2030, trong đó chỉ rõ bên cạnh việc tăng nhanh về số lượng các doanh nghiệp
3.2.3. Về phía các tổ chức cung cấp dịchvụ kế toán
Đối với nhiệm vụ xây dựng quy trình kiểm sốt chất lượng, các
doanh nghiệp dịch vụ kế tốn cần xây dựng và hồn thiện đầy đủ các quy chế ràng buộc và tăng cường cơng tác kiểm tra, kiểm sốt hoạt động kế toán, kiểm soát chất lượng kế toán bằng các quy chế, quy trình cơng tác, quy trình nghiệp vụ đối với kế toán viên. Dựa trên quy chế quản lý chất lượng nghề hiện tại đã có và quy chế đánh giá chấm điểm chất lượng dịch vụ kế tốn do Bộ Tài chính và Hội Kế tốn – Kiểm tốn Việt Nam soạn thảo, các doanh nghiệp dịch vụ kế toán chủ động xây dựng cho mình một bộ tiêu chí đánh giá chất lượng và quy trình kiểm sốt chất lượng dịch vụ. Quy trình này cần được đảm bảo bắt đầu từ trước khi ký hợp đồng kế toán, trong khi thực hiện hợp đồng và đến khi kết thúc hợp đồng, dựa trên cả ý kiến của kế toán viên, quản lý và khách hàng. Kết quả đánh giá có thể được cơng bố, hoặc cũng có thể lưu để sử dụng nội bộ.
Như đã nêu ở trên, quy trình này có thể học hỏi theo quy trình kiểm sốt chất lượng đối với hoạt động kiểm toán. Nếu xây dựng và triển khai được quy trình như vậy, khơng những chất lượng dịch vụ dịch vụ được chú trọng và đánh giá một cách tồn diện, thường xun, góp phần cải thiện chất lượng dịch vụ kế tốn. Mặt khác, quy trình này có thể giúp giám sát kế tốn viên, đảm bảo trách nhiệm của mỗi kế tốn viên đối với cơng việc của mình. Hơn thế nữa, quy trình sẽ đạt được mục tiêu dịch vụ “hướng khách hàng” đặt khách hàng là trọng tâm của dịch vụ, qua đó làm cho khách hàng thấy được vai trị quan trọng của mình trong quá trình kế tốn để có trách nhiệm hơn với việc này. Ngồi ra, kết quả của quy trình kiểm sốt chất lượng giúp các cấp lãnh đạo doanh nghiệp có căn cứ mạnh mẽ để thống kê, đánh giá về mọi mặt hoạt động trong cơng ty, từ đó có hình thức khen thưởng, kỉ luật thích đáng, cũng như những giải pháp để hồn thiện quy trình và chất lượng dịch vụ mình cung cấp. Do đó, theo ý kiến của em, đây là một trong những giải pháp hàng đầu nhằm kiểm soát và nâng cao chất lượng dịch vụ kế tốn hiện nay.
Đối với cơng tác quản trị doanh nghiệp, các doanh nghiệp kế tốn cần
phải có tầm nhìn chiến lược dài hạn để phát triển bền vững tổ chức hoạt động và kinh doanh, phát triển thị trường, phải xây dựng cho cơng ty mình triết lý kinh doanh phù hợp, xây dựng một thương hiệu mạnh, uy tín cao và rộng rãi trên thị trường.
Muốn vậy, trước hết, các đơn vị cần kiện toàn lại bộ máy lãnh đạo và quy trình hoạt động, phân cơng phân nhiệm rõ ràng từ việc kí hợp đồng kế tốn đến khi chuyển giao cho kế toán viên và bàn giao kết thúc hợp đồng hay tiếp tục gia hạn hợp đồng. Lãnh đạo có thể khơng phải người trực tiếp làm cơng việc kế tốn nhưng cần hiểu rõ những cơng việc của kế tốn để có căn cứ phân bổ cơng việc cho phù hợp với từng cá nhân và tuyển dụng thêm nhân sự khi cần. Việc này vừa đảm bảo mỗi kế tốn có thể tiền hành cơng việc một cách thận trọng, tỉ mỉ cà có nhiều thời gian hơn để chăm sóc khách hàng, chú trọng đến những dịch vụ gia tăng như tư vấn hay kiểm tra sổ sách.
Các doanh nghiệp dịch vụ cũng nên chú trọng đầu tư trang thiết bị hiện đại như các phần mềm kế toán hay các thiết bị lưu trữ, truyền tin dung lượng lớn, áp dụng tối đa công nghệ thông tin vào việc cung cấp dịch vụ. Chẳng hạn, đối với việc liên hệ với khách hàng, ngoài điện thoại di động là phương tiện truyền thống, các đơn vị có thể sử dụng thêm những phương tiện khác, hiện đại và tiện lợi hơn hiện nay như Zalo, Viber, Skype chat,…. Đối với việc chia sẻ và truyền tin, ngồi các các thơng thường như USB, email,…doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm hỗ trợ chia sẻ như Dropbox, Google drive, … hoặc trực tiếp thông qua mạng LAN tại đơn vị. Các doanh nghiệp cũng cần ý thức được rằng sự có mặt của các phần mềm kế tốn hiện nay đã tăng tính chính xác và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều cho cơng việc kế tốn. Vì vậy, doanh nghiệp cần nghiên cứu, ứng dụng những phần mềm tiện ích nhất, vừa để giảm tải cơng việc cho kế tốn viên, vừa nâng cao chất lượng báo cáo tài chính.
Một khó khăn hiện nay của loại hình dịch vụ này đó là giá phí q thấp, đơi khi chưa đủ để doanh nghiệp kế tốn bù đắp những chi phí trong q trình cung cấp dịch vụ. Muốn giải quyết được khó khăn này, các nhà quản trị cần xem xét, cắt giảm những chi phí khơng cần thiết, tập trung vào 2 đối tượng chính là nhân viên kế tốn và khách hàng nhẳm đảm bảo tâm lý nhân viên được nhận thù lao xứng dáng và khách hàng cảm thấy hài lòng với chất lượng dịch vụ. Đây là một bài tốn khó với tất cả các doanh nghiệp hiện nay khi mà lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu trong kinh doanh. Do đó, bản thân các doanh nghiệp dịch vụ kế tốn có thể đề xuất lên hội nghề nghiệp mặt bằng giá phí hợp lý, để Hội xem xét và ban hành thành văn bản có tính pháp lý. Một mặt, việc này sẽ giúp ổn định thị trường dịch vụ kế toán, điều tiết giá cả; mặt khác sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng nói tăng giá với khách hàng mà khơng sợ khách hàng phản ứng tiêu cực vì một khi đã thành quy định thì khơng thể nào làm trái được.
của mình, các đơn vị, ngồi việc đẩy mạnh các kênh quảng cáo, sales, thì nên tham gia các hiệp hội nghề nghiệp. Như trên đã trình bày, hội là diễn đàn để học tập, trao đổi, đại diện cho tiếng nói và bảo vệ quyền lợi chính đáng cho hội viên, do đó tham gia vào hội nghề nghiệp khơng những là cơ hội để các đơn vị học hỏi lẫn nhau, các kế toán viên trau dồi thêm kiến thức, kỹ năng nghề nghiệp mà còn là cơ hội để doanh nghiệp khẳng định vi trí và tiếng nói của mình trong nghề. Chẳng hạn như hiện nay, VICA đã và đang thường xuyên đưa ra danh sách những doanh nghiệp dịch vụ kế tốn đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ, đồng thời cơng khai kết quả chấm điểm chất lượng dịch vụ của các doanh nghiệp. Kết quả có tính so sánh này là sự cơng nhận của bên thứ 3 có uy tín về chất lượng dịch vụ của đơn vị. Nhờ vậy, các doanh nghiệp tăng cường được tính cạnh tranh và nâng cao vị thế của mình trên thị trường. Đồng thời với những doanh nghiệp xếp hạng thấp, đây là động lực để cố gắng phấn đấu cải thiện chất lượng dịch vụ, mơi trường doanh nghiệp nhằm tăng tính cạnh tranh trên thị trường. Nếu doanh nghiệp dịch vụ chưa tham gia vào Hội nghề nghiệp, thì những điểm thuận lợi nêu trên là khơng có, doanh nghiệp mất đi nột kênh quảng bá uy tín và hiệu quả.
Tuy nhiên, một khi đã tham gia vào hội, Các cơng ty kế tốn Việt Nam cần tuân thủ các quy định điều lệ, các hướng dẫn của Hội nghề nghiệp về tổ chức hoạt động, quản lý nghề nghiệp, nghiệp vụ chun mơn. Các cơng ty cần có tính liên kết với nhau, có tính tổ chức chung trong một hiệp hội, tránh tình trạng "mạnh ai ấy hay", khơng có tổ chức, khơng có trách nhiệm với nhau, hoặc tham gia tổ chức hiệp hội chỉ là hình thức... Điều này khơng chỉ có ý nghĩa xây dựng, phát triển hội bền vững mà quan trọng hơn, đó là cơ hội để các doanh nghiệp dịch vụ hợp tác lẫn nhau, tăng cường trao đổi, tạo quan hệ hữu nghị tốt đẹp nhằm giúp đỡ nhau trong q trình cơng tác, hành nghề.
Về kiểm soát chất lượng dịch vụ kế tốn, Chương 2 khóa luận đã chỉ ra hạn chế hiện tại của quy chế chấm điểm là mới chỉ dựa trên chủ quan của
doanh nghiệp để đánh giá, mà chưa xem xét đến yếu tố quan trọng nhất là khách hàng – đối tượng tiếp nhận dịch vụ. Để giải quyết vấn đề này khơng thể thiếu vai trị của của doanh nghiệp dịch vụ. Họ sẽ là người lấy ý kiến và tổng hợp kết quả các ý kiến của khách hàng về chất lượng dịch vụ, hợp nhất với kết quả tự đánh giá và báo cáo lên hội nghề nghiệp. Kết quả này cùng với kết quả kiểm tra cơ sở thường kì của hội sẽ cho được những điểm số đáng tin cậy hơn so với cách thức hiện nay đang tiến hành. Đồng thời, việc lấy ý kiến thường xuyên đối với khách hàng sẽ tạo cho khách hàng thấy tầm quan trọng của mình, qua đó thúc đẩy hợp đồng kế tốn kéo dài hơn và tăng cảm giác hài lịng từ phía khách hàng.
Đối với nguồn nhân lực, doanh nghiệp dịch vụ kế toán cần xây dựng,
tập hợp được một đội ngũ kế tốn viên có đầy đủ năng lực chun mơn, đạo đức nghề nghiệp có thể đáp ứng được tốt cơng việc. Những chinh sách để thực hiện giải pháp này như:
Một là, chính sách tuyển dụng. việc tuyển dụng nhân viên hiện nay cần đảm bảo nguyên tắc:
- Đảm bảo tính độc lập, khách quan trong quá trình tuyển dụng, loại bỏ yếu tố tình cảm, cá nhân trong việc lựa chọn kế tốn viên, tuyển dụng cơng khai để có thể lựa chọn được đúng đối tượng cần thiết, đảm bảo chất lượng hoạt động;
- Các tiêu chí lựa chọn trước hết cần dựa vào chuyên mơn nghiệp vụ. Nhân viên kế tốn cần được đào tạo cơ bản về kế toán ở các trường đại học trong và ngồi nước. Việc có kinh nghiệm hay chưa chỉ là yếu tố để xác định vị trí làm việc. Điều quan trọng không kém là phải xem xét tư cách đạo đức: có tư cách, phẩm chất tốt, nhiệt tình, cầu thị, cẩn thận, kỉ luật, có hiểu biết và tơn trọng đạo đức nghề nghiệp kế tốn.
Hai là, về chính sách đào tạo. Đào tạo và duy trì cơng tác đào tạo là điều kiện cần để các kế toán viên dịch vụ có đủ năng lực để thực thi trách nhiệm của mình, cũng như cung cấp các dịch vụ gia tăng tốt nhất cho khách hàng.
Đối với công tác đào tạo, bản thân các doanh nghiệp dịch vụ kế toán cần đào tạo kỹ năng dựa trên thực tế yêu cầu của nghề nghiệp. Cân đối thời gian cà đảm bảo thời gian cần thiết cho mỗi nhân viên để có thể tự trau dồi và mở rộng kiến thức của mình.
Ba là, các doanh nghiệp dịch vụ kế tốn cần có chính sách thu hút và giữ chân lao động. Chất lượng dịch vụ thể hiện ở chất lượng công việc của từng nhân viên kế tốn trong đơn vị. Vì vậy, mỗi đơn vị cần chú trọng và khuyến khích tinh thần làm việc có trách nhiệm của mỗi nhân viên. Doanh nghiệp cần có cơ chế để đánh giá, khen thưởng cũng như kỉ luật kịp thời để tạo động lực cho nhân viên phấn đấu trong quá trình làm việc, đồng thời giữ chân nhân viên tốt để hạn chế tình trạng nhân viên có kinh nghiệm chuyển sang cơng ty khác. Đây cũng là một thực trạng gây khơng ít khó khăn trong cơng tác quản lý nhân sự của các doanh nghiệp hiện nay. Thông qua đánh giá nhân viên, doanh nghiệp có cơ sở để bố trí nhân viên và phân bổ cơng việc phù hợp với năng lực của từng người, từ đó góp phần nâng cao chất lượng cơng việc của mỗi kế toán viên, cũng là chất lượng dịch vụ nói chung của tồn cơng ty.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần thiết lập một mơi trường làm việc bình đẳng, thân thiện cho mỗi nhân viên. Một mơi trường làm việc tốt, có tính cạnh tranh có thể tác động tích cực đến thái độ lam việc của mỗi nhân viên. Điều này có ý nghĩa to lớn vì dù kiểm tra có chặt chẽ đến mấy cũng khơng thể đảm bảo chất lượng công việc một khi nhân viên đã thiếu tinh thần trách nhiệm, chống đối, không hợp tác,….
Thêm vào đó, nhân viên ở lại một cơng ty khi xác định nơi đó mình có thể phát triển được tốt, được đãi ngộ đầy đủ và xứng đáng. Vì vậy, doanh nghiệp dịch vụ kế toán cần tạo điều kiện để nhân viên có cơ hội phát triển, tăng cường những lợi ích phi vật chất cho nhân viên. Ngồi yếu tố tiền lương – thu nhập, doanh nghiệp còn phải đầu tư cho nhân viên đi học để nâng cao trình độ, hiểu biết. Doanh nghiệp cần tổ chức làm sao để mọi nhân viên đều có cơ
hội thăng tiến trong nghề, phát triển chuyên môn, nghiệp vụ, năng lực quản lý, …
Con người luôn là nhân tố quyết định trong mọi hoạt động kinh tế - xã hội nói chung và hoạt động cung cấp dịch vụ kế tốn nói riêng. Đối với hành nghề kế tốn, cơng việc mà họ làm tạo nên dịch vụ mà họ cung cấp, chất lượng dịch vụ phụ thuộc hồn tồn vào chất lượng cơng việc của các kế tốn viên. Do đó, tập trung phát triển nguồn nhân lực là một trong những giải pháp hàng đầu để thực hiện thắng lợi mục tiêu kiểm soát và nâng cao chất lượng dịch vụ kế toán hiện nay.