Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị, thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ cho cả nội bộ và
bên ngoài. Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức để giúp đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Thông tin thu thập phải phù hợp với nhu cầu. Một hệ thống thông tin tốt phải hỗ trợ cho chiến lược của doanh nghiệp, hỗ trợ cho sáng kiến mang tính chiến lược, tích hợp với hoạt động kinh doanh và đảm bảo chất lượng thông tin. Hệ thống truyền thông gồm hai bộ phận: truyền thông bên trong và truyền thông bên ngoài.
Mọi thành viên trong đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị. Sự truyền thông giữa ban giám đốc và người quản lý cũng rất quan trọng, bởi người quản lý cần cập nhật những thông tin về hiệu quả cũng như rủi ro mới từ môi trường và đề xuất cho ban giám đốc để có những chỉ dẫn cần thiết…Tất cả sẽ được thực hiện nhờ việc tổ chức các kênh truyền thông hữu hiệu và xuyên suốt trong nội bộ.
Thông tin từ các đối tượng bên ngoài như nhà cung cấp, ngân hàng, cơ quan quản lý nhà nước, khách hàng… cần được thu thập, xử lý và báo cáo cho các cấp thích hợp để giúp Doanh Nghiệp có cách thức ứng xử kịp thời. Bên cạnh đó, thông tin cung cấp cho bên ngoài cũng cần được truyền đạt kịp thời, đảm bảo độ tin cậy và phù hợp với yêu cầu pháp luật nhằm tránh đem lại những tổn thất, đồng thời đảm bảo uy tín và khả năng hoạt động ổn định, lâu dài của doanh Nghiệp.
1.3.8. Giám sát
Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát rủi ro theo thời gian, xác định hệ thống này có vận hành đúng không, có cần thiết sửa đổi cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị. Để đạt hiệu quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ.
- Giám sát thường xuyên được thực hiện đồng thời trong các hoạt động hàng ngày của đơn vị, bao gồm các hoạt động giám sát, quản lý thường nhật, và các hoạt động khác mà các nhân viên tiến hành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hàng ngày.
- Giám sát định kỳ thường là hình thức tự đánh giá. Mỗi cá nhân trong đơn vị đảm nhận một nhiệm vụ cụ thể nào đó sẽ tự đánh giá về sự hữu hiệu của các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động của họ. Cuối cùng kết quả đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ ở từng bộ phận sẽ được xem xét bởi ban giám đốc doanh Nghiệp.