- Căn cứ vào kế hoạch tiờu thụ hàng húa của bộ phận bỏn hàng, phũng kế toỏn sẽ cấp húa đơn GTGT cho bộ phận bỏn hàng, khi sử dụng gần hết số húa đơn GTGT đó được cấp, bộ phận bỏn hàng viết đơn đề nghị cấp thờm húa đơn.
- Tại bộ phận bỏn hàng sẽ bố trớ một kế toỏn và một thủ kho đảm nhận những nhiệm vụ sau:
• Thủ kho: Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và húa đơn để vào cỏc thẻ kho. Cuối thỏng, cuối quý thủ kho tiến hành cộng số lượng hàng húa nhập, xuất để tớnh ra số lượng hàng húa tồn kho trờn mỗi thẻ kho, đối chiếu số liệu nhập - xuất - tồn hàng húa với kế toỏn.
• Kế toỏn: Theo dừi hàng húa nhập - xuất - tồn hàng ngày, viết húa đơn khi bỏn hàng, lập bảng kờ khai thuế tiờu thụ, lập bỏo cỏo hàng thỏng, hàng quý về tiờu thụ hàng húa; Cuối mỗi thỏng, mỗi quý đối chiếu số liệu với ghi chộp của thủ kho trờn cỏc thẻ kho.
- Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ:
• Đối với cỏc nghiệp vụ phỏt sinh thường xuyờn, giỏ trị nhỏ, kế toỏn tại cỏc bộ phận bỏn hàng lập húa đơn GTGT giao cho khỏch hàng ghi nhận nợ hoặc thu trực tiếp tiền bỏn hàng. Với cỏc nghiệp vụ bất thường hoặc cú giỏ trị lớn, bộ phận bỏn hàng phải viết phiếu đề nghị lập húa đơn gửi cho phũng kế toỏn để phũng kế toỏn tiến hành lập húa đơn GTGT cho hợp đồng bỏn hàng húa.
• Cuối mỗi ngày, bộ phận bỏn hàng cú trỏch nhiệm nộp tiền hàng đó bỏn được về phũng Kế toỏn kốm theo bảng kờ bỏn hàng.
• Cuối thỏng, kế toỏn tại bộ phận bỏn hàng cú nhiệm vụ: đối chiếu số liệu nhập - xuất - tồn hàng húa với thủ kho; lập bảng kờ khai thuế tiờu thụ theo mẫu; tập hợp cỏc húa đơn GTGT và nộp về phũng kế toỏn trước ngày mựng 5 của thỏng tiếp theo.
• Cuối mỗi quý, bộ phận bỏn hàng đối chiếu hàng húa với thủ kho; đối chiếu cụng nợ với từng khỏch hàng, lập bỏo cỏo cụng nợ; lập bảng tổng
hợp Nhập - Xuất - Tồn hàng húa, tập hợp và nộp về phũng kế toỏn trong vũng 5 ngày đầu quý tiếp theo.