7. Kết cấu đề tài
2.2.3. Thực trạng quản lý các dòng chảy trong kênh phân phối
Dòng vận động hàng hóa
Công ty TNHH MTV Thƣơng mại Dầu khí Đồng Tháp đã xây dựng đƣơc 2 kho chứa chính có khả năng nhập tàu biển với tổng sức chứa lên đến trên 120.000 m3 và 7 kho chứa vệ tinh khác với sức chứa dao động từ 1.000 m3 đến 10.000 m3 chịu trách nhiệm tồn chứa và phân phối hàng hóa. Riêng trong khu vực nghiên cứu của luận văn thì công ty có 2 kho chứa là Tổng kho Xăng dầu Phƣớc Khánh và Trạm cấp phát Xăng dầu Đồng Nai.
Về hệ thống kho chứa đã đƣợc đầu tƣ và phủ đều tại các khu vực có hệ thống phân phối chính của công ty. Nhất là khu vực ĐBSCL và khu vực TP Hồ Chí Minh, tỉnh Đồng Nai. Riêng khu vực vực Bình Thuận, Khánh Hòa, Lâm Đồng, Đắk Lắk địa điểm cung ứng còn quá xa, chƣa đáp ứng tốt về thời gian và chi phí vận chuyển cao, mức độ cạnh tranh còn yếu, do đó thị phần tại thị trƣờng nầy đã bị giảm trong năm qua. Bên cạnh đó tất cả các kho cũng đƣợc đầu tƣ từ lâu, hệ thống công nghệ vẫn còn lạc hậu, tốc độ cung ứng còn chậm, cần phải nâng cấp.
Riêng về lĩnh vực vận chuyển hàng hóa trong khu vực nghiên cứu thì công ty không có phƣơng tiện xe bồn để vận chuyển hàng hóa cho đại lý. Công ty Petimex thông qua đội ngũ xe bồn các thƣơng nhân phân phối và tổng đại lý là chủ yếu. Do đó vấn đề kiểm soát về số lƣợng và chất lƣợng hàng hóa của công ty trong khu vực này còn chƣa đƣợc sự đồng tình cao từ các đại lý cụ thể là vấn đề vận chuyển nhanh chóng và đảm bảo chất lƣợng và số lƣợng trong quá trình vận chuyển chỉ đƣợc điểm trả lời trung bình là 3,88 và 3,91 (Phụ lục 7).
Dòng chuyển quyền sở hữu
Hiện tại, công ty Petimex chỉ kiểm soát dòng chuyển quyền sở hữu từ công ty Petimex sang các thƣơng nhân phân phối, tổng đại lý và đại lý cấp 1. Công ty chỉ chịu trách nhiệm khi xe bồn của các trung gian phân phối còn trong kho của Petimex, khi xe bồn ra khỏi kho thì quyền sở hữu đã đƣợc chuyển qua bên trung gian phân phối. Do đó công ty không thể kiểm soát đƣợc việc vận chuyển và giao hàng của các trung gian phân phối.
Dòng đàm phán
Qua nhiều năm hoạt động, công ty Petimex luôn nhân đƣợc sự tin tƣởng của khách hàng về chất lƣợng sản phẩm. Điều này đóng góp một phần không nhỏ giúp công ty vƣợt qua đƣợc những ảnh hƣởng không tốt đến từ thời kỳ khủng hoảng nền kinh tế toàn cầu nói chung cũng nhƣ là môi trƣờng ngành nói riêng trong thời gian vừa qua. Tuy nhiên, công ty Petimex vẫn chỉ dừng lại ơ mức độ tiếp xúc, đàm phán với các thƣơng nhân phân phối, tổng đại lý và đại lý cấp 1 mà chƣa thực sự tiếp xúc với các đại lý cấp 2 thƣờng xuyên. Hiện nay công ty Petimex vẫn tiếp tục phát triển sản lƣợng bán ra, bên cạnh đó là không ngừng hoàn thiện hệ thống phân phối để tiếp xúc thƣờng xuyên với khách hàng và hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của công ty tiếp tục đà tăng trƣởng.
Dòng thanh toán
Ngày nay, với sự phát triển của hệ thống ngân hàng thì công ty Petimex đã chuyển toàn bộ việc thực hiện thanh toán qua chuyển khoản. Công ty mở tài khoản ở hầu hết các ngân hàng lớn ở Việt Nam, điều này góp phần thuận lợi cho khách hàng trong việc thanh toán tiền hàng dễ dàng và an toàn. Công ty Petimex cũng có bộ phận kế toán sử dụng phần mềm chuyên nghiệp để theo dõi công nợ của công tynhằm cập nhật liên tục và chính xác về các khoản nợ quá hạn, kỳ hạn bão lãnh ngân hàng,… và gửi thông báo đến các trung gian phân phối.
Đối với các thƣơng nhân phân phối và tổng đại lý: Tùy theo sản lƣợng và
mức độ tăng sản lƣợng của từng đơn vị mà công ty có chính sách công nợ riêng và thời gian thanh toán trong tháng phải về đúng mức công nợ đã cam kết. Nếu khách hàng vƣợt nợ quá hạn trong tháng thì bộ phận bán hàng phải đƣợc sự phê duyệt của lãnh đạo đơn vị mới đƣợc phép bán hàng cho khách hàng đó, tùy theo mức vƣợt mà sẽ có sự chấp thuận của từng cấp và trong trƣờng hợp này thì khách hàng thƣờng phải thanh toán đúng về định mức công nợ đã cam kết mới đƣợc nhận hàng.
Đối với các đại lý cấp1 và khách hàng trực tiếp: Công ty không áp dụng
Dòng thông tin
Hệ thống thông tin trong công ty nhìn chung là tốt. Các thông tin về giá cả, thông tin đặt hàng, tình hình thanh toán,… đƣợc trao đổi giữa các thành viên trong kênh phân phối thông qua email, máy fax, điện thoại cố định và điện thoại di động một cách liên tục và thƣờng xuyên.
Hàng năm công ty có tổ chức đại hội khách hàng để họp mặt tất cả các khách hàng của Petimex để có cơ hội giao lƣu và trao đổi kinh nghiệm. Trong buổi đại hội công ty luôn có phần đóng góp ý kiến và giải đáp thắc mắc của khách hàng một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó hàng ngày khi có thắc mắc thì khách hàng có thể trao đổi trực tiếp với bộ phận kinh doanh và bán hàng của công ty. Kết quả khảo sát về dòng thông tin của công ty đạt điểm trung bình khá tốt là 4,10 và 4,03 (Phụ lục 7).
Dòng xúc tiến
Qua nhiều năm hoạt động thì thƣơng hiệu Petimex đã đƣợc sự tin tƣởng của khách hàng về chất lƣợng sản phẩm của mình tạo đƣợc chỗ đứng nhất định trên thị trƣờng. Chiến lƣợc quảng cáo của công ty là hỗ trợ toàn bộ chi phí trang bị logo bảng hiệu cho tất cả các cửa hàng xăng dầu là đại lý của công ty Petimex. Cuối năm 2014 công ty Petimex chính thức đổi sang bộ nhận diện thƣơng hiệu hoàn toàn mới do đó với số lƣợng đại lý rất nhiều công ty Petimex chƣa thể chuyển đổi hết toàn bộ các đại lý sang bộ nhận diện thƣơng hiệu mới.
Bên cạnh đó, do hoạt động trong lĩnh vực dễ xảy ra cháy nổ nên công ty rất quan tâm trong công tác phòng cháy chữa cháy. Hàng năm công ty kết hợp với công an Phòng Cháy Chữa Cháy (PCCC) tại địa phƣơng có tổ chức từ hai đến ba đợt diễn tập PCCC tại một số kho chứa của công ty Petimex và mời các nhân viên của các trung gian phân phối tham gia. Tuy nhiên, do số lƣợng trung gian phân phối của công ty là rất nhiều nên dù một năm tổ chức hai đến ba lần diễn tập vẫn không thể phổ biến hết cho tất cả các đại lý và nhờ các thƣơng nhân phân phối, tổng đại lý truyền đạt lại cho những đại lý không tham dự đƣợc.
Dòng chia sẽ rủi ro
Bảng 2.4: Kết quả khảo sát về dòng chia sẽ rủi ro
Ký
hiệu Tiêu chí Lựa chọn
Số phiếu trả lời Tỷ lệ % Giá trị trung bình Độ lệch chuẩn DC11 Chính sách về bảo hộ giảm giá của PETIMEX với các trung gian phân phối là phù hợp.. 1-Rất không đồng ý 0 0% 4,72 0,473 2-Không đồng ý 0 0% 3-Trung lập 1 1% 4-Đồng ý 26 26% 5-Rất đồng ý 73 73%
(Nguồn: Phụ lục 7 – Bảng kết quả khảo sát của tác giả)
Từ khi Nghị định 83/2014/NĐ-CP của Chính Phủ về kinh doanh xăng dầu đƣợc áp dụng thì cơ chế điều chỉnh giá cở sở thay đổi theo chu kỳ 15 ngày. Điều này dẫn đến rất nhiều rủi ro trong hoạt động kinh doanh xăng dầu vì các đại lý luôn phải đảm bảo đủ hàng cung cấp cho ngƣời tiêu dùng. Do đó khi có sự điều chỉnh giảm giá sẽ ảnh hƣởng rất nặng nề đến lợi nhuận của đại lý. Nhận thấy đƣợc tình hình này công ty Petimex qua nhiều lần điều chỉnh đã áp dụng chính sách bảo hộ giảm giá đối với các đại lý.
Với lƣợng hàng nhận ra khỏi kho của Petimex thì đƣợc bảo hộ trong thời gian hai ngày tính từ ngày có quyết định điều chỉnh giảm giá bán lẻ.
Với lƣợng hàng mà trung gian phân phối đã mua nhƣng chƣa nhận hàng ra khỏi kho công ty Petimex thì thời gian đƣợc bảo hộ là năm ngày tính từ ngày có quyết định điều chỉnh giảm giá bán lẻ.
Mức hỗ trợ giảm giá bán lẻ bằng với mức điều chỉnh giảm giá bán lẻ, khi các trung gian phân phối mua hàng lại sẽ đƣợc cộng vào mức thù lao đại lý tƣơng ứng đúng với số lƣợng hàng đƣợc bảo hộ theo đúng đối chiếu của hai bên.
Thành công
Thứ nhất, công ty TNHH MTV Thƣơng mại Dầu khí Đồng Tháp thƣờng xuyên cập nhật thông tin về hoạt động phân phối nhƣ: tình hình đặt hàng, thông tin về giá cả,… cũng nhƣ là những thông tin phản hồi nhanh chóng giúp sự trao đổi thông tin giữa công ty và khách hàng hiệu quả.
Thứ hai, công ty có nhiều tài khoản ngân hàng để hỗ trợ tốt cho tình hình thanh toán của khách hàng cũng nhƣ là bộ phận theo dõi công nợ chuyên nghiệp giúp việc mua hàng của khách hàng đƣợc diễn ra một cách suôn sẽ.
Thứ ba, đây có lẽ là yếu tố thành công nhất vì công ty áp dụng chính sách bảo hộ khi điều chỉnh giảm giá bán lẻ một cách hợp lý và đƣợc rất nhiều sự đồng tình của các trung gian phân phối. Áp dụng chính sách bảo hộ đem lại lợi ích cho cả hai bên để từ đó gắn kết lâu dài hơn.
Hạn chế
Thứ nhất, việc không kiểm soát đƣợc khâu vận chuyển hàng hóa là một trong những hạn chế rất lớn của công ty. Đối với ngành nghề kinh doanh xăng dầu thì vận chuyển là hoạt động rất quan trọng, bên cạnh việc ảnh hƣởng đến thời gian giao hàng đúng tiến độ thì nó còn ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng và số lƣợng hàng hóa. Nếu không quản lý chặt chẽ đƣợc sẽ rất dễ ảnh hƣởng không tốt đến thƣơng hiệu của công ty.
Thứ hai, công tác xúc tiến bán hàng và huấn luyện kỹ năng PCCC cho các trung gian phân phối của công ty còn chƣa tốt. Công ty cần nghiên cứu hƣớng để xúc tiến mạnh hơn nữa trong thời gian tới.