2.4.1. Đặc điểm hàng húa
Cụng ty CPSX và PTTM Tõn Nam Việt là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thương mại và xuất nhập khẩu tổng hợp nờn danh mục, chủng loại hàng húa của Cụng ty rất phong phỳ và đa dạng. Hàng thủ cụng mỹ nghệ: cỏc mặt hàng thủ cụng mõy tre đan, gốm sứ…
- Mỏy múc, thiết bị, vật tư kỹ thuật: cỏc mỏy múc thiết bị nhập khẩu, phụ tựng mỏy in sổ, mỏy quột mó vạch…
- Hàng tiờu dựng: đồ gia dụng, chảo, nồi, bỡnh nước…
Danh mục hàng húa phong phỳ, đa dạng, cỏc đặc điểm của cỏc loại hàng húa cũng khỏc nhau đũi hỏi bảo quản lưu giữ ở những điều kiện khỏc nhau. Chớnh vỡ vậy hàng húa của Cụng ty được bảo quản ở nhiều kho bói khỏc nhau để thuận tiện cho việc bảo quản và lưu chuyển hàng húa như kho cụng ty, kho Chương Dương… Tại mỗi kho phõn cụng một thủ kho chịu trỏch nhiệm trực tiếp về việc bảo quản, nhập, xuất hàng húa theo đỳng số lượng ghi trờn Phiếu nhõp kho, Phiếu xuất kho. Thủ kho tiến hành mở thẻ kho cho từng loại hàng
húa ở mỗi kho để phản ỏnh tỡnh hỡnh Nhập - Xuất - Tồn của từng loại hàng húa theo số lượng, cuối mỗi thỏng thủ kho cộng số lượng hàng nhập, xuất, tớnh ra số tồn kho trờn từng thẻ kho.
Số lượng hàng húa tồn kho được kiểm tra định kỳ vào cuối năm để đảm bảo sự khớp đỳng giữa số liệu sổ sỏch và số liệu thực tế.
Cụng ty CPSX và PTTM Tõn Nam Việt hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn nờn giỏ trị hàng tồn kho đảm bảo tớnh chớnh xỏc, hàng tồn kho được theo dừi chi tiết theo từng kho hàng, từng chủng loại, từng cửa hàng…
2.4.2. Cỏc phương thức bỏn hàng
Trong nền kinh tế thị trường, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phỏt triển bắt buộc phải năng động, sỏng tạo, hàng húa của doanh nghiệp phải tiờu thụ được càng nhiều càng tốt. Để làm được điều đú phải nõng cao chất lượng, mẫu mó sản phẩm hàng húa, giảm giỏ thành sản xuất cũng như giỏ gốc hàng húa thu mua, đồng thời doanh nghiệp phải kết hợp với những phương thức bỏn hàng hợp lý, linh hoạt. Dựa trờn những đặc tớnh của hàng húa cũng như đặc điểm tổ chức của mỡnh, Cụng ty CPSX và PTTM Tõn Nam Việt đó tiến hành bỏn hàng theo hai phương thức chớnh đú là bỏn buụn và bỏn lẻ hàng húa, mỗi phương thức bỏn hàng trờn lại được thực hiện dưới nhiều hỡnh thức khỏc nhau như bỏn vận chuyển thẳng, bỏn trực tiếp qua kho…
Theo phương thức bỏn buụn hàng húa, hợp đồng mua bỏn hàng húa được ký kết với khối lượng lớn, cơ sở cho mỗi nghiệp vụ bỏn buụn là cỏc hợp đồng kinh tế đó được ký kết và cỏc đơn đặt hàng của khỏch hàng. Cỏc mặt hàng bỏn buụn chủ yếu của Cụng ty CPSX và PTTM Tõn Nam Việt là mỏy múc thiết bị, phụ tựng mỏy in, hàng gia dụng điện mỏy… Hai hỡnh thức bỏn buụn được ỏp dụng chủ yếu ở Cụng ty là bỏn buụn vận chuyển thẳng và bỏn buụn trực tiếp qua kho:
- Bỏn buụn vận chuyển thẳng thường được sử dụng trong cỏc trường hợp nhập khẩu hàng húa về bỏn trực tiếp theo đơn đặt hàng, khi hàng về nhập cảng nhưng xa kho của Cụng ty và gần địa điểm của khỏch hàng hoặc hàng húa cồng kềnh khú thỏo dỡ. Lỳc này Cụng ty sẽ cử cỏn bộ phũng kinh doanh
đến cảng làm thủ tục nhận hàng. Căn cứ vào đơn đặt hàng, hợp đồng mua bỏn, phũng kế toỏn lập húa đơn GTGT giao 2 liờn cho phũng kinh doanh. Cỏn bộ phũng kinh doanh vận chuyển thẳng số hàng húa tại cảng cựng húa đơn GTGT đến giao cho khỏch hàng khụng qua kho của cụng ty. Số hàng húa này coi như được tiờu thụ khi người mua ký xỏc nhận trờn chứng từ, thanh toỏn hoặc chấp nhận thanh toỏn.
- Bỏn buụn trực tiếp qua kho: Khi khỏch hàng cú nhu cầu mua hàng húa, đơn vị kinh doanh Cụng ty sẽ thiết lập hợp đồng bỏn hàng. Sau khi hợp đồng được phờ duyệt và ký kết, phũng kế toỏn căn cứ vào hợp đồng bỏn hàng lập húa đơn GTGT kiờm phiếu xuất kho. Cỏn bộ phũng kinh doanh mang húa đơn GTGT kiờm phiếu xuất kho đến kho hàng làm thủ tục xuất kho, giao hàng cho người mua. Số hàng húa này được coi là đó tiờu thụ khi người mua ký xỏc nhận trờn húa đơn GTGT kiờm phiếu xuất kho.
Đối với phương thức bỏn buụn hàng húa, Cụng ty CPSX và PTTM Tõn Nam Việt cho phộp khỏch hàng cú thể lựa chọn cỏc hỡnh thức thanh toỏn khỏc nhau như thanh toỏn trực tiếp bằng tiền mặt, chuyển tiền qua bưu điện hoặc chuyển khoản qua ngõn hàng…Tựy thuộc vào từng khỏch hàng Cụng ty cú thể cho phộp hàng thanh toỏn chậm sau một thời gian được quy định trong hợp đồng. Hiện nay, khi nền sản xuất và lưu thụng hàng húa càng phỏt triển, để thỳc đẩy cho quỏ trỡnh bỏn hàng thỡ việc bỏn hàng chịu cú xu hướng tăng để tạo ra sự hấp dẫn khỏch hàng, tăng doanh thu bỏn hàng, tuy nhiờn bỏn chịu cũng cú nhược điểm là doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn và cú khả năng bị mất vốn.
Phương thức bỏn lẻ hàng húa: Cỏc mặt hàng bỏn lẻ chủ yếu của Cụng ty CPSX và PTTM Tõn Nam Việt là hàng gia dụng…Việc bỏn lẻ hàng húa được thực hiện thụng qua của hàng giới thiệu sản phẩm Viet Mart. Đối với những khỏch hàng mua hàng với nhiều chủng loại hàng húa, căn cứ vào bảng kờ bỏn lẻ hàng húa kế toỏn viết húa đơn GTGT cho số hàng húa bỏn lẻ, đõy là căn cứ để ghi nhận doanh thu bỏn hàng.
Đối với phương thức bỏn lẻ hàng húa Cụng ty ỏp dụng phương thức thu tiền trực tiếp tại quầy hàng khi khỏch hàng đến mua hàng.
2.4.3. Quy trỡnh hạch toỏn bỏn hàng.
- Căn cứ vào kế hoạch tiờu thụ hàng húa của bộ phận bỏn hàng, phũng kế toỏn sẽ cấp húa đơn GTGT cho bộ phận bỏn hàng, khi sử dụng gần hết số húa đơn GTGT đó được cấp, bộ phận bỏn hàng viết đơn đề nghị cấp thờm húa đơn.
- Tại bộ phận bỏn hàng sẽ bố trớ một kế toỏn và một thủ kho đảm nhận những nhiệm vụ sau:
• Thủ kho: Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và húa đơn để vào cỏc thẻ kho. Cuối thỏng, cuối quý thủ kho tiến hành cộng số lượng hàng húa nhập, xuất để tớnh ra số lượng hàng húa tồn kho trờn mỗi thẻ kho, đối chiếu số liệu nhập - xuất - tồn hàng húa với kế toỏn.
• Kế toỏn: Theo dừi hàng húa nhập - xuất - tồn hàng ngày, viết húa đơn khi bỏn hàng, lập bảng kờ khai thuế tiờu thụ, lập bỏo cỏo hàng thỏng, hàng quý về tiờu thụ hàng húa; Cuối mỗi thỏng, mỗi quý đối chiếu số liệu với ghi chộp của thủ kho trờn cỏc thẻ kho.
- Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ:
• Đối với cỏc nghiệp vụ phỏt sinh thường xuyờn, giỏ trị nhỏ, kế toỏn tại cỏc bộ phận bỏn hàng lập húa đơn GTGT giao cho khỏch hàng ghi nhận nợ hoặc thu trực tiếp tiền bỏn hàng. Với cỏc nghiệp vụ bất thường hoặc cú giỏ trị lớn, bộ phận bỏn hàng phải viết phiếu đề nghị lập húa đơn gửi cho phũng kế toỏn để phũng kế toỏn tiến hành lập húa đơn GTGT cho hợp đồng bỏn hàng húa.
• Cuối mỗi ngày, bộ phận bỏn hàng cú trỏch nhiệm nộp tiền hàng đó bỏn được về phũng Kế toỏn kốm theo bảng kờ bỏn hàng.
• Cuối thỏng, kế toỏn tại bộ phận bỏn hàng cú nhiệm vụ: đối chiếu số liệu nhập - xuất - tồn hàng húa với thủ kho; lập bảng kờ khai thuế tiờu thụ theo mẫu; tập hợp cỏc húa đơn GTGT và nộp về phũng kế toỏn trước ngày mựng 5 của thỏng tiếp theo.
• Cuối mỗi quý, bộ phận bỏn hàng đối chiếu hàng húa với thủ kho; đối chiếu cụng nợ với từng khỏch hàng, lập bỏo cỏo cụng nợ; lập bảng tổng
hợp Nhập - Xuất - Tồn hàng húa, tập hợp và nộp về phũng kế toỏn trong vũng 5 ngày đầu quý tiếp theo.
2.5. Kế toỏn bỏn hàng
2.5.1. Kế toỏn doanh thu và cỏc khoản giảm trừ doanh thu.
2.5.1.1. Kế toỏn doanh thu tiờu thụ hàng húa.
Như đó nờu ở trờn, tại Cụng ty CPSX và PTTM Tõn Nam Việt việc tiờu thụ hàng húa chủ yếu thực hiện trờn hai phương thức bỏn buụn và bỏn lẻ hàng húa. Do vậy trỡnh tự thực hiện và đặc điểm kế toỏn tiờu thụ hàng húa cũng khỏc nhau tựy thuộc vào phương thức bỏn hàng.
• Sổ sỏch kế toỏn sử dụng
Để phự hợp với tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh của Cụng ty với trỡnh độ quản lý chung và phự hợp với bộ mỏy tổ chức kế toỏn Cụng ty CPSX và PTTM Tõn Nam Việt sử dụng cỏc loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ tổng hợp: Nhật ký chung và cỏc sổ cỏi TK511, TK632, TK6421, TK6422, TK911
- Sổ chi tiết (SCT): + SCT hàng húa + SCT bỏn hàng
+ SCT thanh toỏn với người mua • Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng kinh tế - Húa đơn GTGT
- Biờn bản thanh lý hợp đồng kinh tế - Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho - Phiếu thu, phiếu chi, Giấy bỏo Cú… • Tài khoản sử dụng
- TK 511: Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ - TK 1111: Tiền mặt
- TK 112: Tiền gửi ngõn hàng - TK 131: Phải thu của khỏch hàng
- TK 33311: Thuế GTGT đầu ra - TK 156 : Hàng húa
- TK 155: Thành phẩm
Phục vụ cho việc hạch toỏn chi tiết TK 511 được chia thành cỏc tài khoản cấp 2:
- TK 5111: Doanh thu bỏn hàng hoỏ
- TK 5112: Doanh thu bỏn cỏc thành phẩm - TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ - TK 5118: Doanh thu khỏc
2.5.1.1.1. Kế toỏn doanh thu tiờu thụ hàng húa theo phương thức bỏn lẻ.
Nghiệp vụ 1: Ngày 02/07/2010 Cụng ty CPSX và PTTM Tõn Nam Việt bỏn cho Anh Sơn ở Cụng ty TNHH Hựng Vương - Hà Nội 2 bộ linh kiện mỏy quột mó vạch MK 9590 đó thu tiền, đơn giỏ 6.368.000 đồng ( chưa bao gồm VAT).
Kế toỏn lập Húa đơn GTGT (Biểu số 2.2) và Phiếu xuất kho (Biểu số 2.12) chuyển xuống kho để làm thủ tục xuất kho. Thủ kho sau khi xem xột cỏc chứng từ đầy đủ sẽ làm thủ tục xuất kho và ghi số lượng hàng xuất kho vào Thẻ kho (Biểu số 2.13), khỏch hàng nhận hàng kốm theo húa đơn GTGT mà kế toỏn đó lập và làm cỏc thủ tục thanh toỏn tại nơi giao hàng. Kế toỏn lập phiếu thu (Biểu số 2.3), xỏc nhận số tiền mà khỏch hàng đó thanh toỏn, kế toỏn tiến hành vào sổ nhật ký chung (Biểu số 2.29), nhật ký bỏn hàng, sổ chi tiết bán hàng (Biểu số 2.4). Từ sổ chi tiết hàng hoá (Biểu số 2.14) vào sổ tổng hợp nhập xuất tồn (Biểu số 2.15), từ sổ chi tiết bán hàng sẽ vào sổ chi tiết doanh thu cho từng mặt hàng (Biểu số 2.5)
Biểu số 2.2. Húa đơn GTGT số 02454 HểA ĐƠN GTGT Liờn 1: Lưu Ngày 02 thỏng 07 năm 2010 Mẫu: 01 GTKT-3LL AA/2010T 02454
Đơn vị bỏn hàng : Cụng ty CPSX và PTTM Tõn Nam Việt
Địa chỉ: CT3A - X2, Linh Đàm, Hoàng Mai, Hà Nội
Số tài khoản:………
Điện thoại: ………
Mó số thuế : 01 001 01273
Tờn khỏch hàng: Đặng Hồng Sơn
Đơn vị: Cụng ty TNHH Hựng Vương
Địa chỉ: 21 Đường Nguyễn Trói,Thanh Xuõn, Hà Nội
Mó số thuế:0100107216 Điện thoại:
………
Hỡnh thức thanh toỏn: Tiền mặt Số tài khoản:………
STT Tờn hàng húa dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Linh kiện mỏy quột mó
vạch MK 9590 Bộ 02 6.368.000 12.736.000
Cộng tiền hàng: 12.736.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.273.600
Tổng cộng tiền thanh toỏn: 14.009.600
Số tiền viết bằng chữ:Mười bốn triệu khụng trăm lẻ chớn nghỡn sỏu trăm đồng chẵn./.
Người mua hàng (Ký, họ tờn) Người bỏn hàng (Ký, họ tờn) Giỏm đốc (Ký, họ tờn, đúng dấu)
Biểu số 2.3. Phiếu thu
CTCP SX VÀ PTTM TÂN NAM VIỆT VIỆT Mẫu số 01– TT
CT3A - X2, Linh Đàm, Hoàng Mai, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ -BTC
ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU
Ngày 02 thỏng 07 năm 2010 Quyển số: 30 Số : 1329/2010 Nợ TK 111 Cú TK 5111 Cú TK 33311 Người nộp: Đặng Hồng Sơn
Địa chỉ: Cụng ty TNHH Hựng Vương 21 Đường Nguyễn Trói,Thanh Xuõn, Hà Nội
Lý do nộp: Thu tiền hàng theo phiếu XK số 04/07 và theo HĐ số 02454 ngày 02/07/2010
Số tiền: 14.009.600đ
Bằng chữ: Mười bốn triệu khụng trăm lẻ chớn nghỡn sỏu trăm đồng chẵn./.
Kốm theo: 1 chứng từ gốc.
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tờn, đúng dấu)
Kế toỏn trưởng
(Ký, họ tờn)
Kế toỏn thanh toỏn
(Ký, họ tờn)
Đó nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Mười bốn triệu khụng trăm lẻ chớn nghỡn sỏu trăm đồng chẵn./. Ngày 02 thỏng 07 năm 2010 Người nộp (Ký, họ tờn) Thủ quỹ (Ký, họ tờn)
Biểu số 2.4. Sổ chi tiết bỏn hàng
Đơn vị: CTCP SX VÀ PTTM TÂN NAM VIỆT Mẫu số S17 – DNN
Địa chỉ: CT3A - X2, Linh Đàm, Hoàng Mai, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ -BTC
ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Từ ngày 01/07/2010 đến ngày 31/07/2010
Tờn hàng: Linh kiện mỏy quột mó vạch MK 9590
Đơn vị tớnh: Việt Nam đồng.
Chứng từ
Diễn giải TK đối ứng Doanh thu
Cỏc khoản
giảm trừ Thuế GTGT
SH NT SL Đơn giỏ Thành Tiền
HĐ 02454 02/07 Bỏn linh kiện mỏy quột
MK 9590 111 02 6.368.000 12.736.000 1.273.600
HĐ 02462 04/07 Bỏn linh kiện mỏy quột MK 9590 131 40 6.368.000 254.720.000 25.472.000 HĐ 02487 15/07 Bỏn linh kiện mỏy quột MK 9590 112 21 6.368.000 133.728.000 13.372.800 HĐ 02495 22/07 Bỏn linh kiện mỏy quột MK 9590 131 42 6.368.000 267.456.000 26.745.600 HĐ 02499 28/07 Bỏn linh kiện mỏy quột MK 9590 112 57 6.368.000 362.976.000 36.297.600 HĐ 02510 30/07 Bỏn linh kiện mỏy quột MK
9590 112 63 6.368.000 401.184.000
….
….. 40.118.4000
Cộng 1.432.800.000 143.280.000
Biểu số 2.5. Sổ chi tiết tài khoản 5111
CTCP SX VÀ PTTM TÂN NAM VIỆT Mẫu số S20 – DNN
CT3A - X2, Linh Đàm, Hoàng Mai, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ -BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 5111 – Doanh thu bỏn hàng húa Linh kiện mỏy quột mó vạch MK 9590 Từ ngày 01/07/2010 đến ngày 31/07/2010
Đơn vị: Việt Nam đồng
Ngày 31 thỏng 07 năm 2010
Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn, đúng dấu)
Trần Thị Hải Anh - Lớp Kế toỏn 1
Chứng từ
Diễn giải ĐƯTK Số phỏt sinh
NT SH Nợ Cú
Số dư đầu kỳ
02/07 02454HĐ Bỏn hàng cho Cụng ty Hựng Vương 111 12.736.000
04/07 02462HĐ Bỏn hàng cho Cụng ty Long Thanh 131 254.720.000
15/07 HĐ
02487
Bỏn hàng cho Cửa hàng Thành
Cụng 112 133.728.000
22/07 02495HĐ Bỏn hàng cho cửa hàng Sao Mai 131 267.456.000
28/07 02499HĐ Bỏn hàng cho Cụng ty Hợp Nhất 112 362.976.000
30/07 02510HĐ Bỏn hàng cho Cụng ty Hựng Vương 112 401.184.000 Kết chuyển doanh thu bỏn hàng 911 1.432.800.000
Cộng phỏt sinh 1.432.800.000 1.432.800.000
Số dư cuối kỳ
2.5.1.1.2. Kế toỏn doanh thu tiờu thụ hàng húa theo phương thức bỏn buụn
Khi xuất hiện hợp đồng bỏn buụn hàng húa, kế toỏn bỏn hàng tiến hành lập húa đơn GTGT và phiếu xuất kho cho số hàng húa trong hợp đồng. Đối với cỏc khỏch hàng mua với số lượng lớn nhưng ớt chủng loại hàng húa, trờn húa đơn GTGT sẽ ghi trực tiếp số lượng, đơn giỏ, thành tiền của từng mặt