7. Kết cấu của luận văn
2.5.1Thực trạng Môi trƣờng kiểm soát tại Công ty
Để có những nhận định đúng đắn và chính xác về Môi trƣờng kiểm soát tại Công ty, Tác giả tiến hành đánh giá 07 tiêu chí cần thiết là: tính chính trực và những giá trị đạo đức, cam kết về năng lực, hội đồng quản trị và ban kiểm soát, triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý, cơ cấu tổ chức, phân chia quyền hạn và trách nhiệm và cuối cùng là chính sách nhân sự đang áp dụng tại công ty.
2.5.1.1 Tính chính trực và những giá trị đạo đức
Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững trong môi trƣờng kinh doanh đa dạng, cạnh tranh gay gắt nhƣ hiện nay thì tính chính trực và những giá trị đạo đức phải đƣợc doanh nghiệp coi trọng và làm kim chỉ nam cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình.
Theo bảng kết quả điều tra mà tác giả đã tổng hợp, thống kê chi tiết theo tỉ lệ phần trăm ở Phụ lục 8 cuối luận văn với tình hình nhƣ sau: công ty đặc biệt dành sự quan tâm rất lớn đến tính chính trực và những giá trị đạo đức. Cụ thể, có đến 93% ( 42/45) cán bộ, nhân viên công ty cho rằng công ty đã tạo dựng đƣợc môi trƣờng văn hóa để nâng cao sự chính trực và phẩm chất đạo đức; 91% (41/45) cho rằng ban lãnh đạo công ty có thực thi tính chính trực trong cả lời nói lẫn hành động, việc làm. Trong đó, 44% cho rằng công ty có xây dựng và đƣa ra các văn bản quy định rõ mức xử phạt đối với quy tắc ứng xử và giá trị đạo đức và 44% cho rằng công ty có thể hiện quan điểm này ở hình thức lời nói. Song song đó thì 98% có ý kiến công ty có truyền đạt, hƣớng dẫn các yêu cầu về đạo đức, phân biệt rõ ràng hành vi nào là vi phạm và hành vi nào là đƣợc phép, khuyến khích và công ty cũng có biện pháp cụ thể để khuyến khích việc tuân thủ hay xử phạt những hành vi vi phạm những giá trị này. Nếu nhân viên công ty vi phạm sẽ áp dụng những mức kỷ luật khác nhau nhƣ khiển trách, hạ mức xếp loại, hạ bậc lƣơng.... Mức kỷ luật cao nhất sẽ bị sa thải và nếu gây ra hậu quả nghiêm trọng có thể bị truy tố và xử lý trƣớc pháp luật.
Bên cạnh đó, qua khảo sát cho thấy 53% (24 ngƣời) trong công ty kiên định với ý thức bảo vệ tính chính trực và những giá trị đạo đức dẫu có áp lực do thuế và những cơ quan quản lý khác. Ngoài ý thức đƣợc tạo dựng của mỗi cá nhân, ban lãnh đạo, quản lý trong công ty luôn có ý thức nhân rộng tính chính trực và giá trị đạo đức trong và ngoài công ty.
Thực tế cho thấy, Công ty cổ phần Thẩm định giá Đồng Nai có rất nhiều hoạt động thể hiện tính chính trực và những giá trị đạo đức nhƣ : Ban giám đốc, Công ty, Công đoàn luôn tạo điều kiện, quan tâm đến đời sống của công nhân viên và có những hành động hỗ trợ nhất định để khích lệ tinh thần, đời sống và gia đình nhân viên . Ví dụ nhƣ thăm hỏi gia đình nhân viên khi có ngƣời thân bị bệnh, ma chay, cƣới hỏi, thai sản..., giúp đỡ những gia đình cán bộ, công nhân viên có hoàn cảnh khó khăn. Ngoài những giá trị đạo đức thể hiện trong nội bộ công ty, những giá trị này cũng đƣợc thể hiện ở tình thƣơng đồng bào, dân tộc nhƣ chƣơng trình nhân viên trích ngày lƣơng để ủng hộ đồng bào lũ lụt; chƣơng trình quỹ từ thiện vì những trẻ em cơ nhỡ, khó khăn; Quỹ “hƣớng về phụ nữ và trẻ nghèo”, “Ngày vì
ngƣời nghèo”, “Quỹ bảo trợ trẻ em”, chƣơng trình chung tay vì Hoàng Sa- Trƣờng Sa thân yêu; chƣơng trình trao tặng quà trung thu cho trẻ em vùng sâu, vùng xa, trao quà tết cho những gia đình có hoàn cảnh khó khăn....
- Tồn tại
Theo kết quả khảo sát, việc truyền đạt, hƣớng dẫn các yêu cầu về đạo đức tại Công ty chƣa đƣợc cụ thể và rõ ràng. Có đến 44% ( 20 ngƣời) chƣa nhận đƣợc sự quy định cụ thể về tính chính trực và những chuẩn mực đạo đức nhất định bằng văn bản mà chỉ đƣợc thể hiện thông qua lời nói. Lời nói chỉ có tác dụng trong chốc lát, hành động nói thể hiện quan điểm nhất thời; không có sự quy định rõ ràng, cụ thể và không mang tính chất bắt buộc.
Vấn đề sai phạm chỉ đƣợc nhận biết rõ khi hành vi vi phạm đã thực sự xảy ra và công ty phải xử lý vi phạm theo tiền lệ, điều này không thực sự hữu ích và hiệu quả đối với mục đích chung trong việc thực hiện vấn đề này.
Hơn nữa, công ty vẫn còn tồn tại những áp lực do thuế và những cơ quan quản lý khác khiến công ty phải hành xử trái pháp luật. Vấn đề này dẫu rằng do thực tế áp lực công việc của nhân viên rất cao vì số lƣợng nghiệp vụ và số lƣợng công việc quá nhiều và thời gian xử lý phải nhanh chóng kịp thời và đảm bảo đƣợc tính bảo mật dẫn đến sai sót nhƣng cũng làm ảnh hƣởng đến tính chính trực và những giá trị đạo đức mà doanh nghiệp đang xây dựng và giảm tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
2.5.1.2 Cam kết về năng lực
Năng lực của nhân viên là một yếu tố quan trọng trong việc quyết định sự thành công của một doanh nghiệp. Một nhân viên có kiến thức, kỹ năng, khả năng...sẽ có phƣơng pháp làm việc, thao tác thực hiện, những tố chất đƣợc rèn giũa sẽ làm việc tốt và hiệu quả nhằm mang lại lợi ích chung và đạt đƣợc mục tiêu đề ra của công ty. Họ sẽ là những thành phần đóng góp nhiều hơn cho doanh nghiệp phát triển. Doanh thu và lợi nhuận của công ty cũng vì thế mà tăng lên theo cấp số nhân đối với mỗi nhân viên giỏi.
- Ƣu điểm:
Qua kết quả khảo sát tác giả đã tổng hợp, thống kê chi tiết theo tỉ lệ phần trăm ở Phụ lục 8 cuối luận văn nhận thấy rằng : trách nhiệm và quyền hạn giữa các
phòng ban, bộ phận trong công ty không bị trùng lặp với 89% ý kiến đồng ý với nhận định này. Khi phân công nhiệm vụ, công ty có dựa vào kiến thức và kỹ năng của từng nhân viên để giao việc; đồng nghĩa với việc 91% ý kiến cho rằng nhân viên phòng kế toán có lý lịch, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm phù hợp với từng nhiệm vụ đƣợc giao trong việc thực thi và áp dụng các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán tại công ty.
- Tồn tại:
Với tỉ lệ 53% ( 24 ngƣời ) quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận phòng ban chƣa đƣợc phân chia, thống nhất và cụ thể hóa bằng văn bản mà là những quy ƣớc ngầm đã có từ lâu. Điều này đôi lúc dẫn đến tình trạng trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận vì thế mà bị trùng lặp, chƣa rõ ràng. Công việc cũng vì thế mà bị ngƣng trệ, ùn tắc dẫn đến tình trạng một số bộ phận thì giải quyết không hết việc, còn một số thì không làm việc hay chỉ làm cho có việc mà thôi; cũng là một nguyên nhân để xảy ra tình trạng sai sót và có những hành vi vi phạm đến tính chính trực và những giá trị đạo đức nhƣ đã nói trên.
2.5.1.3 Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát
Hội đồng quản trị ngoài những vai trò đƣợc quy định cụ thể tại khoản 2 điều 108 Luật doanh nghiệp nhƣ : quyết định chiến lƣợc, kế hoạch phát triển, phƣơng án đầu tƣ, phát triển thị trƣờng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cơ cấu tổ chức... thì còn là bộ phận giám sát, chỉ đạo ban giám đốc và những nhà quản lý trong việc thực hiện công việc tại công ty. Vì thế, Hội đồng quản trị cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc đánh giá, thiết kế và vận hành, thực hiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty.
Ban kiểm soát công ty có nhiệm vụ nhƣ một cơ quan tƣ pháp trong mô hình tam quyền phân lập nhằm nhân danh cổ đông, giúp các cổ đông kiểm soát, đánh giá các hoạt động quản trị và quản lý điều hành công ty. Theo quy chế hiện nay, Ban kiểm soát có vị thế độc lập, là một bộ phận kiểm tra độc lập đối với việc sử dụng hữu hiệu nguồn vốn của cổ đông và tính hiệu quả của hệ thống KSNB tại công ty.
Dựa theo bảng kết quả điều tra mà tác giả đã tổng hợp, thống kê chi tiết theo tỉ lệ phần trăm ở Phụ lục 8 cuối luận văn với tình hình nhƣ sau:
Theo kết quả khảo sát, có 87% (39 ngƣời) quan tâm đến việc thiết lập Ban kiểm soát đồng nghĩa với ý kiến Ban kiểm soát độc lập với các bộ phận khác trong công ty và đáp ứng đƣợc các yêu cầu đặt ra của công ty. Hội đồng quản trị đã có đƣợc nhận thức đúng đắn về vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ với 93% ý kiến đồng ý với vấn đề này.
100% ý kiến đồng ý với việc Hội đồng quản trị trong công ty có tổ chức những cuộc họp định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm để thiết lập những chính sách, xác định mục tiêu mới và xem xét, đánh giá lại các hoạt động của Công ty. Đây là hành động rất tốt và thiết thực để nâng cao hiệu quả quản lý cũng nhƣ có phƣơng án kịp thời cho những chiến lƣợc hay những rủi ro phát sinh. Kết quả cho thấy, 89% đồng ý với việc các biên bản họp đƣợc soạn thảo, ghi đầy đủ các nội dung tạo điều kiện thúc đẩy cho việc giám sát các mục tiêu hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính, chiến lƣợc phát triển...
Những nhà quản trị và ban giám đốc trong công ty đƣợc tham gia những khóa học chuyên sâu về quản lý và sử dụng nhân lực. Với 91% ý kiến cho rằng: HĐQT đƣợc cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời để giám sát các mục tiêu và chiến lƣợc quản lý. Vì thế, sự giám sát đƣợc thể hiện đồng bộ và khoa học trong việc xử lý thông tin, hoạt động, công việc quan trọng.
Hội đồng quản trị và ban kiểm soát có phát huy đầy đủ vai trò, chức năng của mình để hệ thống KSNB trong công ty hoạt động hiệu quả hay không đòi hỏi cơ cấu thành phần của những bộ phận này phải thực sự độc lập với các đối tƣợng bị kiểm tra, giám sát. Trong ban kiểm soát có ngƣời không phải là nhân viên công ty, là ngƣời đại diện cho cổ đông, không bị chi phối bởi giám đốc mà lại có lợi ích trực tiếp từ hiệu quả hoạt động của công ty.
- Tồn tại
Vẫn có 31% ý kiến cho rằng, tất cả các thành viên HĐQT chƣa đƣợc thông báo hay thông qua tất cả công văn, chứng từ gửi đi hay nhận đƣợc, cho thấy các thông tin nắm bắt chƣa đầy đủ và kịp thời do việc truyền đạt thông tin còn chậm. Bên cạnh đó, 33% không đồng ý có nghĩa rằng việc giám sát nhằm xác định mức khuyến khích vật chất cho nhân viên điều hành cấp cao và trƣởng ban kiểm toán nội
bộ, xác định việc bổ nhiệm và kết thúc nhiệm kỳ cho các cá nhân đó là chƣa sát sao và đầy đủ.
2.5.1.4 Triết lý và phong cách điều hành của Nhà quản lý
- Ƣu điểm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Theo kết quả trong bảng kết quả điều tra mà tác giả đã tổng hợp, thống kê chi tiết theo tỉ lệ phần trăm ở Phụ lục 8 cuối luận văn thì 93% (42 ngƣời) đồng ý với việc Ban giám đốc và nhân viên khác có liên quan có sự bàn bạc về ngân quỹ hay mục tiêu kinh doanh cho thấy Ban giám đốc công ty rất thận trọng với quyết định kinh doanh của mình. 45% chấp nhận những rủi ro trong kinh doanh là mạo hiểm. Vậy nên, họ luôn luôn chủ động tìm kiếm thông tin, quan sát, trao đổi, phân tích cẩn thận giữa lợi ích thu đƣợc và chi phí trƣớc khi đƣa ra một quyết định nào đó. Ban giám đốc tổ chức những cuộc họp định kỳ để bàn bạc về kế hoạch kinh doanh, sửa đổi để xử lý những tồn đọng, vƣớng mắc và giám sát tiến độ, kết quả thực hiện. Bên cạnh đó, ban giám đốc còn tổ chức những buổi họp giao ban để cán bộ, nhân viên trong công ty chia sẻ kinh nghiệm, công việc thực tiễn nhằm tạo sự gắn kết, phối hợp chặt chẽ với nhau để cùng nhau hoàn thành mục tiêu, kịp tiến độ của những công việc đã đề ra.
Và 87% ý kiến cho rằng, nhà quản lý thể hiện mức độ quan tâm khá ổn định và đúng đắn đến việc lập Báo cáo tài chính trung thực, kịp thời, hợp lý với các quy định và chế độ kế toán và sẵn sàng điều chỉnh nếu có sai sót xảy ra. Cho thấy, ban giám đốc, những ngƣời quản lý trong công ty là những ngƣời có trách nhiệm cao trong công việc của mình. Bên cạnh nhiệm vụ đạt đƣợc mục tiêu đề ra, những ngƣời quản lý hiểu và tuân thủ những nguyên tắc, chuẩn mực kế toán và pháp luật nhà nƣớc về kinh doanh. 89% đồng ý rằng Ban lãnh đạo công ty có thái độ và hành động đúng đắn trong việc áp dụng những nguyên tắc kế toán, khai báo thông tin trên báo cáo tài chính, chống gian lận và giả mạo chứng từ sổ sách; 11% ý kiến không rõ bởi vì họ là những nhân viên làm việc dƣới 01 năm – là những nhân viên mới nên chƣa hiểu rõ đƣợc và có thể cũng không nắm bắt đƣợc mục đích và công việc của kế toán hiện tại. Việc này góp một phần không nhỏ để tạo nên một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ và hoạt động hiệu quả hơn.
Sự biến động trong bộ phận nhân sự ở vị trí cấp cao những năm gần đây theo thăm dò ý kiến là xảy ra thƣờng xuyên với 84% ý kiến đồng ý với vấn đề này, là một con số đáng chú ý. Cũng theo khảo sát, sự biến động giảm lao động của Công ty trong năm 2013 có 17 ngƣời do nghỉ việc để thành lập Công ty thẩm định giá tƣ nhân, trong đó có một số ngƣời trong ban lãnh đạo, ban giám đốc và 06 thẩm định viên có thẻ. Cũng có giai đoạn, Công ty bị thiếu 01 thẩm định viên có thẻ, làm ảnh hƣởng đến uy tín và giảm lƣợng hợp đồng với khách hàng của Công ty. Cuối năm 2014 đến giữa năm 2015 cũng có sự biến động nhân sự ở vị trí ban lãnh đạo nghỉ việc về hƣu nên có sự thay đổi trong những vị trí quan trọng đòi hỏi phải có sự điều chỉnh hợp lý nên có sự ảnh hƣởng rất lớn đến phong cách quản lý của những ngƣời điều hành và hệ thống KSNB tại công ty.
2.5.1.5 Cơ cấu tổ chức
Dựa theo bảng kết quả điều tra mà tác giả đã tổng hợp, thống kê chi tiết theo tỉ lệ phần trăm ở Phụ lục 8 cuối luận văn với đặc điểm nhƣ sau:
- Ƣu điểm
Có 91% ý kiến khảo sát đồng ý với quan điểm “Cơ cấu tổ chức hiện tại có phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của Công ty”; chỉ có 9% ý kiến là không rõ/không ý kiến. Theo tìm hiểu đƣợc biết 9% là những nhân viên mới, những ngƣời chƣa có kinh nghiệm làm việc trong công ty, chƣa nắm bắt đƣợc tình hình và cơ chế hoạt động của công ty. 40/45 ngƣời đồng ý có nghĩa rằng công ty có thiết kế sơ đồ về cơ cấu tổ chức hiện tại với s ự phân định trách nhiệm và quyền hạn của từng cán bộ, nhân viên. Họ đƣợc phân chia rõ ràng việc phải làm và trách nhiệm của họ nhƣ thế nào đối với công việc, nhiệm vụ đƣợc giao. Điều này đồng nghĩa với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn không bị chồng chéo, các nhân viên trong công ty biết mình phải làm gì, báo cáo cho ai, khi nào và về vấn đề gì giúp cho nhà quản