5. Kết cấu khóa luận
2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận
Giám đốc: là người đại diện pháp nhân của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Là người chịu trách nhiệm cao nhất về các quyết định điều hành quản lý, lãnhđạo mọi hoạt động của doanh nghiệp, có quyền đề nghị với người ra quyết định thành lập doanh nghiệp bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật… Kế toán bán hàng Kế toán kho Kế toán thanh toán Phòng kế toán-tài chính Phòng kinh doanh Giám đốc Thủ quỹ Bộ phận bán hàng Bộ phận PR Tổ bán hàng Đội xe Tổ kho Tổ dịch vụ
Phòng kế toán: Tham mưu về mặt tài chính. Đồng thời thực hiện các nhiệm vụ
sau:
- Cung cấp số liệu, thông tin kinh tế về hợp đồng kinh doanh hằng ngày và hợp đồng kinh doanh cho giám đốc.
- Cung cấpnhững thông tin cũng như kết quả hoạt động kinh doanh cho giám đốc. - Ghi chép, phản ánh, giám sát bảo quản, sử dụng tài sản phục vụ cho hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp.
- Tính toán, phản ánh thu nhập, chi phí, xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời cung cấp chứng từ, tài liệu kế toán phục vụ cho việc kiểm tra của Nhà nước đối với doanh nghiệp.
Phòng kinh doanh: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, xây dựng kế hoạch
tiêu thụ từng tháng, quý, năm. Soạn thảo hợp đồng kinh tế trình lên giám đốc duyệt. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ đặt hàng cho các đại lý bán buôn, bán lẻ điều tra nghiên cứu thị trường, chỉ đạo bán hàng, phân phối sản phẩm trên thị trường; quản lý mua sắm tài sản cố định, các trang thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất.
Đội xe: Có nhiệm vụ chở hàng từ kho doanh nghiệp đến đại lý của doanh nghiệp
và người tiêu dùng.
Tổ bán hàng: Chịu trách nhiệm về các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Tổdịch vụ: Chịu trách nhiệm tư vấn sản phẩm cho khách hàng và nghiên cứu sự
biến động giá cả, nhu cầu thị trường để đề ra biện pháp, chiến lược kinh doanh phù hợp; nắm bắt được những phản hồi của khách hàng khi sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp nhằm khắc phục điểm yếu và phát huy thế mạnh. Là cánh tay đắc lực của phòng kinh doanh.
2.1.4. Chức năng,nhiêm vụ và lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Phát Đạt
2.1.4.1. Chứ c năng
Công ty TNHH Phát Đạtlà một đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực thương mại dịch vụ nên chức năng chính của công ty đó là mua và bán sĩ, lẻ các mặt hàng thiết bị đồ dùng gia đình, thiết bị điện nước như: ống nhựa nhiệt,bàn cầu, XIE, bồn tắm,… theo nhiều phương thức khác nhau, cố gắng mua tận gốc, bán đến tay người tiêu dùng, bảo đảm chất lượng hàng hóa bán ra với giá cả phù hợp với khả năng thanh toán của khách hàng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn khống chế mức giá bán lẻ tại các cửa hàngđể ổn
định giá trên thị trường, hạn chế sự thao túng giá của các cửa hàng bán buôn,bán lẻdo công tyđã cung cấpsản phẩmcho họ.
Từ ngày hoạt động đến nay,công ty đáp ứng nhu cầu trên thị trường Huế và một số tỉnh lân cận, tạo việc làm cho lao động địa phương.Đến nay công ty không chỉ cung cấp sản phẩm tại thị trường ở địa phương mà còn là nhà phân phối ở một số tỉnh miền Trung khác.Quy mô hoạt động kinh doanh ngày càng được mở rộng là mục tiêu của Công ty TNHH Phát Đạt.
2.1.4.2. Nhiệ m vụ
- Kinh doanh đúng các mặt hàng đã đăng ký,đa dạng hóa các mặt hàng nhằm cung cấp hàng hóa của khách hàng cảtrong lẫn ngoài tỉnh.
- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước.
- Mở rộng chi nhánh trên địa bàn tỉnh, thông qua các hợp đồng ký trực tiếp với chủ đầu tư, các doanh nghiệp, khách sạn, đồng thời giới thiệu các sản phẩm cho các công ty.
- Thực hiện đúng chế độ kế toán, chế độ quản lý tài sản, tài chính, tiền lương.
- Đảm bảo quyền lợi kinh tế cho người lao động trong doanh nghiệp, chế độ lương, thưởng, các chính sách bảo hiểm xã hội, khuyến khích để người lao động trở thành thành viên của doanh nghiệp.
- Không ngừng triển khai và nghiên cứu các chiến lược kinh doanh nhằm mở rộng quy mô đầu tư và mở rộng thị trường để tạo thêm nhiều công ăn việc làm cho người lao động.
- Có trách nhiệm bảo vệ môi trường sinh thái, cảnh quan thuộc khu vực quản lý và kinh doanh của mình, ngoài ra còn phải tham gia bảo vệ các di tích lịch sử, an ninh trật tự theo quy định của pháp luật.
2.1.4.3 Lĩnh vự c hoạ t độ ng củ a Công ty TNHH Phát Đạ t
Công ty TNHH Phát Đạt chuyên kinh doanh các mặt hàng thiết bị trong gia đình với nhiều sản phẩm có các chủng loại, quy cách sản phẩm khác nhau. Trong đó, chủ yếu chuyên cung cấp hàng trang trí nội thất và vật liệu ngành nước như ống nhựa nhiệt PPR (Việt Úc) vàống các loại, bồn chứa nước inox và chậu inox,bình nước nóng, bồn tắm và chậu rửa … nhằm phục vụ các công trình xây dựng phụ như nhà vệ sinh, phòng tắm, vật dụngnhà bếp… đây cũng là mặt hàng được tiêu dùng một cách thường xuyên liên tục, nên doanh nghiệp thường chú trọng đầu tư vào các loại mặt hàng này.
2.1.5. Tình hình laođộng của Công ty TNHH Phát Đạt(2016-2018)
Hiện nay, đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì nguồn lao động đóng vai trò hết sức quan trọng.Có thể nói, bất kì một tổ chức, doanh nghiệp hay công ty nào thành công và đạt được hiệu quả cao thì đằng sau đó chính là nhờ có một đội ngũ lao động chuyên nghiệp, vững chắc. Vì vậy, việc tổ chức lao động khoa học và hợp lý là hết sức quan trọng, nó quyết định trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.Tổ chức lao động khoa học trong doanh nghiệp nếu được làm tốt sẽ giúp cho hiệu quả quản lý được nâng cao, phát huy thế mạnh của con người, chất lượng công việc được tăng lên mà chi phí được giảm xuống.
Tình hình laođộng của Công ty TNHH Phát Đạt được thể hiện ở bảng 2.1
- Xét theo tổng số lao động
Dựa vào bảng phân tích tình hình lao động của công ty ta thấy lực lượng lao động của công ty có sự tăng lên về chất lượng lẫn số lượng. Cụ thể năm 2016, tổng số lao động của công ty là 59 người, sang năm 2017 số lao động đã tăng thêm 14 người tương ứng tăng 23.73% so với năm 2016. Trong giai đoạn phát triển hiện tại, quy mô, số lượng cửa hàng ký hợp đồng với công ty tăng lên nên công ty có nhu cầu tuyển dụng thêm về lao động. Đến năm 2018, số lao động của công tiếp tục tăng thêm 7 người tương đương mức tăng 9.59% so với năm 2017. Tổng số lao động hiện tại của công ty là 80 người.
- Xét về giới tính:Qua việc so sánh giới tính của nhân viên trong công ty ta thấy được có sự gia tăng của cảnhân viên nam và nhân viên nữtrong công ty. Theo quan sát cho thấy lao động nam chủ yếu làm việcở tổ vận chuyển,ở kho và phòng kinh doanh còn lao động nữ chủ yếu làm việc tại văn phòng.Từ năm 2016 đến năm 2017 thì số lao động nam đã tăng thêm 8 người tương ứng với tăng 27.59% còn nữ tăng thêm 6 người tương ứng với tăng thêm 20%. Qua năm 2018 thì số lao động có tăng nhưng không đáng kể là 7 người,trong đó lao động nam tăng thêm 1 người tương ứng với 2.7%, nữ tăng thêm 6 người tương ứng với 16.67%. Nhìn chung tỷtrọng lao động giữa nam và nữ trong công ty không có sự chênh lệch nhau quá lớn đều đó cho thấy cơ cấu lao động về giới tính của công ty khá hài hòa.
- Xét về chức vụ: Trong giai đoạn hoạt động kinh doanh 2016-2018 cơ cấu lao động phân theo chức vụ tại Công ty TNHH Phát Đạt không có quá nhiều sự phân hóa. Tỷ trọng lao động lớn nhất qua các năm vẫn thuộc về bộ phận bán hàng với tỷ trọng các
năm 2016,2017,2018 lần lượt là 49.15%, 45.21%, 43.75%, bộ phận này tập trung chủ yếu lực lượng lao động có trình độ phổ thông, trung cấp nhưng đây cũng là bộ phận lao động luôn được chú ý, quan tâm bởi nó trực tiếp tạo nên hiệu quả kinh doanh của công ty. Xếp thứ hai là bộ phận vận chuyển với cơ cấu tỷ trọng qua các năm tăng về số lượng nhưng cơ cấu không thay đổi nhiều cụ thể trong giai đoạn năm 2016 đến năm 2018 là 23.73%, 27.40%, 28.75%. Bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán mặc dù có trình độ học vấn cao, từ cao đẳng tới đại học nhưng vẫn chiếm tỷ trọng cơ cấu lao động thấp qua các năm là 15.25%, 16.44%, 16.25% và 6.78%, 5.48%, 5.00%.
- Xét theo trình độ chuyên môn: Cùng với sự tăng lên về số lượng là sự tăng lên về chất lượng lao động. Lao động với trình độ đại học có xu hướng tăng lên cụ thể từ năm 2016 lao động với trình độ đại học từ 7 người tăng lên 9 người vào năm 2017, tương ứng với tăng 28.57%, qua năm 2018 thì laođộng có trìnhđộ đại học của công ty là 11 người tương ứng tăng 22.22%. Tuy nhiên xét về tỷ trọng trong cơ cấu lao động thì vẫn chiếm tỷ trọng thấp chỉ với 13,75% vào năm 2018. Tỷ trọng lao động có trình độ cao đẳng cũng tăng từ 16,95% vào năm 2016 lên 21.25% vào năm 2018. Lao động với trình độ trung cấp có xu hướng tăng lên về số lượng tuy nhiên không có nhiều biến động trong tỷ trọng với tỷ trọng qua 3 năm lần lượt là 25.42%, 24.66% và 25,00%. Lực lượng lao động chiếm tỷ trọng lớn nhất trong cơ cấu lao động của công ty là lao động phổ thông, điều này có thể giải thích do đặc điểm là một doanh nghiệp thương mại phân phối sản phẩm với quy mô vừa và nhỏ và với tính chất công việc không quá phức tạp nên không đòi hỏi cao về trình độ của người lao động. Tuy nhiên lực lượng lao động này có xu hướng giảm từ 45.76% năm 2016 giảm xuống còn 40%năm 2018.
Bảng 2.1.Tình hình nhân sự của Công ty TNHH Phát Đạt năm 2016-2018 ĐVT: Người Chỉtiêu 2016 2017 2018 2017/2016 2018/2017 Số lượng % Số lượng % Số lượng % +/- % +/- % Tổng số lao động 59 100.00 73 100.00 80 100.00 14 23.73 7 9.59 1.Theo bộphận làm việc Phòng kinh doanh 9 15.25 12 16.44 13 16.25 3 33.33 1 8.33 Phòng kế toán 4 6.78 4 5.48 4 5.00 0 0.00 0 0.00 Phòng bán hàng 29 49.15 33 45.21 35 43.75 4 13.79 2 6.06 Tổvận chuyển 14 23.73 20 27.40 23 28.75 6 42.86 3 15.00 Kho 2 3.39 3 4.11 4 5.00 1 50.00 1 33.33 Bảo vệ 1 1.69 1 1.37 1 1.25 0 0.00 0 0.00 2. Theo giới tính Nam 29 49.15 37 50.68 38 47.50 8 27.59 1 2.70 Nữ 30 50.85 36 49.32 42 52.50 6 20.00 6 16.67
3.Theo trìnhđộ văn hóa
Đại học 7 11.86 9 12.33 11 13.75 2 28.57 2 22.22
Cao đẳng 10 16.95 15 20.55 17 21.25 5 50.00 2 13.33
Trung
cấp 15 25.42 18 24.66 20 25.00 3 20.00 2 11.11
LĐPT 27 45.76 31 42.47 32 40.00 4 14.81 1 3.23
2.1.6. Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty TNHH Phát Đạt(2016-2018)
Trong quá trình hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiêp, các loại tài sản thường xuyên có sự biến động tăng, giảm.Sự biến động này phát sinh không ngừng và tác động đến hầu hết các loại tài sản trong doanh nghiệp đó. Như vậy rõ ràng là các loại tài sản và sự biến động của nó là cơ sở của mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Cho nên để theo dõi, kiểm tra và đánh giá được tình hình kết quả hoạt động, tình hình sử dụng vốn của một doanh nghiệp nào đó thì cần phải nắm được tình hình tài sản và sự biến động của tài sản trongquá trình hoạt động của đơn vị. Công việc theo dõi nàyđược thực hiện bởi công tác kế toán. Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty từ năm 2016 đến năm 2018 được thể hiện ở bảng 2.2.
Bảng 2.2. Tình hình tài sản nguồn vốn của công ty năm 2016-2018 ĐVT: Triệu đồng CHỈ TIÊU 2016 2017 2018 2017/2016 2018/2017 Giá trị +/- % Giá trị+/- % TÀI SẢN A. TÀI SẢN NGẮN HẠN 25,539 28,229 28,875 2,690 10.53 646 2.29
1. Tiền và các khoản tương
đương tiền 259 292 106 33 12.89 -187 -63.84
2. Các khoản phải thu ngắn hạn 6,690 9,881 9,264 3,191 47.70 -617 -6.25
3. Hàng tồn kho 18,437 18,056 19,506 -381 -2.07 1,450 8.03 4. Tài sản ngắn hạn khác 153 \ \ \ \ \ \ B. TÀI SẢN DÀI HẠN 3,307 3,694 4,178 387 11.69 484 13.11 1. Tài sản cố định 2,917 3,166 3,246 249 8.53 80 2.53 2. Tài sản dài hạn khác 389 527 932 138 35.39 404 76.67 TỔNG TÀI SẢN 28,846 31,922 33,053 3,077 10.67 1,131 3.54 NGUỒN VỐN 1. Nợ phải trả 26,820 27,330 27,051 509 1.90 -279 -1.02 2. Vốn chủ sỡ hữu 2,025 4,592 6,002 2,567 126.77 1,410 30.69 TỔNG NGUỒN VỐN 28,846 31,922 33,053 3,077 10.67 1,131 3.54
Căn cứ vào bảng, ta thấy tình hình tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp qua ba năm 2016-2018 có xu hướng tăng lên. Cụ thể như sau:
Về tài sản: Tổng tài sản năm 2017 tăng3 077 triệu đồng, tương ứng tăng10,67% so với năm 2016, nguyên nhân là do TSNH tăng 10,53% và TSDH tăng 11,69% so với năm 2016. Đến năm 2018,Tổng tài sản tăng 3,54% so với năm 2017, trong đó TSNH tăng2,29% và TSDH tăng13,11%.
Tình hình TSNH:
- Tiền và các khoản tương đương tiền năm 2017 tăng 33 triệu đồng, tương ứng tăng 12,89% so với năm 2016. Tuy nhiên, đến năm 2018 thì tiền và các khoản tương đương tiền của doanh nghiệp lạigiảm 187 triệu đồng, tương ứng giảm 63,84% so với năm 2017 vì trong năm 2018, doanh nghiệp việc đẩy mạnh việc đầu tư, mở rộng quy mô, nên đã sử dụng một lượng tiền để chi tiêu cho việc đầu tư và trang thiết bị, thu mua hàng hóa.
- Các khoản phải thu ngắn hạn năm 2017 tăng 3 191 triệu đồng, tương ứng tăng 47,70% so với năm 2016,tuy nhiên đến năm 2018, chỉ tiêu này giảm 617 triệu đồng, tương ứng giảm 6,25%. Có sự biến động không đồng đều này nguyên nhân là do doanh nghiệp đẩy mạnh việc thu hút khách hàng bao gồmcả trong và ngoài tỉnh để mở rộng thêm quy mô cho doanh nghiệp. Tuy nhiên để thực hiện tốt mục tiêu này doanh nghiệp nên xem xét kỹ về tình hình, uy tín, khả năng thanh toán cũng như nối quan hệ với khách hàng để có thể xây dựng chính sách bán chịu hợp lý, giảm thiểu rủi ro thu hồi vốn của doanh nghiệpvà tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn.
- Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn nhất, luôn chiếm trên 56% trong tổng tài sản của DN qua cả ba năm. Vì là doanh nghiệp thương mại, nên chỉ tiêu này luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản. Nhìn chung, qua ba năm, hàng tồn kho có xu hướng biện động không đồng đều, năm 2017 giảm 2,07% so với năm 2016 nhưng qua năm 2018 lại tăng 8,03% so với năm 2017. Việc tăng lên của hàng tồn kho sẽ dẫn đến sự tăng lên của chi phí bảo quản, chi phí nhân viên quản lý và các chi phí có liên quan sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận của DN. Do đó, DN nên có các biện pháp giảm thiểu hàng tồn kho,đem lại lượng tiền mặt nhất định cho doanh nghiệp.
Tình hình TSDH:
- Tài sản cố định có xu hướng tăng qua 3 năm, năm 2017 tăng 249 triệu đồng, tương ứng tăng 8,53% so với năm 2016 và đến năm 2018 thì tài sản cố định tăng 80
triệu đồng tương ứng với tăng 2,53% so với năm 2017. Nguyên nhân là do qua banăm