- Phòng sinh quản kho thành phẩm: thực hiện chức năng lưu kho thành phẩm, đóng gói, lên kiện giao cho khách hàng.
2.4.2. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ theo hƣớng quản trị rủi ro thông qua dữ liệu sơ cấp
thông qua dữ liệu sơ cấp
Sau khi có kết quả thực trạng hệ thống KSNB theo hướng quản trị rủi ro tại công ty, tác giả tiến hành trao đổi riêng với ban giám đốc về những nguyên nhân tồn tại, kết hợp với quan sát thực tế tại công ty, tác giả đánh giá nhưng mặt mạnh, yếu và nguyên nhân tồn tại theo 8 yếu tố cấu thành hệ thống KSNB như sau:
2.4.2.1. Môi trƣờng quản lý
Những mặt đạt đƣợc:
- Với 50/50 người chiếm 100% cho rằng công ty rất chú trọng đến việc xây dựng các quy tắc đạo đức ứng xử. Các quy tắc đạo đức ứng xử được công ty phổ biến rộng rãi trong nội bộ đơn vị. Lãnh đạo công ty đánh giá cao vai trò của kiểm soát; chú trọng quản lý, giám sát hoạt động của công ty.
- Với 48/50 người chiếm 96% cho rằng quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận tương đối rõ ràng, đảm bảo công việc không bị chồng chéo.
- Với 47/50 người chiếm 94% cho rằng ban lãnh đạo rất quan tâm đến các rủi ro liên quan đến hoạt động kinh doanh công ty và thường xuyên nghiên cứu rất cẩn trọng nhằm ứng phó kịp thời khi xảy ra.
- Với 41/50 người chiếm 82% cho rằng nhân sự được tuyển dụng có chuyên môn nghiệp vụ phù hợp, đáp ứng công việc được giao.
Những mặt hạn chế:
- Với 34/50 người chiếm 68% cho rằng ban lãnh đạo không chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ nhân viên công ty, rất ít khi cử nhân viên tham gia các khóa đào tạo để cập nhật kiến thức liên quan đến công việc.
- Với 36/50 người chiếm 72% cho rằng cơ cấu tổ chức của công ty hầu như không thay đổi, các vị trí công việc thường cố định.
- Với 27/50 người chiếm 54% cho rằng ban lãnh đạo rất ít khi trao đổi trực tiếp công việc với nhân viên cấp dưới, dẫn đến không tiếp thu đầy đủ ý kiến cũng như góp ý của nhân viên.
- Vẫn còn 9/50 người chiếm 18% cho rằng một số vị trí công việc vẫn chưa phù hợp với trình độ chuyên môn; một số vị trí không đòi hỏi kinh nghiệm, trình độ nên bố trí người chưa phù hợp.
Nguyên nhân tồn tại:
Việc công ty TNHH Diamond VN không hoàn thành tốt một số nội dung trên có thể là do phong cách quản lý, điều hành của ban lãnh đạo công ty (100% vốn người ngoài – Đài Loan).
2.4.2.2. Thiết lập mục tiêu
Những mặt đạt đƣợc:
- Với 50/50 người chiếm 100% cho rằng công ty có thiết lập các mục tiêu chiến lược toàn công ty.
- Với 36/50 người chiếm 72% cho rằng hiện tại công ty đã thiết lập được các mục tiêu đảm bảo tuân thủ các qui định của công ty.
Những mặt hạn chế:
- Với 50/50 người chiếm 100% cho rằng mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty chỉ được công bố cho lãnh đạo các phòng ban, còn nhân viên các bộ phận cũng như lao động trực tiếp hầu như không được biết đến.
- Với 27/50 người chiếm 54% cho rằng công ty chưa thiết lập được các mục tiêu tuân thủ các qui định pháp luật của Nhà nước.
- Vẫn còn 20/50 người chiếm 40% cho rằng công ty chưa thiết lập mục tiêu cho từng khoản mục cũng như mục tiêu chi tiết cho từng bộ phận trong công ty. Điều này cho thấy công ty chỉ thiết lập mục tiêu cho một số khoản mục quan trọng như: doanh thu, lợi nhuận; còn khoản mục như: cách thức hoạt động... thì chưa được chú trọng.
- Bên cạnh đó, có 14/50 người chiếm 28% cho rằng công ty chưa thiết lập các mục tiêu đảm bảo tuân thủ các quy định của công ty. Qua phỏng vấn trực tiếp, tác giả nhận thấy công ty có thiết lập các mục tiêu này nhưng chưa được công bố rộng rãi nên một bộ phận nhân viên chưa nắm được.
Nguyên nhân tồn tại:
Việc công ty không hoàn thành tốt các nội dung trên có thể do một số nguyên nhân như: quan điểm và nhận định của nhà quản trị chưa hợp lý.
2.4.2.3. Nhận dạng sự kiện tiềm tàng
Những mặt đạt đƣợc:
Công tác nhận diện các sự kiện tiềm tàng diễn ra tại công ty TNHH Diamond VN chưa thực sự tốt. Tuy nhiên, vẫn có những đặc điểm nổi bật cần được phát huy như công ty đang tập trung chú trọng các yếu tố bên trong có tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thể hiện qua việc: có 50/50 người chiếm 100% cho rằng hiện công ty rất quan tâm đến các hợp đồng lao động đến và chuẩn bị hết hạn, điều này khá quan trọng vì sẽ giúp công ty ổn định được lực lượng lao động và có sự chủ động về tình hình lao động tại công ty. Hơn nữa, có 38/50 người chiếm 76% cho rằng định kỳ công ty có thực hiện điều chỉnh lại các qui trình cho phù hợp với tình hình thực tế, đây quả là một việc làm rất cần thiết và có ích cho công ty vì vậy cần phải được phát huy.
Những mặt hạn chế:
Công ty chưa quan tâm đến các yếu tố bên ngoài có thể tác động đến các mục tiêu của công ty như môi trường kinh doanh (27/50 người chiếm 54%), môi trường tự nhiên (46/50 người chiếm 92%), môi trường chính trị (40/50 người chiếm 80%), phong tục tập quán, trình độ (50/50 người chiếm 100%). Đây chính là các nhân tố có ảnh hưởng rất lớn đến mục tiêu của từng bộ phận, cũng như mục tiêu chung của toàn công ty. Bên cạnh đó, việc thay đổi, điều chỉnh quy trình kinh doanh vẫn chưa được cập nhật kịp thời cho nhân viên công ty nên một số nhân viên chưa biết được (12/50 người chiếm 24%).
Nguyên nhân tồn tại:
Việc công ty TNHH Diamond VN không hoàn thành tốt các nội dung trên có thể do một số nguyên nhân như: quan điểm và nhận định của nhà quản trị chưa hợp lý, hay mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí không tương thích.
2.4.2.4. Đánh giá rủi ro
Những mặt đạt đƣợc:
- Với 46/50 người chiếm 92% cho rằng công ty thường xuyên nhận diện và phân tích rủi ro cũng như xem xét, đánh giá tác động của rủi ro đến việc hoàn thành các mục tiêu của công ty.
- Công ty cũng đã đưa ra được các biện pháp nhằm phòng ngừa rủi ro (27/50 người chiếm 54%).
Những mặt hạn chế:
- Công ty chưa có bộ phận dự báo rủi ro riêng biệt, công tác nhận diện, phân tích cũng như đối phó rủi ro vẫn được quyết định bởi nhà quản lý doanh nghiệp (50/50 người chiếm 100%).
- Khi đánh giá rủi ro, công ty hầu như chỉ dùng phương pháp định tính (41/50 người chiếm 82%) đây là một sự nhận định mang tính cảm tính, vì vậy độ chính xác thường không cao, điều này có thể làm công ty đưa ra phương án đối phó không hợp lý.
- Một bộ phận nhân viên vẫn không biết được các biện pháp phòng ngừa rủi ro đã được đưa ra (23/50 người chiếm 46%), điều này sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả cũng như làm cho công ty không nhận được sự đánh giá, đóng góp để việc thực hiện tốt hơn.
- Bên cạnh đó, khi đánh giá rủi ro, công ty chưa thực hiện phân loại chia nhỏ rủi ro nhằm đưa ra phương án đối phó hợp lý (41/50 người chiếm 82%).
Nguyên nhân tồn tại:
Việc công ty không hoàn thành tốt các nội dung trên có thể do một số nguyên nhân như: Trình độ và năng lực của cán bộ, nhân viên bị hạn chế, hay mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí không tương thích.
2.4.2.5. Phản ứng rủi ro
Những mặt đạt đƣợc:
Khi có rủi ro xảy ra, công ty sẽ chọn giải pháp né tránh nó (31/50 người chiếm 62%), điều đó có nghĩa công ty không tham gia kinh doanh các sản phẩm có rủi ro cao để tạo sự an toàn cho công ty; công ty có đưa ra các biện pháp nhằm hạn chế sự xuất hiện của rủi ro và tác động của chúng đến các mục tiêu công ty (26/50 người chiếm 52%). Bên cạnh đó công ty đã sử dụng một số biện pháp nhằm chia sẻ bớt rủi ro... (28/50 người chiếm 56%). Đây là các nhân tố giúp công ty có thể đối phó tốt với các rủi ro và cần được phát huy.
Những mặt hạn chế:
Thực tế cho thấy, những sản phẩm có rủi ro cao, đi đôi với nó là lợi nhuận mang lại cũng rất cao, do đó việc công ty chọn giải pháp né tránh rủi ro có thể nói chưa hoàn toàn phù hợp. Tuy công ty chọn phương án né tránh rủi ro, nhưng không
phải tất cả rủi ro đều có thể né được, do đó khi gặp rủi ro công ty cần phân loại rủi ro để có thể chọn phương án đối phó phù hợp, hiện tại công ty chưa làm tốt công việc này (34/50 người chiếm 68%). Bên cạnh đó, một số sự kiện bên ngoài tác động đến mục tiêu mà công ty chưa phản ứng kịp thời (27/50 người chiếm 54%).
Tuy nhên, vẫn còn nhiều rủi ro xảy ra mà công ty không chọn phương án hạn chế rủi ro (18/50 người chiếm 36%) hay chia sẻ rủi ro (16/50 người chiếm 32%); ngoài ra công ty cần công bố các biện pháp đối phó rủi ro cho nhân viên biết để có thể hiểu, nắm bắt tình hình và thực hiện đúng, vì kết quả cho thấy còn một số người chưa biết hoặc không biết các biện pháp đối phó mà công ty đưa ra (19/50 người chiếm 38%).
Nguyên nhân tồn tại:
Các nhược điểm của công ty có thể do: quan điểm và nhận định của các nhà quản trị chưa hợp lý, dẫn đến công ty đưa ra các phương án chưa thực sự phù hợp.
2.4.2.6. Hoạt động kiểm soát
Những mặt đạt đƣợc:
Hoạt động kiểm soát tại công ty tương đối tốt cần phát huy. Cụ thể:
- Công ty có thiết lập các biện pháp nhằm hạn chế sự tiếp xúc, hạn chế quyền truy cập (khai báo người sử dụng, dùng mật khẩu), phân chia quyền sử dụng; công ty có kiểm tra đối chiếu số liệu thực tế trên chứng từ với sổ sách, phần mềm; các nghiệp vụ xảy ra công ty có lập đầy đủ chứng từ; chứng từ được phê duyệt đầy đủ, đúng thẩm quyền (với 50/50 người chiếm 100%).
- Công ty đã ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý (với 40/50 người chiếm 80%).
Những mặt hạn chế:
Tuy nhiên hoạt động kiểm soát của công ty còn một số điểm chưa thực sự tốt và cần có sự cải tiến, khắc phục. Cụ thể:
- Có 31/50 người chiếm 62% cho rằng hiện tại công ty chưa xây dựng chính sách kiểm soát toàn công ty.
- Có 39/50 người chiếm 78% cho rằng công ty chưa có các biện pháp nhằm ngăn chặn sự tiếp cận với tài sản của công ty.
- Có 38/50 người chiếm 76% cho rằng một số quy trình liên quan đến tiền và công tác kế toán là không kiêm nhiệm, còn lại vẫn duy trì tình trạng một người làm nhiều phần hành trong một qui trình.
- Có 43/50 người chiếm 86% cho rằng định kỳ công ty chỉ tiến hành rà soát một số ít quy trình quan trọng, còn những quy trình khác không tiến hành xem xét, rà soát lại các thủ tục kiểm soát nhằm phù hợp hơn với tình hình thực tế tại đơn vị.
Nguyên nhân tồn tại:
Xảy ra các nhược điểm nêu trên có thể do các nguyên nhân: quan điểm và các chính sách của nhà quản trị chưa hợp lý, hạn chế về nhân sự trong công ty.
2.4.2.7. Thông tin và truyền thông
Những mặt đạt đƣợc:
- Kênh truyền tải thông tin từ các nhà quản lý đến các nhân viên trong công ty tương đối tốt (50/50 người chiếm 100%).
- Thông tin được truyền đạt trực tiếp đến các bộ phận và cá nhân liên quan (40/50 người chiếm 80%).
Những mặt hạn chế:
- Mặc dù công ty hiện đang rất chú trọng đến công tác truyền thông, nhưng hầu như công ty mới chỉ dừng lại ở phạm vi truyền thông bên trong công ty, chưa thực sự quan tâm đến việc truyền thông tin cho các đối tượng quan tâm bên ngoài (42/50 người chiếm 84%). Điều này có thể xuất phát từ việc khách hàng của công ty chủ yếu là ở nước ngoài. Đây có thể xem là một khiếm khuyết của hệ thống, vì trong tương lai có thể công ty phải xem xét đến thị trường trong nước.
- Công ty chưa thiết lập kênh tiếp nhận thông tin từ các nhân viên đến các nhà quản lý trong công ty (hòm thư góp ý...) (45/50 người chiếm 90%).
- Bên cạnh đó, một số thông tin vẫn không được truyền đạt trực tiếp mà thông qua việc các nhân viên trao đổi nhận thông tin từ nhau (10/50 người chiếm 20%); mặc dù công ty không khuyến khích nhân viên trao đổi thông tin qua lại với nhau, điều này sẽ gây nhiễu thông tin, làm cho thông tin bị sai lệch (37/50 người chiếm 74%). Thông tin chỉ được trao đổi trực tiếp từ nhà quản lý hay trưởng các bộ phận đến cấp dưới.
Nguyên nhân tồn tại:
Xảy ra các nhược điểm nêu trên có thể do: quan điểm của nhà quản trị chưa phù hợp với tình hình hiện tại.
2.4.2.8. Giám sát
Những mặt đạt đƣợc:
- Công ty đã gắn các thiết bị cũng như có đội ngũ bảo vệ để thực hiện giám sát các hoạt động tại công ty (50/50 người chiếm 100%).
- Nhà nước thường xuyên giám sát hoạt động của công ty thông qua sổ sách, chứng từ, việc thực hiện pháp luật...Điều này góp phần làm cho công ty luôn tuân thủ quy định và thực hiện đúng các công việc (50/50 người chiếm 100%).
Những mặt hạn chế:
- Công ty vẫn chưa xây dựng được bộ phận kiểm soát độc lập (50/50 người chiếm 100%). Vì vậy, khi có rủi ro xảy ra sẽ không có bộ phận hỗ trợ và tất cả đều do nhà quản lý phụ trách.
- Công tác kiểm tra thường xuyên, đột xuất hoạt động của các bộ phận, cá nhân vẫn chưa được thực hiện tốt mà chủ yếu kiểm tra thông qua sổ sách chứng từ được báo cáo định kỳ hoặc thông qua các cuộc họp với trưởng các bộ phận (34/50 người chiếm 68%).
- Công ty chưa có bất kỳ đề xuất hay kiến nghị gì để nâng cao hiệu quả trong việc kiểm soát rủi ro hoạt động xuất nhập khẩu liên quan đến lĩnh vực da giày mà công ty đang kinh doanh (50/50 người chiếm 100%).
Nguyên nhân tồn tại:
Xảy ra nhược điểm nêu trên có thể do sự chủ quan của các nhà quản lý, hay mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí không tương thích.
K T LUẬN CHƢƠNG 2
Chương 2 tác giả đã giới thiệu đôi nét tổng quan về công ty TNHH Diamond VN, một số đặc điểm của công ty ảnh hưởng đến việc vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ theo hướng quản trị rủi ro.
Thông qua số liệu thu được từ bảng câu hỏi khảo sát kết hợp với dữ liệu thứ cấp là các chính sách của công ty, các văn bản pháp luật của Nhà nước, tác giả nhận thấy hệ thống kiểm soát nội bộ theo hướng QTRR công ty đang vận hành đã đạt được một số mặt tích cực, tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục.
Hệ thống kiểm soát nội bộ theo hướng QTRR của công ty hiện đã được thiết lập về cơ bản, quy trình hoạt động tương đối tốt nhưng vẫn chưa thật sự hiệu quả, vẫn còn thiếu sót ở các khâu. Một số quy định vẫn chưa đi vào thực tế, chưa phát huy hết vai trò. Điều đó đặt ra yêu cầu cấp thiết phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ theo hướng QTRR để nó thực sự là một công cụ hỗ trợ quản lý có hiệu quả.
CHƢƠNG 3
HOÀN THI N H TH NG KI M SOÁT N I B THEO HƢỚNG QUẢN TRỊ RỦI RO T I CÔNG TY TNHH