1). Đối với cơng tác đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu:
a) Cần tăng cường hiệu quả của cơng tác đàm phán và ký kết hợp đồng
nhập khẩu hơn nữa thơng qua hình thức đàm phán trực tiếp thường xuyên hơn.
—Thực tại, cơng ty POTMASCO thực hiện việc đàm phán thơng qua điện thoại, thư từ, fax là chủ yếu; nên để thực hiện đúng nghĩa của đàm phán và làm cho việc đàm phán và ký kết đạt được hiệu quá khả quan nhất thì cơng ty cần nên tổ chức đàm phán gặp gỡ trực tiếp. Tuy hình thức đàm
phán này cĩ gây nhiều tốn kém và hao tốn nhiều thời gian nhưng hình thức
này lại đảm bảo được nhiều vấn đề lợi ích như:
——-_—=—-—
Luận văn tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Lê Đình Thái
Luận văn tốt nghỆP 7. Ha nh sĩi “————
e_ Người đàm phán cĩ thể bàn đến tất cả các vấn để và cả những vấn
để cĩ thể vừa phát sinh mà khơng thể nào nĩi ngắn gọn qua điện
thoại hay thể hiện hết được qua thư từ, fax.
e Thơng qua đàm phán trực tiếp sẽ tạo mối quan hệ thân thiện hơn
giữa các các phía đối tác trong kinh doanh hiện tại và tương lai.
-Nếu phía đối tác cĩ văn phịng đại diện ở Việt Nam thì tốt nhất là cơng
ty nên thu xếp đàm phán trực tiếp tại cơng ty hay tại văn phịng đại diện
của phía đối tác hay một địa điểm cố định vì đây sẽ là cơ hội rèn luyện
các kỹ năng cho nhân viên phịng Xuất Nhập Khẩu của cơng ty.
—Để thực hiện cơng tác đàm phán trực tiếp đạt hiệu quả cao thì các nhân
viên phải luơn trao dổi nghiệp vụ ngoại thương lẫn trình độ ngoại ngữ. Cơng ty nên chỉ sử dụng những ngoại ngữ chính trên thế giới để đàm phán và ký kết hợp đồng (chủ yếu là tiếng Anh) và tiếng Việt.
-b) Cơng ty nên hồn thiện một số mẫu hợp đồng nhập khẩu riêng cho
cơng ty để khơng bị lệ thuộc hĩa vào phía đối tác nước ngồi khi ký kết
hợp đồng. Hợp đồng cĩ thể do bên người nhập khẩu hay bên người xuất
khẩu lập ra phụ thuộc hồn cảnh cụ thể.
- Việc soạn thảo hợp đồng và theo dõi hợp đồng cũng nên cĩ một nhân
viên chuyên trách và theo dõi thường xuyên nhằm tránh được nhữnh sai
sĩt và thiếu chính xác trong quá trình soạn thảo và ký kết hợp đồng nhập khẩu. Nhân viên chuyên trách cân được đào tạo chuyên sâu về luật kinh tế khẩu. Nhân viên chuyên trách cân được đào tạo chuyên sâu về luật kinh tế
và các kiến thức thương mại quốc tế cũng như trình độ tiếng Anh.
c). Cần phải coi trọng và lực chọn lại các điều kiện thương mại quốc tế:
như hiện nay, cơng ty chỉ nhập khẩu đơn thuần theo giá C.LF hay C.IP. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cần phải cải tạo và thực hiện dẫn việc nhập khẩu theo giá F.O.B, F.C.A,....
Cơng ty Potmasco thường nhập khẩu theo điều kiện CIF.HCM, CIP.HCM.
Với điều kiện này thì việc nhập khẩu các hợp đồng cĩ trị giá rất lớn sẽ an
tồn hơn nên cơng ty phải chấp nhận với giá cao.Dần dân trong thời gian
tới, Cơng ty nên thay thế bằng điều kiện CFR, CPT và FCA để hạn chế trách nhiệm cũng như quyển lợi của nhà xuất khẩu nhằm nhận được giá thấp hơn, tiết kiệm được ngoại tệ cho chính Cơng ty cũng như cho nhà nước, cĩ nhiều lợi nhuận hơn khi gánh lấy nhiều trách nhiệm hơn.Đồng thời cũng gĩp phần nào cho việc phát triển ngành bảo hiểm, vận tải trong
nước, gĩp phần phát triển nền kinh tế Việt Nam.
———-—
d) Cần nên lựa chọn các phương thức thanh tốn cho chính xác, an tồn và hợp lý hơn. Đa số việc nhập khẩu ủy thác cho các cơng ty đều thanh tốn bằng T/T. Việc này tạo ra hạn chế khi thực hiện các hợp đồng ủy thác cĩ giá trị lớn.
~Một phương thức thanh tốn được xem là tối ưu nhất là khi nĩ hội đủ
được các yếu tố sau: e© An tồn nhất. e© An tồn nhất.
e_ Nhanh nhất và tiện lợi nhất.
e_ Ít tốn kém chi phí nhất.
— Tuy nhiên, cơng ty Potmasco lại thường áp dụng phương thức thanh tốn bằng T/T cho những khách hàng nhập khẩu ủy thác. Việc này sẽ làm hạn chế lượng khách hàng cĩ số vốn lưu động ít. Vì thế, cơng ty cần phải xem xét và cân đối nguồn vốn kinh doanh hợp lý để tạo điều kiện thuận lợi cho cả hai phía cùng hoạt động kinh doanh tốt hơn.
2). Đối với cơng tác tổ chức thực hiện hợp đơng nhập khẩu:
a) Cơng ty nên soạn thảo một tập tài liệu ghi những việc bất hợp lệ thường gặp trong việc lập bộ chứng từ và thực hiện quá trình nhập khẩu nhằm khắc phục những tổn tại, thiếu sĩt trong việc lập bộ chứng từ và tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
- Trong việc lập bộ chứng từ và thực hiện hợp đồng nhập khẩu sẽ luơn phát sinh những vấn đề bất hợp lệ mà việc khắc phục các vấn đề đĩ luơn khác nhau. Do vậy, việc lập một tập tài liệu ghi lại những việc bất hợp lệ
đĩ và phương hướng giải quyết để làm tài liệu tham khảo là một việc làm
cân thiết. Khi cĩ vấn để phát sinh sẽ cĩ căn cứ để giải quyết hay dựa vào
các kinh nghiệm thực tế đã ghi chép lại đĩ mà lập phương hường giải quyết. quyết.
— Ngồi ra, đây cũng là một giáo trình để huấn luyện và đào tạo thực tế cho những cán bộ, nhân viên mới chuyển về phịng. Họ sẽ cĩ được một số vốn kinh nghiệm ban đầu nhiều hơn và nhanh chĩng hơn thay vì phải: tích
lũy dần trong một thời gian làm việc lâu dài.
— Việc lập ra tập tài liệu cũng cịn cĩ một ý nghĩa quan trọng hơn nữa; đây sẽ là chứng cớ cho những hoạt động, những thủ tục bất hợp lệ và cả những
hướng khắc phục vấn để đĩ. Khi cần thiết hay gặp lại những trường hợp
như vậy, sẽ cĩ căn cứ và cơ sở để bàn bạc, kiện tụng, khiếu nại và cả
hướng giải quyết nhanh chĩng.
Luận văn tốt nghiệp GVHD: Thạc sỹ Lê Đình Thái
b) Sau mỗi nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu, cơng ty cần nên cĩ một bản tổng kết và quyết tốn tồn bộ hoạt động nhằm theo dõi và quản
lý được chính xác và hợp lý hơn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
— Thơng thường, cơng ty sẽ cĩ một bản tổng kết cho từng lơ hàng hay từng
khách hàng sau một nghiệp vụ mua bán xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, nếu
sau mỗi nghiệp vụ đều cĩ một bản tổng kết và quyết tốn sẽ tốt hơn nhiều.
Việc làm này sẽ tốn kém thêm về thời gian nhưng nĩ sẽ đem lại hiệu quả hơn cho việc theo dõi và quản lý hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu:
e Giúp cho cơng ty theo dõi được tiến trình thực hiện hợp đồng nhập
khẩu.
e Giúp cho cơng ty theo dõi được việc thực hiện thanh tốn một cách nhanh chĩng và chính xác.
e_ Đây là tài liệu giúp ích cho cơng việc thống kê và báo cáo cuối năm. c) Việc thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hĩa của cơng ty hiện nay
thực hiện qua hai giai đoạn và do bởi hai phịng đảm nhận. Nên thống nhất
chung thành một phịng hay giao cho một phịng thực hiện tồn bộ nghiệp
vụ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và thực hiện được nhanh
chĩng và hợp lý hơn.
3. Đối với hoạt động kinh doanh của cơng ty POTMASCO:
- Cần phải nghiên cứu thị trường và mơi trường kinh doanh một cách sâu sát và chặt chẽ hơn.Muốn vậy, cơng ty nên sớm cĩ một bộ phận
Marketing để đảm nhận nhiệm vụ trên.