6. BỐ CỤC ĐỀ TÀI
3.2.7. Giải pháp về sử dụng kết quả đánh giá
VNPT Kiên Giang cần quan tâm đến đánh giá kết quả làm việc của nhân viên một cách chính xác vì một hệ thống đánh giá tốt sẽ bổ trợ cho những hoạt động khác như trả lương, thưởng, đào tạo.
Cấp quản lý nên sử dụng kết quả đánh giá kết quả nhân viên hàng tháng để phát hiện ra những nhân viên tiềm năng cho những vị trí công việc trống trong doanh
nghiệphoặc quy hoạch lên những vị trí cao hơn. Kết quả đánh giá kết quả làm việc cần phải liên kếtvới hệ thống trả lương, thưởng, tùy theo kết quả làm việc mà VNPT Kiên Giang sẽ trả lương mềm cho nhân viên và những nhân viên vượt chỉ tiêu công việc thì doanh nghiệpsẽ thưởng.
VNPT Kiên Giang cũng cần cânnhắc sử dụng kết quả đánh giá để đưa ra những chương trình tư vấn định hướng nghề nghiệp cho nhân viên, giúp họ lựa chọn được hướng làm việc phát huy được kết quả nghề nghiệp của họ, có được triển vọng nghề nghiệp tốt hơn.
Kết quả đánh giá kết quả làm việc của nhân viên để thiết kế những khóa đào tạo giúp cho nhân viên cải thiện được những điểm yếu để thực hiện công việc hiện tại tốt hơn, đồng thời kết quả đánh giá cũng được sử dụng làm cơ sở để đưa ra những chương trình cải thiện điều kiện làm việc cho nhân viên, tạo điều kiện tốt nhất trong khả năng để nhân viên hoàn thành tốt công việc.
Ngoài ra, không nên tách kết quả đánh giá tháng và năm riêng biệt như hiện nay, cần liên kết chặt chẽ hai kết quả đánh giá tháng và năm nhằm tạo sự đồng nhất về lương và thưởng. Hàng tháng được đánh giá cao, lương cao đồng nghĩa với việc xét khen thưởng cuối năm cũng tương sứng.
71
3.3. NHÓM GIẢI PHÁP VỀ ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC
3.3.1. Giải pháp hoàn thiện về quy trình đào tạo
Như đã phân tích ở trên quy trình đào tạo của VNPT Kiên Giang đã có đầy đủ các bước gồm: xác định nhu cầu đào tạo, lập kế hoạchđào tạo, phê duyệt kế hoạch đào tạo, triển khai đào tạo và đánh giá kết quả đào tạo. Vì vậy VNPT Kiên Giang nên tiếp tục duy trì quy trình này trong công tác đào tạo nguồn nhân lực của doanh nghiệp trong thời gian tới.
Mặc dù quy trình đào tạo nguồn nhân lựccủa doanh nghiệp đã hợp lý nhưng để đảm bảo chất lượng đào tạo nguồn nhân lực cũng cần phải quan tâm công tác báo cáo
định kỳ, kiểm tra, giám sát các đơn vị trực thuộc thực hiện từng khâu trong quy trình đào tạo.
Hình 2.3: Sơ đồ quy trình đào tạo của VNPT Kiên Giang
3.3.2. Giải pháp về xác định nhu cầu đào tạo
Để đảm bảo các khóa đào tạo của VNPT Kiên Giang giúp cho nhân viên hoàn
thiện những điểm yếu để thực hiện công việc tốt hơn và tránh lãng phí về thời gian và chi phí đào tạo, VNPT Kiên Giang cần phải quan tâm đặt biệt khâu xác định nhu cầu đào tạo. Phát sinh nhu cầu đào tạo khi thực hiện chiến lược kinh doanh mới, tuyển thêm nhân sự,ứng dụng công nghệ mới, khi khách hàng phàn nàn về chất lượng dịch
Xác định nhu cầu đào tạo
Lập kế hoạch đào tạo
Phê duyệt kế hoạch đào tạo
Triển khai chương trình đào tạo
72
vụ của doanh nghiệp. Nhu cầu đào tạo cũng có thể phát sinh khi nhân viên còn thiếu những kiến thức kỹ năng so với bảng mô tả công việc.
Nhu cầu đào tạo cũng có thể phát sinh khi đánh giá kết quả làm việc của nhân
viên, quan sát nhân viên làm việc, phỏng vấn cấp quản lý hoặc phỏng vấn nhân viên cho thấy nhân viên thiếu kỹ năng kiến thức thực hiện công việc không đạt yêu cầu. Tuy nhiên cũng cần lưu ý khi nhân viên thực hiện công việc không đạt yêu cầu có thể là do nhiều nguyên nhân khác nhau như chính sách động viên chưa thỏa đáng, điều kiện làm việc chưa đầy đủ, phong cách lãnh đạo chưa phù hợp. Chỉ khi nào cấp quản lý xác định nhân viên thiếu kiến thức kỹ năng dẫn đến thực hiện công việc không đạt yêu cầu thì mới tiến hành đào tạo. Khi xác định nhu cầu đào tạo VNPT Kiên Giang
cũng có thể kết hợp nhiều cách khác nhau để đảm bảo nhu cầu đào tạo là chính xác. Đặc biệt cần phải quan tâm đến phỏng vấn nhân viên và cấp quản lý để xác định nhu cầu đào tạo. Ngoài ra, VNPT Kiên Giang cũng cần huấn luyện cho cấp quản lý về kỹ năng phương pháp xác định nhu cầu đào tạo cho cấp quản lý các bộ phận để họ cùng tham gia với phòng Tổ Chức Lao Động xác định nhu cầu đào tạo cho bộ phận mình một cách chính xác.
Hiện nay nhu cầu đào tạo phổ biến cho nhân viên gồm đào tạo về các lĩnh vực
chuyên ngành; Kỹ năng bán hàng; kỹ năng giao tiếp phục vụ hành khách.
3.3.3. Giải pháp về cơ sở vật chất phục vụ đào tạo
Để nâng cao chất lượng đào tạo VNPT Kiên Giang cần tiếp tục đầu tư cơ sở vật chất phụcvụ đào tạo, cần hỗ trợ cải thiện chất lượng hoặc đầu tư mới các trang thiết bị như tivi, đầu chiếu, máy tính. Đặt biệt là phải hoàn thiện ngay phòng thực hành hỗ trợ cho công tác đào tạo và thử nghiệm các quy trình, cung cấp dịch vụ mới cho khách
hàngv.v.. Đặc biệt công ty cần phải xây dựng đầy đủ tài liệu đào tạo nội bộ cho từng vị trí công việc, nội dung của tài liệu đào tạo nội bộ phải thường xuyên cập nhật những thay đổi của tình hình thực tế,
Ngoài ra, tài liệu đào tạo phải mang tính thực hành cao do những nhà quản lý và nhân viên trực tiếp thực hiện công việc thảo luận và dựa trên quan sát thực tế công việc
73
xây dựng nên. VNPT Kiên Giang cũng có thể nghiên cứu xây dựng những ví dụ phim ảnh, hướng dẫn cách thực hiện công việc để minh họa cho các khóa đào tạo.
3.3.4. Giải pháp về phương pháp, chuyên gia đào tạo nội bộ
Đối với những khóa học cho những công việc có thể thực hành và quan sát được như nhân viên giao dịch thì VNPT Kiên Giang nên sử dụng phương pháp đào tạo minh họa nhằm tăng tính thực hành của khóa học. Đối với các khóa học này sau khi giới thiệu về công việc, các quy trình, biểu mẫu để thực hiện công việc cho học viên trên lớp, giảng viên nên dẫn học viên xuống hiện trường diễn ra nơi diễn ra công việc, hướng dẫn làm mẫu để học viên quan sát, sau đó yêu cầu học viên thực hiện cho đến
khi đạt yêu cầu mới dừng lại. Đối với các khóa học này giảng viên cũng nêu ra những vấn đề thường gặp phải trong công việc, hướng dẫn học viên cách thức xử lý các tình huống phát sinh này. Chẳng hạn, cách thức xử lý các tính huống khách hàng làm thủ tục thiếu hồ sơ, khách hàng nợ cước trong quá trình yêu cầu mới dịch vụ, v.v..
Đối với các khóa học về quản lý hoặc đào tạo cho những công việc có tính chất lặp đi lặp lại, khó quan sát thì giảng viên nên sử dụng phương pháp giảng dạy lấy học viên làm trung tâm để nâng cao tính thực hành, tạo điều kiện cho học viên tham gia vào buổi học dưới nhiều hình thức khác nhau như nhập vai, đặt câu hỏi, trả lời câu hỏi, thi đua giữa các nhóm và thảo luận giải quyết tình huống. Bên cạnh đó, VNPT Kiên Giang cần phải lựa chọn những chuyên gia đào tạo nội bộ để đứng lớp các khóa đào tạo nội bộ. Các chuyên gia đào tạo nội bộ cần phải đáp ứng những yêu cầu như phải đang làm quản lý ở bộ phận đó, có kinh nghiệm và hiểu biết cụ thể công việc ở bộ phận đó. Bên cạnh đó, chuyên gia đào tạo nội bộ phải được huấn luyện về kỹ năng giảng dạy để áp dụng linh hoạt nhiều phương pháp giảng dạy tích cực như nhập vai, tình huống, mô phỏng để tăng sự hấp dẫn, lôi cuốn học viên tham gia vào lớp học.
Chuyên gia đào tạo nội bộ cũng cần cần phải lấy ý kiến phản hồi của học viên để rút kinh nghiệm.
74
3.3.5. Giải pháp về hỗ trợ nhân viên ứng dụng kiến thức vào công việc
Cấp quản lý cần quan tâm hỗ trợ nhân viên ứng dụng kiến thức đã học vào công việc để đảmbảo nhân viên có cơ hội ứng dụng kiến thức họ đã học, không bị lãng phí. Việc hỗ trợ nhân viên ứng dụng kiến thức đã học vào trong công việc có thể thực hiện bằng cách động viên khuyến khích họ, hỗ trợ khi họ gặp phải khó khăn về kiến thức,
chuyên môn nghiệp vụ, v.v..Cấp quản lý cũng phải chấp nhận những rủi ro, sai sót của nhân viên khi ứng dụng kiến thức mới vào trongcông việc một cách nhất định.
Cấp quản lý cũng có thể hỗ trợ nhân viên ứng dụng kiến thức vào trong công việc bằng cách trang bị cho họ những phương tiện, những thiết bị và những phần mềm họ đã được học cách sử dụng trong khóa học để nhân viên có cơ hội ứng dụng vào trong công việc.
3.3.6. Giải pháp về đánh giá kết quả đào tạo
VNPT Kiên Giang cần phải quan tâm đánh giá kết quả đào tạo để đánh giá chất lượng của từng khóa học và rút kinh nghiệm cho những khóa học tiếp theo. VNPT Kiên Giang nên tiếp tục duy trì những phương pháp đánh giá kết quả đào tạo truyền thống là dựa vào phiếu phản hồi của học viên và cho học viên làm bài thi trong khóa học vì những phương pháp này dễ thực hiện.
Đối với phương pháp đánh giá đào tạo dựa vào ý kiến phản hồi của học viên,
VNPT Kiên Giang cần phải đo lường sự phản hồi của học viên về phương pháp và kỹ năng giảng dạy của giảng viên, kiến thức và kinh nghiệm thực tế của giảng viên, công tác tổ chức lớp học, không khí lớp học, việc tạo điều kiện cho học viên tham gia vào khóa học, mức độ thực hành của khóa học, cảm nhận về khóa học bổ ích và hỗ trợ cho công việc của học viên. Ngoài ra trong bảng câu hỏi cần phảicó câu hỏi mở hỏi ý kiến học viên về những kiến nghị về khóa học tốt hơn trong thời gian tới.
Đối với hình thức thi, cần phải tăng cường những câu hỏi, tình huống đo lường mức độ hiểu và ứng dụng kiến thức của học viên. Ngoài áp dụng thi viết cho những
khóa học về quản lý khóa đào tạo nhân viên văn phòng thì cần phải có những hình thức là thi thực hành trên máy, thực hiện công việc ở hiện trường cho những khóa học
75
sử dụng đến nhiều thao tác có thể quan sát được như các khóa đào tạo lắp đặt dịch vụ,
khai báo dịch vụ.
Bên cạnh đó, VNPT Kiên Giang phải chú trọng sử dụng những phương pháp đánh giá hiệu quả đào tạo mới như quan sát hành vi của người học sau khóa học, đánh giá họ có phương pháp và kỹ năng làm việc không. Cơ sở để cấp quản lý đánh giá sự tiến bộ của nhân viên về phương pháp và kỹ năng thực hiện công việc là quan sát họ có tuân thủ chính sách, quy trình làm việc, xử lý những tình huống phát sinh trong
công việc có đúng không.Có như vậy mới đánh giá được mức độ vận dụng kiến thức
vào trong công việc của học viên, sự tiến bộ của học viên sau khóa học.
VNPT Kiên Giang phải quan tâm sử dụng phương pháp đánh giá kết quả đào tạo dựa vào kết quả làm việc cuối cùng của nhân viên. Khi sử dụng phương pháp đánh giá kết quả đào tạo này đòi hỏi cấp quản lý phải dựa trên báo cáo của nhân viên, đo lường kết quả thực hiện công việc của họ trước và sau khi đào tạo, từ đó so sánh xem kết quả làm việc của họ có tăng không và so với trước khi đào tạo. Chẳng hạn khi đánh giá kết quả làm việc của nhân viên làm thủ tục xem có tăng lên so với trước khi đào tạo không, có thể dựa vào một số tiêu chí cụ thể của công việc như thời gian làm thủ tục một dịch vụ cho một khách hàng mà nhân viên này làm thủ tục trong một đơn vị thời gian. Từ đó so sánh xem kết quả làm việc của họ có tăng không so với trước khi đào tạo. Khi sử dụng phương pháp đánh giá hiệu quả đào tạo này cấp quản lý cũng cần lưu ý độ trễ về mặt thời gian, hiệu quả đào tạo có thể không làm tăng ngay kết quả đào tạo mà cần phải có một khoảng thời gian nhất định.
3.4 KIẾN NGHỊ:
VNPT Kiên Giang cần gắn kết hai hệ thống tiêu chí đánh giá kết quả làm việc của nhân viên hàng tháng vào xét kết quả cuối năm để đảm bảo công bằng trong xét khen thưởng cuối năm. Người làm tốt việc trong nhiều tháng cần phải được xét khen thưởng cuối năm sứng đáng, tránh được những lỗi khi đánh giá như thiên vị, xu hướng trung bình chủ nghĩa, ảnh hưởng bởi sự kiện gần nhất.
76
VNPT Kiên Giang cần quan tâm đến công tổng kết các chương trình đào tạo trong năm, rút ra kinh nghiệm trong những năm tới trong công tác đào tạo.
Ngoài ra, cần tăng cường kiểm tra, giám sát việc thực hiện đúng quy trình, qui định được ban hành tại các phòng ban, các Trung tâm nhằm đưa công tác đánh giá kết quả làm việc và đào tạo nguồn nhân lực của mình thực sự đi vào thực chất, góp phần hoàn thành nhiệm vụ chung của đơn vị.
77
TÓM TẮT CHƯƠNG 3
Trong chương 3, dựa trên cơ sở lý thuyết về đánh giá kết quả và đào tạo nhân sự ở chương 1 và phân tích thực trạng của công tác đánh giá kết quả và đào tạo nguồn nhân lực tại VNPT Kiên Giang ở chương 2, tác giả đã dựa trên cơ sở mục tiêu phương hướng phát triển của VNPT Kiên Giang trong giai đoạn tới, kết hợp với việc phân tích, đánh giá các điểm mạnh và yếu trong công tác đánh giá kết quả làm việc của nhân viên
và công tác đào tạo nguồn nhân lực để đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hai hoạt động này tại VNPT Kiên Giang.
78
KẾT LUẬN
Ngày nay chất lượng nguồn nhân lựcđã trở thành yếu tố quan trọng mang tính cạnh tranh của các doanh nghiệp. Một doanh nghiệp thành công chắc chắn không thể thiếu sự đóng góp công sức của một tập thể nguồn nhân lực giỏi, tích cực trong công việc. Do vậy, công tác đánh giá kết quả làm việc và đào tạo nguồn nhân lực là hai hoạt động quan trọng không nên tách rời của công tác quản trị nguồn nhân lực của bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào. Việc đánh giá kết quả làm việc sẽ cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên nhằm nâng cao và cải thiện hiệu năng công tác của nhân viên và qua đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của tổ chức. Khi đánh giá nhân viên,
doanh nghiệp sẽ có đủ dữ liệu cần thiết cho biết khả năng thăng tiến và tiềm năng của nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp sẽ lập ra các kế hoạch hoạch định đội ngũ kế vị trong hàng ngũ cấp quản trị. Hệ thống đánh giá kết quả cũng giúp nhà quản trị xác định được nhữngmặt yếu kém của nhân viên, từ đó triển khai chương trình đào tạo và phát triển nhân sự phù hợp với thực tiễn. Công tác đào tạo được chú trọng và đầu tư thỏa đáng sẽ giúp doanh nghiệp có được một đội ngũ nhân sự giỏi, đáp ứng được mục tiêu chiến lược và nâng cao lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Có thể nói, công tác đánh giá kết quả làm việc của nhân viên và công tác đào tạo nhân sự có mối quan hệ mật thiết với nhau. Công tác đánh giá kết quả càng chính xác đúng đắn sẽ dẫn đến công tác đào tạo đạt hiệu quả càng cao. Đây là hai hoạt động liên tục không ngừng cần được thực hiện nghiêm túc để bộ máy nhân lực của tổ chức vận hành nhịp nhàng vì đây