Cung dịch vụ thanh toán bằng thẻ ngân hàng bắt đầu bằng việc phát hành thẻ thanh toán. Tuỳ thuộc theo quy định của từng quốc gia, từng ngân hàng, điều kiện và thủ tục được cung ứng thẻ thanh toán là khác nhau, đặc biệt là đối với những hình thức thẻ tín dụng. Khi điều kiện để cung ứng thẻ được đáp ứng, Ngân hàng sẽ mở một tài khoản (Có thể là tài khoản thanh toán – Demand Deposit Account hoặc tài khoản tín dụng hoặc hình thái kết hợp). Đồng thời, phát hành một thẻ điện tử giúp khách hàng để điều hành, quản lý tài khoản của mình.
Chủ thể tham gia quá trình cung ứng dịch vụ thanh toán thẻ:
Các chủ thể tham gia vào quá trình cung ứng dịch vụ:
(1) Ngân hàng phát hành thẻ: là ngân hàng cung ứng dịch vụ, cung cấp tài khoản và phát hành thẻ;
(2) Khách hàng là người đề nghị và được đáp ứng và được sử dụng thẻ thanh toán ngân hàng theo những quy chuẩn, quy định về việc sử dụng và hạn mức thanh toán nhất định. Về mặt lý thuyết, khách hàng sử dụng dịch vụ thanh toán thẻ có thể là cá nhân, cũng có thể là tổ chức. Tuy nhiên, hiện nay thẻ thanh toán được sử dụng chủ yếu bởi các cá nhân.
(3) Ngân hàng thanh toán thẻ: là những ngân hàng tham gia vào quá trình thanh toán nhưng chỉ với tư cách là người trung gian thanh toán giữa người sử dụng thẻ và ngân hàng phát hành thẻ. Ngân hàng thanh toán thẻ được hưởng hoa hồng, cung cấp các dịch vụ đại lý cho ngân hàng phát hành.
(4) Người chấp nhận thẻ: là người hưởng giá trị thanh toán trong quá trình thanh toán. Người chấp nhận thẻ là người bán hàng, dịch vụ, là người nhận tiền, ngân hàng thanh toán, ngân hàng đại lý.
(5) Trung tâm thanh toán bù trừ là tổ chức giữ quyền trung tâm trong hệ thống thanh toán thẻ, TTTT Bù trừ có thể do Ngân hàng mẹ, Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng, Tổ chức tài chính quốc tế chủ trì. Trung tâm này sẽ là người cung ứng các dịch vụ về viễn thông, thông tin; ban hành các quy định chung cho hoạt động thanh toán, bù trừ, phát hành các dịch vụ thẻ mới; tiến hành bù trừ giữa các thành viên tham gia hệ thống.
Phát hành thẻ (Kiểm sóat yếu tố an toàn) Hành vi mua của Chủ thẻ làm phát sinh chấp nhận thẻ Chấp nhận thẻ và cung ứng dịch vụ Truyền dữ liệu về khoản thanh tóan Ghi chú cho NCNT và ghi nợ Tạm ứng TTT Truyền dữ liệu về trung tâm bù trừ Ghi Nợ cho NH phát hành thẻ và Báo nợ Ghi chú và thông báo cho NHTTT Chủ thể thực
hiện nghĩa vụ với NHPHT
Sơ đồ 1.5. Quá trình cung ứng dịch vụ thanh toán thẻ
(Nguồn: Quy trình dịch vụ thanh toán của Ngân hàng Liên doanh Lào – Việt)
Bước 1: Ngân hàng phát hành thẻ thanh toán xem xét đề nghị, tính hợp pháp của người yêu cầu, kiểm soát các yếu tố an toàn đối với hoạt động thanh toán. Yêu cầu chất lượng tại giai đoạn này là Yếu tố an toàn, hợp pháp của chủ thể đăng ký. Khi các yêu cầu phát hành thẻ được kiểm soát, tiền phát hành thẻ trên cơ sở mở tài khoản tiền gửi thanh toán hoặc thực hiện cho vay tín dụng.
Bước 2: Chủ thể có tiến hành mua hàng hoá, dịch vụ trong đó thoả thuận sử dụng phương thức thanh toán bằng thẻ thanh toán. Trong giai đoạn này, chất lượng của dịch vụ thanh toán không xuất hiện trực tiếp. Tuy nhiên, chất lượng dịch vụ thanh toán của ngân hàng lại ảnh hưởng lớn tới quyết định của người bán, người chấp nhận thẻ. Nếu chất lượng tốt việc mua hàng theo hình thức thanh toán bằng thẻ sẽ dễ dàng
NGÂN HÀNG PHÁT HÀNH THẺ CHỦ THẺ NGƯỜI CHẤP NHẬN THẺ NGÂN HÀNG THANH TOÁN THẺ 1 2 3 5 4 TRUNG TÂM THANH TOÁN BÙ TRỪ 6 7b 7a 8
hơn. Đặc biệt nếu việc thanh toán bằng thẻ của Ngân hàng đã từng có sự cố rủi ro dù là rất nhỏ quyết định chấp nhận thẻ có thể không thực hiện được.
Bước 3: Người chấp nhận thẻ kiểm tra tính hợp pháp của thẻ, kiểm tra hạn mức thanh toán… và tiến hành chấp nhận thẻ bằng các phương tiện điện tử. Các phương tiện hỗ trợ cập nhật dữ liệu, hoặc in hoá đơn… ghi nhận việc thanh toán bằng thẻ của chủ thể. Chất lượng thanh toán trong giai đoạn này thể hiện ở tính thanh khoản – hạn mức thanh toán, tính an toàn và bảo mật thông tin, tiện ích của thẻ.
Bước 4: Chuyển dữ liệu điện tử hoặc giấy tới ngân hàng thanh toán. Ngân hàng thanh toán không nhất thiết phải là ngân hàng trung gian mà nếu là ngân hàng phát hành thẻ thì việc thanh toán còn tiện lợi hơn. Các ngân hàng theo luật, quy tắc chung đưa ra một thời gian chuyển dữ liệu tới ngân hàng thanh toán. Bảo mật, an toàn và thời gian là tiêu chí quan trọng để xem xét chất lượng của dịch vụ. Việc truyền dữ liệu bằng chứng từ sẽ mất nhiều thời gian và bị gián đoạn và thêm nữa là những rủi ro chứng từ. Thay vào đó các ngân hàng cung ứng hệ thống chuyển dữ lêịu điện tử giúp cho đơn vị chấp nhận thẻ có thể tiến hành một cách nhanh chóng.
Bước 5: Thanh toán cho người chấp nhận thẻ. Khi kiểm tra dữ liệu hợp lệ, hợp pháp Ngân hàng thanh toán tiến hành thanh toán cho Người chấp nhận thẻ nằng cách ghi có cho người chấp nhận thẻ và ghi nợ khoản tạm ứng thanh toán cho ngân hàng phát hành thẻ. Kiểm soát chứng từ, dữ liệu điện tử chính xác và an toàn là điều kiện đảm bảo chất lượng thanh toán.
Bước 6: Ngân hàng thanh toán chuyển dữ liệu về trung tâm thanh toán bù trừ để thực hiện bù trừ với ngân hàng phát hành thẻ.
Bước 7: Trung tâm thanh toán bù trừ của hệ thống thanh toán thẻ tiến hành bù trừ giữa ngân hàng thanh toán và ngân hàng phát hành thẻ. Trung tâm này sẽ ghi có cho ngân hàng thanh toán đồng thời ghi nợ cho ngân hàng phát hành thẻ.
Bước 8: Chủ thể trong một thời hạn nhất định phải thực hiện các nghĩa vụ với ngân hàng phát hành. Chủ thẻ trả vay trong trường hợp là thẻ tín dụng hoặc nộp tiền vào tài khoản. Việc nộp tiền vào tài khoản phải được thực hiện từ đầu nếu không phải là thẻ tín dụng.