- Phòng sinh quản kho thành phẩm: thực hiện chức năng lưu kho thành phẩm, đóng gói, lên kiện giao cho khách hàng.
3.2.7Hoàn thiện thông tin và truyền thông
DIAMOND VI TNAM
3.2.7Hoàn thiện thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin và truyền thông công ty hiện tại tương đối tốt. Để có thể tốt hơn công ty nên thường xuyên có các cuộc họp giữa Ban giám đốc và toàn thể nhân viên, phổ biến cho tất cả nhân viên biết được mục tiêu của công ty đồng thời lắng nghe tâm tư, nguyện vọng từ họ để có những sách lược phù hợp hơn. Bên cạnh đó, công ty cần xây dựng các trang thông tin nội bộ, để phổ biến các qui định, qui chế từ các cấp lãnh đạo đến nhân viên. Ngoài ra, nên lập hòm thư góp ý để nhận thông tin phản hồi từ chính các nhân viên trong công ty một cách khách quan hơn.
Để các kênh thông tin hữu ích cho các cấp quản lý, cần hoàn thiện theo hướng sau:
- Kết quả của hoạt động nhận diện hay đánh giá rủi ro cần được truyền thông trong toàn tổ chức theo cả hai hướng từ Ban quản lý cấp cao truyền thông rộng rãi xuống các bộ phận chức năng có liên quan và ngược lại để triển khai thành những hành động thích hợp.
- Đa dạng hóa cách thức truyền thông trong nội bộ đơn vị. Ngoài những cách thức truyền thống như trao đổi trực tiếp, họp giao ban, thông báo ở các bản tin hoặc văn bản..., công ty cần xây dựng thêm cách thức truyền thông mới để người nhận có thể nhận được thông tin kịp thời hơn như xây dựng mạng thông tin điện tử nội bộ, gửi email, thăm dò nội bộ qua mạng…
- Kênh thông tin đối với các đối tượng bên ngoài phải hữu ích trong việc nhận dạng và đánh giá rủi ro. Trước hết đơn vị xây dựng các tiêu chí cụ thể cho những rủi ro liên quan đến đối tượng bên ngoài, sau đó dựa vào những chỉ tiêu đã được xây dựng để thu thập và cung cấp các thông tin tác động đến đối tượng đó.