Tuy hình thức văn bản có khá nhiều ưu điểm nhưng trong thời đại kinh tế phát triển hiện nay kéo theo nó là lĩnh vực công nghệ thông tin vô cùng phát triển thì sự ra đời của hình thức thông điệp dữ liệu là điều hiển nhiên. Đối với hình thức văn bản đơn thuần các chủ thể tham gia giao dịch bắt buộc phải gặp mặt để thương thảo, ký kết. Nhưng ngày nay có rất nhiều tập đoàn, doanh nghiệp ký kết hợp đồng xuyên quốc gia, với khoảng cách về địa lý xa như vậy thì việc sử dụng hình thức thông điệp dữ liệu sẽ giúp họ tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức, tiền bạc. Hoặc với cuộc sống bận rộn như hiện nay, chúng ta chỉ cần ngồi ở nhà và đặt hàng tiêu dùng sẽ có người mang đồ đến tận nơi. Ví dụ: đặt mua vé tàu, vé máy bay qua điện thoại hoặc internet; đặt mua hàng tiêu dùng thông qua website của một công ty kinh doanh hàng hóa trên mạng…Từ sự phát triển mạnh mẽ của giao dịch điện tử như trên kéo theo sự ra đời của một hình thức giao dịch dân sự mới là hình thức thông điệp dữ liệu.
Pháp luật cũng đã thừa nhận hình thức này thông qua các quy định hiện hành: “Giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu được coi là giao dịch bằng văn bản” [9, khoản 1 Điều 124 ] . Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử [43, khoản 12 Điều 4]. Đồng thời, tại Luật giao dịch điện tử 2005 đã quy định: thông điệp dữ liệu có thể được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác. Ví dụ: Công ty A chào hàng là dịch vụ cung cấp các suất ăn cho nhân viên văn phòng vào buổi trưa do cho công B bằng cách gửi email tới hộp thư của của công ty B. Nội dung bản email chào hàng của công ty A bao gồm miêu tả thực đơn các suất ăn, giá cả, chất lượng, hình thức thanh toán…Công ty B sau khi nhận được email chào hàng của công ty A thì đã quyết định giao kết hợp đồng với công ty A về việc cung cấp suất ăn buổi trưa cho nhân viên của mình. Công ty B đã gửi email lại cho công ty A với nội dụng: chấp nhận nội dung chào hàng của công ty A và đề nghị công ty A thực hiện theo như nội dung đã chào hàng; hình thức thanh toán: công ty B sẽ thanh toán một tuần một lần và chuyển tiền vào tài khoản của công ty A. Như vậy, công ty A và công ty B đã giao kết hợp đồng bằng hình thức thư điện tử.
Giao dịch dân sự bằng hình thức thông điệp dữ liệu có những đặc điểm đặc biệt hơn so với các hình thức giao dịch truyền thống. Trước hết, đó là tính phi biên giới của giao dịch bằng hình thức thông điệp dữ liệu. Các bên tham gia giao dịch thực hiện việc truyền thông tin, dữ liệu thông qua hệ thống mạng toàn cầu. Do vậy, không có khái niệm biên giới nữa mà các bên chủ thể dù ở vị trí nào, giữa các địa phương trong một nước hay giữa các quốc gia với nhau đều có thể xác lập giao dịch mà không gặp trở ngại nào. Thứ hai là hình thức thông điệp dữ liệu mang tính vô hình, phi vật chất. Môi trường điện tử là môi trường số hóa và môi trường ảo. Các giao dịch bằng hình thức thông dữ liệu tồn tại và chứng minh được bằng các dữ liệu điện tử. Những dữ liệu này
vô hình, không cầm, sờ, nắm một cách vật chất được. Sau cùng là hình thức thông điệp dữ liệu mang tính hiện đại và chính xác. Nó thể hiện ở việc giao dịch được xác lập dựa trên trình độ kỹ thuật thông tin hiện đại, đó là các công nghệ hiện đại như: kỹ thuật số, công nghệ truyền thống không dây…Sử dụng các công nghệ này đem lại độ chính xác cao cho giao dịch.
Tuy nhiên, do kỹ thuật công nghệ thông tin hiện nay khá tiên tiến nên pháp luật cũng có quy định chặt chẽ về việc thông điệp dữ liệu muốn được công nhận cần phải đáp ứng những điều kiện nhất định như: phải bảo đảm tính nguyên gốc; không bị sửa chữa, cắn dán và thêm thông tin vào…Đặc biệt hơn là chữ ký điện tử cũng ra đời để phục vụ cho việc đảm bảo an toàn pháp lý hơn cho dạng văn bản điện tử này: “ Chữ ký điện tử được thừa nhận là chữ ký có giá trị nếu được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gích với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký” [43, khoản 2 Điều 21]. Giống như chữ ký thường trong văn bản, chữ ký điện tử cũng giúp chúng ta xác định được người ký đối với văn bản đó. Việc sử dụng chữ ký điện tử đồng nghĩa với việc mã hóa tài liệu được ký kết, giúp cho các bên tham gia giao dịch nhận dạng được văn bản điện tử là “bản gốc” dễ dàng hơn thông qua việc nhận dạng chữ ký điện tử.
Theo quy định tại Điều 14 Luật Giao dịch điện tử nhấn mạnh: “Thông điệp dữ liệu có giá trị làm chứng cứ:
1. Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị dùng làm chứng cứ chỉ vì đó là một thông điệp dữ liệu.
2. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp khác.
Như vậy, ưu điểm của việc giao dịch dân sự bằng hình thức thông điệp dữ liệu là nhanh, gọn nhẹ, tiết kiệm thời gian, chi phí thấp và phù hợp với hoạt động thương mại, dịch vụ hiện nay. Đồng thời, do có thể làm chứng cứ nên so với hình thức giao dịch bằng lời nói thì thông điệp dữ liệu có tính xác thực pháp lý cao hơn. Thông điệp dữ liệu gốc hoàn toàn có thể được xem như một văn bản gốc, bởi tính hiện thực khách quan, chính xác của nó. Nếu thông điệp dữ liệu được truy xuất từ các trang web, thì có thể truy cập trực tiếp vào đường dẫn hoặc nếu thông tin trong email cá nhân, thì kiểm tra hộp thư để xác định tính nguyên gốc của nó. Trang web chỉ được khởi tạo khi cá nhân, tổ chức chủ trang web đó đã mua tên miền và đăng ký với tư cách chủ sở hữu, còn email cá nhân cũng thể hiện tính duy nhất, vì muốn sử dụng email phải có mã khóa (password), không thể ngụy tạo được . Do vậy, khi có tranh chấp về giao dịch sử dụng hình thức thông điệp dữ liệu các bên tham gia có thể mạnh dạn cung cấp thông điệp dữ liệu gốc có liên quan cho cơ quan tài phán.
Tuy nhiên, hình thức này lại không có tính phổ biến như hình thức văn bản. Bởi lý do, để thực hiện hình thức thông điệp dữ liệu một cách an toàn pháp lý cần có trình độ kỹ thuật về công nghệ thông tin nhất định. Mà hiện nay đối với nước ta các địa phương, các vùng không có trình độ về công nghệ thông tin đồng đều. Ví dụ: tại thành phố Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh có trình độ công nghệ thông tin phát triển hơn khu vực miền núi, vùng xâu vùng xa. Vì vậy, đối với những loại giao dịch quan trọng, có giá trị tài sản lớn như: hợp đồng chuyển quyền sử dụng đất…thì pháp luật bắt buộc phải tạo lập bằng hình thức văn bản truyền thống, để có cơ sở pháp lý hữu hình trong những trường hợp cần thiết phải chứng minh về sự tồn tại của giao dịch.