa hai bên
(người mua và người bán - chủ thể của hợp đồng trong một thương vụ
kinh doanh nhập khẩu).
Để soạn thảo, ký kết hợp đồng nhập khẩu đạt hiệu quả cao, cơng ty
Potmasco đã lưu ý đến những vấn đề sau:
— Thỏa thuận thống nhất với bạn hàng tât cả các điều khoản cần thiết trước khi ký kết hợp đồng. trước khi ký kết hợp đồng.
— Xem xét những cơ sở pháp lý và mọi vấn để cĩ liên quan đến hợp đơng, tránh dùng tập quán thương mại địa phương để giải quyết những đơng, tránh dùng tập quán thương mại địa phương để giải quyết những phát sinh tranh chấp sau này. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
— Các điều khoản thể hiện trong hợp đồng khơng trái với luật hiện hành.
— Hợp đồng phải được trình bày rõ ràng, chính xác, tránh sử dụng những
từ ngữ, thành ngữ mập mờ làm cho đối tác khơng hiểu, cĩ thể suy luận
ra nhiều cách.
— Kiểm tra, đối chiếu xem hợp đồng cĩ giống với những thỏa thuận đã
đạt được trong đàm phán hay khơng.
— Ngơn ngữ được sử dụng trong hợp đồng phải là ngơn ngữ mà hai bên cùng thơng thạo.
— Người đứng ra ký hợp đồng phải là người cĩ thẩm quyền.
+ Giám đốc duyệt ký hợp đồng.
+ Phịng Xuất nhập khẩu phối hợp cùng phịng Tổ chức hành chính
chuẩn bị cho lễ ký hợp đồng. + Chuẩn bị cho lễ ký kết: + Chuẩn bị cho lễ ký kết:
e Phân cơng nhân sự
e Thời gian, địa điểm, khách mời: cơng văn, thư mời các đơn vị
liên quan, đăng ký nhà khách với Phịng TC-HC, đĩn khách...
e Chuẩn bị nội dung.
e_ Đặt tiệc, quà tặng.
5) Tổ chức thực hiên hơp đồng :
Để thực hiện hợp đồng nhập khẩu, cơng ty phải tiến hành nhiều cơng
việc khác nhau. Mỗi hợp đồng nhập khẩu đều cĩ đặc trưng riêng. Điều
kiện cơ sở mua bán trong hợp đồng thường là CIF, CTIP và thanh tốn bằng T/T.
_
- Sau khi hợp đồng nhập khẩu được ký kết, POTMASCO phải photo
hợp đơng để gửi cho các đơn vị liên quan: Chủ đầu tư, Ban Đầu tư, Ban
Kế hoạch, Ban Kế tốn - Thống kê Tài chính của Tổng Cơng ty. Ngồi
ra, POTMASCO phải yêu cầu chủ đầu tư làm cơng văn xác nhận nơ,
- Khác với các hợp đồng mua bán hàng hĩa ngoại thương khác, hợp
đồng nhập khẩu thiết bị tồn bộ khi thực hiện phải tuân theo các qui định chặt chế của Chính phủ, các chỉ tiêu kế hoạch của Nhà nước. Do
vậy, để thực hiện hợp đồng ủy thác về nhập khẩu thiết bị tồn bộ của Tổng cơng ty giao, POSTMASCO cần nắm vững các văn bản sau: Tổng cơng ty giao, POSTMASCO cần nắm vững các văn bản sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Chỉ thị 917ƑTg ngày 13/11/1992 + Thơng tư 04 TM/ĐT ngày 30/7/93 + Thơng tư 04 TM/ĐT ngày 30/7/93
+ Nghị định 42,43 CP ngày 16/7/96
+ Cơng văn 1259/KH - NT ngày 29/5/92
+ Và các văn bản hướng dẫn khác của Tổng cơng ty.
Quá trình tổ chức thực hiện hợp đơng nhập khẩu tại Cơng ty POSTMASCO: được tiến hành như sau: POSTMASCO: được tiến hành như sau:
—_Ắ
Luận văn tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Lê Đình Thái
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC THỰC HIỆN
HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
Xin giấy phép nhập khẩu thiết bị Xin giấy phép nhập khẩu thiết bị
ị
Xin giấy chứng nhận ưu đãi đâu tư và miễn thuế nhập khẩu
và thuế GTGT k Đặt cọc Ỳ Lầm thủ tục hải quan k Nhận hàng |
Kiểm tra hàng hĩa nhập khẩu
| Lầm thủ tục thanh tốn Lầm thủ tục thanh tốn \ Thanh lý hợp đồng
1). Xin giấy phép nhập khẩu thiết bị :