- Công tác lưu trữ và TLLT củacác doanh nghiệp Nhà nước thuộc quyền quản lý của Nhà nước
3.2.2. Các giải pháp phải được thựchiện từng bước
Yêu cầu này có vẻ như mâu thuẫn với yêu cầu vừa nêu trên nhưng nếu tìm hiểu kỹ thì hoàn toàn không mâu thuẫn mà còn là một trong những yêu cầu cần thiết để thực hiện các giải pháp trên một cách có kết quả. Cần có sự đồng bộ không chỉ
Điều này có nghĩa là không nên thực hiện giải pháp này mà không quan tâm đến giải pháp khác hoặc thực hiện mặt này của một giải pháp mà không chú trọng đến các mặt còn lại. Không nên hiểu từng bước ở đây là chỉ được thực hiện giải pháp này khi đã thực hiện xong một giải pháp nào đó mà là cần có kế hoạch thực hiện cho từng giải pháp cụ thể. Thực tế cho thấy là đã đến lúc cần phải thực hiện các giải pháp hữu hiệu để đưa công tác lưu trữ của các TCT 91 vào nề nếp nhưng không thể đòi hỏi tất cả các giải pháp trên mang lại kết quả tốt đẹp trong một khoảng thời gian ngắn. Việc thực hiện các giải pháp hoàn thiện công tác lưu trữ của các TCT 91 đòi hỏi phải được thực hiện từng bước, phải có kế hoạch của từng giai đoạn và sau mỗi giai đoạn phải được kiểm tra, tổng kết đánh giá, rút kinh nghiệm.
Trong 4 giải pháp được đề xuất trong luận văn này thì có đến 3 giải pháp các TCT 91 được nghiên cứu trong tổng thể khối doanh nghiệp nhà nước hoặc trong tổng thể khối doanh nghiệp Việt Nam nói chung. Như thế là ngay bản thân các giải pháp đã thể hiện yêu cầu thứ hai này: muốn quản lý công tác lưu trữ của các doanh nghiệp thì trước hết phải làm thế nào để quản lý công tác này của các TCT 91, sau đấy đến toàn bộ khối doanh nghiệp nhà nước và tiếp theo sẽ là doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế còn lại. Khi công tác lưu trữ của các TCT 91 đã được ổn định, TLLT đã được thu thập để tổ chức khoa học và được đưa ra khai thác sử dụng có hiệu quả thì cần tổng kết đánh giá. Một số kinh nghiệm được rút ra từ tổng kết việc thực hiện các giải pháp để tổ chức công tác lưu trữ của các TCT 91 sẽ được áp dụng khi thực hiện công tác này đối với các doanh nghiệp khác nếu phù hợp và có hiệu quả. Đồng thời những thất bại sẽ được tìm hiểu nguyên nhân để điều chỉnh hoặc có biện pháp thay thế kịp thời.
Ví dụ đối với giải pháp thành lập Trung tâm lưu trữ Kinh tế Quốc gia thì điều kiện thực hiện từng bước thể hiện rất rõ. Thành lập một Trung tâm lưu trữ Quốc gia không phải là việc đơn giản vì đòi hỏi phải đầu tư một khoản kinh phí rất lớn. Hơn nữa, khi Trung tâm đã được thành lập thì cần phải có đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn và phải có cơ chế để Trung tâm đó hoạt động có hiệu quả, đạt được mục đích đã đề ra. Trong điều kiện công tác lưu trữ của các TCT 91 như hiện nay,
khi lãnh đạo doanh nghiệp chưa ý thức rõ về giá trị của TLLT, về tầm quan trọng của việc tổ chức công tác lưu trữ, khi doanh nghiệp vẫn xem TLLT là tài sản bất khả xâm phạm của doanh nghiệp mình... thì việc thu thập khối tài liệu hiện đang có ở các TCT 91 về lưu trữ lịch sử là rấ khó. Tuy nhiên, trên thực tế đã có một số TCT 91 ý thức tốt về việc tổ chức công tác lưu trữ và đã sắp xếp sơ bộ tài liệu của doanh nghiệp mình. Cho nên cần tiến hành thu thập tài liệu của những TCT 91 trên, đồng thời trách nhiệm của lưu trữ lịch sử phải làm thế nào để doanh nghiệp thấy được việc giao nộp TLLT vào lưu trữ lịch sử không chỉ là trách nhiệm mà còn là vì lợi ích của doanh nghiệp. Đó là bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu của các doanh nghiệp phục vụ lợi ích quốc gia, phục vụ lợi ích doanh nghiệp. Trên cơ sở đó mới có thể nhân rộng điển hình ra các TCT 91 khác, rồi đến các doanh nghiệp nhà nước. Kể cả việc để có đội ngũ cán bộ có đủ trình độ chuyên môn làm việc trong Trung tâm lưu trữ Kinh tế như mô hình đưa ra trên thì ngay một lúc không thể đáp ứng được. Để giải quyết được vấn đề cán bộ phải từng bước áp dụng biện pháp đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ hiện có ban đầu để nâng cao trình độ chuyên môn phù hợp với yêu cầu công việc. Cho nên chỉ khi các giải pháp được thực hiện từng bước mới có thể đem lại kết quả trong việc hoàn thiện công tác lưu trữ của các TCT 91. Sự nóng vội nhiều khi sẽ gây thêm những trở ngại cho cơ quan quản lý ngành và cho cả các doanh nghiệp.
Phần kết luận
Có thể nói các TCT 91 không chỉ là “những nắm đấm thép của nền kinh tế quốc dân” mà còn là niềm tin của cả dân tộc trong sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Những thành tựu mà các TCT 91 đạt được trong 10 năm qua đã đóng góp đáng kể vào thành công chung của cả nước. Vị trí, vai trò quan trọng của các TCT 91 là cùng với các d oanh nghiệp nhà nước khác giữ vững định hướng xã hội chủ nghĩa, ổn định và phát triển kinh tế, chính trị, xã hội của đất nước là không thể phủ nhận được. Vị trí, vai trò này càng phải được tăng cường và khẳng định hơn trong thời gian tới, khi kinh tế đất nước bước vào xu thế hội nhập kinh tế chung của cả thế giới. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả thì những yếu kém, hạn chế trong khâu tổ chức quản lý và hiệu quả quả hoạt động sản xuất kinh doanh đã bộc lộ ngày một rõ, cần phải được khắc phục từ phía Nhà nước cũng như từ phía các doanh nghiệp. Một trong những yếu kém đó chính là công tác lưu trữ . Trong quan niệm chung của xã hội, so với các mặt hoạt động khác của một cơ quan, đặc biệt là đối với các TCT 91 có chức năng chính là sản xuất kinh doanh vì mục tiêu chính là lợi nhuận thì công tác lưu trữ chỉ được xem là việc thứ yếu. Việc có hay không, làm tốt hay không tốt công tác lưu trữ cũng không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động chung, đến mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp. Nhận thức như trên về công tác lưu trữ không chỉ tồn tại trong các doanh nghiệp mà hiện nay vẫn đang còn phổ biến trong nhiều cơ quan, kể cả các cơ quan quản lý nhà nước cấp trung ương. Cũng cần phải nói rằng ngay cả chính cơ quan quản lý ngành – Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cũng không kịp đổi mới tư duy để bắt nhịp được với thực tế đổi mới của nền kinh tế để có những chiến lược thích hợp trong việc quản lý công tác này của các doanh nghiệp, trong đó các TCT 91 phải là đối tượng đầu tiên cần quan tâm đến. Thể hiện qua việc hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ chưa tạo được cơ sở pháp lý vững chắc để Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có đủ thẩm quyền thực hiện chức năng đã được giao cho mình - quản lý TLLT và công tác lưu trữ của các doanh nghiệp. Đó là hai trong những nguyên nhân chính dẫn đến công tác lưu trữ của các TCT 91 trong thời gian qua có nhiều tồn tại, gây ảnh hưởng đến sự phát triển chung
của ngành lưu trữ Việt Nam. Từ thực trạng công tác lưu trữ có nhiều tồn tại nên TLLT của các TCT 91 chưa được quản lý và đưa ra sử dụng để có thể khai thác triệt để giá trị về nhiều mặt của chúng vì lợi ích của doanh nghiệp cũng như lợi ích quốc gia.
Nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ của các TCT 91, tìm hiểu những nguyên nhân cơ bản của thực trạng, đưa ra những giải pháp khắc phục kịp thời, cần thiết nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ của các TCT 91vào thời điểm này tuy có muộn nhưng là sự khởi đầu đúng hướng. Nghiên cứu này là bước đi ban đầu tạo tiền đề cho các nghiên cứu tiếp theo nhằm giúp cơ quan quản lý nhà nước quản lý được công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các TCT 91, tiếp đến sẽ là các doanh nghiệp nhà nước còn lại và các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác. Đây là vấn đề khó khăn không chỉ đối với cơ quan quản lý ngành mà còn đối với cả chính doanh nghiệp nên cần sự hợp tác, thống nhất ý chí cao giữa hai bên. Bên cạnh đó, còn cần sự phối hợp thống nhất giữa các cơ quan như Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Văn phòng Chính phủ, các Bộ quản lý ngành được Chính phủ uỷ quyền thực hiện một số quyền và nhiệm vụ là chủ sở hữu đôí với các TCT 91. Tuy nhiên, thẩm quyền và chịu trách nhiệm chính trong việc này không ai khác mà phải là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Cần khẳng định lại rằng, để quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các TCT 91 nói riêng, các doanh nghiệp nói chung đòi hỏi sự đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất và sự nghiên cứu rất công phu nhưng đó là điều tất yếu. Bởi hoạt động này của các doanh nghiệp không thể nằm ngoài quy luật phát triển chung của toàn xã hội và Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam không thể hoàn chỉnh về thành phần và giá trị của Phông sẽ không cao nếu thiếu khối TLLT của các doanh nghiệp. Kết quả nghiên cứu của luận văn này chỉ là một đóng góp rất nhỏ có thể giúp cơ quan quản lý ngành văn thư lưu trữ thực hiện được chức năng, nhiệm vụ của mình - đó là tổ chức quản lý công tác lưu trữ và TLLT của các TCT 91, góp phần vào sự nghiệp phát triển chung của ngành trong thời gian tới.
Tài liệu tham khảo
A. Tiếng Việt
1. Tạ Hữu ánh. Soạn thảo và quản lý văn bản trong doanh nghiệp. NXB Chính trị Quốc gia. Hà Nội - 2000
2. Báo cáo ngày 28/4/2005 của Văn phòng Chính phủ về tình hình công tác văn phòng các TCT 91 năm 2004, phương hướng nhiệm vụ thời gian tới. Tài liệu Hội nghị Phối hợp công tác văn phòng giữa Văn phòng Chính phủ và các TCT 91
3. Nguyễn Trọng Biên. Suy nghĩ về công tác lưu trữ của doanh nghiệp trong thời kỳ đổi mới. Tạp chí Lưu trữ Việt Nam. Số 3/2000
4. Nguyễn Thị Kim Bình. Một số biện pháp bước đầu nhằm thựchiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ của các doanh nghiệp. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam. Số 5/2004
5. Bộ Luật Dân sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. NXB Chính trị Quốc gia. Hà Nội - 1995.
6. Chỉ thị số 11/204/CT-TTg ngày 30/3/2004 của Thủ tướng Chính phủ về việc đẩy mạnh sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp nhà nước theo tinh thần Nghị quyết Trung ương 3, Nghị quyết Trung ương 9 (Khoá IX) và tổ chức triển khai thực hiện Luật Doanh nghiệp nhà nước. Công báo số 3/2004 7. Trần Ngọc Cảnh. Tổng công ty Dầu khí Việt Nam: phấn đấu thành lập
tập đoàn công nghiệp – thương mại – tài chính mạnh. Tạp chí Công nghiệp. Số 5/2005
8. David Dapice. Kinh tế Việt Nam bước vào thời kỳ mới. Tạp chí Nghiên cứu lập pháp. Số 1 – 1/2005
9. Đào Xuân Chúc- Nguyễn Văn Hàm – Vương Đình Quyền – Nguyễn Văn Thâm. Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ. NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp. Hà Nội 1990.
10. Công văn số 1456 TC/TCDN ngày 16/02/2004 của Bộ Tài chính về việc tham gia ý kiến vào Đề án thành lập Tập đoàn công nghiệp xi măng Việt Nam. Tài liệu của phòng Lưu trữ Bộ Tài chính.
11. Vũ Bá Dụ. Tìm hiểu công tác xây dựng và quản lý văn bản ở một số Tổng công ty 91. Khoá luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học và QTVP khoá 1996 – 2000. Tư liệu Khoa Lưu trữ học và QTVP
12. Hiến pháp Việt Nam (Năm 1946, 1959, 1980, 1992). NXB Chính trị Quốc gia. Hà Nôi - 1995
13. Nguyễn Thị Huệ. Vài nét về việc áp dụng “Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán” mới vào các doanh nghiệp nhà nước hiện nay. Tạp chí Lưu trữ Việt Nam. Số 5/2001
14. Trần Hữu Huỳnh. Thông tin đối với doanh nghiệp và sự minh bạch của công chức. Tạp chí Nhà nước và pháp luật. Số 4/2005
15. Lajos Kormendy. Lưu trữ trong quá trình tư nhân hoá các doanh nghiệp nhà nước. Tạp chí Lưu trữ Việt Nam. Số 1/ 2000
16. Luật Doanh nghiệp và các văn bản mới hướng dẫn thi hành. NXB Chính trị Quốc gia. Hà Nội - 2000
17. Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 của Quốc hội khoá 11.
Công báo số ***/2003
18. Luật Doanh nghiệp nhà nước số 14/2003/QH11 ngày 26/11/2003 của Quốc hội khoá 11. Công báo số 1/2004
19. Nguyễn Văn Mạo. Công tác khai thác sử dụng tài liệu, tư liệu tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Dầu khí. Kỷ yếu Hội nghị khoa học: “Tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ phục vụ chia sẻ nguồn lực thông tin theo tinh thần Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia” ngày 14/01/2004
20. Mục lục hồ sơ. Quyển 2. Tổng công ty Xi măng Việt Nam - 2003. 21. Mục lục hồ sơ. Quyển 1. Tổng công ty Điện lực Việt Nam - 2003
22. Mục lục hồ sơ công trình Thông tin cáp sợi quang Hà Nội – thànhp hố Hồ Chí Minh. Tổng công ty Bău chính Viễn thông - 2003.
23. Mục lục hồ sơ lưu trữ khối điều hành Tổng cục Dầu khí Việt Nam từ 03/9/1975 – 31/3/1990. Tổng công ty Dầu khí Việt Nam - 2003
24. Nghị quyết Hội nghị lần thứ ba Ban chấp hành Trung ương Đảng khoá IX Về tiếp tục sắp xếp, đổi mới, phát triển và nâng cao hiệu quả doanh nghiệp nhà nước. Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia. Hà Nội – 2001.
25. Nghị định số 14/CP ngày 27/01/1995 của Chính phủ về thành lập Tổng công ty Điện lực Việt Nam và ban hành Điều lệ của Tổng công ty. Công báo số 8/1995.
26. Nghị định số 38-CP ngày 30/5/1995 của Chính phủ phê chuẩn Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Dầu khí Việt Nam. Công báo số 18/1995.
27. Nghị định số 39-CP ngày 27/6/1995 của Chính phủ ban hành Điều lệ mẫu về Tổ chức và hoạt động của Tổng công ty nhà nước. Công báo số 18/1995.
28. Nghị định số 51-CP ngày 01/8/1995 của Chính phủ phê chuẩn Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam. Công báo số 1/1996.
29. Nghị định số 18/2003/NĐ-CP ngày 20/02/2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ. Công báo số 14/2003.
30. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP cngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ trữ Quốc gia. Công báo số 9/2004.
31. Nghị định số 153/2004/NĐ-CP ngày 09/8/2004 của Chính phủ về tổ chức, quản lý tổng công ty nhà nước và chuyển đổi tổng công ty nhà nước, công ty nhà nước độc lập theo mô hình Công ty mẹ – Công ty con. Công báo số 8/2004
32. Nguyễn Thị Ngọc. Công tác quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu ở một số doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài trên địa bàn Hà Nội. Khoá luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học và QTVP khoá 1998 – 2002. Tư liệu Khoa Lưu trữ học và QTVP.
33. Nguyễn Thị Trang Nhung. Công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản của Tổng công ty Điện lực Việt Nam. Khoá luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học và QTVP khoá 2001 – 2005. Tư liệu Khoa Lưu trữ học và QTVP.
34. Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia. Công báo tháng 22/2001. Tư liệu Khoa Lưu