doanh trong doanh nghiệp
Bước 1: Lập kế hoạch phân tích
kinh doanh của doanh nghiệp phụ thuộc vào mục đích cụ thể của từng đối tượng sử dụng thông tin để chi tiết các chỉ tiêu phân tích liên quan cụ thể [11].
+ Đối với nhà quản trị doanh nghiệp cần thơng tin để đánh giá tình trạng tài chính của doanh nghiệp, thực hiện cân bằng tài chính, khả năng thanh tốn, khả năng sinh lợi, tình hình rủi ro về tài chính và dự đốn tình hình tài chính để đưa ra những quyết định hợp lý. Do đó mục tiêu là kinh doanh có lãi và thanh tốn được nợ.
+ Đối với các nhà cho vay, mối quan tâm hàng đầu của họ hướng chủ yếu vào khả năng trả nợ của doanh nghiệp và thu nhập của họ chính là khả năng trả lãi tiền vay của doanh nghiệp. Do đó, mục tiêu phân tích hướng tới khả năng hồn trả nợ của doanh nghiệp. Đặc biệt họ chú ý đến số lượng tiền và tài sản có khả năng chuyển đổi thành tiền nhanh. từ đó so sánh với số nợ ngắn hạn để biết được khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các chủ nợ thường quan tâm đến tỷ suất tự tài trợ ( Nguồn vốn chủ sở hữu/ Tổng tài sản). Tỷ suất này càng cao thì khoản vốn chủ sở hữu càng lớn và đó là khoản bảo hiểm cho họ trong trường hợp rủi ro. Bởi vậy mục tiêu phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cần đi sâu phân tích khả năng thanh tốn và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Đối với nhà đầu tư, các cổ đông tương lai mối quan tâm hàng đầu trong kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là hoạt động tài chính của doanh nghiệp, như rủi ro tài chính, thời gian hồn vốn, mức sinh lãi khả năng thanh tốn. Chỉ tiêu cần quan tâm là tiềm năng hoạt động và mức lợi nhuận sẽ thu được.
+ Đối với nhà cung cấp họ cần thơng tin để quyết định có tiếp tục cung cấp hàng hóa cho doanh nghiệp căn cứ vào khả năng thanh toán hiện tại và tương lai của doanh nghiệp.
+ Đối với cơ quan quản lý cấp trên như các cơ quan tài chính, cơ quan thuế, cơ quan thống kê, các cơ quan chủ quản... các chỉ tiêu về kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là thông tin đánh giá thực trạng tài chính và kết quả kinh doanh liên quan đến quyền lợi và trách nhiệm của các đối tượng trên.
+ Đối với người lao động trong doanh nghiệp họ cần thơng tin về tình hình ổn định và phát triển của doanh nghiệp, về thu nhập, giúp họ ổn định cơng việc tích cực lao động tăng năng suất lao động, góp phần phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Mục tiêu cơ bản của phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp là cung cấp những thông tin cần thiết cho từng đối tượng cụ thể. Để đánh giá được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, có các quyết định lựa chọn các phương án kinh tế tối ưu [11].
- Xây dựng chương trình phân tích.
Xây dựng chương trình phân tích là cơng việc đầu tiên của tổ chức cơng tác phân tích. Bởi vậy, chương trình phân tích được xây dựng càng tỉ mỉ và càng chi tiết bao nhiêu thì chất lượng phân tích càng cao bấy nhiêu. Khi xây dựng chương trình phân tích cần nêu rõ những vấn đề cơ bản sau [11]:
+ Xác định rõ mục tiêu phân tích; cung cấp những thơng tin gì, cho những đối tượng sử dụng thông tin nào cần phải được đề cập một cách cụ thể và chi tiết.
+ Xác định rõ nội dung phân tích để làm cơ sở xây dựng đề cương phân tích. + Phạm vi phân tích.
+ Thời gian ấn định trong chương trình phân tích. + Sưu tầm và kiểm tra tài liệu.
+ Xây dựng hệ thống chỉ tiêu phân tích.
+ Lựa chọn hệ thống phương pháp phân tích thích hợp
+ Lựa chọn cách kêt hợp với các loại hình phân tích phù hợp với nội dung và mục tiêu đã được đề ra.
+ Tổ chức lực lượng cán bộ và phương tiện thực hiện mục tiêu phân tích đã được trình bày trong chương trình phân tích.
+ Phân cơng rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân tham gia trực tiếp, phục vụ, cùng các điều kiện hiện có.
+ Cần xác định rõ tiến độ phân tích và hồn thành việc phân tích trong thời gian cần hồn thành các bước trong quy trình phân tích.
+ Tổ chức các hội nghị trong q trình phân tích nhằm thu được các ý kiến đánh giá đúng thực trạng và phát triển đầy đủ tiềm năng, hạn chế tối đa các yếu kém để đưa ra các quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh tiếp theo của doanh nghiệp đạt mức tăng trưởng cao.
+ Hồn thành cơng việc phân tích được thể hiện ở việc hồn thành báo cáo kết quả phân tích.
Bước 2: Tiến hành phân tích
- Sưu tầm và xử lý số liệu.
Phân tích tài chính khơng phải là chỉ giới hạn những tài liệu thu thập được từ tất cả các báo cáo tài chính, mà cần phải thu thập đầy đủ những thơng tin liên quan đến tình hình tài chính doanh nghiệp, như; các thông tin chung về giá cả thị trường, tiền tệ, thuế, các thông tin kinh tế ngành, về phương hướng về kinh tế của doanh nghiệp. Những thông tin liên quan đến doanh nghiệp rất phong phú và đa dạng, ngồi báo cáo tài chính , cịn phải thu thập các số liệu đến báo cáo kế toán quản trị, ngồi các tiêu chí tổng hợp cần phải thu thập các chỉ tiêu chi tiết... Có như vậy mới cung cấp đầy đủ các thơng tin hữu ích cho các đối tượng sử dụng [11].
Để đảm bảo đath được hiệu quả cao trong phân tích hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, việc thu thập và xử lý số liệu phải đạt được đầy đủ ba yêu cầu: chính xác, đầy đủ và khách quan
Tài liệu thu thập để phân tích gồm: tất cả các số liệu trên hệ thống báo cáo tài chính ( bảng cân đối kế tốn, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính...)
Số liệu về quy mơ vốn của doanh nghiệp có thể chi tiết cho từng loại tài sản từng nguồn hình thành làm căn cứ để phân tích sự biến động về quy mơ, cơ cấu tài sản, nguồn hình thành tài sản, hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp...
Các số liệu báo cáo không chỉ thu thập ở kỳ thực tế, mà còn thu thập ở kỳ kế hoạch hoặc các kỳ kinh doanh trước. Chất lượng phân tích phụ thuộc nhiều vào chất lượng tài liệu thu thập được. Vì vậy sau khi thu thập tài liệu cần phải kiểm tra độ tin cậy của những số liệu. Việc kiểm tra cần tiền hành trên nhiều mặt.
+ Tính hợp pháp của tài liệu: trình tự lập có đúng với quy định ban hành thống nhất hay khơng, người lập báo cáo có đủ trình độ chun mơn và đạo đức nghề nghiệp hay khơng và phải có đầy đủ chữ ký và đóng dấu của cấp thẩm quyền phê duyệt.
+ Nội dung và phương pháp tính các chỉ tiêu có đảm bảo được đầy đủ sự thống nhất hay khơng.
+ Tính chính xác của việc tính và ghi các con số trên bảng biểu cần được kiểm tra tính tốn lại đảm bảo tính chính xác hợp logic và có ghi đúng dịng cột của biểu mẫu hay không.
+ Cách đánh giá đối với chỉ tiêu giá trị.
Phạm vi kiểm tra không chỉ giới hạn ở các tài liệu trực tiếp làm căn cứ phân tích mà cả các tài liệu khác có liên quan. Đặc biệt là các chứng từ gốc, căn cứ pháp lý của những nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Giai đoạn tiếp của quá trình thu thập và kiểm tra thông tin là xử lý các thông tin đã thu thập. Xử lý thơng tin là q trình sắp xếp các thơng tin thu thập được theo những mục nhất định, nhằm tính tốn, so sánh, giải thích, đánh giá và xác định những nguyên nhân ảnh hưởng đến q trình hoạt động tài chính của doanh nghiệp, phục vụ cho việc ra các quyết định cho các hoạt động sản xuất kinh doanh tiếp theo. Đồng thời, cũng là những căn cứ quan trọng phục vụ việc dự báo, dự đốn tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai.
Tùy theo mục đích phân tích cụ thể có thể, lựa chọn những thơng tin khác nhau. Tùy theo các loại thơng tin khác nhau, có thể lựa chọn và vận dụng các phương pháp xử lý thông tin khác nhau, nhằm tạo ra những thơng tin kế tốn phù hợp với việc đánh giá thực trạng hoạt động tài chính của doanh nghiệp trong từng thời kỳ, đáp ứng cho mọi đối tượng sử dụng thơng tin [11].
- Tính tốn phân tích và dự đốn
Sau khi đã thu thập được đầy đủ những tài liệu cần thiết, vận dụng các phương pháp phân tích phù hợp, cần xác định hệ thống chỉ tiêu phân tích. Bởi vì, các chỉ tiêu là sự biểu hiện bằng các con số của quá trình và kết quả hoạt động trong
sự thống nhất giữa mặt lượng và mặt chất. các chỉ tiêu tính ra có thể là số tuyệt đối, số tương đối, số bình quân... Các chỉ tiêu này, có thể phản ánh khái qt tình hình tài chính của doanh nghiệp, hoặc các chỉ tiêu phản ánh nguồn vốn và chính sách huy động vốn, các chỉ tiêu phản ánh tình hình và khả năng thanh tốn của doanh nghiệp, các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sản xuất kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn sản xuất, các chỉ tiêu phản ánh tình hình đầu tư của doanh nghiệp... hoặc có thể tính ra các chỉ tiêu tổng hợp các chỉ tiêu chi tiết. Các chỉ tiêu này có thể so sánh với kế hoạch, các kỳ kinh doanh trước, hoặc với các tiêu chuẩn định mức trong ngành, thậm chí so sánh với với tiêu chuẩn định mức ở một số quốc gia tiên tiến trên thế giới. Tính chính xác của việc tính tốn các chỉ tiêu mang tính chất quyết định đến chất lượng của cơng tác phân tích. Bởi vậy khi tính tốn xong các chỉ tiêu, cần phải tiến hành kiểm tra lại số liệu [11].
Các chỉ tiêu trên có thể được trình bày dưới dạng biễu mẫu, biểu đồ, đồ thị, hoặc có thể bằng các phương trình kinh tế. Qua đó có thể vận dụng các phương pháp thích hợp giúp cho việc đánh giá sâu sắc thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời cũng là cơ sở để dự báo, dự đoán xu thế phát triển của doanh nghiệp.
Trên cơ sở xác định sự ảnh hưởng và mức độ ảnh hưởng của từng chỉ tiêu nhân tố đến chỉ tiêu phân tích, cần xác định rõ những nguyên nhân và chỉ ra nguyên nhân chủ yếu, nguyên nhân thứ yếu, nguyên nhân tổng quát, nguyên nhân cụ thể, nguyên nhân khách quan, nguyên nhân chủ quan, nhân tố số lượng, nhân tố chất lượng, nhân tố tích cực, nhân tố tiêu cực... Đây chính là những căn cứ quan trọng để đề xuất những kiến nghị và giải pháp.
Một trong những mục tiêu cơ bản của phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là dự đoán xu thế phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Dự đốn có thể căn cứ vào mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp, chẳng hạn muốn tăng tổng lợi nhuận cần phải tăng doanh thu, muốn tăng tổng doanh thu phải tăng vốn, muốn tăng vốn phải dự đoán về nhu cầu vốn, thị trường vốn của doanh nghiệp trong tương lai. Để tiến hành dự đốn, có thể áp dụng nhiều phương
pháp như: dãy số biến động theo thời gian, phươn pháp nội suy, phương pháp tương quan hồi quy bội.. ngoài ra phải phân tích các yếu tố khác như: giá cả, thị trường, quan hệ cung cầu về sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp trên thị trường.
- Tổng hợp kết quả, rút ra nhận xét.
Cuối giai đoạn của q trình phân tích cần tổng hợp kết quả lại để đánh giá chung toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp hoặc phản ánh theo mục tiêu và nội dung phân tích đã được đề ra trong chương trình phân tích.
Trên cơ sở tổng hợp những kết quả đã phân tích cần rút ra những nhận xét, những đánh giá, những ưu điểm và những tồn tại, những thành tích đã đạt được, những yếu kém cần khắc phục trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp [11].
Bước 3: Hồn thành cơng việc phân tích.
- Lập báo cáo phân tích.
Sản phẩm cuối cùng của q trình phân tích là báo cáo kết quả phân tích. Báo cáo kết quả phân tích là bản tổng hợp những đánh giá cơ bản cùng những tài liệu chọn lọc để minh họa rút ra từ q trình phân tích. Việc đánh giá cùng những số liệu minh họa cần nêu rõ thực trạng và tiềm năng cần khai thác. Từ đó nêu rõ phương hướng và biện pháp phấn đấu trong kỳ kinh doanh tới.
Cuối mỗi bản báo cáo phân tích cần đề xuất những kiến nghị và chỉ kiến nghị những vấn đề liên quan đến quan đến việc phân tích. Những kiến nghị đề xuất phải rõ ràng, thiết thực và rất cụ thể kèm theo các điều kiện thực hiện để các kiến nghị đó có thể thực hiện được, góp phần thúc đẩy q trình phát triển sản xuất kinh doanh cũng như thúc đẩy tốc độ tăng trưởng kinh tế của doanh nghiệp [11].
Báo cáo phân tích cần được trình bày trong hội nghị phân tích để thu thập ý kiến đóng góp và thảo luận các phương hướng, biện pháp đã nêu trong báo cáo phân tích tồn doanh nghiệp.
- Hồn thiện hồ sơ phân tích
Sau khi hồn thiện báo cáo phân tích một mặt cần cung cấp những thơng tin cho đối tượng sử dụng. Mặt khác, phải hồn thiện hồ sơ phân tích để đưa vào lưu trữ. Hồ sơ phân tích thường bao gồm [11]:
+ Bản báo cáo phân tích: đây là kết quả cuối cùng của q trình phân tích, ngồi việc cung cấp thơng tin cần được lưu trữ lại để phục vụ cho các kỳ phân tích sau hoặc làm căn cứ để dự báo, dự đốn hệ thống báo cáo tài chính cho những năm tiếp theo hoặc là cơ sở để xây dựng các phương án, kế hoạch kinh tế tài chính doanh nghiệp trong những năm tới.
+Hệ thống báo cáo tài chính cần được lưu trữ, làm cơ sở để kiểm tra lại phịng khi có bất trắc xảy ra.
+ Các tài liệu thu thập được qua hệ thống báo cáo tài chính của những năm trước đây, hệ thống thông tin về kinh tế - kỹ thuật - tài chính của doanh nghiệp theo kế hoạch cũng phải được hoàn thiện để lưu giữ lại.
+ Những báo cáo của cấp bộ Đảng, chính quyền, các đồn thể đã thu thập được cũng phải lưu trữ cẩn thận.