- D ch v khỏch h ng: nhúm gia od ch – ngõn qu ch n mu 850 ơ
CỔPHẦN ÁCHÂU
3.2.3. Xõy dựng hệ thống phương phỏp kiểm toỏn nội bộ
Việc lựa chọn phương phỏp kiểm toỏn tựy thuộc vào phương thức tiến hành kiểm toỏn: theo phương thức tiến hành một cuộc KTNB riờng biệt hay theo phương thức kiểm toỏn liờn kết, kiểm toỏn tuõn thủ đồng thời kết hợp kiểm toỏn thụng tin bỏo cỏo tài chớnh hoặc kiểm toỏn hoạt động. Đối với cuộc kiểm toỏn tuõn thủ cỏc thủ tục kiểm toỏn sẽ được thiết kế chủ yếu dưới dạng thử nghiệm kiểm soỏt kết hợp với cỏc thử nghiệm cơ bản, thực hiện bổ sung cỏc thủ tục phõn tớch. Đối với loại hỡnh kiểm toỏn thụng tin bỏo cỏo tài chớnh thỡ phương phỏp chủ yếu lại là cỏc thủ tục phõn tớch kết hợp với cỏc thử nghiệm cơ bản, thực hiện bổ sung cỏc thử nghiệm kiểm soỏt. Cỏc thủ tục và phương phỏp kiểm toỏn chi tiết như sau:
Một là, thử nghiệm kiểm soỏt
Đõy là phương phỏp tiếp cận dựa trờn hệ thống, đảm bảo hệ thống kiểm soỏt nội bộ hoạt động cú hiệu quả. Cỏc bằng chứng kiểm toỏn phải chứng minh được sự hiện hữu và vận hành hữu hiệu của hệ thống KSNB. Đối với cỏc hoạt động nghiệp vụ của ACB đều cú cỏc cỏc quy trỡnh, hướng dẫn cụng
việc quy định rừ ràng, chặt chẽ cỏc bước thực hiện quy trỡnh, cỏc chốt kiểm soỏt cần thiết lập trong khi thực hiện quy trỡnh. Việc ghi lại quy trỡnh nghiệp vụ chỉ thực hiện đối với cỏc đối tượng được kiểm toỏn lần đầu, hoặc cỏc đối tượng đó được kiểm toỏn trước đú nhưng cú nhiều sự thay đổi lớn trong hệ thống KSNB.
Cỏc KTV mụ tả hệ thống kiểm soỏt thụng qua việc vẽ cỏc lưu đồ, trả lời cỏc cõu hỏi về hệ thống KSNB và cỏc bảng tường thuật.
Lưu đồ là hỡnh vẽ thể hiện sự vận hành của hệ thống KSNB, giỳp KTV dễ dàng nhận xột về hoạt động kiểm soỏt cỏc nghiệp vụ và cỏc thủ tục kiểm soỏt cần bổ sung. Đi kốm với lưu đồ là bảng tường thuật về thủ tục kiểm soỏt liờn quan.
Bộ phận KTNB cú thể xõy dựng sẵn bảng cõu hỏi về cỏc chốt kiểm soỏt trong cỏc hoạt động nghiệp vụ của Ngõn hàng để xỏc định chốt kiểm soỏt được thiết lập và hoạt động hiệu quả. Bảng cõu hỏi được thiết kế dưới dạng cú, khụng, nhõn viờn KTNB thụng qua việc quan sỏt quỏ trỡnh thực hiện cỏc chốt kiểm soỏt, phỏng vấn nhõn viờn nghiệp vụ và điền cỏc cõu trả lời. Cõu trả lời khụng được nhận định là thiếu sự hiện hữu của chốt kiểm soỏt đú hoặc chốt kiểm soỏt đú vận hành khụng hữu hiệu.
Vớ dụ, KTV cú thể thiết kế bảng cõu hỏi và đỏnh giỏ cỏc thủ tục kiểm soỏt nhằm xỏc định mức rủi ro kiểm soỏt – tỷ lệ nghịch với mức độ tin cậy vào thủ tục KSNB đối với hệ thống KSNB trong mụi trường tin học. Bảng đỏnh giỏ được thiết kế như Bảng 3.1:
Bảng 3.1: Mẫu đỏnh giỏ tớnh hiệu lực của hệ thống kiểm soỏt nội bộ trong mụi trường tin học
ST
T Mụ tả Cú Khụng
Nhận xột
văn bản) về hệ thống bảo vệ thụng tin mỏy tớnh khụng? 2 Cú thủ tục kiểm soỏt vật chất thớch hợp nhằm hạn chế nhõn viờn tiếp cận phũng IT khụng? 3 Cỏc lập trỡnh viờn cú bị hạn chế truy cập vào những chương trỡnh ứng dụng, ngụn ngữ điều khiển cụng việc và cỏc tập tin sử dụng hiệu quả khụng?
…. ….
Sau khi thực hiện cỏc thủ tục kiểm soỏt, nhõn viờn KTNB trỡnh bày kết quả đỏnh giỏ hệ thống KSNB nhằm xỏc định mức rủi ro kiểm soỏt, mức rủi ro này tỷ lệ nghịch với mức độ tin cậy vào thủ tục KSNB. Bảng đỏnh giỏ này cú thể được thiết kế như sau:
Bảng 3.2: Mẫu xỏc định mức tin cậy của hệ thống kiểm soỏt nội bộ trong mụi trường tin học
Hệ thống kiểm soỏt Mức độ tin cậy
Thấp Trung bỡnh Cao
Trang bị phũng tin học Nhõn sự phũng tin học ……
Hai là, thủ tục phõn tớch
Thủ tục phõn tớch cú thể được ỏp dụng ngay từ quỏ trỡnh lập kế hoạch kiểm toỏn để tỡm hiểu tỡnh hỡnh kinh doanh của đơn vị được kiểm toỏn và xỏc
định vựng rủi ro. Trong quỏ trỡnh kiểm toỏn, nhằm giảm bớt cỏc rủi ro phỏt hiện liờn quan đến cơ sở dẫn liệu, KTV thực hiện quy trỡnh phõn tớch kết hợp với thủ tục kiểm tra chi tiết. KTV thực hiện xem xột cỏc số liệu, thụng tin của đơn vị thụng qua việc so sỏnh và nghiờn cứu mối quan hệ giữa cỏc thụng tin như: giữa cỏc thụng tin trong kỳ này với thụng tin tương ứng của kỳ trước; giữa số liệu thực tế và số liệu kế hoạch, dự toỏn.
Điển hỡnh của phương phỏp phõn tớch là ỏp dụng phương phỏp hệ thống đỏnh điểm (CAMELS) để đỏnh giỏ hoạt động của ngõn hàng. Nội dung của phương phỏp này là thực hiện so sỏnh cỏc chỉ số tài chớnh từ bỏo cỏo của ngõn hàng thương mại với chỉ số quy định trong Luật cỏc tổ chức tớn dụng, trong cỏc quy chế, chế độ mà Thống đốc NHNN đó ban hành. Cỏc chỉ số này bao gồm : mức độ thỏa đỏng về vốn, chất lượng tài sản, chất lượng quản lý, thành tớch trong lợi nhuận, tỡnh trạng thanh khoản và độ nhạy cảm với rủi ro thị trường. Phương phỏp này được ỏp dụng nhằm phỏt hiện những bất lợi trờn cơ sở đú kiến nghị Ban lónh đạo cú biện phỏp khắc phục.
Vớ dụ, trong kiểm toỏn hoạt động tớn dụng, nhõn viờn KTNB sẽ tiến hành phõn tớch, so sỏnh dư nợ tớn dụng của năm nay so với những năm trước của đơn vị được kiểm toỏn. Nếu thấy dư nợ năm nay cao đột biến thỡ khi thực hiện kiểm toỏn, KTV nội bộ sẽ tập trung vào cỏc khỏch hàng mới phỏt sinh dư nợ hoặc những khỏch hàng cũ cú dư nợ tăng nhiều trong năm nay. Hoặc khi kiểm toỏn nghiệp vụ huy động vốn, thủ tục phõn tớch cũng được sử dụng để so sỏnh thực tế huy động vốn tại đơn vị được kiểm toỏn với chỉ tiờu được giao, từ đú phõn tớch nguyờn nhõn khụng đạt chỉ tiờu, hoàn thành hay hoàn thành vượt mức.
Ba là, thử nghiệm hệ thống và thu thập bằng chứng kiểm toỏn
Sau khi ghi lại hệ thống kiểm soỏt tại đối tượng được kiểm toỏn, KTV tiến hành thực nghiệm bằng cỏch kiểm tra trực tiếp hồ sơ, sổ sỏch và thu thập bằng chứng kiểm toỏn.
Phương phỏp lựa chọn cỏc phần tử thử nghiệm: Khi thiết kế cỏc thủ tục
kiểm toỏn KTV phải xỏc định cỏc phương phỏp thớch hợp để lựa chọn cỏc phần tử kiểm tra. Cỏc phương phỏp cú thể được lựa chọn là:
Chọn toàn bộ (kiểm tra 100%). Kiểm tra toàn bộ cú thể thớch hợp trong cỏc trường hợp sau: tổng thể cú ớt phần tử nhưng giỏ trị của cỏc phần tử lớn; khi rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soỏt đều rất cao và cỏc phương phỏp khỏc khụng thể cung cấp bằng chứng đầy đủ và thớch hợp; khi cỏc quy trỡnh tớnh toỏn được thực hiện bởi hệ thống thụng tin mỏy tớnh nờn dự kiểm tra 100% vẫn cú hiệu quả về mặt chi phớ.
Lựa chọn cỏc phần tử đặc biệt: cỏc phần tử cú giỏ trị lớn hoặc quan trọng; tất cả cỏc phần tử cú giỏ trị từ một số tiền nào đú trở lờn; cỏc phần tử thớch hợp cho mục đớch thu thập thụng tin; cỏc phần tử thớch hợp cho mục đớch kiểm tra cỏc thủ tục.
Lấy mẫu kiểm toỏn: Khi lựa chọn phương phỏp lấy mẫu KTV cần chỳ ý cỏc vấn đề thiết kế mẫu phự hợp, xỏc định cỡ mẫu dựa trờn rủi ro chấp nhận được. KTV lựa chọn cỏc phần tử của mẫu sao cho tất cả cỏc đơn vị lấy mẫu trong tổng thể đều cú cơ hội được chọn, xem xột bản chất và nguyờn nhõn của sai sút được phỏt hiện, cũng như ảnh hưởng cú thể cú của nú đối với từng mục tiờu kiểm toỏn cụ thể và những phần việc khỏc nhau của kiểm toỏn. Sau đú KTV đỏnh giỏ kết quả mẫu để kết luận xem cỏc kết luận ban đầu về tớnh chất của tổng thể là đỳng hay cần phải điều chỉnh phự hợp.
Thu thập bằng chứng kiểm toỏn
Bằng chứng kiểm toỏn phải đạt được những yờu cầu nhất định về mặt chất lượng và số lượng: về mặt chất lượng yờu cầu bằng chứng phải thớch hợp và đỏng tin cậy; về mặt số lượng yờu cầu bằng chứng phải đầy đủ. Đầy đủ về cỡ mẫu mà KTV chọn để kiểm toỏn và thời gian thực hiện cỏc thủ tục kiểm toỏn.
phỏp cung cấp những loại bằng chứng khỏc nhau với độ tin cậy khỏc nhau và từng phương phỏp cú ưu nhược điểm riờng. Do đú, KTV cần phối hợp sử dụng nhiều phương phỏp để đạt được cỏc mục tiờu kiểm toỏn. Sau đõy là một số phương phỏp thường được ỏp dụng:
Thứ nhất, phương phỏp kiểm tra, đối chiếu: KTV nội bộ tiến hàng kiểm
tra vật chất, kiểm kờ hoặc tham gia kiểm kờ tài sản thực tế; hoặc kiểm tra tài liệu, xem xột đối chiếu cỏc tài liệu, sổ sỏch, chứng từ cú liờn quan;
Thứ hai, phương phỏp quan sỏt: thủ tục này cần phải đi kốm với cỏc thủ
tục khỏc vỡ nú đưa ra bằng chứng về cỏch thức thực hiện cụng việc tại thời điểm quan sỏt;
Thứ ba, phương phỏp thẩm tra và xỏc nhận: cỏc bằng chứng thu thập được sẽ
cú độ tin cậy rất cao khi thụng tin được xỏc nhận theo yờu cầu của KTV nội bộ;
Thứ tư, phương phỏp phỏng vấn: để đạt được kết quả tốt, KTV nội bộ
cần nghiờn cứu trước về cỏc nội dung cần trao đổi, lựa chọn cỏc cõu hỏi, cú thỏi độ hoà nhó. Đặc biệt là chỳ ý đến tớnh khỏch quan và sự hiểu biết của người được phỏng vấn.
Thứ năm, phương phỏp tớnh toỏn: KTV nội bộ kiểm tra tớnh chớnh xỏc
về mặt số học của số liệu trờn chứng từ, sổ kế toỏn, bỏo cỏo tài chớnh và cỏc tài liệu cú liờn quan khỏc hay việc thực hiện cỏc tớnh toỏn độc lập của KTV.
Mỗi phương phỏp kiểm toỏn giỳp cho KTV nội bộ thu thập những bằng chứng kiểm toỏn khỏc nhau với độ tin cậy khỏc nhau.
Vớ dụ, khi kiểm toỏn nghiệp vụ giao dịch cú thể thiết kế cỏc thủ tục kiểm tra chi tiết như sau:
Mục tiờu kiểm toỏn nghiệp vụ giao dịch: nhằm đảm bảo hoạt động nghiệp vụ giao dịch thực hiện đỳng theo qui định của phỏp luật, NHNN và của ACB. Đảm bảo số liệu được phản ỏnh đầy đủ, chớnh xỏc, kịp thời cỏc rủi ro tiềm ẩn, cỏc khõu hoạt động kộm hiệu quả từ đú đưa ra đề xuất cải thiện hiệu quả hoạt động kinh
doanh. Thủ tục kiểm tra chi tiết cú thể được thiết kế như trong bảng 3.3:
Bảng 3.3: Thủ tục kiểm tra chi tiết
Thủ tục kiểm toỏn Phương phỏp ỏp dụng Tham chiếu
1. Kiểm tra tớnh phỏp lý của một bộ hồ sơ đầu tư vàng
- Chọn mẫu hồ sơ đầu tư theo từng nhúm khỏch hàng, hạn mức giải ngõn.
- Qui chế giao dịch của NHNN
- Qui trỡnh mở tài khoản của ACB
2. Kiểm tra việc tớnh lói dự chi: tớnh đỳng lói
- Chọn mẫu một số chứng từ giao dịch đầu tư vàng, thực hiện tớnh lại lói
- Biếu lói suất tương ứng từng thời kỳ
3. Kiểm tra qui trỡnh thực hiện nhập lệnh
- Quan sỏt, phỏng vấn nhõn viờn nhập lệnh - Chọn mẫu chứng từ giao dịch
- Qui trỡnh thực hiện giao dịch do ACB ban hành
.... ... ...
Vớ dụ, đối với kiểm tra cỏc hồ sơ vay bất động sản, KTV nội bộ cú thể phõn tầng theo giỏ trị giải ngõn hoặc theo dư nợ:
Cỏc hồ sơ cú dư nợ trờn 10 tỷ đồng: kiểm tra toàn bộ;
Cỏc hồ sơ cú dư nợ trờn 5 tỷ đồng: kiểm tra chọn mẫu 80%; Cỏc hồ sơ cú dư nợ trờn 2 tỷ đồng: kiểm tra chọn mẫu 50%; Cỏc hồ sơ cú dư nợ trờn 500 triệu đồng: kiểm tra chọn mẫu 20%;
Tuy nhiờn, để phỏt hiện ra cỏc gian lận thỡ cũng cần cú phương phỏp cho một cuộc kiểm toỏn đặc biệt. Phần lớn dấu hiệu của cỏc gian lận này được phỏt hiện thụng qua cỏc thủ tục phõn tớch và qua cỏc trắc nghiệm cơ bản.
Phõn tớch, đỏnh giỏ tổng quỏt
Sau khi đó kiểm thực và thu thập bằng chứng kiểm toỏn, KTV nội bộ phải đỏnh giỏ tổng quỏt cỏc kết quả thu thập được. Cụng việc này nhằm rà soỏt lại toàn bộ quỏ trỡnh kiểm toỏn, kết quả thu được và cõn nhắc cỏc cơ sở để đưa ra ý kiến về bỏo cỏo kiểm toỏn. Để đạt được mục đớch này, KTV nội bộ thường thực hiện như sau:
Phõn tớch: nhằm đỏnh giỏ tớnh đồng bộ và xỏc thực của cỏc thụng tin thu
thập được. Mọi diễn biến bất thường của cỏc thụng tin thu thập được so với số liệu của đơn vị, số liệu năm trước, số liệu kế họach, đều cần được giải thớch thấu đỏo. Thủ tục này giỳp KTV nội bộ xỏc định được những bộ phận cần phải thu thập thờm bằng chứng để làm vững chắc thờm ý kiến của mỡnh.
Đỏnh giỏ lại rủi ro của đối tượng được kiểm toỏn: Khi lựa chọn đối
tượng kiểm toỏn, KTV nội bộ căn cứ trờn sự đỏnh giỏ rủi ro của cỏc đối tượng kiểm toỏn để sắp xếp thứ tự ưu tiờn. Cỏc đối tượng kiểm toỏn cú mức rủi ro cao hơn sẽ được kiểm toỏn trước. Tuy nhiờn, đú là mức rủi ro đỏnh giỏ trờn những thụng tin hạn chế mà KTV nội bộ cú được. Do đú, sau khi tỡm hiểu và thu thập bằng chứng, KTV nội bộ phải đỏnh giỏ lại mức độ rủi ro trong hệ thống KSNB tại đối tượng được kiểm toỏn.
Đỏnh giỏ sự đầy đủ của bằng chứng: KTV nội bộ cần kiểm tra lại
chương trỡnh kiểm toỏn để đảm bảo rằng mọi cụng việc đó được hoàn thành đỳng đắn và hồ sơ kiểm toỏn đó được lập đầy đủ.