- Bố trí biên chế cán bộ lưu trữ
2.2.2. Công tác tổ chức khoa học TLLT
Công tác tổ chức khoa học TLLT thực chất là việc thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ, bao gồm thu thập, bổ sung TLLT; phân loại khoa học tàil iệu lưu trữ; xác định giá trị TLLT và xây dựng công cụ thống kê, công cụ tra tìm TLLT. Tuy nhiên, luận văn này không đi vào phân tích về mặt lý luận của công tác tổ chức khoa học tài liệu mà chỉ trình bày tình hình thực tiễn về công tác thu thập, bổ sung; xác định giá trị tài liệu tại các TCT 91.
- Thu thập, bổ sung TLLT
Để có thể tiến hành các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ thì việc đầu tiên là phải thu thập tài liệu có giá trị vào kho lưu trữ. Vì vậy, thu thập tài liệu là khâu nghiệp vụ quan trọng đầu tiên, có ý nghĩa quyết định đến toàn bộ công tác lưu trữ của cơ quan. Đối với các cơ quan quản lý nhà nước, việc thu thập tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ đã được quy định trong nhiều văn bản, đặc biệt là được quy định rất cụ thể trong Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001. Điều 11 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia quy định “....Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ của cơ quan, tổ chức nào phải được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đó theo thời hạn quy định”. Đồng thời, Pháp lệnh cũng quy định người đứng đầu cơ quan, tổ chức là người quyết định việc lựa chọn tài liệu văn thư để giao nộp vào lưu trữ hiện hành, lựa chọn TLLT hiện hành để giao nộp vào lưu trữ lịch sử.
Thời gian qua, một số TCT 91 đã linh động thu thập tài liệu có giá trị vào kho lưu trữ theo quy định của Pháp lệnh. Hơn nữa, các văn bản quy định về công tác lưu trữ tại các TCT 91 được ban hành tuy không nhiều, nhưng vấn đề thu thập tài liệu được quy định tương đối cụ thể. Ví dụ trong Quy chế quản lý công văn, tài liệu, công tác lưu trữ tại TCT Đường sắt được ban hành theo Quyết định số 451/QĐ-ĐS- VP ngày 08/9/2003 của HĐQT TCT Đường sắt Việt Nam quy định rõ: “Nhiệm vụ của bộ phận lưu trữ là tổ chức thu thập, ....hướng dẫn, giúp đỡ cán bộ viên chức trong cơ quan lập, thu nhận hồ sơ, TLLT theo đúng quy định của Nhà nước. Hồ sơ, tài liệu của đơn vị đã giải quyết xong năm trước phải nộp cho lưu trữ của đơn vị vào quý I năm sau”. Kết quả của việc thu thập tài liệu là trong kho của một số TCT đã có một khối lượng tài liệu tương đối lớn. Bảng thống kê dưới đây là kết quả điều tra của chúng tôi về số lượng tài liệu hiện được bảo quản tại kho lưu trữ hiện hành của các TCT 91 đến thời điểm tháng 4/2005.
Số TT Tên TCT Khối lượng tài liệu (mét giá)
(trong đó 521 m đã được chỉnh lý) 2 TCTy Điện lực VN <500
3 TCTy Bưu chính – Viễn thông VN 800
và nhiều bó, gói 4 TCTy Xi măng VN 200 5 TCTy Than VN 100 6 TCTy Hàng không VN 17 7 TCTy Thép VN <200 8 TCTy Hoá chất VN 120 9 TCTy Thuốc lá VN 93,9 10 TCTy Lương thực miền Bắc 10
Số liệu trên là do cán bộ văn thư lưu trữ của các TCT cung cấp theo phiếu điều tra nên độ chính xác chỉ là tương đối. Theo chúng tôi, khối lượng TLLT của TCT Hàng không Việt Nam và TCT Lương thực miền Bắc thực tế có thể lớn hơn nhiều so với số lượng được nêu ở bảng trên. Còn số lượng tài liệu của TCT Dệt may, TCT Giấy, TCT Cà phê, TCT Hàng hải và TCT Đường sắt không thống kê được do tài liệu của các TCTy này để phân tán ở các phòng ban vì không có kho lưu trữ, hoặc tài liệu toàn bộ ở trong tình trạng bó, gói. Trong bảng thống kê trên, có TCT Hàng không Việt Nam và TCT Lương thực miền Bắc hiện lưu giữ tài liệu với số lượng quá ít. So với quy mô và thực tế hoạt động thì số lượng tài liệu mà các TCT lưu giữ được còn chưa đầy đủ. Trong khối lượng tài liệu trên của một số TCT còn có tài liệu của các cơ quan tiền thân. Trong tương lai, khối lượng TLLT của các TCT 91 sẽ phát triển nhanh về số lượng, về loại hình cùng với xu thế mở rộng lĩnh vực sản xuất kinh doanh, củng cố vị trí, vai trò của mình đối với kinh tế đất nước của các TCT 91.
Nhưng đấy là mới xét về mặt số lượng. Chất lượng của công tác thu thập tài liệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó công tác lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư là yếu tố có tính quyết định hơn cả. Làm tốt công tác văn thư, đặc biệt là lập hồ sơ hiện hành sẽ tạo tiền đề để thực hiện tốt công tác lưu trữ. Nhưng trên thực tế, việc lập hồ sơ hiện hành của các TCT 91 cũng đang trong tình trạng giống các cơ quan quản lý nhà nước. Tài liệu thu về kho lưu trữ cơ quan đa số là trong tình trạng bó, gói. Các phòng, ban chuyên môn, nghiệp vụ không tự mang tài liệu để giao nộp vào kho mà thường thì cán bộ lưu trữ phải chủ động đi đến từng bộ phận trong cơ quan để thu thập tài liệu. Phần nữa, công tác thu thập tài liệu của các TCT 91 còn mang tính tuỳ tiện do việc thu thập tài liệu không được thực hiện theo đúng thời gian quy định, không theo kế hoạch, không đủ cán bộ.
Tại các TCT 91, với chỉ 01 cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm thì chỉ thực hiện được việc thu thập tài liệu. Tài liệu có đầy đủ hay không, thành phần, số lượng cụ thể như thế nào ngay cả cán bộ lưu trữ cũng không thể nắm được. Cho nên công tác bổ sung không có cơ sở để thực hiện.
- Công tác chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu
Thực tế, chỉ có một số ít các TCT 91 đã thực hiện công tác chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu. Với chỉ 01 cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm cùng với hạn chế về trình độ, công tác này thường được sự phối hợp của các đơn vị khác như: Trung tâm Nghiên cứu Khoa học Lưu trữ, TTLTQG III thuộc Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước thông qua các hợp đồng chỉnh lý. Số lượng TLLT được chỉnh lý cũng chỉ là tương đối do khối lượng tài liệu hình thành hàng năm ngày càng nhiều, trong khi kế hoạch chỉnh lý của các TCT 91 không phải thường xuyên. Điều đáng nói là kết quả của công tác xác định giá trị tài liệu được tiến hành trong quá trình chỉnh lý khoa học kỹ thuật không cao như theo đúng yêu cầu. Giá trị của các hồ sơ sau khi được chỉnh lý có đảm bảo hay không phụ thuộc vào sự đầy đủ của tài liệu được thu thập, vào các công cụ phục vụ cho công tác xác định giá trị tài liệu, vào trình độ chuyên môn của cán bộ thực hiện. Trong khi đó, những vấn đề trên lại là điều bất cập hiện đang tồn tại tại
Qua khảo sát, khối tài liệu của các TCT sau khi được chỉnh lý chưa đạt yêu cầu mà chủ yếu là được phân loại sơ bộ và đưa vào cặp hộp, xếp lên giá theo từng khối của từng phòng ban. Ví dụ: Tài liệu của TCT Xi măng Việt Nam sau khi chỉnh lý thì đa phần bên trong các hồ sơ chỉ có một vài văn bản. Hay tại TCT Bưu chính Viễn thông Việt Nam có mục lục hồ sơ chỉ bao gồm tất cả các quyết định do Ban Giám đốc ban hành năm 1999. Tài liệu của nhiều năm được đưa ra chỉnh lý theo từng đợt. Tài liệu của mỗi đợt chỉnh lý xong được đưa vào một mục lục hồ sơ. Phần lớn các TCT 91 cũng chỉ thuê tiến hành chỉnh lý được một lần cho nên trong một mục lục hồ sơ bao gồm tài liệu từ các năm mới thành lập TCT cho đến những năm gần đây. Hồ sơ trong một mục lục gồm tất cả các thời hạn bảo quản khác nhau nhưng thường chỉ được xác định thời hạn bảo quản lâu dài. Việc nhiều hồ sơ không được xác định đúng giá trị sẽ gây nên hai hậu quả có chiều hướng ngược nhau. Thứ nhất là có nhiều hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn lại được xác định lâu dài có nguy cơ đem đi tiêu huỷ sau một thời gian. Với xu hướng này, về lâu dài phông lưu trữ TCT, sâu xa hơn là Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bị tổn thất tài liệu có giá trị. Thứ hai, nhiều hồ sơ chỉ có giá trị tạm thời nhưng lại được xác định thời hạn bảo quản lâu dài sẽ gây nên tình trạng lãng phí kho tàng, tiền của để bảo quản trong khoảng thời gian dài.
Chính vì công tác xác định giá trị tài liệu của các TCT được tiến hành như thế nên trong kho vẫn còn nhiều tài liệu không có giá trị hoặc đã hết giá trị nhưng không được loại ra để tiêu huỷ. Thời hạn bảo quản của tài liệu được xác định không chính xác vì không có công cụ làm căn cứ khi xác định giá trị tài liệu. Một khối lượng lớn tài liệu trùng thừa chưa được xử lý làm cho các kho lưu trữ càng chật thêm. Nhìn chung, tài liệu hiện có trong các kho của các TCT đang trong tình trạng vừa thừa vừa thiếu. Thừa nhiều tài liệu không có giá trị hoặc đã hết giá trị và thiếu những tài liệu quan trọng hiện đang được lưu giữ tại các phòng ban nhưng không có biện pháp thu thập.
Tài liệu của các công trình, dự án lớn được chú trọng hơn nên hầu như đã được chỉnh lý và đã nộp tài liệu của một số công trình trọng điểm vào TTLTQG
như: tài liệu của đường dây 500KW Bắc – Nam, tài liệu của nhà máy thuỷ điện Hoà Bình, tài liệu nhà máy lọc dầu số 1 Tuy Hạ (dự án không được triển khai nhưng tài liệu vẫn có nhiều giá trị về chính trị, kinh tế, lịch sử...)
Công tác tổ chức khoa học TLLT của các TCT 91 tuy bước đầu mới được quan tâm, kết quả đạt được còn khiêm tốn, chưa đạt các yêu cầu của công tác lưu trữ đặt ra nhưng đã cung cấp thông tin phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Với tiềm năng về TLLT như thế, nếu được tổ chức khoa học và đưa vào sử dụng triệt để, hợp lý thì đây cũng là một nguồn lực đáng kể góp phần tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, đặc biệt là tăng khả năng cạnh tranh của các TCT 91 trên thị trường nội địa cũng như trên thị trường thế giới. Bởi trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, cùng với các nguồn lực khác, thông tin là nguồn lực quan trọng mà nếu doanh nghiệp nào sở hữu được và biết sử dụng hợp lý sẽ là người có cơ hội chiến thắng trên thương trường. TLLT là một trong những nguồn cung cấp thông tin quan trọng.