7. Kết cấu của luận văn
2.6.2Những tồn tại
Bên cạnh những ƣu điểm nhƣ đã trình bày ở trên, hệ thống KSNB tại công ty Thẩm định giá Đồng Nai còn có những hạn chế cần phải hoàn thiện nhằm phát huy tính hiệu quả của hệ thống KSNB.
Thứ nhất là về Môi trường kiểm soát
- Việc truyền đạt, hƣớng dẫn các yêu cầu về đạo đức tại Công ty thực sự đầy đủ, cụ thể và rõ ràng bằng văn bản mà chỉ đƣợc thể hiện thông qua lời nói. Lời nói chỉ có tác dụng trong chốc lát, thể hiện quan điểm nhất thời và không mang tính chất bắt buộc. Vấn đề này, nhân viên sẽ chủ quan trong hành động của mình, dễ dẫn đến sai phạm.
- Công ty vẫn còn tồn tại những áp lực do thuế và các cơ quan quản lý khiến công ty phải hành xử trái pháp luật.
- Tại công ty quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận phòng ban chƣa đƣợc phân chia, thống nhất và cụ thể hóa bằng văn bản mà là những quy ƣớc ngầm đã có từ lâu. Dẫn đến tình trạng trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận vì thế mà bị trùng lặp, chƣa rõ ràng. Công việc cũng vì thế mà bị ngƣng trệ, ùn tắc dẫn đến tình trạng một số bộ phận thì giải quyết không hết việc, còn một số thì không làm việc hay chỉ làm cho có việc mà thôi; cũng là một nguyên nhân để xảy ra tình trạng sai sót và có những hành vi vi phạm đến tính chính trực và những giá trị đạo đức nhƣ đã nói trên.
- Tất cả các thành viên HĐQT chƣa đƣợc thông báo hay thông qua tất cả công văn, chứng từ gửi đi hay nhận đƣợc cho thấy lƣợng thông tin nắm bắt chƣa đầy đủ và kịp thời do việc truyền đạt thông tin còn chậm hay thiếu sót.
- Sự biến động trong bộ phận nhân sự ở vị trí cấp cao những năm gần đây theo thăm dò ý kiến là xảy ra thƣờng xuyên cộng với sự biến động giảm lao động của công ty trong năm 2013. Và cũng có giai đoạn, Công ty bị thiếu 01 thẩm định viên có thẻ. Cuối năm 2014 đến giữa năm 2015 cũng có sự biến động nhân sự ở vị trí ban lãnh đạo nghỉ việc về hƣu nên có sự thay đổi trong những vị trí quan trọng đòi hỏi phải có sự điều chỉnh hợp lý nên có sự ảnh hƣởng rất lớn đến phong cách quản lý của những ngƣời điều hành và hệ thống KSNB tại công ty.
- Các bộ phận, phòng ban trong công ty chƣa thực sự ban hành đầy đủ quy trình làm việc của mình và công ty cũng chƣa ban hành đầy đủ, cụ thể các văn bản quy định chính sách và thủ tục để cụ thể hóa hoạt động của từng bộ phận trong Công ty. Một số bộ phận còn làm theo cảm quan cá nhân nên chƣa tạo đƣợc sự đồng bộ trong hệ thống quản lý công việc.
- Mặc dù công ty quan tâm khá nhiều đến việc kiểm tra, điều chỉnh cơ cấu tổ chức hiện hành nhƣng cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp vẫn chƣa thực sự hoàn chỉnh. Chƣa có sự điều chỉnh kịp thời của cơ cấu tổ chức khi môi trƣờng kinh doanh thay đổi. Sự điều chỉnh đƣợc thực hiện sau khi xảy ra sự việc làm ảnh hƣởng đến mục tiêu và tính hiệu quả của công việc kinh doanh.
- Các bộ phận trong công ty không có bảng mô tả công việc cho từng nhân viên để cụ thể hóa nhiệm vụ cũng nhƣ các thủ tục kiểm soát có liên quan đến trách nhiệm; có nghĩa rằng những thủ tục kiểm soát còn mang tính truyền thống, chủ quan chƣa đƣợc thực hiện đầy đủ một cách khách quan và khoa học.
- Công ty còn thiếu những nhân viên đủ điều kiện, phẩm chất, năng lực để sẵn sàng thay thế cho những vị trí quan trọng bởi vì, ngoài trình độ chuyên môn, nghiệp vụ những vị trí quan trọng nhƣ phó giám đốc, các trƣởng, phó phòng còn đòi hỏi phải có kỹ năng quản lý, kỹ năng sử dụng con ngƣời, kỹ năng giao tiếp, thuyết phục với khách hàng...mà những kỹ năng này là tố chất tiềm ẩn không phải muốn có là có, muốn học là học đƣợc.
- Ban kiểm soát của doanh nghiệp tuy có sự độc lập nhƣng thực tế vẫn chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu của doanh nghiệp vì ban kiểm soát là thành viên của đơn vị nên vẫn chƣa thực sự độc lập và khách quan trong việc kiểm tra, kiểm soát cũng nhƣ tính chất của báo cáo vẫn còn mang tính cả nể chƣa phản ánh đầy đủ những thiếu sót xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ hai, về Đánh giá rủi ro
- Công ty chƣa thực sự nghiêm túc trong công tác nhận diện rủi ro phát sinh từ các nhân tố bên ngoài nhƣ những vấn đề liên quan đến sự biến động của nền kinh tế trong nƣớc và thế giới, xu hƣớng thay đổi các chính sách pháp luật... nên những kế hoạch đề ra đôi khi chỉ mang tính phỏng đoán mà chƣa thực sự phù hợp với những điều kiện kinh doanh thực tế xảy ra tại doanh nghiệp
- Công ty chƣa xây dựng đƣợc cơ chế nhận diện rủi ro từ bên ngoài cũng nhƣ những vấn đề rủi ro tiềm tàng, có khả năng xảy ra trong đơn vị nhƣ sự thay đổi nhân sự chủ chốt hoặc hệ thống thông tin trong công ty thay đổi, dẫn đến tình trạng bị động khi xảy ra vấn đề
- Toàn thể nhân viên của công ty cũng chƣa nắm rõ đƣợc mục tiêu chung của công ty thông qua những văn bản cụ thể. Tuy công ty có đặt ra những mục tiêu cụ thể cho từng phòng ban, từng bộ phận trong một thời gian cụ thể mà những mục tiêu có đặt ra nhƣng còn đƣợc triển khai hời hợt, chƣa đồng bộ nên thời hạn có khi đạt đƣợc có khi không.
- Công ty tập trung nhận dạng những rủi ro đã phát sinh mà chƣa hƣớng đến những rủi ro tiềm tàng. Rủi ro chủ yếu đƣợc phát hiện thông qua báo cáo trong các cuộc họp mà chƣa có bộ phận nhận dạng rủi ro chuyên biệt ảnh hƣởng đến việc thực hiện mục tiêu
- Công ty cũng chƣa tạo đƣợc một bộ phận đánh giá rủi ro vì có sự hạn chế kinh phí và thiếu công cụ định lƣợng rủi ro vì thế việc đối phó với rủi ro còn mang tính cảm tính. Khi xảy ra rủi ro thì ban lãnh đạo tìm phƣơng án để đối phó, khắc phục mà chƣa tính đến có hay không những rủi ro liên quan khi thực hiện phƣơng án đó. Nhìn chung, những nhà quản lý trong công ty chƣa thực sự trang bị đầy đủ những kiến thức, kỹ năng cũng nhƣ những công cụ rủi ro để đánh giá rủi ro một cách triệt để.
Thứ ba, về Hoạt động kiểm soát
- Đối với hoạt động kiểm soát chung của công ty
- Hoạt động kiểm soát đối với nhân viên phòng kế toán vẫn chƣa thực sự hoàn toàn tốt và đồng nhất. Vẫn còn sự kiêm nhiệm trong việc phân chia trách nhiệm giữa nhân viên thực hiện nghiệp vụ kế toán với ghi chép sổ sách, ghi chép sổ sách với phê chuẩn nghiệp vụ....Việc nhân viên có thể chỉnh sửa hoặc xóa sổ số liệu trên máy tính và nhập sai số liệu khi kiểm tra, đối chiếu vào cuối kỳ vẫn xảy ra.
- Công ty đƣa ra những biện pháp để giám sát, bảo dƣỡng thiết bị, tài sản không bị mất mát, hƣ hỏng nhƣng chƣa cụ thể nên không nắm bắt rõ và kịp thời để đánh giá và có phƣơng án sửa chữa hoặc thay thế.
- Đối với hoạt động kiểm soát các chu trình chính trong công ty
Nhìn nhận chung về hoạt động kiểm soát trong bộ máy kế toán vẫn chƣa thật sự tốt. Bởi vì có sự làm giùm, làm thay nhiệm vụ khi những nhân viên chuyên trách bận lý do cá nhân hay vì một lý do nào khác mà sự kiêm nhiệm còn xảy ra dẫn đến tình trạng khó kiểm soát đƣợc những sai sót do cố ý. Bên cạnh đó thì quy trình lập,
phê chuẩn, ủy quyền, nhập dữ liệu từ các chứng từ vào phần mềm, chuyển ghi sổ kế toán, bảo quản chứng từ... chƣa đƣợc cụ thể hóa bằng văn bản. Nó chỉ là những hƣớng dẫn truyền miệng nên không tránh khỏi sự không tuân thủ quy trình do không biết hoặc không hiểu rõ dẫn đến xảy ra những sai sót. Một số trƣờng hợp thì nguyên tắc đánh số chứng từ vẫn bị vi phạm.
- Đối với việc công ty có tiến hành đối chiếu giữa 2 nguồn độc lập về nghiệp vụ nhƣ số liệu thực tế với ghi chép trên sổ sách thì sự đối chiếu nhiều khi chỉ mang tính thông lệ mà chƣa đáp ứng đƣợc mục đích chính của việc thực hiện. Ví dụ nhƣ việc kiểm quỹ diễn ra theo hàng quý, hàng năm mà không tiến hành mỗi cuối này nên không theo dõi đƣợc tính chính xác của việc tồn quỹ và sử dụng quỹ có đúng mục đích hay không.
- Hệ thống máy tính tại công ty chƣa thực sự hạn chế đƣợc các đối tƣợng bên ngoài cố tình xâm nhập hệ thống để đánh cắp dữ liệu
- Công ty đã có quy định và chính sách về việc bán chịu nhƣng chƣa cụ thể, chƣa phân định rõ việc có chấp nhận bán chịu và xét duyệt bán chịu hay không, vì thế chƣa thực hiện tốt kiểm soát việc mua chịu. Tuy kế toán công nợ có tiến hành việc theo dõi và lập bảng phân tích tuổi nợ và đối chiếu công nợ nhƣng nợ khó đòi tại công ty theo tìm hiểu vẫn là con số đáng báo động. Công ty thực sự đang gặp phải vấn đề nợ khó đòi khi những nợ mới tiếp tục gia tăng mà nợ cũ từ những năm 2010, 2011 đến nay vẫn chƣa thu đƣợc.
- Công ty đã có quy định, cuối ngày kế toán tiền và thủ quỹ phải kiểm kê quỹ và đối chiếu với nhau sau đó niêm phong két sắt để tránh tình trạng chiếm dụng hoặc biển thủ tiền nhƣng thƣờng thì họ không làm việc này hàng ngày mà chỉ tiến hành khi cấp trên yêu cầu, cuối quý hoặc khi nghi ngờ có sự cố mà thôi. Vì vậy, những thông tin về các khoản tiền chi hoặc các khoản tiền phải thu đã đến hạn nhƣng vẫn chƣa đƣợc cập nhật kịp thời, đầy đủ dẫn đến tình trạng các cấp quản lý không nắm bắt cụ thể một cách kịp thời cho việc ra những quyết định quan trọng mà chỉ mang tính chất dự đoán. Nguyên nhân cũng do sự quản lý không chặt chẽ của trƣởng phòng đối với công việc của nhân viên. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo chƣa quan tâm đến việc xây dựng kế hoạch thu, chi tiền cũng nhƣ việc sử dụng kế hoạch này nhƣ một công cụ hữu hiệu để quản lý mọi hoạt động thu chi của doanh nghiệp
- Công ty cũng chƣa xây dựng và ban hành đƣợc một chính sách cụ thể về việc đầu tƣ, sử dụng, sửa chữa cũng nhƣ thanh lý tài sản cho từng nhóm, lại tài sản mà chỉ giải quyết từng trƣờng hợp khi phát sinh vấn đề về tài sản cần giải quyết.
Thứ tư, về Thông tin và truyền thông
- Tuy việc truyền đạt thông tin khi có thông tin cần thiết đã đƣợc các trƣởng phòng truyền đạt kịp thời, nhƣng vẫn có những trƣờng hợp không tiếp xúc kịp thời với thông tin cần thiết hay những thông tin nhận đƣợc do sự truyền đạt lại của các trƣởng phòng nhƣng do các trƣởng phòng hiểu sai lƣợng thông tin nên công việc đôi lúc vẫn đƣợc vận hành kịp thời nhƣng chƣa hiệu quả.
- Việc thu thập thông tin chủ yếu tại công ty là từ nhân viên lên trƣởng bộ phận hoặc ngƣời giám sát trực tiếp chứ không có bộ phận độc lập để thu thập thông tin. Điều này cho thấy khi nhân viên gặp khó khăn hoặc muốn phản ánh về trƣởng phòng hoặc ngƣời giám sát thì không thể, vì thế thông tin phản hồi đôi lúc chƣa thực sự chính xác và phản ánh đúng nhƣ mong đợi của nhà quản lý.
Thứ năm, về hoạt động Giám sát
* Công ty chƣa tổ chức đƣợc một hệ thống KSNB có sự giám sát lẫn nhau một cách có hệ thống và triệt để đối với công việc hàng ngày giữa các bộ phận, phòng ban, nhân viên cũng bởi phân chia quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận, phòng ban chƣa thực sự đƣợc rõ ràng bằng văn bản. Vì thế, sẽ có những ngƣời kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ thì tỉ lệ giám sát giữa các nhân viên sẽ bị giảm nhiều.
* Vì sự truyền đạt thông tin tại công ty nhiều khi chƣa chính xác và còn chậm nhƣ đã đề cập ở phần thông tin và truyền thông nên việc ban kiểm soát nội bộ theo dõi việc công ty thực hiện mục tiêu của mình thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, việc lập báo cáo tài chính để phát hiện đƣợc những nhƣợc điểm, sai phạm và báo cáo cho những nhà quản trị chƣa kịp thời để có sự điều chỉnh.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Trên cơ sở lý luận đƣợc trình bày ở chƣơng 1, Tác giả tiến hành khảo sát thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần Thẩm định giá Đồng Nai. Kết quả thu đƣợc cho thấy Công ty có sự quan tâm đến kiểm soát nội bộ và đã biết vận dụng việc quản lý doanh nghiệp thông qua hệ thống KSNB theo COSO 2013 nhằm đạt đƣợc những mục tiêu đề ra.
Tƣ kết quả khảo sát thu đƣợc, Tác giả tiến hành tổng hợp, phân tích, đánh giá những ƣu điểm, những tồn tại của từng yếu tố trong hệ thống KSNB theo tiêu chuẩn của COSO 2013.
Thực tế cũng nói lên rằng, hệ thống KSNB tại công ty chƣa thật sự đạt đƣợc hiệu quả nhƣ mong đợt của Nhà quản lý và còn nhiều những hạn chế liên quan đến chính sách tuyển dụng nhân sự, đảm bảo về kiến thức cũng nhƣ chuyên môn của nhân viên, việc đánh giá những rủi ro, tác động từ bên ngoài, bên trong doanh nghiệp, việc thu thập thông tin từ nhân viên, từ khách hàng... cũng nhƣ quy trình giám sát tại công ty.
Trên đây là những cơ sở làm nên tảng để tác giả xây dựng và đề xuất những giải pháp hoàn thiện quy trình này vời mong muốn hỗ trợ cho những nhà quản lý trong doanh nghiệp có một hệ thống KSNB hoàn thiện hơn để vẫn hành hữu hiệu, hiệu quả, kiểm soát tốt những rủi ro để đạt đƣợc tối đa những mục tiêu đề ra trong một thị trƣờng cạnh tranh khốc liệt, đầy thách thức và khó khăn nhƣ hiện nay.
CHƢƠNG 3 : GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẨM ĐỊNH GIÁ ĐỒNG NAI