- Bố trí biên chế cán bộ lưu trữ
2.2.4. Công tác tổ chức khai thác sử dụng
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phục vụ nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ. Chính vì thế, tiếp cận và tổ chức khai thác sử dụng TLLT được ví như chiếc cầu nối giữa các kho lưu trữ với các nhà nghiên cứu khoa học thuộc các lĩnh vực khác nhau, đặc biệt là khoa học lịch sử và với công chúng. Hơn nữa, thông qua công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, vị trí, vai trò và ý nghĩa của TLLT và công tác lưu trữ mới có thể khẳng định được vị trí của mình trong đời sống xã hội. Tổ chức khai thác sử dụng TLLT của các TCT 91 cũng không nhằm ngoài các mục đích trên nhưng chỉ giới hạn ở phạm vi là kho lưu
trữ hiện hành của doanh nghiệp. Có nghĩa là TLLT chủ yếu đưa vào khai thác để phục vụ cho hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Tuy nhiên, so với tiềm năng TLLT và yêu cầu thực tiễn của hoạt động sản xuất kinh doanh thì những kết quả đạt được còn rất khiêm tốn.
Hiện nay, việc tổ chức khai thác sử dụng TLLT tại các TCT 91 hầu hết đều mang tính thụ động. Do kho lưu trữ có diện tích nhỏ hoặc được bố trí ngoài trụ sở cơ quan nên không thể tổ chức khai thác sử dụng thông qua hình thức phòng đọc. Hình thức sử dụng TLLT chủ yếu tại các TCT 91 là cung cấp các bản sao tài liệu hoặc cho mượn tài liệu. Như trên đã nêu, công tác chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu chỉ dừng lại ở việc sắp xếp tài liệu, các hồ sơ được lập chưa hoàn chỉnh nên các thông tin chứa đựng trong tài liệu thường không được hệ thống và đầy đủ. Chính vì thế, việc khai thác sử dụng tài liệu thường chỉ là sử dụng tài liệu rời lẻ. Đây cũng là một yếu tố dẫn dến hiệu quả khai thác sử dụng TLLT tại các TCT 91 chưa được cao. Kết quả điều tra, khảo sát cho thấy tất cả các TCT đều không lập sổ theo dõi tổ chức khai thác sử dụng TLLT. Chính vì thế, con số cụ thể về số lượng lượt người đến khai thác sử dụng tài liệu hàng năm không thể thống kê được. Nếu có đưa ra số người đến khai thác sử dụng hàng năm thì cũng chỉ là ước lượng nên độ chính xác không cao. Ví dụ: TCT Dầu khí Việt Nam - nhiều nhất – 500 lượt người/năm; TCT Hàng không Việt Nam – 250 lượt người/năm; TCT Bưu chính Viễn thông Việt Nam - 200 lượt người/năm. Theo nhận định chủ quản của tác giả trên cơ sở phân tích các điều kiện khác thì con số thực tế thấp hơn nhiều. Còn một số TCT khác thì có số lượng lượt người đến khai thác sử dụng rất khiêm tốn như TCT Điện lực Việt Nam – 50 lượt người/ năm; TCT Giấy Việt Nam – 8 lượt người/ năm.... Đối tượng khai thác sử dụng ở đây chỉ là cán bộ trong nội bộ TCT bao gồm lãnh đạo và cán bộ chuyên môn, nghiệp vụ. Cán bộ nghiên cứu muốn tiếp cận tài liệu của các TCT gần như là bị từ chối với lý do là bảo vệ bí mật kinh doanh. Bản thân tác giả khi đến điều tra khảo sát để thực hiện luận văn này cũng gặp nhiều khó khăn. Ngay cả các cơ quan chức năng khi muốn tiếp cận tài liệu để thanh tra, kiểm tra cũng gặp phải những khó khăn nhất định. Nếu bắt buộc phải cung cấp tài liệu thì thường doanh nghiệp cung
cấp không đầy đủ hoặc thiếu chính xác. Tất cả những điều này đều ảnh hưởng đến kết quả công tác của cá nhân, của cơ quan, của cả quốc gia và của cả chính doanh nghiệp.
Công tác tổng kết, đánh giá hiệu quả của công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu của từng TCT 91 chưa được tiến hành nhưng theo nhận xét chủ quan của cán bộ lưu trữ cơ quan là hiệu quả không cao. Tuy nhiên, hiệu quả đầu tiên của công tác này tại các TCT 91 có thể dễ nhận thấy đó là việc sử dụng TLLT cho việc biên soạn lịch sử cơ quan nhân dịp 5 năm, 10 năm ngày thành lập hoặc xây dựng trang Web của một số TCT. Về vấn đề này đã được nêu ví dụ ở phần ý nghĩa, giá trị của TLLT của các TCT 91.