- Đối với các TCT
3.1.3. Xây dựng đội ngũ cán bộ lưu trữ củacác TCT 91 đấy đủ về số lượng và đảm bảo về trình độ chuyên môn nghiệp vụ
và đảm bảo về trình độ chuyên môn nghiệp vụ
Công tác lưu trữ của các TCT 91 sẽ không thể đi vào nế nếp, đạt được kết quả như mong muốn nếu như không quan tâm đến đội ngũ cán bộ đảm nhiệm công tác này. Những tồn tại trong vấn đề cán bộ làm công tác lưu trữ đã được nêu ra ở chương 2 không chỉ của riêng các TCT 91 mà là vấn đề chung hiện nay của ngành lưu trữ Việt Nam. Đó là việc đội ngũ cán bộ lưu trữ không đáp ứng được yêu cầu công việc cả về số lượng và chất lượng. Thực trạng đội ngũ cán bộ lưu trữ của các TCT 91 hiện nay cần phải thực hiện giải pháp xây dựng đội ngũ cán bộ lưu trữ của các TCT 91 đầy đủ về số lượng và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ
Như chúng ta đã biết, để thực hiện tốt chức năng và các nhiệm vụ được giao, Thông tư 40 quy định biên chế của phòng lưu trữ Bộ tối thiểu là 2 người có trình độ trung học lưu trữ trở lên. Điều này có nghĩa các bộ có thể bố trí cán bộ lưu trữ nhiều hơn nữa tuỳ theo nhu cầu của cơ quan. Tuy nhiên, trong thực tế hầu hết các bộ đều có số lượng cán bộ lưu trữ đảm bảo con số tối thiểu. Chính vì thế, sau một thời gian triển khai thực hiện đã cho thấy những quy định trên của Thông tư 40 đã không phù
hợp với yêu cầu thực tiễn cả về số lượng và trình độ đào tạo của cán bộ lưu trữ. Với biên chế 2 cán bộ, phòng lưu trữ không thể đảm đương tất cả các công việc như thực tế công tác lưu trữ của các Bộ hiện nay đặt ra. Nếu chỉ thực hiện các khâu nghiệp vụ cần thiết để tổ chức tài liệu một cách khoa học nhằm đưa ra khai thác sử dụng, phục vụ cho hoạt động của cơ quan thì theo theo chúng tôi, các phòng lưu trữ Bộ cần phải được biên chế tối thiểu 04 cán bộ. Hơn nữa, phòng lưu trữ bộ còn có nhiệm vụ hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện thống nhất các chế độ, quy định về quản lý công tác lưu trữ và TLLT nên yêu cầu bắt buộc là cán bộ lưu trữ phải có trình độ đại học chuyên ngành lưu trữ. Ngoài ra, phòng lưu trữ còn có nhiệm vụ kết hợp với bộ phận văn thư xây dựng danh mục hồ sơ cơ quan để làm cơ sở phục vụ cho công tác lập hồ sơ hiện hành. Nếu không bắt buộc một tỷ lệ nhất định nào đó trong số cán bộ phòng lưu trữ phải có trình độ đại học thì không thể nào hoàn thành những nhiệm vụ đã được quy định đối với phòng lưu trữ.
Trên cơ sở so sánh trên và trên cơ sở nghiên cứu về quy mô tổ chức hoạt động, về vị trí, vai trò và khối lượng tài liệu, biên chế cán bộ lưu trữ của các TCT 91 cho thấy, cán bộ lưu trữ tại các TCT 91 cũng cần phải đáp ứng đầy đủ về số lượng và trình độ như đối với phòng lưu trữ Bộ
Đối với công tác lưu trữ của các TCT 91 hiện nay rất cần một văn bản quy định về việc tổ chức bộ phận lưu trữ và biên chế cán bộ lưu trữ. Nếu các Bộ cần thành lập phòng lưu trữ thì với các TCT 91 vấn đề này cũng rất cấp thiết và cần được quy định bằng văn bản của cơ quan quản lý nhà nước. Các nhiệm vụ công tác lưu trữ của các TCT 91 phải do phòng lưu trữ thuộc Văn phòng TCT đảm nhận chứ không phải do một vài người thuộc phòng hoặc bộ phận hành chính phụ trách. Nhưng để tránh tình trạng quá tải như đối với các Bộ hiện nay thì cần quy định biên chế cán bộ lưu trữ của các TCT 91 tối thiểu phải 4 người, trong đó có ít nhất 2 người có trình độ đại học chuyên ngành lưu trữ. Cá biệt có những TCT có khối lượng tài liệu hình thành hàng năm rất lớn như TCT Bưu chính Viễn thông, TCT Dầu khí, TCT Điện lực thì cần số lượng cán bộ lớn hơn nữa. Các chỉ tiêu được đưa ra như trên là hoàn toàn hợp lý. Bởi như phòng lưu trữ Bộ, phòng lưu trữ của TCT 91 cũng
có chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của các doanh nghiệp là đơn vị thành viên, trong khi số lượng đơn vị thành viên của mỗi TCT là rất lớn, bình quân 34/TCT. Nếu cán bộ lưu trữ chỉ có trình độ trung cấp chuyên ngành lưu trữ thì phòng lưu trữ TCT 91 không thể thực hiện được chức năng, nhiệm vụ của mình. Nhưng nếu nói một cách chính xác thì với thực trạng công tác lưu trữ của các TCT 91 hiện nay thì nếu có 4 cán bộ lưu trữ cũng khó đảm đương được công việc chỉ đối với TLLT của cơ quan TCT một khi công tác lưu trữ được tổ chức và thực hiện một cách nghiêm túc. Các chỉ tiêu đưa ra dựa trên cơ sở phân tích thực trạng công tác lưu trữ của các TCT 91. Còn trong thực tế, điều này có thành hiện thực hay không còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Ví dụ: Chỉ mới xét dưới góc độ kinh tế thì con số 4 cán bộ lưu trữ có thể xem là yêu cầu khó được chấp nhận đối với lãnh đạo các TCT 91khi các TCT này có chức năng hoạt động sản xuất kinh doanh lấy thu bù chi đảm bảo có lãi. Hơn nữa. Luật Doanh nghiệp nhà nước quy định các doanh nghiệp có quyền tự chủ trong việc tổ chức bộ máy hoạt động của doanh nghiệp mình sao cho phù hợp với quy mô và ngành nghề sản xuất kinh doanh. Xu thế chung hiện nay là các doanh nghiệp phải hạn chế số lượng cán bộ đến mức tối thiểu để có thể giảm thiểu các khoản chi phí nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu lợi nhuận tối đa. Và công tác lưu trữ là nơi các doanh nghiệp nghĩ đến đầu tiên để thực hiện mục tiêu trên. Việc bắt buộc các TCT 91 phải bố trí đầy đủ cán bộ lưu trữ phải được ban hành bằng một văn bản có hiệu lực pháp lý cao thì quy định đó mới có thể được các TCT 91 thực hiện. Bởi một khi còn có cán bộ lãnh đạo Văn phòng TCT 91 quan niệm rằng: “Nếu lựa chọn giữa việc bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách với việc sau một vài năm thuê chỉnh lý một lần thì việc thuê chỉnh lý vẫn kinh tế hơn nhiều”. Điều này cho thấy việc thực hiện giải pháp này là không hề đơn giản.
Nếu chỉ quan tâm đến số lượng và trình độ chuyên môn của cán bộ lưu trữ thì việc thực hiện giải pháp này chưa được trọn vẹn. Trong hoàn cảnh như hiện nay, khi mà công sức của những người làm công tác lưu trữ chưa được đánh giá một cách chính đáng kể cả trong các cơ quan cũng như ngoài xã hội thì việc đòi hỏi họ phải nổ lực để công hiến cho công việc là việc rất khó. Hơn bất kể ở loại hình cơ quan
nào, khi mọi hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra sôi nổi, mọi sự cống hiến của cán bộ nhân viên ở các bộ phận khác đều được đánh giá và chi trả sòng phẳng thì công việc của cán bộ lưu trữ còn quá ư là thầm lặng, còn chưa được đánh giá đúng mức. Việc trước tiên cần phải làm là phải xoá bỏ sự ngăn cách, cảm giác tự ty, mặc cảm về nghề nghiệp, công việc của phần lớn cán bộ lưu trữ. Đồng thời cần tạo tâm lý thoải mái, ổn định để cán bộ lưu trữ yên tâm làm việc. Sự quan tâm của lãnh đạo các TCT 91 thể hiện bằng việc trang bị cơ sở vật chất cần thiết phục vụ cho công tác, bằng chế độ lương bổng, đãi ngộ xứng đáng với những cống hiến của đội ngũ cán bộ làm công tác thầm lặng này là một yếu tố động viên họ hăng say trong công tác để thúc đẩy công tác lưu trữ của các TCT 91 dần đi vào nề nếp và ổn định.
Bên cạnh đó, cần chấm dứt tình trạng xem bộ phận lưu trữ là nơi để sắp xếp những cán bộ chưa được đào tạo căn bản hoặc là nơi trung chuyển để chờ bố trí công việc khác ngoài việc làm công tác lưu trữ. Để giải quyết được tình trạng này, phải có kế hoạch biên chế cán bộ lâu dài ngay từ khâu tuyển dụng đến phân công nhiệm vụ, đề bạt, đào tạo, bồi dưỡng và nghiêm túc thực hiện kế hoạch đó theo quy định của pháp luật về cán bộ công chức.
Thực hiện giải pháp xây dựng đội ngũ cán bộ lưu trữ đầy đủ về số lượng và đảm bảo trình độ chuyên môn nghiệp vụ chính là tiến hành giải quyết những tồn tại trên hiện đang có trong các TCT 91. Đây là giải pháp mang tính quyết định vì trong tất cả các yếu tố làm nên thành công hay gây thất bại của bất kỳ hoạt động nào của cơ quan, tổ chức thì con người là yếu tố đóng vai trò quyết định cao nhất. Cho nên việc giáo dục, rèn luyện, bồi dưỡng ý thức của cán bộ lưu trữ về trách nhiệm đối với công việc, với cơ quan là rất quan trọng và cũng cần tiến hành song song với việc thực hiện các vấn đề trên.