5. Kết cấu khóa luận
2.1.8 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận
(1) Tổng giám đốc – Chủ tịch hội đồng quản trị
Tổng giám đốc – ông Hồ Vĩnh Hoàng hiện nay là người điều hành cao nhất của công ty, chịu trách nhiệm chỉ đạo và đưa ra quyết định cho tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh từ xây dựng chiến lược, tổ chức kiểm tra đánh giá điều chỉnh, lựa chọn phương án khả thi đến huy động các nguồn lực cho công ty. Tổng giám đốc chịu trách nhiệm về việc bổ nhiệm và quản lý các vị trí phòng ban của công ty. Là người đại diện cao nhất về pháp nhân cho công ty, đại diện ký kết hợp đồng liên hết kinh doanh và là đại diện chủ sử hữu tài sản, chủ tài khoản của toàn bộ tài sản của công ty và đại diện chịu trách nhiệm về mặt pháp lý trước Nhà nước và Pháp luật.
(2) Ban kiểm soát nội bộ
Được lập ra bởi hội đồng quản trị có nhiệm vụ iểm tra, đánh giá các thông tin kinh tế, tài chính và phi tài chính đã và đang cũng như sẽ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, xác nhận và báo cáo về chất lượng và độ tin cậy của thông tin quản trị, thông tin tài chính do các cá nhân, phòng ban, bộ phận và ban điều hành doanh nghiệp, báo cáo cho ại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị hay chủ doanh nghiệp. Kiến nghị giải pháp quản lý rủi ro tiềm tàng vốn có và có thể xảy ra trong tương lai đối với hoạt động của doanh nghiệp. Thực hiện việc kiểm tra những sai sót, khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông. Ban Kiểm soát sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra theo một khoản thời gian quy định, kể từ ngày nhận được yêu cầu.
(3) Khối nghiên cứu và phát triển sản phẩm
Chức năng chính của phòng R&D là nghiên cứu và phát triển thành một sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu thị trường, tuân theo chiến lược phát triển của công ty. Ở Tosy, phòng R&D có nhiệm vụ lên ý tưởng rồi phát triển
ý tưởng đó thành sản phẩm hoàn chỉnh dựa theo yêu cầu và ý tưởng ban đầu của Tổng giám đốc. Do đó, trong quá trình nghiên cứu và phát triển sản phẩm, phòng R&D ngoài việc quan tâm đến công thức và quy trình sản xuất còn cần bám sát mục tiêu là giá thành, hình thức, cách thức để bán hàng.
(4) Khối sản xuất
Thực hiện việc sản xuất hàng các sản phẩm mà phòng R&D đã nghiên cứu. Theo dõi tình hình về sản xuất của công ty, đảm bảo các yếu tố về kỹ thuật, đảm bảo nguồn vật tư ra vào kho sản xuất tránh tình trạng mất cắp, thiếu hụt vật tư sản xuất. Phối hợp với phòng R&D để nghiên cứu đổi mới sản phẩm, đánh giá chất lượng sản phẩm, quản lý quá trình sản xuất và đảm bảo chất lượng đầu ra cũng như đầu vào của sản phẩm.
(5) Phòng đồ họa
Lên kế hoạch, phương án thiết kế sản phẩm theo dự án của công ty hoặc theo yêu cầu của khách hàng. Tổ chức tiếp nhận và tư vấn cho ban lãnh đạo về các công tác thiết kế của mỗi sản phẩm của công ty hay mỗi dự án hợp tác, làm việc với bên tư vấn thiết kế, các đối tác, khách hàng về các nội dung liên quan đến việc thiết kế.
(6) Phòng phần mềm
Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động công nghệ thông tin. Thiết lập, theo dõi và duy trì hoạt động liên tục đối với các hoạt động của hệ thống công nghệ thông tin. Lắp đặt, cài đặt, sửa chữa, nâng cấp thiết bị tin học, thiết bị mạng, trực tiếp phân bổ kết nối mạng, quản lý, đảm bảo cơ sở hạ tầng về kỹ thuật công nghệ thông tin
(7) Phòng điện tử
Có trách nhiệm đảm bảo nguồn điện cho hệ thống trong công ty như điều hòa, máy tính, đèn điện, thiết bị sản xuất … Sửa chữa, lắp đặt theo các yêu cầu khác trong công ty.
(8) Phòng sở hữu trí tuệ
Thực hiện công tác đăng kí bản quyền sở hữu trí tuệ cho sản phẩm và thực hiện kí kết các hợp đồng bảo mật liên quan đến bản quyền của sản phẩm sắp được công bố ra thị trường.
(9) Phòng PR&Markting
Thực hiện các hoạt động gồm lên ý tưởng, sản xuất hàng hóa, dịch vụ đến tiếp thị sản phẩm, dịch vụ trên thị trường để đạt hiệu quả tiêu thụ tốt nhất.
Đồng thời nghiên cứu thị trường và đánh giá nhu cầu khách hàng. Lên kế hoạch quảng bá thương hiệu, xây dựng chiến lược phát triển, thúc đẩy hoạt động xúc tiến thương mại, tham gia hội thảo, hội chợ, để đưa thương hiệu đến gần với khách hàng. Chịu trách nhiệm về hình ảnh của công ty trước công chúng, viết bài truyền thông và quảng bá sản phẩm.
(10) Phòng kinh doanh
Phát triển khách hàng, tìm kiếm khách hàng. Chịu trách nhiệm giải thích và giới thiệu các sản phẩm của công ty với khách hàng. Giao dịch với kách hàng để ký kết các hợp đồng mua bán cung ứng các sản phẩm của công ty với doanh nghiệp. Mở rộng tệp khách hàng của công ty, tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Lên kế hoạch bán hàng, khuyến mãi, xây dựng các combo sản phẩm để kích cầu khách hàng.
(11) Phòng chăm sóc khách hàng
Xây sựng kế hoạch chăm sóc khách hàng để thuyết trình trước ban giám đốc. Xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình sử dụng của khách hàng. Thực hiện công tác chăm sóc và khuyến mãi cho khách hàng sau sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty. Chăm sóc khách hàng cho công ty. Tổng hợp các phản ánh về sản phẩm, dịch vụ từ khách hàng và gửi về ban giám đốc và phòng kỹ thuật để điều chỉnh cho phù hợp với thị hiếu và nhu cầu khách hàng.
(12) Phòng kế toán
Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng qui định trên hệ thống ERP, phối hợp với bộ phận kho để kiểm soát hàng tồn, hàng xuất. Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị một cách kịp thời, đầy đủ đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh. Theo dõi và báo cáo kịp thời các số liệu phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh, phân tích hoạt động tài chính, lập báo cáo thống kê. Theo dõi, xử lý các việc về lĩnh vực tài chính, công nợ số vốn vay… Thanh toán các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản thu nhập khác cho nhân viên trong công ty. Thực
hiện chế độ báo cáo thống kê theo quy định của Nhà nước và theo yêu cầu của ban giám đốc công ty.
(13) Phòng hành chính nhân sự
Tiếp nhận yêu cầu từ ban giám đốc và các phòng ban về nhu cầu nhân lực. Phân tích nhu cầu của toàn công ty. Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho nhiều vị trí. Xây dựng các bản mô tả công việc ở các vị trí, đăng bài tuyển dụng hoặc tuyển dụng qua các kênh online, ofline. Sàng lọc CV của ứng viên sao cho phù hợp với yêu cầu của công việc. Phỏng vấn qua điện thoại để đánh giá sơ bộ ứng viên. Sắp xếp và thực hiện phỏng vấn trực tiếp đối với các ứng viên đã vượt qua vòng CV và vòng phỏng vấn qua điện thoại. Quản lý việc thuê kho, bảo vệ tài sản; cấp phát văn phòng phẩm, thiết bị, cụng cụ làm việc đảm bảo vận hành được triển khai hiệu quả, xử lý các vấn đề liên quan đến hợp đồng, triển khai các chính sách phúc lợi và quyền lợi của nhân viên.
(14) Phòng mua hàng
Tìm kiếm nhà cung cấp vật tư được đề xuất bởi các bộ phận có nhu cầu trong, lập kế hoạch, đánh giá nhà cung cấp và đưa ra yêu cầu mua hàng. Kiểm soát chất lượng được mua, đảm bảo đúng yêu cầu đã được giao. Kiểm soát hàng tồn kho để đảm bảo có đủ số lượng nguyên vật liệu cũng như các nguồn lực cần thiết cho hoạt động sản xuất hàng hóa.
(15) Phòng logistics
Lập kế hoạch để có được sản phẩm, tìm ra cách tốt nhất để vận chuyển sản phẩm, quản lý kho bãi, lưu trữ sản phẩm và giải quyết những vấn đề liên
quan đến quá trình vận chuyển. Thực hiện theo dõi các lô hàng của công ty,
đặt chỗ với các bên vận chuyển, thực hiện các thủ tục khai báo hải quan cần thiết cho lô hàng. tiếp nhận và triển khai thực hiện các yêu cầu về hàng hóa từ các bộ phận trong công ty, các đối tác và khách hàng
(16) Phòng QC
Đảm bảo sản phẩm, dịch vụ được thực hiện tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đáp ứng mong đợi của khách hàng. Kiểm tra các sản phẩm để
đảm bảo rằng chúng đạt yêu cầu, thông số kỹ thuật, sử dụng danh sách kiểm tra để xác nhận các sản phẩm được đóng gói an toàn, có hạn sử dụng và hướng dẫn.