6 tháng đầu năm
4.2.4.Hoạch định ngân sách
Các khách sạn cần lập ra một quỹ ngân sách dành riêng cho hoạt động marketing, quỹ ngân sách này luôn được duy trì và bảo đảm ở mức cao nhất giúp cho kế hoạch hoạt động kinh doanh của các khách sạn được liên tục. Nếu nguồn ngân sách này không được bảo đảm thì công việc điều hành marketing sẽ bị gián đoạn và thiếu kế hoạch.
Hiện nay, các khách sạn vẫn chưa thật sự chú trọng đến hoạt động marketing vì vậy các khách sạn ít quan tâm đến việc xây dựng ngân sách cho hoạt động marketing.
Khi hoạt động marketing được tiến hành một cách bài bản, có những mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động thì việc xác định ngân sách cho hoạt động marketing là cần thiết và là điều kiện để đảm bảo hiệu quả cho hoạt động marketing của doanh nghiệp mình. Có rất nhiều phương pháp để xác định ngân sách cho hoạt động marketing, theo tình hình hiện tại của các khách sạn trên địa bàn thành phố thì phương pháp “lập ngân sách theo mục tiêu và nhiệm vụ công việc” là phù hợp, lập ngân sách trên cơ sở các mục tiêu marketing từ đó các doanh nghiệp khách sạn xem xét cần có bao nhiêu ngân sách để đạt được mục tiêu đó.
Để thực hiện phương pháp này các khách sạn cần tiến hành theo quy trình sau:
Sơ đồ 4.2: Quy trình lập ngân sách theo mục tiêu và nhiệm vụ công việc
Thông qua sơ đồ trên ta thấy, trước hết người làm marketing cần phải mô tả được từng hoạt động marketing của khách sạn, xem xét có bao nhiêu nhân viên, có bao nhiêu công việc. đồng thời phải xem xét tính liên tục của từng công việc, từng bộ
Mô tả hoạt động marketing của khách sạn: tính liên tục của từng công việc, từng bộ phận
Lựa chọn những hình thức thay đổi thích hợp nhất
Tính toán chi phí cho từng hình thức thay đổi
Tính toán ngân sách trên cơ sở chi phí cần thiết
phận. Phải lựa chọn được những hình thức thay đổi thích hợp nhất và phải tính toán được chi phí cho từng hình thức thay đổi này từ đó tính toán ngân sách trên cơ sở chi phí cần thiết để duy trì hoạt động, nếu chi phí ở dưới mức này thì không duy trì được hoạt động lâu dài và mọi chi phí ở trên mức tối thiểu phải là chi phí sinh lời. Trên cơ sở các hoạt động ở các bộ phận đã được hoạch định một cách chi tiết, lúc này người lãnh đạo cao nhất sẽ xét duyệt các cấp độ chi phí khác nhau theo mức độ quan trọng của từng công việc.
Ưu điểm của phương pháp này là tập trung ngân sách cho hoạt động của từng bộ phận, không dàn trải. Tuy nhiên, nó cũng có những nhược điểm như: mất nhiều thời gian, công sức hơn và trong một số trường hợp nhất định, phương pháp này tỏ ra rất tốn kém. Phương pháp này sẽ là điều kiện cung cấp thông tin về các bộ phận khác nhau dễ dàng cho việc đánh giá của từng bộ phận và loại bỏ những việc không còn thích hợp.
Để đảm bảo hoạt động marketing có hiệu quả, thì cần thiết phải lập ngân sách cho nó. Bất cứ một hoạt động nào cũng chỉ có thể được thực hiện khi có một khoản ngân sách nhất định. Việc xác định ngân sách marketing phải đảm bảo tính khả thi, phù hợp với tầm cỡ của khách sạn, quy mô và mục tiêu của chiến lược marketing.