- Phòng sinh quản kho thành phẩm: thực hiện chức năng lưu kho thành phẩm, đóng gói, lên kiện giao cho khách hàng.
DIAMOND VI TNAM
3.2.1 Hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát
- Như đã đánh giá ở chương 2, công ty còn thiếu một số văn bản thuộc về môi trường kiểm soát như chưa xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn, chưa lập bảng nhận diện rủi ro và điều chỉnh theo thời gian thực trong năm, chưa đề ra cách thức đề phòng rủi ro,...cũng như các văn bản đã có thì chưa bao quát hết, từ đó dẫn đến môi trường kiểm soát chưa tốt, vì vậy nhất thiết công ty phải rà soát lại, bổ sung và điều chỉnh hệ thống văn bản này cho phù hợp với tình hình môi trường kiển soát rủi ro hiện nay.
- Công ty cần chú trọng trong việc đào tạo, huấn luyện lực lượng cán bộ quản lý bằng hình thức như đào tạo tại chỗ, gửi đi tham gia các khóa tập huấn (phần mềm, thuế,...) để có thể cập nhật kịp thời các kiến thức liên quan đến công việc cũng như các kỹ năng cần thiết đối với một nhà quản trị, hiểu biết về môi trường kinh doanh, điều kiện kinh doanh nhất là đối với công ty TNHH Diamond VN là
một công ty hoạt động xuất nhập khấu, do đó việc hiểu biết về văn hóa, môi trường kinh doanh tại nước sở tại là điều vô cùng cần thiết.
- Đối với lao động trực tiếp, công ty phải thường xuyên tổ chức đào tạo tay nghề để họ có thể nắm bắt công việc và thực hiện tốt (tận dụng lao động có kinh nghiệm, tay nghề tại chỗ để đào tạo lao động mới).
- Cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay tương đối hoàn chỉnh, nhưng hầu như không có sự thay đổi, các vị trí thường cố định không có sự luân phiên. Điều này sẽ làm cho hệ thống kiểm soát nội bộ không hiệu quả. Vì vậy định kỳ công ty phải có kế hoạch luân chuyển nhân viên để đảm nhận các công việc khác nhau trong cùng bộ phận, điều này sẽ giúp cho công ty khi một nhân viên vắng mặt thì nhân viên khác có thể đảm nhận phần việc đó, đảm bảo công việc luôn thông suốt.
- Nhà quản lý cần đặt niềm tin vào đội ngũ nhân viên của mình, phải thường xuyên trao đổi trực tiếp công việc cũng như đối thoại với cấp dưới. Điều này giúp cho nhà quản lý nhận được nhiều ý kiến đóng góp cho công ty, đồng thời cũng là cách để nhà quản lý kiểm tra, giám sát các hoạt động diễn ra tại công ty để có thể kịp thời ngăn ngừa và phát hiện các gian lận, sai sót có thể xảy ra.
- Khi thực hiện giao việc, nhà quản lý phải đảm bảo rằng nhân viên của mình có đủ trình độ chuyên môn phù hợp với công việc, đảm bảo hoàn thành công việc được giao, tránh sự lãng phí cho công ty. Ví dụ: hiện tại công ty vẫn còn một số vị trí công việc chưa phù hợp với trình độ gây lãng phí như: đối với vị trí văn thư, nhân sự, kế toán kho.., chỉ cần nhân viên mới ra trường có trình độ trung cấp là có thể hoàn thành tốt nhưng nhà quản lý lại sử dụng nhân viên có trình độ cao đẳng, đại học. Và để khắc phục điều này, nhà quản lý nên xây dựng bảng mô tả công việc của từng vị trí, điều này giúp ít rất nhiều cho bộ phận nhân sự trong việc tuyển dụng cũng như tiết kiệm chi phí cho công ty.