d. Kiểm soát chi thường xuyên đối với các khoản chi khác: các khoản chi này không nằm trong 3 nội dung chi trên Kho bạc Lai Châu thực hiện kiếm soát đố
2.4.2 Thực trạng thực hiện quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN cấp tỉnh qua KBNN Lai Châu
Theo quy định, tất cả các khoản chi NSNN phải được kiểm tra, kiểm soát trước, trong và sau qúa trình cấp phát, thanh toán. Các khoản chi phải có trong dự toán NSNN được duyệt, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước quy định và được thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách chuẩn chi. Căn cứ hồ sơ của đơn vị sử dụng ngân sách gửi đến, KBNN kiểm soát theo quy trình, làm thủ tục tạm ứng hoặc thanh toán cho đơn vị thụ hưởng theo yêu cầu của người chuẩn chi. Vì vậy, quy trình kiểm soát chi NSNN qua KBNN là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng quản lý chi NSNN qua KBNN. Thông qua việc thực hiện quy trình, sẽ biết được thời gian giải quyết công việc, mối quan hệ của các phần hành nghệp vụ và trách nhiệm của từng cán bộ liên quan; đồng thời KBNN và đơn vị sử dụng ngân sách cũng thực hiện được việc kiểm tra, giám sát lẫn nhau, đảm bảo công khai, minh bạch nhằm phòng chống và ngăn chặn những biểu hiện tiêu cực trong quá trình quản lý và sử dụng NSNN.
* Kiểm soát trước khi câp phát, thanh toán chi NSNN:
Đây là nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan tài chính trong quá trình phân bổ giao dự toán cho từng đơn vị sử dụng ngân sách. Trong khâu này, KBNN Lai Châu cũng tham gia vào một phần như sau: Ngay từ khi đơn vị bắt đầu hoạt động, đã hướng dẫn cho đơn vị mở các tài khoản hoạt động tương ứng với tính chất và loại hình hoạt động. Vào đầu năm ngân sách, cán bộ Kho bạc thuộc Phòng KTNN trực tiếp yêu cầu từng đơn vị sử dụng ngân sách gửi các hồ sơ thủ tục lần đầu như: bản biên chế quỹ tiền lương của đơn vị, quy chế chi tiêu nội bộ, quyết định giao dự toán của cơ quan cấp có thẩm quyền. Tuy nhiên, thực tế việc gửi các hồ sơ thủ tục ban đầu của các đơn vị còn thiếu và chậm. Về mặt nguyên tắc, các hồ sơ này phải gửi từ tháng 1 hàng năm, nhưng trên thực tế vẫn còn tồn tại tình trạng các đơn vị sử dụng ngân sách gửi chưa kịp thời (tháng 2, tháng 3), thậm chí cấp phát thanh toán rồi mới gửi bổ sung hồ sơ dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát chi của KBNN Lai Châu. Việc chậm trễ này một phần có cả trách nhiệm của cán bộ kiểm soát chi của KBNN Lai Châu do không thực hiện theo đúng quy định.
KBNN Lai Châu căn cứ vào quy trình kiểm soát chi thường xuyên theo quy định tại Thông tư 79/2003/TT-BTC ngày 13/8/2003 của Bộ tài chính; Quyết định 1116/QĐ-KBNN ngày 24/11/2009 của Kho bạc Nhà nước và trên cơ sở Luật ngân sách và các văn bản dưới Luật, và các văn bản hướng dẫn riêng biệt của từng bộ ngành. Cụ thể, thực hiện như sau:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ
Về cơ bản KBNN Lai Châu đã thực hiện kiểm soát đúng theo trình tự từ việc tiếp nhận, kiểm soát và phân loại hồ sơ. Đội ngũ cán bộ tiếp nhận hồ sơ ít nhất được bố trí 3 cán bộ, có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao, nắm bắt được hết các phần hành nghiệp vụ. Quy trình này tương đối phù hợp với yêu cầu cải cách hành chính hướng tới đơn giản hoá thủ tục hành chính, công khai mình bạch thủ tục, hồ sơ và thời hạn giải quyết công việc, tách bạch người tiếp nhận hồ sơ với người xử lý hồ sơ, khách hàng chỉ trực tiếp giao dịch với bộ phận tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng khi đến giao dịch.
Tuy nhiên, qua thực tế tại KBNN Lai châu cho thấy quy trình này cũng phát sinh những hạn chế: làm tăng thêm đầu mối trong tiếp nhận hồ sơ, xử lý chứng từ, tăng thêm khối lượng công việc và thời gian giải quyết hồ sơ, phải thực hiện thêm bước giao nhận hồ sơ giữa cán bộ tiếp nhận với cán bộ kiểm soát chi. Mặt khác, trình độ của đội ngũ cán bộ KBNN Lai Châu còn có những hạn chế nhất định: do mới chia tách tỉnh nên kinh nghiệm trải qua các phần hành nghiệp vụ của một vài cán bộ là chưa nhiều, việc bố trí công việc còn chưa cố định do phải bố trí cán bộ đi hoàn thiện kiến thức lên trình độ đại học.
Trong quá trình giao nhận hồ sơ đôi khi còn thiếu thủ tục cần phải chỉnh sửa, nhiều khách hàng không đến nhận kết quả kịp thời do đó tồn động một lượng chứng từ thiếu thủ tục tại KBNN Lai Châu, dẫn đến việc cấp phát thanh toán không đảm bảo về mặt thời gian như quy định.
KBNN Lai Châu hiện bố trí cán bộ tiếp nhận hồ sơ thủ tục chi thường xuyên NSNN cũng chính là cán bộ kiểm soát chi. Không tách riêng bộ phận tiếp nhận hồ sơ và bộ phận kiểm soát chi. Mỗi một đơn vị giao dịch khi phát sinh các khoản thu chi ngân sách bằng dự toán hoặc tiền gửi đều trực tiếp giao dịch với một cán bộ
nghiệp vụ của phòng Kế toán. Qua đó, góp phần giảm đầu mối trong kiểm soát chi, đáp ứng được yêu cầu cải cách thủ tục hành chính. Đồng thời, cũng giúp từng cán bộ kiểm soát chi nắm bắt được tất cả các phần hành nghiệp vụ (thu, chi, tiền gửi,..). Bên cạnh đó, mỗi cán bộ kiểm soát chi thông qua việc kiểm soát các nghiệp vụ của một đơn vị sử dụng ngân sách hiểu rõ cơ cấu, chức năng nhiệm vụ và báo cáo tài chính cụ thể của từng đơn vị phục vụ tốt cho việc cung cấp số liệu cho thanh tra, kiểm toán.
- Về thời hạn giải quyết: theo quy trình của KBNN thì những khoản chi chuyên môn nghiệp vụ và các khoản chi khác có tính chất phức tạp thì thời hạn giải quyết trên một ngày làm việc. Tuy nhiên, do việc giao nhận hồ sơ chứng từ của đơn vị cho KBNN Lai Châu thường là vào buổi chiều ngày làm việc, việc tiếp nhận, kiểm soát chi và cấp phát thanh toán thường đến ngày hôm sau mới có thể giải quyết được, do đó không đảm bảo đúng theo thời gian như quy trình.
Bước 2: Kiểm soát chi
- Kiểm soát các điều kiện chi: Việc kiểm soát các điều kiện chi trả tại KBNN Lai Châu thực hiện tương đối tốt, tuy nhiên tại từng thời kỳ, thời điểm còn một số hạn chế cụ thể:
Do là một tỉnh mới chia tách, nguồn nhân lực còn hạn chế và yếu về trình độ. Cán bộ kiểm soát phòng Kế toán Nhà nước KBNN Lai Châu đại đa số là cán bộ có trình độ trung cấp do đó thường xuyên phải kiêm nhiệm công việc của nhau khi cán bộ khác đi học để hoàn thiện đại học. Và chính vì lý do đó, nên khâu kiểm soát các điều kiện chi đối với các đơn vị đôi khi còn thực hiện chưa nghiêm túc. Cụ thể, do làm thay công việc của nhau, nên việc kiểm tra đối chiếu mẫu dấu chữ ký trên chứng từ thanh toán với mẫu dấu chữ ký của đơn vị đã đăng ký với KBNN Lai Châu còn chưa thường xuyên.
Vào thời điểm cuối năm, một số đơn vị sử dụng ngân sách không theo dõi được số dư dự toán và số dư tiền gửi còn lại của mình. Bên cạnh đó, do khối lượng chứng từ thanh toán mang ra KBNN Lai Châu lớn gây áp lực trong việc kiểm soát cho cán bộ của KBNN Lai Châu dẫn đến việc cán bộ KBNN Lai Châu còn bỏ sót
trong việc kiểm tra số dư dự toán của các đơn vị. - Kiểm soát các nội dung chi:
Đối với lệnh chi tiền: KBNN Lai Châu chỉ thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và thực hiện xuất quỹ thanh toán cho đơn vị sử dụng ngân sách theo nội dung ghi trong lệnh chi tiền của cơ quan tài chính đúng theo quy trình quy định.
Đối với trường hợp rút dự toán: KBNN Lai Châu thực hiện theo quy trình và các văn bản hướng dẫn của KBNN trung ương. Tuy nhiên việc kiểm soát theo đối tượng và nội dung rút tiền mặt còn chưa chặt chẽ. Lý do thuộc về các đơn vị sử dụng ngân sách, do trong quá trình chi tiêu thủ trưởng một vài đơn vị sử dụng ngân sách chưa nắm rõ về quy định chi tiền mặt qua KBNN nên khi mua sắm, sữa chữa đã thanh toán bằng tiền mặt cho đơn vị cung cấp hàng hoá. Và khi mang chứng từ ra KBNN Lai Châu đề nghị rút tiền mặt về nhập quỹ đơn vị do đã chi trả tiền mặt cho hoá đơn mua sắm, sửa chữa hàng hoá trên. Một lý do nữa, là do Lai Châu là một tỉnh miền núi khoảng cách về địa lý với thủ đô Hà Nội là 500Km, các sở ban ngành thường xuyên tham gia các hội nghị, tập huấn tại thủ đô và các tỉnh dưới xuôi do đó khi phát sinh việc sửa chữa, mua sắm thì bắt buộc phải thanh toán bằng tiền mặt.
Việc kiểm soát chi theo đúng tiêu chuẩn định mức chế độ quy định hiện tại ở KBNN Lai Châu còn tồn tại ba lý do dẫn đến việc kiểm soát chi chưa đúng tiêu chuẩn định mức chế độ quy định nên trong và sau thời gian chỉnh lý quyết toán sau khi cơ quan tài chính phê duyệt quyết toán đơn vị còn phải đề nghị điều chỉnh nội dung chi nhiều so với nội dung lúc cấp phát tại kho bạc.
Thứ nhất, là do trình độ cán bộ kiểm soát chi của KBNN Lai Châu còn kém về chất lượng, việc cập nhật các văn bản chế độ không thường xuyên dẫn đến việc kiểm soát còn hời hợt, không bám theo tiêu chuẩn định mức từng khoản chi.
Thứ hai, do ý thức chấp hành của các đơn vị sử dụng ngân sách: còn lạm dụng việc hoàn thiện chứng từ, khi bị trả lại hồ sơ thì hầu hết đều sửa chữa, thay đổi hồ sơ gốc để hoàn thiện theo yêu cầu kiểm soát của KBNN Lai Châu.
Thứ ba, do cơ chế kiểm soat chưa chặt chẽ nên tạo ra nhiều kẽ hở cho đơn vị sử dụng ngân sách chi không đúng nội dung. Như việc thanh toán tạm ứng, đơn vị chỉ cần lập bảng kê chứng từ thanh toán để chuyển từ tạm ứng sang thanh toán nên KBNN Lai Châu không có căn cứ để kiểm soát trong quá trình xuất qũy ngân sách.
+ Đối với tài khoản tiền gửi của đơn vị dự toán: cán bộ KBNN Lai Châu đã kiểm soát đúng theo quy định tại các Thông tư hướng dẫn.
+ Đối với các tài khoản tiền gửi khác: KBNN Lai Châu chỉ kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ đề nghị thanh toán, không kiểm soát chi đối với các trường hợp thanh toán từ tài khoản này.
Bước 3, Bước 4, Bước 5: Kế toán trưởng ký chứng từ chuyển Giám đốc ký và thực hiện thanh toán cho đơn vị:
Thực tế tại KBNN Lai Châu đã thực hiện theo đúng trình tự quy trình. Cán bộ trình Kế toán trưởng ký hồ sơ đã được kiểm soát đảm bảo đủ điều kiện thanh toán, tạm ứng. Kế toán trưởng ký chuyển hồ sơ trình Giám đốc xem xét ký. Sau khi Giám đốc KBNN Lai Châu ký, chuyển cho bộ phận kế toán để làm thủ tục thanh toán kinh phí cho đơn vị.
Bước 6: Trả tài liệu, chứng tư cho khách hàng:
Việc lưu trữ chứng từ KBNN Lai Châu thực hiện theo đúng quy định tại QĐ 406/QĐ-KBNN ngày : lưu hợp đồng mua bán hàng hoá, thanh lý hợp đồng, quyết định phê duyệt đấu thàu, quyết định chỉ định thầu, bảng kê chứng từ thanh toán.
Việc trả chứng từ thanh toán cho đơn vị sử dụng ngân sách thực tế tại KBNN Lai Châu còn chưa kịp thời. Lý do chủ yếu do việc sắp xếp quản lý của từng cán bộ kiểm soát chi không được khoa học và còn cẩu thả. Theo quy định, hàng ngày sau khi cấp phát thanh toán cho đơn vị sử dụng ngân sách bằng hình thức chuyển khoản hoặc tiền mặt, thì cuối ngày mỗi cán bộ kiểm soát chi phải in liệt kê chứng từ để chấm từng chứng từ chi tiết số tiền, mục lục ngân sách; sau đó tách 01 liên chứng từ đưa vào lưu trữ và 01 liên trả cho đơn vị sử dụng ngân sách. Tuy nhiên, thực tế tại KBNN Lai Châu vào thời điểm cuối tháng 12 và trong tháng 1 hàng năm chỉnh lý quyết toán do khối lượng công việc quá lớn nên đôi lúc hàng tuần cán bộ kiểm soát
chi mới tách được chứng từ đưa vào lưu trữ và tách trả cho đơn vị, do đó dẫn đến việc trả chứng từ không kịp thời.
Bước 7: Chi tiền mặt tại quỹ