2.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Do đặc điểm hoạt động kinh doanh đa ngành nghề, địa bàn hoạt động kinh doanh rộng nờn Cụng ty đó ỏp dụng mụ hỡnh tổ chức kế toỏn vừa tập trung vừa phõn tỏn.
Sơ đồ 2.2: Bộ mỏy kế toỏn Cụng ty CPSX và PTTM Tõn Nam Việt
Với số lượng 6 người, cụng tỏc kế toỏn tại phũng Kế toỏn Tài chớnh Cụng ty CPSX và PTTM Tõn Nam Việt được phõn cụng như sau:
- Kế toỏn trưởng: chịu trỏch nhiệm chung về tổ chức và điều hành mọi cụng việc trong phũng, những cụng việc chung cú tớnh chất toàn cụng ty. Theo dừi và chỉ đạo trực tiếp bộ phận thanh toỏn tiền mặt và tiền quỹ, ngõn hàng; xem xột những vấn đề về chế độ kế toỏn tài chớnh, bỏo cỏo quyết toỏn, xõy dựng kế hoạch tài chớnh.
- Kế toỏn tổng hợp: chịu trỏch nhiệm trực tiếp về việc thực hiện cỏc nghiệp vụ kế toỏn tổng hợp; lập bỏo cỏo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, theo dừi thuế và cỏc khoản phải nộp cho ngõn sỏch nhà nước.
- Kế toỏn tiền mặt và ngõn hàng, kế toỏn tiền lương: đảm nhận thực hiện cỏc nhiệm vụ: lập kế hoạch vay vốn, trả nợ vay; chuyển tiền thanh toỏn qua ngõn hàng, cỏc nghiệp vụ mở L/C; theo dừi và tớnh toỏn chi phớ lói vay định kỳ, lập phiếu thu chi quỹ tiền mặt; theo dừi cỏc khoản thu chi, tạm ứng cho CBCNV và hoàn thu tạm ứng theo quy định; lưu giữ cỏc hợp đồng kinh tế cú liờn quan, tớnh ra lương phải trả và bảo hiểm xó hội cho nhõn viờn cụng ty.
- Kế toỏn hàng húa và theo dừi cụng nợ: theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng húa, cụng cụ dụng cụ, ghi chộp phản ỏnh đầy đủ cỏc
Trần Thị Hải Anh - Lớp Kế toỏn 1 42
KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toỏn tổng hợp Kế toỏn TSCĐ và vật tư Thủ quỹ Kế toỏn tiền mặt, ngõn hàng, kế toỏn lương Kế toỏn hàng húa và theo dừi
số liệu hiện cú và tỡnh hỡnh luõn chuyển của vật tư hàng húa. Tớnh toỏn trị giỏ vốn thực tế của vật tư, hàng húa, cụng cụ nhập, xuất kho, trị giỏ vốn hàng tiờu thụ. Theo dừi cỏc khoản nợ phải trả, lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho.
- Thủ quỹ: Thủ quỹ cú nhiệm vụ lập thủ tục rỳt, gửi tiền vào tài khoản tiền gửi, tiền vay, thu chi quỹ tiền mặt theo dừi thu chi tạm ứng; hàng ngày đối chiếu chứng từ tồn quỹ tiền mặt; lưu trữ và quản lý hồ sơ.
- Kế toỏn tài sản cố định và vật tư: Theo dừi tỡnh hỡnh tăng, giảm tài sản cố định ( Thanh lý, mua mới, trớch khấu hao TSCĐ), theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất tồn của vật tư.
2.3.2. Đặc điểm tổ chức hỡnh thức sổ kế toỏn.
Cụng ty CPSX và PTTM Tõn Nam Việt ỏp dụng kế toỏn trờn mỏy vi tớnh theo hỡnh thức Nhật ký Chung.
- Quy trỡnh ghi sổ kế toỏn:
Hàng ngày, kế toỏn viờn căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra làm căn cứ ghi sổ kế toỏn. Trước hết kế toỏn ghi nghiệp vụ phỏt sinh vào sổ Nhật ký Chung, sau đú căn cứ số liệu đó ghi trờn sổ Nhật Ký Chung để ghi vào Sổ Cỏi theo cỏc tài khoản kế toỏn phự hợp đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký Chung, cỏc nghiệp vụ phỏt sinh được ghi vào cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan.
Cuối thỏng, cuối quý và cuối năm, cộng số liệu ghi trờn Sổ Cỏi, lập bảng Cõn đối số phỏt sinh, sau khi đó kiểm tra đối chiếu khớp đỳng số liệu ghi trờn Sổ Cỏi và bảng tổng hợp chi tiết được dựng để lập Bỏo cỏo tài chớnh. Cỏc sổ kế toỏn tổng hợp và chi tiết được in ra giấy, đúng thành quyển và thực hiện cỏc thủ tục phỏp lý theo quy định về sổ kế toỏn thủ cụng được ghi bằng tay.
Sơ đồ 2.3.: Quy trỡnh ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký chung
Chỳ thớch:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối thỏng, quý: Đối chiếu, kiểm tra:
2.3.3. Một số đặc điểm kế toỏn tài chớnh khỏc
Chế độ kế toỏn ỏp dụng: theo chế độ kế toỏn doanh nghiệp Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chớnh.
- Niờn độ kế toỏn: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thỳc vào ngày 31/12 hàng năm.
Trần Thị Hải Anh - Lớp Kế toỏn 1 44
Sổ, Thẻ kế toỏn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kế toỏn Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT Kí CHUNG SỔ CÁI Bảng cõn đối số phỏt sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH
- Kỳ kế toỏn: được xỏc định theo từng quý, mỗi quý phũng kế toỏn tài chớnh Cụng ty tiến hành tổng hợp số liệu để lập bỏo cỏo theo quy định.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toỏn theo đồng Việt Nam, tỷ giỏ qui đổi ngoại tệ theo tỷ giỏ của ngõn hàng Ngoại Thương Việt Nam tại cỏc thời điểm.
- Hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng: hỡnh thức Nhật ký chung. - Phương phỏp tớnh thuế GTGT: Phương phỏp khấu trừ.
- Phương phỏp kế toỏn hàng tồn kho: Hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn.
- Phương phỏp tớnh giỏ hàng tồn kho: Xỏc định giỏ trị HTK cuối kỳ theo phương phỏp giỏ thành thực tế.
- Phương phỏp kế toỏn TSCĐ: đỏnh giỏ TSCĐ theo nguyờn giỏ và giỏ trị cũn lại của TSCĐ; sử dụng phương phỏp khấu hao đường thẳng căn cứ theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC của Bộ Tài chớnh.
2.4. Đặc điểm hàng húa và cỏc phương thức bỏn hàng2.4.1. Đặc điểm hàng húa 2.4.1. Đặc điểm hàng húa
Cụng ty CPSX và PTTM Tõn Nam Việt là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thương mại và xuất nhập khẩu tổng hợp nờn danh mục, chủng loại hàng húa của Cụng ty rất phong phỳ và đa dạng. Hàng thủ cụng mỹ nghệ: cỏc mặt hàng thủ cụng mõy tre đan, gốm sứ…
- Mỏy múc, thiết bị, vật tư kỹ thuật: cỏc mỏy múc thiết bị nhập khẩu, phụ tựng mỏy in sổ, mỏy quột mó vạch…
- Hàng tiờu dựng: đồ gia dụng, chảo, nồi, bỡnh nước…
Danh mục hàng húa phong phỳ, đa dạng, cỏc đặc điểm của cỏc loại hàng húa cũng khỏc nhau đũi hỏi bảo quản lưu giữ ở những điều kiện khỏc nhau. Chớnh vỡ vậy hàng húa của Cụng ty được bảo quản ở nhiều kho bói khỏc nhau để thuận tiện cho việc bảo quản và lưu chuyển hàng húa như kho cụng ty, kho Chương Dương… Tại mỗi kho phõn cụng một thủ kho chịu trỏch nhiệm trực tiếp về việc bảo quản, nhập, xuất hàng húa theo đỳng số lượng ghi trờn Phiếu nhõp kho, Phiếu xuất kho. Thủ kho tiến hành mở thẻ kho cho từng loại hàng
húa ở mỗi kho để phản ỏnh tỡnh hỡnh Nhập - Xuất - Tồn của từng loại hàng húa theo số lượng, cuối mỗi thỏng thủ kho cộng số lượng hàng nhập, xuất, tớnh ra số tồn kho trờn từng thẻ kho.
Số lượng hàng húa tồn kho được kiểm tra định kỳ vào cuối năm để đảm bảo sự khớp đỳng giữa số liệu sổ sỏch và số liệu thực tế.
Cụng ty CPSX và PTTM Tõn Nam Việt hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn nờn giỏ trị hàng tồn kho đảm bảo tớnh chớnh xỏc, hàng tồn kho được theo dừi chi tiết theo từng kho hàng, từng chủng loại, từng cửa hàng…
2.4.2. Cỏc phương thức bỏn hàng
Trong nền kinh tế thị trường, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phỏt triển bắt buộc phải năng động, sỏng tạo, hàng húa của doanh nghiệp phải tiờu thụ được càng nhiều càng tốt. Để làm được điều đú phải nõng cao chất lượng, mẫu mó sản phẩm hàng húa, giảm giỏ thành sản xuất cũng như giỏ gốc hàng húa thu mua, đồng thời doanh nghiệp phải kết hợp với những phương thức bỏn hàng hợp lý, linh hoạt. Dựa trờn những đặc tớnh của hàng húa cũng như đặc điểm tổ chức của mỡnh, Cụng ty CPSX và PTTM Tõn Nam Việt đó tiến hành bỏn hàng theo hai phương thức chớnh đú là bỏn buụn và bỏn lẻ hàng húa, mỗi phương thức bỏn hàng trờn lại được thực hiện dưới nhiều hỡnh thức khỏc nhau như bỏn vận chuyển thẳng, bỏn trực tiếp qua kho…
Theo phương thức bỏn buụn hàng húa, hợp đồng mua bỏn hàng húa được ký kết với khối lượng lớn, cơ sở cho mỗi nghiệp vụ bỏn buụn là cỏc hợp đồng kinh tế đó được ký kết và cỏc đơn đặt hàng của khỏch hàng. Cỏc mặt hàng bỏn buụn chủ yếu của Cụng ty CPSX và PTTM Tõn Nam Việt là mỏy múc thiết bị, phụ tựng mỏy in, hàng gia dụng điện mỏy… Hai hỡnh thức bỏn buụn được ỏp dụng chủ yếu ở Cụng ty là bỏn buụn vận chuyển thẳng và bỏn buụn trực tiếp qua kho:
- Bỏn buụn vận chuyển thẳng thường được sử dụng trong cỏc trường hợp nhập khẩu hàng húa về bỏn trực tiếp theo đơn đặt hàng, khi hàng về nhập cảng nhưng xa kho của Cụng ty và gần địa điểm của khỏch hàng hoặc hàng húa cồng kềnh khú thỏo dỡ. Lỳc này Cụng ty sẽ cử cỏn bộ phũng kinh doanh
đến cảng làm thủ tục nhận hàng. Căn cứ vào đơn đặt hàng, hợp đồng mua bỏn, phũng kế toỏn lập húa đơn GTGT giao 2 liờn cho phũng kinh doanh. Cỏn bộ phũng kinh doanh vận chuyển thẳng số hàng húa tại cảng cựng húa đơn GTGT đến giao cho khỏch hàng khụng qua kho của cụng ty. Số hàng húa này coi như được tiờu thụ khi người mua ký xỏc nhận trờn chứng từ, thanh toỏn hoặc chấp nhận thanh toỏn.
- Bỏn buụn trực tiếp qua kho: Khi khỏch hàng cú nhu cầu mua hàng húa, đơn vị kinh doanh Cụng ty sẽ thiết lập hợp đồng bỏn hàng. Sau khi hợp đồng được phờ duyệt và ký kết, phũng kế toỏn căn cứ vào hợp đồng bỏn hàng lập húa đơn GTGT kiờm phiếu xuất kho. Cỏn bộ phũng kinh doanh mang húa đơn GTGT kiờm phiếu xuất kho đến kho hàng làm thủ tục xuất kho, giao hàng cho người mua. Số hàng húa này được coi là đó tiờu thụ khi người mua ký xỏc nhận trờn húa đơn GTGT kiờm phiếu xuất kho.
Đối với phương thức bỏn buụn hàng húa, Cụng ty CPSX và PTTM Tõn Nam Việt cho phộp khỏch hàng cú thể lựa chọn cỏc hỡnh thức thanh toỏn khỏc nhau như thanh toỏn trực tiếp bằng tiền mặt, chuyển tiền qua bưu điện hoặc chuyển khoản qua ngõn hàng…Tựy thuộc vào từng khỏch hàng Cụng ty cú thể cho phộp hàng thanh toỏn chậm sau một thời gian được quy định trong hợp đồng. Hiện nay, khi nền sản xuất và lưu thụng hàng húa càng phỏt triển, để thỳc đẩy cho quỏ trỡnh bỏn hàng thỡ việc bỏn hàng chịu cú xu hướng tăng để tạo ra sự hấp dẫn khỏch hàng, tăng doanh thu bỏn hàng, tuy nhiờn bỏn chịu cũng cú nhược điểm là doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn và cú khả năng bị mất vốn.
Phương thức bỏn lẻ hàng húa: Cỏc mặt hàng bỏn lẻ chủ yếu của Cụng ty CPSX và PTTM Tõn Nam Việt là hàng gia dụng…Việc bỏn lẻ hàng húa được thực hiện thụng qua của hàng giới thiệu sản phẩm Viet Mart. Đối với những khỏch hàng mua hàng với nhiều chủng loại hàng húa, căn cứ vào bảng kờ bỏn lẻ hàng húa kế toỏn viết húa đơn GTGT cho số hàng húa bỏn lẻ, đõy là căn cứ để ghi nhận doanh thu bỏn hàng.
Đối với phương thức bỏn lẻ hàng húa Cụng ty ỏp dụng phương thức thu tiền trực tiếp tại quầy hàng khi khỏch hàng đến mua hàng.
2.4.3. Quy trỡnh hạch toỏn bỏn hàng.
- Căn cứ vào kế hoạch tiờu thụ hàng húa của bộ phận bỏn hàng, phũng kế toỏn sẽ cấp húa đơn GTGT cho bộ phận bỏn hàng, khi sử dụng gần hết số húa đơn GTGT đó được cấp, bộ phận bỏn hàng viết đơn đề nghị cấp thờm húa đơn.
- Tại bộ phận bỏn hàng sẽ bố trớ một kế toỏn và một thủ kho đảm nhận những nhiệm vụ sau:
• Thủ kho: Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và húa đơn để vào cỏc thẻ kho. Cuối thỏng, cuối quý thủ kho tiến hành cộng số lượng hàng húa nhập, xuất để tớnh ra số lượng hàng húa tồn kho trờn mỗi thẻ kho, đối chiếu số liệu nhập - xuất - tồn hàng húa với kế toỏn.
• Kế toỏn: Theo dừi hàng húa nhập - xuất - tồn hàng ngày, viết húa đơn khi bỏn hàng, lập bảng kờ khai thuế tiờu thụ, lập bỏo cỏo hàng thỏng, hàng quý về tiờu thụ hàng húa; Cuối mỗi thỏng, mỗi quý đối chiếu số liệu với ghi chộp của thủ kho trờn cỏc thẻ kho.
- Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ:
• Đối với cỏc nghiệp vụ phỏt sinh thường xuyờn, giỏ trị nhỏ, kế toỏn tại cỏc bộ phận bỏn hàng lập húa đơn GTGT giao cho khỏch hàng ghi nhận nợ hoặc thu trực tiếp tiền bỏn hàng. Với cỏc nghiệp vụ bất thường hoặc cú giỏ trị lớn, bộ phận bỏn hàng phải viết phiếu đề nghị lập húa đơn gửi cho phũng kế toỏn để phũng kế toỏn tiến hành lập húa đơn GTGT cho hợp đồng bỏn hàng húa.
• Cuối mỗi ngày, bộ phận bỏn hàng cú trỏch nhiệm nộp tiền hàng đó bỏn được về phũng Kế toỏn kốm theo bảng kờ bỏn hàng.
• Cuối thỏng, kế toỏn tại bộ phận bỏn hàng cú nhiệm vụ: đối chiếu số liệu nhập - xuất - tồn hàng húa với thủ kho; lập bảng kờ khai thuế tiờu thụ theo mẫu; tập hợp cỏc húa đơn GTGT và nộp về phũng kế toỏn trước ngày mựng 5 của thỏng tiếp theo.
• Cuối mỗi quý, bộ phận bỏn hàng đối chiếu hàng húa với thủ kho; đối chiếu cụng nợ với từng khỏch hàng, lập bỏo cỏo cụng nợ; lập bảng tổng
hợp Nhập - Xuất - Tồn hàng húa, tập hợp và nộp về phũng kế toỏn trong vũng 5 ngày đầu quý tiếp theo.
2.5. Kế toỏn bỏn hàng
2.5.1. Kế toỏn doanh thu và cỏc khoản giảm trừ doanh thu.
2.5.1.1. Kế toỏn doanh thu tiờu thụ hàng húa.
Như đó nờu ở trờn, tại Cụng ty CPSX và PTTM Tõn Nam Việt việc tiờu thụ hàng húa chủ yếu thực hiện trờn hai phương thức bỏn buụn và bỏn lẻ hàng húa. Do vậy trỡnh tự thực hiện và đặc điểm kế toỏn tiờu thụ hàng húa cũng khỏc nhau tựy thuộc vào phương thức bỏn hàng.
• Sổ sỏch kế toỏn sử dụng
Để phự hợp với tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh của Cụng ty với trỡnh độ quản lý chung và phự hợp với bộ mỏy tổ chức kế toỏn Cụng ty CPSX và PTTM Tõn Nam Việt sử dụng cỏc loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ tổng hợp: Nhật ký chung và cỏc sổ cỏi TK511, TK632, TK6421, TK6422, TK911
- Sổ chi tiết (SCT): + SCT hàng húa + SCT bỏn hàng
+ SCT thanh toỏn với người mua • Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng kinh tế - Húa đơn GTGT
- Biờn bản thanh lý hợp đồng kinh tế - Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho - Phiếu thu, phiếu chi, Giấy bỏo Cú… • Tài khoản sử dụng
- TK 511: Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ - TK 1111: Tiền mặt
- TK 112: Tiền gửi ngõn hàng - TK 131: Phải thu của khỏch hàng
- TK 33311: Thuế GTGT đầu ra - TK 156 : Hàng húa
- TK 155: Thành phẩm
Phục vụ cho việc hạch toỏn chi tiết TK 511 được chia thành cỏc tài khoản cấp 2:
- TK 5111: Doanh thu bỏn hàng hoỏ
- TK 5112: Doanh thu bỏn cỏc thành phẩm - TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ