- Bố trí biên chế cán bộ lưu trữ
2.3.1. Nguyên nhân từ nhận thức
Chúng ta đều hiểu rằng, để giải quyết một vấn đề được tốt, trước tiên cần nhận thức đúng đắn về vấn đề đó từ mọi góc độ, khía cạnh. Nếu không có nhận thức hoặc nhận thức không đúng thì vấn đề sẽ không được giải quyết hoặc nếu có thì kết quả không được tốt, đôi khi còn gây ra hậu quả. Công tác lưu trữ cũng không nằm ngoài quy luật đó và chịu ảnh hưởng mạnh mẽ từ nhận thức của cơ quan chức năng, của lãnh đạo TCT, của cán bộ chuyên môn trong doanh nghiệp
Cơ quan nhà nước có chức năng quản lý công tác lưu trữ và TLLT thuộc Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, trong đó có công tác lưu trữ và TLLT của các TCT 91 chính là Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước. Tuy nhiên, trong thời gian qua, do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan nên Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước chưa thực sự thể hiện được đầy đủ thẩm quyền của mình trong quản lý công tác lưu trữ của các TCT 91.
Có thể nói, trong vòng 20 năm của thời kỳ đổi mới, đất nước Việt Nam đã có những thay đổi rất mạnh mẽ, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh tế. Từ một nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung bao cấp với chỉ hai hình thức sở hữu: sở hữu nhà nước và sở hữu tập thể đã thay thế bằng nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa với nhiều hình thức sở hữu rất đa dạng. Kết quả của những thay đổi đó là sự hình thành một số lượng lớn các loại hình doanh nghiệp với nhiều hình thức sở hữu khác nhau. Sự thay đổi này vẫn còn đang tiếp tục diễn ra, ngay cả trong mỗi loại hình doanh nghiệp. Thể hiện rõ nét cho sự thay đổi này chính là quá trình đổi mới và sắp xếp doanh nghiệp nhà nước đang diễn ra hiện nay. Những thay đổi này đã ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động và phát triển của ngành lưu trữ nói chung, công tác lưu trữ của các doanh nghiệp nói riêng. Trước những thay đổi của nền kinh tế như thế đòi hỏi các cơ quan quản lý nhà nước, trong đó có cơ quan quản lý ngành lưu trữ phải thay đổi tư duy để có thể có những quyết sách, kế hoạch quản lý kịp thời. Tuy nhiên, thực tế lại cho thấy, cơ quan quản lý ngành lưu trữ chưa bắt nhịp kịp với những thay đổi đang diễn ra như hiện nay.
Sự hình thành các loại hình doanh nghiệp khác nhau đồng nghĩa với việc hình thành nhiều đơn vị hình thành phông mà tài liệu của chúng thuộc thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Chỉ riêng sự xuất hiện của các doanh nghiệp đã gây nên sự xáo trộn trong quản lý vốn đã được ổn định. Nhưng điều khó khăn hơn cả là các doanh nghiệp này lại thuộc nhiều hình thức sở hữu khác nhau, hoạt động theo cơ chế hoàn toàn mới. Rõ ràng là một khi nền kinh tế đã có nhiều thay đổi về hình thức sở hữu và hoạt động theo cơ chế khác thì việc áp dụng các nguyên tắc, cách thức quản lý cũ cho các đối tượng quản lý sẽ không còn phù hợp nữa. Hơn nữa, những thay đổi
trong lĩnh vực này không chỉ sâu sắc mà lại diễn ra với tốc độ nhanh chóng đã khiến cho cơ quan quản lý ngành lưu trữ vốn đã thụ động nay lại càng trở nên lạc hậu so với thời cuộc từ trong nhận thức. Từ đó khó có thể có những hành động cần thiết để thực hiện một cách đầy đủ chức năng và nhiệm vụ của mình. Thể hiện rõ ràng nhất cho nhận định đó là việc cơ quan quản lý ngành lưu trữ đã xây dựng và trình cấp thẩm quyền ban hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 – khi công cuộc đổi mới của đất nước đã trải qua hơn 15 năm - nhưng hiệu lực thi hành đối với các doanh nghiệp hầu như rất thấp. Lý do là hình ảnh của các doanh nghiệp trên mọi phương diện của công tác lưu trữ trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia được đề cập đến rất mờ nhạt, ngay cả việc khẳng định TLLT của các doanh nghiệp thuộc tất cả các thành phần kinh tế là thuộc thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Tất cả những điều đó vô tình đã làm cho các doanh nghiệp ngầm hiểu rằng, quyền lực Nhà nước chưa thể can thiệp hoặc can thiệp chưa đủ mạnh vào lĩnh vực công tác lưu trữ của loại hình tổ chức này. Bên cạnh đó, những hạn chế về mặt tổ chức bộ máy, về đội ngũ cán bộ của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước càng làm cho cơ quan quản lý ngành này trở nên lúng túng trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Và điều đó đã diễn ra trong thực tế như chúng ta đã nhận thấy.
- Nhận thức của lãnh đạo TCT
Có thể nhận định rằng nhận thức của đội ngũ lãnh đạo các TCT 91 về tài liệu lưu trữ, về giá trị của tài liệu lưu trữ và vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động của doanh nghiệp chưa cao. Bên cạnh những bề bộn lo toan cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong điều kiện thị trường cạnh tranh gay gắt, việc tổ chức công tác lưu trữ đối với các lãnh đạo doanh nghiệp chưa phải là vấn đề cấp bách. Trong thực tế, lãnh đạo doanh nghiệp có thể quyết định bỏ ra một khoảng kinh phí lớn để mua một thông tin từ các nguồn khác nhau nhưng không thể nhận thức được rằng, đôi khi chính thông tin đang cần lại ở bên cạnh mình, thuộc quyền quản lý của mình và chỉ cần một vài động tác là có thể sử dụng được. Những thông tin đó được chứa đựng trong tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp. Nói như thế không có nghĩa là chỉ cần thông tin từ TLLT là có đủ cơ sở để ra quyết định. Cùng với những thông
tin từ các nguồn khác, thông tin từ TLLT được xem là nguồn lực sẵn có và có độ tin cậy, chính xác cao sẽ giúp doanh nghiệp có những quyết định đúng đắn, kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Quan niệm tài liệu lưu trữ đơn giản chỉ là những tài liệu đã hết giá trị sử dụng hiện vẫn còn đang phổ biến trong một số các TCT 91, đặc biệt là đối với những TCT có trụ sở làm việc chật hẹp. Không ai có thể khẳng định được rằng trong thời gian qua không có TCT 91 nào đã tiêu huỷ một phần TLLT của mình để giải phóng nơi làm việc. Hơn ai hết, những người hàng ngày tiếp xúc và làm việc trực tiếp với văn bản như lãnh đạo các TCT 91 phải hiểu được một trong những chức năng cơ bản của văn bản là phản ánh đầy đủ, trung thực hoạt động của cơ quan. Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của TCT đều được thể hiện qua hệ thống văn bản sản sinh trong quá trình hoạt động đó. Ví dụ khi thực hiện đầu tư vào một dự án nào đó nhưng bị thất bại do nhiều nguyên nhân khác nhau. Khi bắt tay vào thực hiện một dự án khác, việc đầu tiên là phải tìm hiểu nguyên nhân của lần thất bại trước để tránh lặp lại. Nguyên nhân của những thất bại hoặc thành công không thể tìm kiếm ở đâu thuận tiện hơn bằng chính ở tài liệu lưu trữ. Thế nhưng nhiều lãnh đạo doanh nghiệp đến nay vẫn chưa nhận thức được điều này. Tuy là những doanh nghiệp có quy mô lớn nhất trong khối doanh nghiệp nhà nước nhưng năng lực cạnh tranh của các TCT 91 còn yếu so với các đối tác là những doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc các tập đoàn xuyên quốc gia. Việc tận dụng những giá trị của tài liệu lưu trữ, đặc biệt là giá trị kinh tế có thể tiết kiệm vốn và phần nào nâng cao được năng lực cạnh tranh của các TCT 91 trong nền kinh tế thị trường với nhiều biến động. Rất tiết thói quen sử dụng tài liệu lưu trữ, cụ thể là thông tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữ như là nguồn lực đáng kể, góp phần cải thiện những khó khăn hiện tại chưa hình thành trong nhận thức của đội ngũ lãnh đạo các TCT 91.
Từ nhận thức như trên của lãnh đạo các TCT 91 dẫn đến việc thiếu những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác lưu trữ trong một số doanh nghiệp này. ở những TCT 91 có văn bản chỉ đạo thì vẫn còn xảy ra tình trạng nhiều nhà lãnh đạo chưa nhận thức được trách nhiệm giao nộp tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của mình vào lưu trữ theo đúng quy định. Việc các lãnh đạo doanh nghiệp giữ lại nhiều tài liệu có giá trị để tiện sử dụng hàng ngày vẫn là phổ biến. Việc làm này tất nhiên đã và sẽ ảnh hưởng đến chất lượng phông lưu trữ cơ quan nói riêng, Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam một khi tài liệu của các TCT 91 được thu thập vào bảo quản trong lưu trữ lịch sử.
- Nhận thức của cán bộ chuyên môn
Cơ sở cho việc tổ chức tốt công tác lưu trữ là cần phải thực hiện tốt công tác văn thư. Mối liên hệ này cần phải đảm bảo bền chặt và thường xuyên. Điều đáng ghi nhận trong công tác công văn giấy tờ tại các TCT 91 là công tác văn thư đã được lãnh đạo quan tâm, thể hiện rõ nét nhất qua việc bố trí cán bộ văn thư tương đối đầy đủ. Tuy nhiên, công tác văn thư của một cơ quan không chỉ dừng lại ở bộ phận văn thư mà chủ yếu là diễn ra ở các phòng ban chuyên môn. Tài liệu của các phòng ban chuyên môn là nguồn bổ sung tài liệu chủ yếu cho lưu trữ cơ quan. Cho nên, kết quả công tác lưu trữ của các TCT 91 phụ thuộc rất nhiều vào ý thức của các cán bộ chuyên môn về công tác này. Thực tế cho thấy, phần lớn cán bộ chuyên môn của các TCT 91 đều có khái niệm rất mơ hồ về công tác lưu trữ. Đối với họ, công tác lưu trữ là thuộc trách nhiệm của những người phụ trách công tác lưu trữ và không liên quan đến cán bộ các phòng ban chuyên môn. Tài liệu sau khi giải quyết xong công việc phần lớn không được lập hồ sơ hoàn chỉnh. Chỉ có một số tài liệu theo yêu cầu công việc cần phải thu thập đầy đủ để đảm bảo tính logich cho quá trình giải quyết công việc thì mới được “nhóm lại” tương đối đầy đủ. Sau thời gian khá lâu, cán bộ lưu trữ phải có trách nhiệm thu thập về kho theo yêu cầu của các phòng ban để giải phóng nơi làm việc.
ý thức đó lại càng trở nên cố hữu khi không có một chế định nào bắt buộc họ phải thay đổi. Đó là do trong một thời gian dài đã thiếu các quy định của các cơ quan cấp trên cũng như của chính doanh nghiệp về công tác lưu trữ. Hơn nữa, việc không thực hiện công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cũng không ảnh hưởng đến quyền lợi của cán bộ và ngược lại, cũng không có hình thức động viên,