c. Nguyên nhân hạn chế
3.2.1. Làm tốt công tác lập kế hoạch hoạt động của tổ chuyên môn
3.2.1.1. Mục đích
Kế hoạch có thể vừa được xem là cương lĩnh hành động, vừa là công cụ quản lý của một tổ chức. Kế hoạch tạo điều kiện cho người quản lý kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các hoạt động của các cá nhân và tập thể trong tổ chức những người quản lý. Như vậy, quản lý kế hoạch là thực hiện chức năng của các nhà quản lý. Quản lý kế hoạch là làm cho tổ chức hoạt động theo định hướng để đạt được mục tiêu vì kế hoạch là kim chỉ nam, là sợi chỉ đỏ xuyên suốt quá trình hoạt động của tổ chức trong thời gian thực hiện mục tiêu của kế hoạch.
Quản lý kế hoạch nhằm làm cho hệ thống tổ chức vận hành cho đúng quy luật, để mọi người trong tổ chức thực hiện “Dân chủ - Kỷ cương - Tình thương - Trách nhiệm” trong hoạt động làm cho mọi thành viên trong tổ chức thực sự sống và làm việc theo Hiến pháp và pháp luật. Về thực chất, mục đích quản lý kế hoạch là quản lý sự vận hành của toàn hệ thống nhằm đạt được mục tiêu cụ thể mà tổ chức đã định ra. Nói cách khác, quản lý kế hoạch tức là hiện thức hoá kế hoạch chiến lược thành kế hoạch cụ thể trong từng giai đoạn của tổ chức.
Quản lý kế hoạch hoạt động tổ chuyên môn nhằm nâng cao ý thức thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của giáo viên như trong Điều lệ trường học đã quy định, Đưa hoạt động tổ chuyên môn vào nề nếp kỷ cương, làm cho mọi thành viên trong tập thể sư phạm nhà trường nhận thức đầy đủ việc thực hiện nghiêm túc chương trình, kế hoạch giảng dạy của bộ môn, là điều kiện bắt buộc đối với mọi nhà trường và các thầy cô giáo. Việc đầu tư chuyên môn, soạn bài, đổi mới phương pháp dạy học, tự học, tự bồi dưỡng... là những điều
kiện cần và đủ để thực hiện được mục tiêu dạy học đề ra và mới thực sự nâng cao chất lượng dạy và học.
3.2.1.2. Nội dung và cách thực hiện biện pháp
Kế hoạch chuyên môn là cương lĩnh hoạt động của tổ chuyên môn trong trường học vì tổ chuyên môn là nơi diễn ra hầu hết các hoạt động chuyên môn trong nhà trường. Như vậy, kế hoạch hoạt động tổ chuyên môn có vai trò quyết định đến việc thực hiện kế hoạch năm học của nhà trường. Kế hoạch chuyên môn ở các tổ chức chuyên môn là kế hoạch bộ phận trong kế hoạch tổng thể năm học, nhưng đồng thời lại mang đặc thù riêng của từng bộ môn. Vì vậy, kế hoạch hoạt động tổ chuyên môn trong nhà trường phải đảm bảo được những yêu cầu sau đây:
+ Phải thể hiện và cụ thể hoá được chủ trương, đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước, Sở, nhà trường và hoạt động chuyên môn.
+ Phải phù hợp với tình hình thực tế của từng tổ chuyên môn trong nhà trường.
+ Phải phù hợp với đặc thù của bộ môn.
+ Phải phù hợp với đông đảo các cá nhân trong tập thể tổ: Tức là phải bố trí công việc hợp lý, phát huy tối đa năng lực hoạt động của từng thành viên trong tổ.
+ Phải cụ thể rõ ràng về các mục tiêu phấn đấu, thời gian thực hiện, người phụ trách... và các mục tiêu đề ra phải có tính khả thi được tập thể tổ nhất trí cao. Việc xây dựng kế hoạch là việc làm khó, nhưng rất quan trọng. Đây là điều kiện tiên quyết để nhà trường hoàn thành nhiệm vụ năm học. Khi bàn về quản lý giáo dục, Bác Hồ kính yêu đã dạy rằng: “Là người lãnh đạo phải chú ý đến nhu cầu thực tiễn, với giáo dục phải đào tạo con người thực tiễn”, Người coi “các ngành sản xuất như người tiêu thụ hàng, Ban huấn luyện như người làm ra hàng, làm ra hàng phải đúng với nhu cầu của người tiêu thụ, Nếu người ta cần nhiều xe mà mình làm ra nhiều bình tiết chế thì
hàng ế”. Bởi vậy, người lãnh đạo cụ thể là người Hiệu trưởng phải có kế hoạch, kế hoạch phải chú ý đến nhu cầu thực tiễn mà trong kế hoạch thì phải ăn khớp với nhau. Người nói: “Mọi công việc của chúng ta đều phải đi vào kế hoạch, trong kế hoạch mọi việc phải ăn khớp với nhau”, Người ta chỉ ra kế hoạch cụ thể giáo dục như sau: “Giáo dục cũng phải theo hoàn cảnh điều kiện ra sức làm nhưng làm vội không được. Từ đây ra cửa từ thứ nhất là bước thứ nhất, thứ hai là bước thứ hai, thứ ba là bước thứ ba... vội vã thì ngã, làm phải có kế hoạch, có từng bước”, Trong chương 5, cuốn sửa đổi lề lối làm việc năm 1947 Bác đã đề cập đến 3 chức năng quản lý: “Quyết định, tổ chức thực hiện, kiểm tra”. Trong kế hoạch có việc lập chương trình, mà việc lập chương trình là rất khó bởi vừa phải phù hợp với đối tượng quản lý vừa phải đảm bảo tính khoa học. Do vậy, ngay từ đầu năm học Hiệu trưởng các trường phải trực tiếp chỉ đạo các tổ chuyên môn xây dựng kế hoạch hoạt động của tổ và của cá nhân. Kế hoạch xây dựng phải tuần tự từng bước, không nôn nóng, đốt cháy giai đoạn. Muốn chỉ đạo xây dựng kế hoạch tổ chuyên môn đúng thì Hiệu trưởng cần tiến hành các bước sau:
* Bước 1: Tiền kế hoạch:
- Ngay từ đầu năm học, vào khoảng đầu tháng 8 hàng năm, Hiệu trưởng các trường tập trung toàn bộ giáo viên trong toàn trường để học tập nhiệm vụ năm học, các văn bản, nghị quyết, quy định đối với giáo viên được quy định tại Luật giáo dục, điều lệ trường Trung học, các Thông tư hướng dẫn thực hiện...
- Phân tích tình hình đặc điểm của nhà trường khi bắt đầu bước vào năm học mới, đặc biệt chỉ ra được những mặt mạnh - yếu, những việc đã làm được, chưa làm được của những năm học trước đồng thời chỉ rõ được nguyên nhân khó khăn, thuận lợi để mọi thành viên trong Hội đồng sư phạm nhà trường thấy được và rút kinh nghiệm cho năm học sau.
Đây là bước khởi đầu hết sức quan trọng, không thể thiếu được bắt đầu năm học và cũng là nhiệm vụ quan trọng nâng cao trình độ, chính trị, tư tưởng cho cán bộ giáo viên vào đầu năm học.
* Bước 2: Ổn định nhân sự ở các tổ
- Bắt đầu vào năm học căn cứ vào điều kiện thực tế biên chế đội ngũ hiện có, Hiệu trưởng nhà trường ra quyết định sắp xếp biên chế lại các tổ chuyên môn cho phù hợp với nhiệm vụ năm học, phù hợp với nhà trường và đúng điều lệ nhà trường đã quy định. Ra quyết định bổ nhiệm tổ trưởng chuyên môn. Việc chọn tổ trưởng chuyên môn phải đảm bảo khách quan, vô tư, vì nhiệm vụ hoạt động của nhà trường. Tổ trưởng tổ chuyên môn phải thực sự là con chim đầu đàn trong hoạt động chuyên môn, có năng lực quản lý, nhiệt tình trong công tác, yêu nghề, yêu ngành, có khả năng tập hợp quần chúng, có thâm niên công tác từ 5 năm trở lên, đã dạy trọn cả 3 khối học trong trường THPT và được các thành viên trong tổ chuyên môn tín nhiệm cao. Đây là điều kiện rất quan trọng, vì vậy trước khi đưa ra quyết định tổ trưởng chuyên môn, người Hiệu trưởng nên tham khảo ý kiến các thành viên trong tổ; có thể bỏ phiếu thăm dò. Có như vậy mới chọn được người lãnh đạo tổ chuyên môn vừa là nhà quản lý vừa là chuyên gia giáo dục để lãnh đạo hoạt động tổ chuyên môn đi đúng quỹ đạo và đạt mục đích trong hoạt động chuyên môn.
- Việc sắp xếp tổ trưởng tổ chuyên môn Hiệu trưởng cố gắng tránh tình trạng một tổ có nhiều nhóm chuyên môn khác nhau, khó khăn cho việc điều hành hoạt động chuyên môn bởi đó là hoạt động đặc thù. Có như vậy thì sinh hoạt tổ chuyên môn mới có hiệu quả cao.
* Bước 3: Phân công chuyên môn
Đây là vấn đề khó khăn đang xẩy ra trong các nhà trường THPT hiện nay là có những giáo viên thì tập thể lớp, học sinh, phụ huynh nào cũng đề nghị được nhà trường bố trí giảng dạy nhưng đồng thời có những giáo viên lại
chưa có được sự tin tưởng đó. Vì vậy, việc phân công chuyên môn của Hiệu trưởng cần phải đảm bảo được yêu cầu sau:
- Căn cứ vào năng lực chuyên môn.
- Căn cứ vào tình hình cụ thể của tổ chuyên môn.
- Căn cứ vào yêu cầu, nguyện vọng của cá nhân giáo viên.
- Căn cứ vào mục tiêu đào tạo của nhà trường (học sinh khá, giỏi, lớp đấu cấp, cuối cấp...)
- Căn cứ vào nguyện vọng của học sinh và phụ huynh (yêu cầu thực tế), xuất phát từ nhu cầu của người học.
- Đảm bảo tính liên thông trong bố trí giáo viên giảng dạy từ lớp 10 đến lớp 12. Hạn chế tối đa việc xáo trộn làm khó khăn cho giáo viên trong việc nắm bắt tình hình học sinh và học sinh quen với phương pháp giảng dạy của giáo viên.
- Đảm bảo giáo viên dạy từ 2 khoá học sinh khác nhau trong nhà trường, có như vậy mới thuận tiện cho điều hành công việc chuyên môn.
- Đảm bảo tính công bằng về cường độ lao động đối với tất cả giáo viên, nhưng phải hợp lý theo quy định của nhà trường. Để đảm bảo được những yêu cầu trên, Hiệu trưởng không được áp đặt, cần phải phát huy cao độ tính dân chủ trong phân công chuyên môn. Trước hết, Hiệu trưởng thông qua tổ chuyên môn thống nhất phương án phân công chuyên môn của tổ và giao quyền cho tổ trưởng trong việc quản lý phân công chuyên môn. Sau đó tổ trưởng chuyên môn đưa ra phương án và tổ bàn bạc thống nhất và sắp xếp chuyên môn, rồi đưa lên ký duyệt với Hiệu trưởng để thực hiện.
* Bước 4: Xây dựng kế hoạch tổ và kế hoạch cá nhân
Sau khi thống nhất phân công tổ chuyên môn, các tổ trưởng chuyên môn xác định chỉ tiêu phấn đấu của tổ, của các cá nhân rồi xây dựng kế hoạch tổ chuyên môn. Kế hoạch hoạt động của tổ chuyên môn phải thể hiện những nội dung sau:
- Đặc điểm tình hình tổ khi bước vào năm học. - Công việc được giao.
- Phân công chuyên môn của tổ.
- Biện pháp và phương hướng hoạt động thể hiện cụ thể theo thời gian hàng tuần, hàng tháng đối với tổ chuyên môn.
- Chỉ tiêu phấn đấu, thực hiện quy chế chuyên môn của tổ. - Các chi tiêu phấn đấu:
+ Học sinh giỏi, khá, trung bình, yếu.
+ Tỷ lệ đậu Đại học, số học sinh đạt từ 27 điểm (3 môn thi ĐH) trở lên. + Số lượng và chất lượng thi chọn học sinh giỏi đối với tổ.
+ Số sáng kiến kinh nghiệm. + Số giờ giỏi, khá, trung bình.
+ Số giáo viên đạt danh hiệu giáo viên giỏi các cấp.
Đối với kế hoạch cá nhân thì cụ thể hoá chất lượng học sinh ở các lớp mình dạy.
Các chỉ tiêu khác như: Hoạt động tập thể, chủ nhiệm, hội họp.
Trong kế hoạch tổ và kế hoạch cá nhân còn thể hiện cụ thể: Hoạt động chuyên môn của tổ, sau khi thống nhất kế hoạch Hiệu trưởng ký duyệt với tổ trưởng và lưu hồ sơ quản lý năm học.
* Sau khi thống nhất được kế hoạch hoạt động tổ chuyên môn thì Hiệu trưởng uỷ quyền cho Phó Hiệu trưởng phụ trách chuyên môn theo dõi tiến trình thực hiện kế hoạch hoạt động của tổ. Để phát hiện các vấn đề và giải quyết các vấn đề một cách kịp thời và thường xuyên thông báo cho đội ngũ các tổ trưởng chuyên môn ở phiên họp tổ trưởng chuyên môn vào thứ 2 đầu tuần hoặc trong các buổi họp Hội đồng giáo viên hàng tháng.
Trong quản lý kế hoạch chuyên môn, Hiệu trưởng nhà trường cần nhận thức rõ được rằng quá trình quản lý chỉ đạo thực hiện kế hoạch chuyên môn là quá trình Ban giám hiệu phải kết hợp chặt chẽ và thông qua tổ, nhóm chuyên
môn nhằm biến sự quản lý chỉ đạo chuyên môn của Hiệu trưởng thành nề nếp thường xuyên của các tập thể chuyên môn mà người tổ trưởng là người được Hiệu trưởng uỷ quyền quản lý, kế hoạch hoạt động chuyên môn của tổ và cá nhân để từ đó thông tin ngược lên Ban giám hiệu theo dõi tình hình. Có như vậy thì vai trò quản lý chuyên môn của người tổ trưởng trong các nhà trường phổ thông mới phát huy, mới chủ động trong việc quản lý của mình. Tránh tình trạng tổ trưởng tổ chuyên môn chỉ làm nhiệm vụ thông báo các quyết định của Hiệu trưởng với giáo viên. Hiệu trưởng nhà trường phải đặt tổ trưởng chuyên môn vào vị trí của người quản lý trường học thật sự vì họ là người trực tiếp tác động đến giáo viên và học sinh, có tác dụng to lớn trong việc nâng cao chất lượng tổ chuyên môn, biến khả năng chuyên môn của tổ thành hiện thực, từ đó nâng cao chất lượng dạy học của tổ. Nhà giáo dục học thiên tài A.X.Macorenco đã khẳng định: “Sự thống nhất của tập thể sư phạm là điều quyết định hoàn toàn và một giáo viên trẻ nhất thiếu kinh nghiệm nhất ở một tập thể thống nhất và gắn bó, đứng đầu bởi một nhà lãnh đạo - người thợ cả giỏi sẽ làm được nhiều hơn một giáo viên tài năng và giàu kinh nghiệm đi bao nhiêu chăng nữa mà lại đi ngược chiều với tập thể sư phạm”
[22].
* Quản lý kế hoạch hoạt động tổ chuyên môn của Hiệu trưởng được cụ thể hoá bằng thời khoá biểu của nhà trường. Thời khoá biểu giảng dạy của nhà trường chính là biểu tượng về thực hiện và quản lý kế hoạch hoạt động chuyên môn của Hiệu trưởng trong nhà trường. Nhìn vào khoá biểu của nhà trường, có thể đánh giá được việc quản lý chuyên môn của Hiệu trưởng trong nhà trường. Hiện nay, việc sắp xếp thời khóa biểu cho phù hợp là vấn đề khá phức tạp, khó khăn. Vì vậy, sau khi thống nhất kế hoạch chuyên môn, Hiệu trưởng chỉ đạo Phó Hiệu trưởng chuyên môn sắp xếp thời khóa biểu đảm bảo được yêu cầu tối thiểu sau đây:
- Đảm bảo tính khoa học và sư phạm thể hiện ở chổ đáp ứng được đầy đủ nguyện vọng của hầu hết các thầy, cô giáo trong trường; đảm bảo cho người dạy vừa có thời gian soạn giảng hợp lý vừa có thời gian giảng dạy phù hợp.
- Thời khoá biểu phải đảm bảo đủ số giờ của giáo viên trên lớp theo phân phối chương trình không thừa, không thiếu.
- Thời lượng giảng dạy của giáo viên trong một buổi học không quá 4 tiết và không ít hơn 2 tiết dạy. Các tiết dạy không cách khoảng quá xa.
- Thời lượng dạy trên 1 lớp không quá 2 tiết đối với giáo viên có số giờ từ 3 tiết trong 1 tuần; 2 tiết đó phải liền kề nhau. Trong thời khoá biểu phải xen kẽ các tiết tự nhiên với xã hội để học sinh tiếp thu bài được thoải mái, thuận lơi.
- Nếu nhà trường dạy 2 ca sáng - chiều, thời khoá biểu phải đảm bảo giáo viên có tiết 5 sáng thì không có tiết 1 chiều.
- Phân bố thời khoá biểu để các tổ trưởng chuyên môn có thời gian sinh hoạt tổ trưởng, mỗi tổ chuyên môn có 1 buổi sinh hoạt tổ hợp lý.
- Thời khoá biểu sắp xếp để các giáo viên có điều kiện tham gia bồi dưỡng học sinh giỏi, khá và phụ đạo học sinh yếu – kém.
- Giáo viên có con nhỏ dưới 12 tháng tuổi không bố trí tiết 1 và tiết 5. Việc sắp xếp thời khoá biểu phù hợp là vấn đề rất quan trọng trong các nhà trường phổ thông hiện nay. Việc đó có thể làm được nếu Hiệu trưởng nhà trường quan tâm chỉ đạo chặt chẽ và phải thấy rõ được tầm quan trọng của thời khoá biểu trong hoạt động chuyên môn của nhà trường. Thời khoá biểu phải đảm bảo tính ổn định, ít xáo trộn; nếu có sự thay đổi phải thông báo đến