- Bố trí biên chế cán bộ lưu trữ
2.2.5. Công tác giao nộp TLLT vào lưu trữ lịch sử
Như trên đã phân tích, hiện nay các kho lưu trữ của các TCT 91 đều trong tình trạng quá tải do số lượng tài liệu hình thành ngày càng nhiều. Nhiều TCT có nguyện vọng giao nộp tài liệu hết giá trị hiện hành vào lưu trữ lịch sử, cụ thể là vào TTLTQG II và TTLTQG III. Tuy nhiên, cho đến nay chưa có văn bản nào quy định các TCT 91 nói riêng, các doanh nghiệp nhà nước nói chung là nguồn nộp lưu của các lưu trữ lịch sử ngoài Quyết định số 58-QĐ/TCCP ngày 17/3/1995 có quy định TCT Dầu mỏ và Khí đốt Việt Nam (nay là TCT Dầu khí Việt Nam) là nguồn nộp lưu tài liệu. Thời gian qua, do nhu cầu thực tiễn đặt ra, một số TCT 91 đã chủ động nộp lưu tài liệu vào các TTLTQG. Đó là TCT Dầu khí, TCT Điện lực và TCT Bưu chính Viễn thông (trong đó TCT Dầu khí nộp vào cả TTLTQG II và TTLTQG III). Ví dụ: Năm 1993, TCT Dầu khí Việt Nam đã nộp tài liệu của Tổng cục dầu khí từ năm 1975 đến 1990 với khối lượng là 25 mét giá tài liệu, bao gồm 1535 hồ sơ. Thành phần khối tài liệu được giao nộp gồm tài liệu hành chính và một số tài liệu khoa học kỹ thuật về xây dựng trụ sở, nhà ở cho CBCNV; sơ đồ, tài liệu khảo sát địa chất các vùng; tài liệu về các giếng khoan; sơ đồ, bản đồ thềm lục địa. Tuy nhiên, qua khảo sát thì còn nhiều hồ sơ hiện đang được lưu trữ tại kho của TCT. Khối tài liệu này có 896 hồ sơ, bao gồm nhiều vấn đề như: công tác Tổ chức cán bộ – Lao động tiền lương. Văn phòng – Tổng hợp, kế hoạch, xây dựng cơ bản, vật tư – thiết
bị, tài chính – kế toán, nghiên cứu khoa học, tìm kiếm thăm dò... . Phỏng vấn cán bộ lưu trữ thì được trả lời là những hồ sơ còn giá trị phải giữ lại để tiện khai thác sử dụng.
TCT Điện lực Việt Nam có 2 lần giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử. Lần thứ nhất khi chưa thành lập TTLTQG III với khối lượng tài liệu là 36,2mét giá. Đầu năm 2005 TCT Điện lực đã chỉnh lý sơ bộ và giao nộp vào TTLTQG III tài liệu hành chính từ năm 1995 đến năm 2003 với khối lượng 711 mét giá. Tài liệu giao nộp lần thứ hai chỉ dưới hình thức ký gửi vì tài liệu mới được chỉnh lý sơ bộ. Cho nên còn nhiều hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài và bảo quản tạm thời. Như vậy, tính đến thời điểm này thì chắc chắn có nhiều nhiều tài liệu có thời hạn bảo quản tạm thời cần loại ra tiêu huỷ để tránh những chi phí bảo không cần thiết. Tuy nhiên, TCT Điện lực Việt Nam chưa có kế hoạch về vấn đề này.
Như vậy, mặc dù các TCT đã chủ động giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử nhưng vẫn mang tính đối phó với tình thế kho của cơ quan bị quá tải, hoàn toàn chưa có cơ sở pháp lý nên vẫn còn nhiều bất cập.
Qua nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ của các TCT 91, có thể đưa ra một số nhận xét sau:
- Tại một số các TCT 91 tồn tại song song “hai cách ứng xử” đối với tài liệu lưu trữ hoàn toàn trái ngược nhau. Cách ứng xử thứ nhất là xem TLLT của TCT như một tài sản “bất khả xâm phạm”, người ngoài cơ quan khó hoặc không thể nào tiếp cận được. Cách ứng xử thứ hai là xem tài liệu lưu trữ như dụng cụ đã hết giá trị sử dụng, chỉ cần đưa vào một nơi để cất giữ là xong. Tài liệu lưu trữ trong các TCT 91 sẽ không được bảo quản an toàn khi vẫn có cán bộ lưu trữ có suy nghĩ và trả lời rằng: “Nếu kho chật thì đem tài liệu đi huỷ bớt” khi được phỏng vấn “TCT có giải pháp gì nếu không giao nộp TLLT vào lưu trữ lịch sử trong khi kho bị quá tải?” Thái độ không đúng đắn về tài liệu lưu trữ không những không phát huy được tác dụng của chúng mà đôi khi còn đem lại những hậu quả không lường trước được.
- Việc tổ chức công tác lưu trữ tại các TCT 91 chưa được đồng đều. Do yêu cầu thực tiễn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nên một số TCT 91 đã quan tâm đến công tác lưu trữ. Thể hiện của sự quan tâm đó là các TCT 91 đã chủ động ban hành văn bản chỉ đạo công tác này, bố trí cán bộ lưu trữ có chuyên môn, bố trí kho tàng, trang thiết bị để đảm bảo bảo quản tài liệu. Các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ như thu thập, tổ chức chỉnh lý khoa học kỹ thuật bước đầu được triển khai thực hiện và đã đưa vào khai thác sử dụng. Tuy nhiên, những kết quả của việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại các TCT 91 chỉ mới là sự khởi đầu, chưa tương xứng với giá trị của tài liệu. Trong khi đó, vẫn còn một số TCT 91 chưa thực sự quan tâm đến công tác này. ở những TCT không có kho thì tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động gần 10 năm qua vẫn để rải rác ở các phòng ban. Tài liệu khi đã giải quyết xong công việc không được quản lý nên tình trạng tài liệu bị hư hỏng và thất lạc không thể tránh khỏi. ở những TCT này, nếu có bố trí cán bộ chỉ mang tính danh nghĩa vì không có đối tượng và điều kiện làm việc. Đặc biệt còn xảy ra tình trạng tiêu huỷ tài liệu một cách tự tiện, không theo trình tự và thủ tục đã được quy định trong Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001. Ví dụ trong khi cơ quan điều tra vụ tham ô nghiêm trọng tại TCT Dầu khí Việt Nam đã xảy ra hiện tượng các cá nhân có liên quan đem tiêu huỷ nhiều hồ sơ, tài liệu sẽ là chứng cứ kết tội họ.
- Công tác lưu trữ của các TCT 91 được tổ chức không thống nhất. Thể hiện rõ nét nhất của tính không thống nhất là việc thiết lập cơ cấu tổ chức và bố trí biên chế cán bộ lưu trữ. Có TCT thì bộ phận lưu trữ được ghép với bộ phận văn thư thành phòng Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng TCT. Ví dụ như TCT Dầu khí và TCT Bưu chính Viễn thông. Phần lớn thì bộ phận lưu trữ không có trong cơ cấu tổ chức của Văn phòng mà chỉ do một hoặc hai cán bộ kiêm nhiệm phụ trách. Một số TCT giao cho các bộ phận tự quản lý tài liệu của mình. Biên chế cán bộ lưu trữ của các TCT không thống nhất ngay cả về số lượng lẫn chất lượng.
- Công tác giao nộp TLLT vào lưu trữ lịch sử chưa được thực hiện mặc dù nhiều TCT 91 có nhu cầu do không có có sở pháp lý. Đến nay cũng chỉ có 3 TCT 91 đã giao nộp tài liệu vào các lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên, công tác giao nộp tài liệu vào
lưu trữ lịch sử của những TCT này chỉ mang tính chất là giải pháp tình thế khi kho