a) Văn phòng
Văn phòng thực hiện hai nhiệm vụ: Tổ chức cán bộ và hành chính văn phòng. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể như sau:
Công tác tổ chức cán bộ:
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo trong việc hình thành mô hình tổ chức bộ máy, thành lập, sáp nhập, tách hoặc giải thể các phòng ban, hay các đơn vị trực thuộc của LVB.HN phù hợp với quy mô phát triển kinh doanh trong từng giai đoạn.
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo trong việc tuyển dụng cán bộ, quản lý cán bộ, sắp xếp, đề bạt, miễn nhiệm, điều động, nâng lương, cử cán bộ đi học, khen thưởng, kỷ luật. Thực hiện chính sách hưu trí, thăm hỏi cán bộ của Chi nhánh theo sự phân công
Văn phòng Phòng Tín dụng Phòng Kế toán – Tài chính Phòng Kiểm soát nội bộ Ban Giám Đốc PhòngN guồn vốn và KDĐN
và ủy quyền về công tác tổ chức và quản lý cán bộ của Ngân hàng Liên doanh Lào – Việt Hà Nội.
- Nghiên cứu thực hiện các chủ trương, chính sách của Nhà nước, của ngành và địa phương về công tác tổ chức cán bộ, đảm bảo các quyền lợi và nghĩa vụ cho cán bộ của Chi nhánh.
- Tham mưu cho Giám đốc về kế hoạch lao động tiền lương, tiền thưởng và công tác thi đấu trong toàn Chi nhánh.
- Tổ chức quản lý, theo dõi lao động (nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ việc riêng, đi học…), kiểm tra giờ giấc lao động và thực hiện nội quy của cơ quan.
- Thực hiện công tác thống kê về tổ chức cán bộ theo đúng quy định và hướng dẫn của Ngân hàng Liên doanh Lào – Việt.
Công tác hành chính văn phòng:
- Tiếp nhận, gửi và tổ chức lưu trữ, bảo quản tất cả các công văn, tài liệu, văn bản của Chi nhánh.
-Quản lý sử dụng con dấu an toàn đúng quy định.
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ trong Chi nhánh (theo ủy quyền của Giám đốc).
- Tham mưu cho Giám đốc trong việc mua sắm trang thiết bị, phương tiện dụng cụ làm việc, bảo quản tốt tài sản trong cơ quan.
- Tổ chức quản lý, bảo quản an toàn tài sản của cơ quan, tài sản thuê. Tiến hành kiểm kê tài sản theo quy định.
- Đảm nhiệm công tác hậu cần, phối hợp các án phẩm, báo chí, văn phòng phẩm phục vụ công tác hoạt động kinh doanh, nghiên cứu học tập đến Ban lãnh đạo, các phòng ban, phục vụ tiếp cận, tiếp khách của Chi nhánh, công tác ngoại giao của Chi nhánh.
- Tổ chức bảo vệ tuyệt đối an toàn cơ quan, an toàn phương tiện vận chuyển của khách hàng, đảm bảo vệ sinh khu vực cơ quan sạch đẹp….
- Tổ chức thực hiện các công tác khác theo sự phân công của Ban lãnh đạo.
b) Phòng Tín dụng:
Chức năng và nhiệm vụ của Phòng Tín dụng bao gồm:
sản phẩm dịch vụ của Chi nhánh; duy trì và nâng cao chất lượng nền khách hàng; - Tiếp nhận và xử lý tất cả các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ tín dụng tuân thủ đúng các quy định của pháp luật, quy chế, quy định, quy trình nội bộ Ngân hàng Liên doanh Lào - Việt đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, phòng ngừa rủi ro.
- Thực hiện các quy định của pháp luật, các quy định nội bộ về bảo đảm tiền vay trong hoạt động tín dụng tại Chi nhánh; tổ chức thực hiện định giá tài sản làm cơ sở trình Giám đốc ký hợp đồng cầm cố, thế chấp, bảo lãnh của bên thứ ba với khách hàng theo đúng quy định; quản lý và hạch toán tài sản cầm cố thế chấp của khách hàng vay vốn, bảo lãnh...;
- Nghiên cứu, nắm bắt tình hình phát triển kinh tế trên địa bàn, tìm kiếm khai thác những dự án khả thi để mở rộng tín dụng. Xây dựng kế hoạch mở rộng khách hàng và thực hiện chính sách khách hàng một cách linh hoạt và có hiệu quả;
- Thực hiện lưu trữ hồ sơ tín dụng theo quy định
c) Phòng Nguồn vốn và kinh doanh đối ngoại:
Chức năng của phòng Nguồn vốn và KDĐN
- Tham mưu cho Giám đốc trong việc thực hiện kế hoạch kinh doanh đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh hàng quý, hàng năm của Chi nhánh, đồng thời đề xuất với Giám đốc các biện pháp trong chỉ đạo điều hành hoạt động kinh doanh của toàn chi nhánh nhằm hoàn thành các chương trình, mục tiêu kinh doanh đề ra.
- Trực tiếp tổ chức thực hiện các nghiệp vụ về kế hoạch, nguồn vốn, tín dụng, kinh doanh ngoại tệ và thanh toán quốc tế của Chi nhánh.
Nhiệm vụ của phòng Nguồn vốn và KDĐN
- Nhiệm vụ về kế hoạch tổng hợp:
+ Tổ chức thu thập thông tin, nghiên cứu thị trường, phân tích môi trường kinh doanh;
+ Xây dựng chiến lược kinh doanh, kế hoạch kinh doanh, chính sách lãi suất, chính sách huy động vốn, chính sách khách hàng, chính sách và kế hoạch phát triển dịch vụ, tiếp thị khách hàng;...
+ Lập, thực hiện, theo dõi, kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh ( 5 năm, 3 năm và hàng năm), xây dựng chương trình công tác (năm, quý, tháng) để thực
hiện kế hoạch kinh doanh của Chi nhánh; lập các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (tháng, quý, năm) của Chi nhánh;
+ Quản lý các hệ số an toàn trong hoạt động kinh doanh của Chi nhánh, trên cơ sở đó xây dựng giá cả sản phẩm, dịch vụ. Tham mưu cho Giám đốc các vấn đề liên quan đến an toàn hoạt động kinh doanh của Chi nhánh;
+ Đầu mối tổng hợp, phân tích, báo cáo, đề xuất về các thông tin phản hồi cầu khách hàng;
+ Nghiên cứu và là đầu mối phối hợp với các phòng trong việc phát triển các sản phẩm mới.
- Nhiệm vụ về nguồn vốn:
+ Tổ chức quản lý hoạt động vốn, cân đối vốn và các quan hệ vốn của Chi nhánh; thực hiện dự trữ bắt buộc theo quy định;
+ Nghiên cứu, chọn lựa, ứng dụng các sản phẩm mới về huy động vốn; +Tham mưu trực tiếp cho Giám đốc trong công tác huy động vốn. - Nhiệm vụ về kinh doanh ngoại tệ
+ Thực hiện nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ theo đúng quy định của pháp luật về quản lý ngoại hối, đảm bảo đáp ứng ngoại tệ để phục vụ nhu cầu khách hàng, kinh doanh có lãi và hạn chế rủi ro;
+ Xác định tỷ giá giao dịch hàng ngày trình Giám đốc ký duyệt làm cơ sở thực hiện.
- Nhiệm vụ về thanh toán quốc tế
Thực hiện nghiệp vụ thanh toán quốc tế theo quy định của Ngân hàng Nhà nước và pháp luật đáp ứng yêu cầu là cầu nối thanh toán giữa hai nước Việt – Lào và nhu cầu thanh toán quốc tế của khách hàng, thúc đẩy hoạt động tín dụng tài trợ xuất nhập khẩu, tăng nguồn thu cho Chi nhánh.
- Thực hiện báo cáo thống kê và các báo cáo khác liên quan đến nghiệp vụ của Phòng nghiệp vụ kinh doanh theo quy định.
- Thực hiện nhiệm vụ khác được Giám đốc giao.
d) Phòng Kế toán tài chính
Chức năng của phòng Kế toán tài chính
ngân hàng bán lẻ, thực hiện các nghiệp vụ về kho quỹ và công tác điện toán của Chi nhánh.
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo trong việc xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, đồng thời đề xuất các giải pháp trong chỉ đạo điều hành cho Ban lãnh đạo về công tác tài chính, kế toán, dịch vụ Ngân hàng bán lẻ, nghiệp vụ kho quỹ, công tác điện toán nhằm đảm bảo an toàn tuyệt đối tài sản của Chi nhánh, đảm bảo hoạt động kinh doanh của Chi nhánh ổn định, phát triển và đúng pháp luật.
Nhiệm vụ của Phòng Kế toán- điện toán: - Nhiệm vụ về công tác tài chính- kế toán:
+ Thực hiện nhiệm vụ của kế toán chi tiết: thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thong tin chi tiết bằng đơn vị tiền tệ, đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian cho tất cả các hoạt động kinh doanh của Chi nhánh ngoại trừ tín dụng và thanh toán quốc tế theo chế độ và chuẩn mực kế toán, đảm bảo phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, kịp thời, chính xác nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính của Chi nhánh.
+ Thực hiện nhiệm vụ của kế toán tổng hợp: thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thong tin tổng quát về hoạt động kinh tế, tài chính của Chi nhánh theo chế độ và chuẩn mực kế toán nhằm phản ánh trung thực tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh để phục vụ yêu cầu quản trị của Ban lãnh đạo cũng như của các cơ quan quản lý. Đảm bảo cân đối tài khoản kế toán toàn Chi nhánh được cập nhật hàng ngày, tháng, quý, năm phục vụ cho công tác chỉ đạo Giám đốc.
+ Thực hiện công tác quyết toán năm tài chính kịp thời, chính xác theo đúng thời gian quy định
+ Xây dựng và đề xuất Giám đốc Chi nhánh ban hành hệ thống tài khoản kế toán theo quy định.
+ Thực hiện, kiểm tra, kiểm sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp, thanh toán nợ theo chế độ quy định của Ngân hàng Liên doanh Lào – Việt Hà Nội và theo quy định của pháp luật; Kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản.
+Phân tích thông tín, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính Chi nhánh.
+ Thực hiện chế độ báo cáo kế toán, tài chính, thống kê theo quy định + Thực hiện bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định - Nhiệm vụ về dịch vụ ngân hàng bán lẻ:
+ Thực hiện mở và quản lý các tài khoản tiền gửi của các khách hàng đảm bảo nhanh chóng, thuận lợi đáp ứng theo yêu cầu khách hàng và tuân thủ theo quy định.
+ Quản lý và sử dụng ấn chỉ quan trọng theo quy định và đảm bảo an toàn toàn tuyệt đối. Tham mưu và đề xuất với Ban lãnh đạo về kế hoạch in ấn chỉ quan trọng.
+ Thực hiện chuyển tiền trong nước kịp thời, chính xác đảm bảo an toàn tài sản của khách hàng và của Chi nhánh. Thực hiện thu phí chuyển tiền đầy đủ và chính xác.
+ Thực hiện thu đổi ngoại tệ và các dịch vụ khác theo quy định. - Nhiệm vụ về Nghiệp vụ kho quỹ:
+ Thực hiện chế độ giao nhận, bảo quản tiền mặt, tài dản quý và giấy tờ có giá theo quy định nhằm đảm bảo an toàn tuyệt đối tài sản khách hàng và của Chi nhánh.
+Phối hợp với Văn phòng làm tốt công tác vận chuyển tiền mặt được an toàn. + Tham mưu, đề xuất với Ban lãnh đạo kiểm soát và điều hành mức tồn quỹ hợp lý về số lượng, cơ cấu tiền mặt để việc sử dụng vốn tiền mặt an toán, hiệu quả và đáp ứng khả năng chi trả của khách hàng.
+ Thực hiện báo cáo, điện báo đầy đủ, kịp thời theo quy định. - Nhiệm vụ về công tác điện toán:
+ Tham mưu, đề xuất với Ban lãnh đạo về xây dựng chương trình phát triển phần mềm tin học hiện đại đáp ứng cao yêu cầu hoạt động kinh doanh của Chi nhánh.
+ Quản trị hệ thống thông tin dữ liệu để phục vụ yêu cầu quản lý hoạt động chuyên môn. Đảm bảo kết nối mạng nội bộ và mạng diện rộng được ổn đinh, thông suốt nhằm thực hiện tốt các dịch vụ ngân hàng.
+ Nghiên cứu, khai thác chương trình phần mềm nhằm phục vụ các yêu cầu quản trị của Ban lãnh đạo.
+ Lưu trữ bảo mật thông tin; đảm bảo bí mật tuyệt đối chương trình và dữ liệu thông tin của Chi nhánh.
+ Bảo trì, sửa chữa các thiết bị tin học, mạng máy tính. Khắc phục các sự cố trong khả năng cho phép. Liên hệ các cơ quan, công ty tin học khác hỗ trợ khi cần thiết
e) Phòng Kiểm soát nội bộ
Chức năng của Tổ kiểm soát nội bộ
- Thực hiện công tác giám sát hoạt động, kiểm tra trực tiếp toàn bộ hoạt động của Chi nhánh Ngân hàng liên doanh Lào - Việt tại Hà Nội tuân thủ đúng pháp luật và các quy định nội bộ của Ngân hàng Liên doanh Lào - Việt.
- Tham mưu cho Giám đốc Chi nhánh trong chỉ đạo, điều hành đảm bảo hoạt động của Chi nhánh an toàn, hiệu quả và đúng pháp luật.
Nhiệm vụ của Tổ kiểm soát nội bộ
-Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác kiểm tra nội bộ trình Giám đốc phê duyệt để làm cơ sở triển khai thực hiện.
- Thực hiện giám sát hoạt động và kiểm tra trực tiếp theo chương trình, kế hoạch được duyệt tuân thủ đúng pháp luật và các quy định nội bộ của Ngân hàng Liên doanh Lào - Việt:
+ Giám sát hoạt động: là việc thu thập, sàng lọc, phân tổ, phân tích, tổng hợp... thông tin làm cơ sở cho việc đánh giá thực trạng hoạt động, phát hiện sai phạm, rủi ro tiềm ẩn nhằm kịp thời cảnh báo, kiến nghị biện pháp ngăn ngừa và phục vụ cho việc hoạch định yêu cầu, kế hoạch kiểm tra trực tiếp;
+ Kiểm tra trực tiếp: là việc lựa chọn một hoặc kết hợp một số phương pháp (kiểm tra cân đối, đối chiếu, kiểm tra, điều tra, thực nghiệm, chọn mẫu, phân tích...) để thu thập, xác minh, đánh giá các bằng chứng liên quan đến nội dung kiểm tra, làm cơ sở cho việc đánh giá, kết luận, kiến nghị về việc tuân thủ pháp luật và quy định nội bộ của Ngân hàng Liên doanh Lào - Việt.
- Lập báo cáo trình Giám đốc kết quả giám sát, kiểm tra và đề xuất, kiến nghị biện pháp ngăn ngừa rủi ro, khắc phục những sai xót, vi phạm đã được phát hiện qua giám sát hoạt động và kiển tra trực tiếp.
- Tiếp nhận, xem xét và trình Giám đốc giải quyết các đơn thư khiếu nại tố cáo thuộc thẩm quyền của Giám đốc theo quy định của pháp luật.
thanh tra, kiểm tra, kiểm toán hoạt động của Chi nhánh theo quy định của pháp luật. - Lập báo cáo về công tác kiểm tra nội bộ của Chi nhánh theo quy định và theo yêu cầu của Ngân hàng liên doanh Lào - Việt.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.