Văn bản nói chung được gọi là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay một loại ký hiệu nhất định). Hay nói cách khác văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết. Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh bằng hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng đến một mục tiêu giao tiếp nhất định.
Giao dịch dân sự bằng hình thức văn bản có khá nhiều ưu điểm và được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực giao dịch thương mại hiện nay. Ưu điểm lớn nhất của hình thức văn bản là khả năng lưu giữ nội dung giao dịch và đây sẽ là chứng cứ chứng minh khi các bên tham gia giao dịch xảy ra tranh chấp. Hơn nữa, khi giao dịch dân sự bằng hình thức văn bản sẽ thể hiện được đầy đủ, rõ ràng ý chí của các bên tham gia. Đây có thể coi là ưu điểm vượt trội hơn so với giao dịch dân sự bằng hình thức lời nói.
Tuy nhiên, trong thực tiễn vẫn còn nhiều trường hợp ưa thích sử dụng hình thức giao dịch bằng lời nói và không muốn sử dụng hình thức giao dịch bằng văn bản cho dù nó có nhiều điểm ưu việt hơn và có thể ngăn ngừa rủi ro về mặt pháp lý tốt hơn. Ví dụ: các bên giao kết hợp đồng cho vay tiền là người thân của nhau thì thường bằng hình thức lời nói…
Có thể nói, đứng trên khía cạnh pháp lý thì khi thiết lập hợp đồng có giá trị lớn, thời gian thực hiện hợp đồng dài hạn… nên sử dụng hình thức giao dịch dân sự bằng văn bản để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho chính các bên tham gia giao dịch. Về nguyên tắc, việc lựa chọn hình thức giao dịch dân sự do các bên tham gia giao dịch tự do quyết định. Tuy nhiên để bảo vệ trật tự xã hội, đảm bảo tính quản lý nhà nước thì pháp luật đã có những quy định bắt buộc về mặt hình thức văn bản đối với một số loại giao dịch dân sự như sau:
2.1.2.1.Những giao dịch dân sự bắt buộc phải lập thành văn bản
Theo quy định của pháp luật có rất nhiều giao dịch dân sự bắt buộc phải được lập thành văn bản.
-Về hợp đồng: hợp đồng ủy quyền trong trường hợp pháp luật có quy định (2, Khoản 2 Điều 142); hợp đồng bảo hiểm (2, Điều 570); Cầm cố tài sản (2, Điều 327)…Trong Luật thương mại 2005 cũng có rất nhiều hợp đồng bắt buộc phải lập bằng văn bản: hợp đồng dịch vụ quảng cáo thương mại (Điều 110), hợp đồng ủy thác mua bán hàng hóa (Điều 159); hợp đồng nhượng quyền thương mại ( Điều 285)…
-Về hành vi pháp lý đơn phương: theo quy định của Điều 649 BLDS 2005 đã quy định về hình thức của di chúc như sau: “Di chúc phải được lập thành văn bản”. Tuy nhiên, pháp luật cũng để ngỏ trong trường hợp cần thiết thì có thể lập di chúc bằng miệng (lời nói), nhưng để di chúc này được coi là hợp pháp thì cần phải có thêm một số điều kiện đã được quy định.
Thông qua việc liệt kê một số loại giao dịch dân sự bắt buộc phải được lập thành văn bản có thể thấy rằng các nhà làm luật Việt Nam khá chú trọng tới hình thức của giao dịch. Điểm chung của các giao dịch này là có nội dung phức tạp, thời gian thực hiện hợp đồng dài và rất dễ xảy ra tranh chấp giữa các bên tham gia. Vì vậy, không chỉ quy định bắt buộc về mặt hình thức mà các hợp đồng này đôi khi còn được quy định về mặt nội dung của các điều khoản để định hướng cho các bên trong việc thiết lập giao dịch dân sự một
cách dễ dàng và đầy đủ nhất. Đồng thời, tạo cơ sở để chứng minh cho các bên tham gia khi có tranh chấp xảy ra.