- Bố trí biên chế cán bộ lưu trữ
2.3.2.Do cơ sở pháp lý chưa đầy đủ
Nguyên nhân thứ hai là trong hệ thống văn bản pháp luật về lưu trữ của Việt Nam còn thiếu những văn bản quy định về công tác văn thư lưu trữ của các doanh nghiệp. Điều này đồng nghĩa với việc thiếu sự quan tâm, chỉ đạo của Nhà nước về công tác này của các doanh nghiệp nói chung, các TCT 91 nói riêng. Hệ quả tất yếu là nhiều doanh nghiệp chưa chủ động ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư lưu trữ cho riêng doanh nghiệp mình.
- Cơ sở pháp lý chung
Từ khi có đường lối đổi mới phát triển kinh tế đến nay, hàng trăm văn bản được ban hành để điều chỉnh mọi mặt hoạt động của các loại hình doanh nghiệp. Công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ là một mặt hoạt động không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp nào thuộc tất cả các loại hình nhưng hầu như rất ít được đề cập đến trong các văn bản này. Có thể kể một số văn bản đề cập đến công tác lưu trữ của các doanh nghiệp nhưng chưa phải là có hệ thống và toàn diện. Đó là Luật kế toán, Điều 94 của Luật Doanh nghiệp và Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29-12-2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ Lưu trữ tài liệu kế toán quy định việc lưu trữ một số tài liệu của các doanh nghiệp. Trong ba văn bản trên, có hai văn bản chỉ đề cập đến việc lưu trữ tài liệu tài chính kế toán. Còn Điều 94 Luật Doanh nghiệp chỉ quy định Chế độ lưu giữ một số tài liệu của công ty cổ phần
Đối với công ty cổ phần, do yêu cầu cần phải có về cơ cấu tổ chức, cơ chế điều hành và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh nên bắt buộc phải lưu trữ ít nhất là những tài liệu như quy định trong Điều 94 của Luật Doanh nghiệp. Các công ty cổ phần cần thực hiện theo quy định này vì không chỉ là tuân thủ quy định của pháp luật mà còn để đảm bảo cho sự tồn tại, phát triển của công ty và bảo đảm quyền lợi cho các cổ đông. Có thể nói, những quy định về công tác lưu trữ của các doanh nghiệp trong các văn bản trên chỉ nhằm phục vụ trước mắt cho quản lý hoạt động của các doanh nghiệp, đặc biệt là quản lý về lĩnh vực tài chính. Trong khi đó, mục
đích chính của công tác lưu trữ là nhằm bảo quản an toàn và khai thác sử dụng lâu dài giá trị nhiều mặt của TLLT của các doanh nghiệp cũng như mục đích bảo vệ di sản văn hoá của dân tộc không được đặt ra. Gần đây, Luật Kế toán được ban hành mới đề cập đến mục đích thiết thực này của công tác lưu trữ. Về vấn đề này được quy định bởi Điều 40 Luật Kế toán năm 2003: “Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng”. Chính vì thế, các doanh nghiệp, cụ thể là các TCT 91 có cảm giác như mình đang “nằm ngoài pháp luật” trong lĩnh vực này. Việc tổ chức công tác lưu trữ là do các TCT tự quyết định, chưa có một quy định pháp luật mang tính chất ràng buộc nào.
Ví dụ các TCT 91 là các chủ đầu tư của nhiều công trình, dự án lớn nên tài liệu đấu thầu là loại hình tài liệu hình thành trong qua trình hoạt động của các TCT 91 tương đối nhiều và có giá trị lớn về nhiều mặt. Hoạt động đấu thấu được thực hiện theo Quy chế đấu thầu được ban hành kèm theo Nghị định số 88/1999/NĐ-CP ngày 01/9/1999 của Thủ tướng Chính phủ và Thông tư số 04/2000/TT-BKH ngày 26/5/2000 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư Hướng dẫn thực hiện Quy chế đấu thầu. Quy chế đấu thầu này đã được sửa đổi, bổ sung theo các Nghị định số 14/2000/NĐ-CP ngày 05/5/2000 và Nghị định số 66/2003/NĐ-CP ngày 12/6/2003 của Thủ tướng Chính phủ. Quản lý hồ sơ đấu thầu là một trong những nội dung quan trong của các văn bản trên. Tuy nhiên chúng chỉ được quản lý theo chế độ “Mật” khi hoạt động đấu thầu đang diễn ra. Có nghĩa là khi hồ sơ cần phục vụ quá trình đấu thầu nhằm thực hiện tính cạnh tranh, công bằng và minh bạch trong quá trình đấu thầu để chọn nhà thầu phù hợp, bảo đảm hiệu quả kinh tế của dự án. Việc lưu trữ hồ sơ đấu thầu sau khi đã hoàn thành công tác đấu thấu không được quy định trong các văn bản trên và ở bất kỳ một văn bản nào khác. Đơn cử vụ việc có khuất tất trong đấu thầu của dự án mở rộng nhà máy nhiệt điện Uông Bí hiện đang xảy ra ở TCT Điện lực Việt Nam đã cho thấy sự thiếu sót trong vấn đề này. Nếu TCT Điện lực Việt Nam và nhà thầu chính - TCT Lắp máy Việt Nam bị kết tội oan thì tài liệu đấu thầu dự án trên sẽ là những chứng cứ pháp lý quan trọng và tin cậy nhất để minh oan cho mình trước kết luận của thanh tra. Nếu TCT Điện lực Việt Nam và TCT Lắp máy Việt Nam
không chủ động lưu trữ hồ sơ đấu thầu thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc giải trình với các cơ quan chức năng. Hoặc giả sử hai TCT trên có sai sót gây hậu quả nghiêm trọng trong vụ việc này, cụ thể là làm thất thoát kinh phí, không đảm bảo chất lượng công trình thì cũng chính những tài liệu trên là cơ sở để quy trách nhiệm cho cơ quan, cá nhân được công minh, chính xác. Rất may là dự án bị thanh tra khi đang còn thực hiện nên vẫn còn đầy đủ tài liệu để làm sáng tỏ vấn đề7. Nhưng trong hồ sơ đấu thầu thì phần luận chứng kinh tế – kỹ thuật của các nhà dự thầu là nội dung rất quan trọng và có giá trị nghiên cứu về sau khi thực hiện các dự án khác. Hơn nữa, về lâu dài nếu công trình, dự án có xảy ra sự cố thì tài liệu đấu thầu là một trong những chứng cứ để quy trách nhiệm cho các bên: chủ đầu tư hoặc bên trúng thầu. Thế nhưng trong các văn bản trên và cũng không có văn bản nào quy định về việc lưu trữ hồ sơ đấu thầu sau khi kết thúc đấu thầu nhằm các mục đích trên cũng như mục đích bảo vệ di sản văn hoá của dân tộc. Chính vì thế, các doanh nghiệp, cụ thể là các TCT 91 có cảm giác như mình đang “nằm ngoài pháp luật” trong lĩnh vực này. Việc tổ chức công tác lưu trữ là do các TCT tự quyết định, chưa có đầy đủ cơ sở pháp lý mang tính chất ràng buộc.
Mặt khác, điểm qua hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, từ văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất là Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001- văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất về công tác lưu trữ - đến các công văn hướng dẫn nghiệp vụ thì đối tượng thuộc điều chỉnh là doanh nghiệp được nói đến rất mờ nhạt. Khoản 3 Điều 2 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia (gọi tắt là Pháp lệnh) quy định: “Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân...” có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, anh ninh, ngoại giao...Các doanh nghiệp là các tổ chức kinh tế được nói đến trong Pháp lệnh nhưng chưa được cụ thể, rõ ràng. Trong khi đó các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay thuộc nhiều thành phần kinh tế khác nhau, có chế độ sở
7
Gói thầu số 7 dự án mở rộng Nhà máy nhiệt điện Uông bí: Vì sao vượt dự toán trên 50 triệu USD vẫn được phê duyệt ?. Báo Tiền phong. Số 79 ngày 21-4-2005.
hữu khác nhau cho nên cần có chế độ quản lý khác nhau. Tiếp đến, Điều 15 Pháp lệnh quy định về việc giao nộp tài liệu trong trường hợp doanh nghiệp phá sản như sau: “.... doanh nghiệp phá sản....phải quản lý, giao nộp tài liệu theo quy định sau đây:
a) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của lưu trữ lịch sử phải được giao nộp vào lưu trữ lịch sử;
b) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu của lưu trữ lịch sử phải được giao nộp vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp...” Trong khi đó, chưa có văn bản nào quy định các TCT 91 là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Chỉ có TCT Dầu mỏ và Khí đốt – TCT Dầu khí hiện nay- thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo Quyết định số 58-QĐ/TCCP ngày 17/3/1995. Đến nay chưa có TCT 91 nào giải thể và ngay cả trong tương lai chắc chắn điều này cũng khó xảy ra nhưng những quy định trên chưa đáp ứng được yêu cầu thực tế. Bởi dẫu rằng các TCT 91 không bị giải thể nhưng tài liệu sau một thời gian nhất định được bảo quản tại TCT 91 cần phải được giao nộp vào lưu trữ lịch sử. Ví dụ Pháp lệnh quy định TLLT có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan Trung ương được lưu giữ ở lưu trữ hiện hành là 10 năm. Sau đó phải làm thủ tục giao nộp vào lưu trữ lịch sử. Hoặc giả sử các TCT 91 không phải là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thì việc thực hiện theo Điều 15 khi bị phá sản cũng rất khó vì không thể xác định được cơ quan, tổ chức nào là cấp trên trực tiếp: Chính phủ hay Bộ được Chính phủ uỷ quyền thực hiện một số nhiệm vụ và quyền của chủ sở hữu. Như trên đã nêu, đến nay chưa có TCT 91 nào giải thể nhưng trong thời gian qua một số đơn vị thành viên của các TC 91 đã được cổ phần hoá và trong tương lai, việc cổ phần hoá sẽ càng được tiến hành mạnh mẽ để thực hiện chủ trương sắp xếp và đổi mới doanh nghiệp nhà nước của Đảng và Nhà nước. Việc này đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp trên đã thay đổi chế độ sở hữu và một phần trong số đó nhà nước không nắm giữ cổ phần chi phối. Tuy nhiên, số phận TLLT của các doanh nghiệp thành viên này hiện nay như thế nào, được đưa đi về đâu không có ai biết và chịu trách nhiệm.
và với những giá trị to lớn của TLLT thì các TCT 91 không thể không phải là nguồn nộp lưu TLLT vào lưu trữ lịch sử
Việc tổ chức công tác lưu trữ như thiết lập tổ chức, bố trí biên chế cán bộ, bố trí kho tàng, đảm bảo trang thiết bị để bảo quản tài liệu ... và việc thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ của các TCT 91 cũng không được quy định bằng văn bản. Chính vì thế, việc có tổ chức công tác lưu trữ hay không cũng không mang tính bắt buộc đối với các TCT 91 và tổ chức như thế nào, tình hình TLLT như thế nào trong gần 10 năm qua chưa được tổng kết, đánh giá.
Qua đây có thể khẳng định rằng, cơ sở pháp lý chung cho việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ và TLLT của các doanh nghiệp nói chung, của các TCT 91 nói riêng hiện nay chưa được hoàn chỉnh.
- Quy định của các TCT 91
Nguyên nhân cơ bản trên là nguồn gốc phát sinh các nguyên nhân mang tính hệ quả tất yếu tiếp theo. Đó là việc các TCT 91 còn quá thụ động trong việc xây dựng và ban hành quy định về công tác lưu trữ cho riêng doanh nghiệp mình. Trong bảng thống kê tình hình ban hành văn bản quy định công tác văn thư lưu trữ của các TC 91 đã đưa ra số lượng văn bản do chính các TCT ban hành. Cũng cần nhắc lại là số lượng văn bản được các TCT 91 ban hành không phải ít nhưng trong số đó chủ yếu là văn bản quy định về công tác văn thư. Trong những văn bản được ban hành thiếu quy định về trách nhiệm cán bộ chuyên môn trong việc lập hồ sơ công việc nên đã gây khó khăn cho công tác lưu trữ. Trong khi quá chú trọng đến việc nghiên cứu thị trường, nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm và nhiều yếu tố khác để tăng lợi nhuận mà các doanh nghiệp hầu như không nhận thức được rằng công tác lưu trữ cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của họ. Vì thiếu hoặc không có những quy chế rõ ràng nên công tác lưu trữ trong các TCT 91 không mang tính bắt buộc. Việc tổ chức tốt hay không tốt các công tác này không gắn với trách nhiệm hay quyền lợi của cán bộ nên cũng không mang tính bắt buộc hay khuyến khích người ta thực hiện. Hơn nữa, do không có văn bản hướng dẫn nên các khâu nghiệp
vụ chuyên môn của công tác lưu trữ chủ yếu được thực hiện bằng hiểu biết và kinh nghiệm cá nhân của các cán bộ. Cũng chính vì không có quy chế nên không có căn cứ để tiến hành kiểm ra công tác này có được thực hiện hay không? Nếu có thì được thực hiện như thế nào ? Việc không lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ không đầy đủ và không đúng quy định không được xem là tiêu chí để khiển trách hay kỷ luật cán bộ. Việc để thất thoát TLLT không có ai bị quy trách nhiệm cho nên tình trạng yếu kém trong công tác này được xem là hiện tượng bình thường.