- Đối với các TCT
3.1.2. Hoàn thiện cơ sở pháp lý về công tác lưu trữ củacác doanh nghiệp nói chung và các TCT 91 nói riêng
Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật, cho nên tất cả các mặt hoạt động của xã hội đều phải được điều chỉnh bằng những quy định pháp luật. Công tác lưu trữ Việt Nam trong thời gian qua cơ bản đã đi vào nề nếp và đạt được những thành tựu bước đầu cũng trên cơ sở hệ thống văn bản pháp luật về lưu trữ. So với các ngành, lĩnh vực hoạt động khác của xã hội, ngành lưu trữ đã có được hệ thống văn bản quản lý ngành tương đối đầy đủ và đã thực sự đi vào đời sống. Tuy nhiên, xét về tổng thể trong hệ thống pháp luật chung của Việt Nam thì hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ vừa thiếu lại vừa còn có những quy định chồng chéo. Nhưng vấn đề cơ bản cần quan tâm ở đây là việc còn thiếu những quy định pháp lý để thực hiện quản lý nhà nước công tác lưu trữ và TLLT của các doanh nghiệp trong điều kiện nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nước, nhằm bảo quản an toàn và khai thác sử dụng chúng phục vụ cho lợi ích công dân và lợi ích của Tổ quốc. Hậu quả là công tác lưu trữ của các TCT 91 nói riêng trong thời gian qua không có cơ sở pháp lý để thực hiện. Việc tổ chức công tác này tại các TCT 91 gần như mang tính tự phát chưa có sự quản lý của cơ quan chức năng. Chính vì thế, hoàn thiện cơ sở pháp lý là giải pháp cần thiết và cấp bách để đưa công tác lưu trữ của các TCT 91 vào nề nếp và phát triển theo xu hướng chung của toàn ngành.
Khi nói cần hoàn thiện cơ sở pháp lý có nghĩa là từ trước đến giờ cũng đã có các quy định pháp lý để làm cơ sở cho việc thực hiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ và TLLT của các TCT 91. Nhưng những quy định đó chưa được đầy đủ, thống nhất như đã được phân tích ở phần nguyên nhân nên cần phải thực hiện giải pháp hoàn thiện cơ sở pháp lý về công tác lưu trữ của các TCT 91. Tuy nhiên, các TCT 91 chỉ là một bộ phận nhỏ trong khối các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế của Việt Nam hiện nay nên việc hoàn thiện cơ sở pháp lý về công tác lưu trữ của các TCT 91 không được xem xét riêng mà được nghiên cứu trong tổng thể chung của công tác này đối với tất cả các doanh nghiệp.
Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Việt Nam, đặc biệt là Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia mới được ban hành năm 2001 vẫn còn thiếu những quy định về công tác lưu trữ của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường như vừa phân tích ở trên. Giải pháp cấp bách để khắc phục những yếu kém trong lĩnh vực này là phải ban hành các văn bản mới, thay thế nhiều văn bản được ban hành từ lâu, không còn phù hợp với tình hình phát triển kinh tế - xã hội của nước ta hiện nay. Trong các văn bản pháp luật sẽ ban hành, trong tương lai sẽ là Luật Lưu trữ cần khẳng định rõ TLLT của các doanh nghiệp thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, không phụ thuộc thành phần kinh tế, tức là hình thức sở hữu. Về vấn đề này có thể tham khảo pháp luật lưu trữ của Liên bang Nga. Điều 5 của “Các cơ sở pháp luật Liên bang Nga về Phông lưu trữ liên bang Nga và về các kho lưu trữ” ban hành ngày 7/7/1993 quy định rõ: “ Thành phần Phông lưu trữ Liên bang Nga bao gồm các phông lưu trữ và tài liệu lưu trữ không phụ thuộc nguồn gốc hình thành, loại hình vật mang tin, nơi bảo quản và hình thức sở hữu thuộc lãnh thổ Liên bang Nga“ [57, 4-5]. Trong Luật Lưu trữ cũng cần xác định rõ vai trò, thẩm quyền quản lý nhà nước của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đối với công tác lưu trữ và TLLT của các doanh nghiệp, tránh tình trạng chồng chéo đang diễn ra như hiện nay. Đồng thời, trong các văn bản mới phải quy định trách nhiệm của các doanh nghiệp trong việc tổ chức công tác lưu trữ và những chế tài cụ thể để xử lý những trường hợp không chấp hành nghiêm túc những quy định của pháp luật về lĩnh vực này. Ngoài những vấn đề trên, cần phải quy định một cách cụ thể, rõ ràng thêm những vấn đề sau:
- Về thiết lập cơ cấu tổ chức và bố trí biên chế cán bộ để thực hiện công tác lưu trữ. Ví dụ: đối với TCT 91 phải thành lập phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng TCT với biên chế cán bộ và trình độ chuyên môn của cán bộ phù hợp với khối lượng công việc để đảm bảo thực hiện đầy đủ nhiệm vụ;
- Quy định các khâu nghiệp vụ như thu thập bổ sung tài liệu, phân loại, xác
định giá trị, thống kê, bảo quản TLLT. Các khâu nghiệp vụ phải do cán bộ lưu trữ
khoa học. Việc thuê chỉnh lý thông qua các hợp đồng như hiện nay chỉ là giải pháp tình thế vì không đảm bảo yêu cầu, hiệu quả khai thác sử dụng không cao. Chính vì thế, để công tác lưu trữ thực hiện được nhiệm vụ của mình là bảo quản an toàn nhằm phục vụ khai thác sử dụng có hiệu quả TLLT vì lợi ích quốc gia và để khẳng định vị trí, uy tín của mình trong xã hội thì trong tương lai cần chấm dứt tình trạng này, ngay cả trong lưu trữ của các cơ quan quản lý nhà nước.
- Quy định về việc khai thác và sử dụng tài liệu của các doanh nghiệp. Cần
phải quy định rõ quyền và trách nhiệm của lãnh đạo doanh nghiệp trong việc tổ chức khai thác sử dụng TLLT của doanh nghiệp mình. Việc tổ chức khai thác sử dụng phải theo các mức độ khác nhau tuỳ thuộc vào hình thức sở hữu của doanh nghiệp và không phương hại đến quyền lợi của doanh nghiệp. Đối với các cơ quan quản lý nhà nước khi cần kiểm tra thì doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp đầy đủ tài liệu cần thiết theo yêu cầu. Để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trong việc bảo vệ bí mật kinh doanh, đồng thời cũng đảm bảo quyền được thông tin của công dân, đặc biệt là các nhà nghiên cứu, doanh nghiệp cần hợp tác và tạo điều kiện cho các nhà nghiên cứu hoàn thành nhiệm vụ của mình bằng cách cung cấp tài liệu trên cơ sở pháp luật. Trong thực tế, tất cả các doanh nghiệp lấy lý do “bí mật kinh doanh” đã “đóng cửa nhà mình” ngay với cả với các cơ quan chức năng khi thanh tra, kiểm tra hay điều tra vụ việc. Hoặc nếu bắt buộc phải cung cấp tài liệu lại không được đầy đủ, thiếu chính xác. Tất cả những điều đó đã gây khó khăn cho công tác thanh kiểm tra, điều tra các vụ án kinh tế. Không những thế, những thông tin không chính xác, đặc biệt là những số lượng về chỉ tiêu, về doanh thu , về lợi nhuận là cơ sở để các nhà nghiên cứu, hoạch định chính sách xây dựng chiến lược phát triển kinh tế đất nước không sát với thực tế, có thể dẫn đến hậu quả không lường. Để có cơ sở cho việc tổ chức khai thác sử dụng TLLT của các doanh nghiệp, đảm bảo quyền lợi cho các bên cần ban hành danh mục tài liệu mật, tài liệu hạn chế tiếp cận hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, các doanh nghiệp xây dựng, trình cơ quan có thẩm quyền để phê duyệt danh mục tài liệu mật, tài liệu hạn chế tiếp cận của doanh nghiệp mình. Trong thời gian tới, Luật Sở hữu trí tuệ được ban
hành sẽ là cơ sở pháp lý quan trọng cho việc khai thác sử dụng TLLT của các doanh nghiệp. Với một số quy định của Luật này, các doanh nghiệp sẽ không thể lấy lý do bảo vệ bí mật kinh doanh để từ chối cung cấp tài liệu cho các đối tượng là người ngoài cơ quan.
- Nghiêm cấm việc tự tiện tiêu huỷ tài liệu trong các doanh nghiệp và việc
chuyển tài liệu ra nước ngoài, đặc biệt là tài liệu của các doanh nghiệp có vốn đầu tư
nước ngoài. Các hiện tượng trên đã và đang diễn ra trong các doanh nghiệp nhưng thời gian qua đều nằm ngoài tầm kiểm soát của Nhà nước. Nếu không quản lý được tài liệu không những Nhà nước không thể thực hiện chức năng quản lý của mình đối với hoạt động của các doanh nghiệp này mà còn gây ra nhiều hậu quả. Ví dụ các dự án có vốn đầu tư nước ngoài thường được thực hiện ở những ngành, lĩnh vực quan trọng của nền kinh tế đất nước như khai thác tài nguyên khoáng sản, bảo hiểm, ngân hàng.... Tài liệu của các doanh nghiệp này nếu bị tiêu huỷ và bị đưa ra nước ngoài sẽ ảnh hưởng đến tình hình kinh tế, an ninh, quốc phòng... , đồng thời sẽ làm cho Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam không được đầy đủ, ảnh hưởng đến chất lượng của toàn phông.
- Quy định trách nhiệm giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử đối với các
doanh nghiệp là nguồn nộp lưu. Trước tiên cần khẳng định TLLT của các doanh
nghiệp do nhà nước sơ hữu toàn bộ vốn điều lệ hoặc có cổ phần, vốn góp chi phối là thuộc sở hữu của Nhà nước. Do đó, TLLT của các doanh nghiệp này là nguòn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, nếu doanh nghiệp có quy mô tổ chức và hoạt động lớn, có vị trí và vai trò quan trọng đối với đất nước. Trong các văn bản ban hành cũng lưu ý đến việc khuyến khích đưa tài liệu vào bảo quản tại các lưu trữ lịch sử đối với các doanh nghiệp không phải là nguồn nộp lưu. Cần nghiên cứu dưới nhiều phương diện khác nhau như về vị trí, vai trò của doanh nghiệp, về chế độ sở hữu đối với vốn và tài sản của doanh nghiệp để ban hành danh mục các doanh nghiệp là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử, danh mục các doanh nghiệp khuyến khích nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
Việc hoàn thiện cơ sở pháp lý về công tác lưu trữ của các doanh nghiệp nói chung và các TCT 91 nói riêng là việc làm rất khó và là thử thách rất lớn đối với các nhà nghiên cứu và cơ quan ban hành pháp luật. Làm thế nào để khi các văn bản pháp luật về công tác lưu trữ của các doanh nghiệp được ban hành không bị lạc hậu so với thực tiễn phát triển và nhiều thay đổi của nền kinh tế. ở đây, chúng tôi chỉ xin đi sâu vào phân tích vấn đề này đối với các TCT 91.
Như ở chương 1 đã đưa ra nhận xét, so với các cơ quan quản lý nhà nước, cơ cấu tổ chức của các TCT 91 không mang tính ổn định . Các TCT 91 được hình thành và phát triển để thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước là xây dựng mô hình thí điểm để tiến đến hình thành các Tập đoàn kinh doanh lớn của đất nước. Việc hình thành Tập đoàn kinh doanh đa ngành, đa lĩnh vực từ các TCT 91 phải vừa thực hiện vừa điều chỉnh trên cơ sở học tập kinh nghiệm của các tập đoàn kinh tế thế giới nhưng phải phù hợp với thực tiễn đất nước Việt Nam. Thực tế trong vòng 10 năm qua, các mô hình thí điểm này đã có nhiều đóng góp to lớn vào sự nghiệp phát triển của đất nước song đã bộc lộ những yếu kém đòi hỏi phải có những thay đổi kịp thời. Đó là sự không minh bạch về sở hữu vốn và tài sản của TCT, về tình trạng “cha chung không ai khóc” nên dẫn đến nhiều vụ tham ô, tham nhũng làm thất thoát vốn, hoạt động của các TCT 91 chủ yếu dựa trên các mệnh lệnh hành chính đã không còn phù hợp với nền kinh tế thị trường. Quan trọng hơn cả là đã hình thành nên một hệ thống quản lý hành chính cồng kềnh là cơ quan TCT, không đúng với chức năng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp làm cho vai trò của TCT đối với các đơn vị thành viên rất mờ nhạt và có tác động xấu đến hoạt động sản xuất kinh doanh của chúng. Tất cả những yếu kém đó của các TCT 91 cần phải khắc phục và đã trở thành hiện thực thông qua việc thực hiện các Nghị quyết của Đảng về sắp xếp và đổi mới doanh nghiệp nhà nước. Kết quả là nhiều đơn vị thành viên của các TCT 91 đã được cổ phần hoá, sáp nhập. Đặc biệt là trong một thời gian ngắn nữa sẽ có một số Tập đoàn thí điểm được hình thành từ các TCT 91 và sẽ đi vào hoạt động theo mô hình Công ty mẹ – Công ty con theo hướng đa ngành, đa lĩnh vực. Tất cả những điều đó đã và sẽ dẫn đến nhiều thay đổi căn bản trong tổ chức và hoạt động của các TCT 91,
trong đó có thay đổi về cơ cấu tổ chức, về quan hệ của cơ quan TCT với các đơn vị thành viên và về chế độ sở hữu của một phần không nhỏ các đơn vị thành viên.. Những thay đổi trên sẽ làm thay đổi mối quan hệ giữa các TCT 91 với các đơn vị thành viên. Điều này ảnh hưởng rất sâu sắc đến hệ thống văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của các TCT 91, ảnh hưởng đến sự quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ và TLLT của các doanh nghiệp này.Vì vậy, khi thực hiện giải pháp hoàn thiện cơ sở pháp lý về công tác lưu trữ của các doanh nghiệp cần phải tính toán đến những vấn đề vừa nêu trên. Nếu không, văn bản mới ban hành sẽ không thể phù hợp với yêu cầu thực tiễn và tất nhiên là không có tính khả thi.
Dưới đây, chúng tôi xin phân tích sâu một số khía cạnh vừa nêu trên:
Thứ nhất: Sự thay đổi mô hình tổ chức và hoạt động của các TCT 91 sẽ dẫn đến thay đổi mối liên hệ giữa TCT với các đơn vị thành viên
Do cơ cấu tổ chức và hoạt động như hiện nay, các đơn vị thành viên có mối liên hệ và phụ thuộc rất chặt chẽ với TCT. Chính vì thế, trong thành phần tài liệu của các TCT 91 có một số lượng tương đối lớn tài liệu của các đơn vị thành viên. Số lượng tài liệu của một số đơn vị thành viên chiếm tỷ lệ lớn – từ 3% đến trên 8% tổng số văn bản đến của các TCT 91. Về vấn đề này đã được trình bày ở mục 1.3.2. Mối quan hệ với các đơn vị thành viên và mục 2.1.2. Thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các TCT 91. Cho nên, chỉ cần quản lý công tác lưu trữ của các TCT 91 thì cũng đã quản lý được một phần lớn tài liệu của các đơn vị thành viên nhưng chủ yếu chỉ là tài liệu hành chính. Lý do là trong thực tế các TCT 91 không trực tiếp thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh mà hoạt động này diễn ra chủ yếu ở các đơn vị thành viên. Ví dụ thời gian qua, hàng trăm công trình, dự án do các đơn vị thành viên thực hiện và đã hoàn thành nhưng tài liệu của nhiều các công trình, dự án đó lại không có ở TCT, hoặc nếu có thì không được đầy đủ và cũng không được giao nộp vào các Trung tâm lưu trữ Quốc gia. Trong tương lai, nếu chúng ta chỉ quản lý công tác lưu trữ ở cấp TCT thì không thể quản lý được toàn bộ TLLT của các TCT 91 theo đúng nghĩa của nó. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến
chung của toàn ngành. Bởi khi các TCT 91 và các Tập đoàn kinh doanh đi vào hoạt động theo mô hình Công ty mẹ – Công ty con thì mối quan hệ của các Công ty con với Công ty mẹ được thực hiện chủ yếu thông qua các hợp đồng kinh tế. Điều này đồng nghĩa với việc mối quan hệ giữa các TCT 91 với các đơn vị thành viên sẽ không còn như thời gian qua mà thay vào đó là sự tăng cường tính chủ động và tính