7. Kết cấu của luận văn
2.2.5 Đặc điểm của Phần mềm kế toán đang áp dụng tại Công ty
2.2.5.1 Mức độ bảo mật
Dữ liệu kế toán đƣợc cài đặt trên máy chủ văn phòng công ty, các máy con làm việc theo sự phân quyền truy cập vào chƣơng trình với các dữ liệu liên quan trong phạm vi nhất định do nhà quản trị mạng hệ thống thực hiện.
Phần mềm kế toán có công cụ khai báo, phân quyền chi tiết và quản lý mật khẩu cho từng ngƣời hay nhóm ngƣời sử dụng theo quyền hạn, chức năng truy cập. Từng cửa sổ nhập liệu, từng báo cáo hay từng thao tác xử lý chứng từ với những quyền nhƣ : xem, thêm, sửa, xóa, khóa chứng từ sẽ đƣợc thực hiện theo từng trƣờng hợp quy định cụ thể. Vì thế, số liệu và dữ liệu kế toán và những “ bí mật” kinh doanh của Công ty đƣợc bảo mật tối đa giúp công ty hạn chế đƣợc một số rủi ro liên quan nhƣ rò rỉ thông tin tài chính...
2.2.5.2 Tiện ích
Phần mềm kế toán sử dụng công nghệ xử lý SQL Server và Visual Basic.Net nên số liệu đƣợc xử lý với tốc độ nhanh, chính xác, có thể chạy đƣợc trên nhiều máy của mạng LAN. Có chức năng lƣu file dự phòng và khôi phục dữ liệu khi máy gặp sự cố nhƣ Virus hay cài lại Win...
Phần mềm có giao diện dễ sử dụng, thao tác ngắn gọn. Cập nhật báo cáo thuế, báo cáo tài chính, theo dõi và tính thuế giá trị gia tăng đầu vào, đầu ra dễ dàng. Cơ sở dữ liệu hệ thống có chức năng kết xuất số liệu ra Microsoft Excel, word hay access... theo ý muốn.
Công nghệ lọc thông minh để lọc những thông tin theo tiêu chuẩn lọc dạng chữ hoặc số liên quan. Hình thức nhập liệu đƣợc áp dụng công nghệ lập trình một màn hình nhập, có thể mở danh mục hồ sơ khi đang nhập dữ liệu phát sinh. Nó cũng tự động gom dữ liệu ở các máy con về dữ liệu máy chủ để tạo cơ sở cho việc lập các báo cáo tài chính, phân tích thống kê vê thị trƣờng, doanh số hoạt động và chi phí liên quan.
Hệ thống có thể truy xuất thông tin đa chiều, cho phép kiểm soát dấu vết ngƣời dùng khi thểm, sửa hay xóa một chứng từ. Có thể kiểm tra, quản lý việc sao lƣu dữ liệu...
2.2.5.3 Phần mềm kế toán trong thực hiện các chức năng kế toán
- Lập, in các Báo cáo tài chính, Báo cáo quyết toán năm (Quyết toán thuế TNDN, Bảng cân đối các tài khoản, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh chi tiết hoặc tổng hợp theo từng chi nhánh, Báo cáo lƣu chuyền tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính) hay nhƣ việc phân tích các tỉ số Báo cáo tài chính, lập các Báo cáo quản trị (so sánh doanh thu, chi phí theo kỳ).
- Ngƣời dùng có thể chỉnh sửa, thêm, bớt các chỉ tiêu khi cần thiết bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
- Theo dõi chi tiết và tổng hợp xuất, nhập, tồn hàng hóa, vật tƣ, thành phẩm theo nhiều đƣơn vi tính, quy cách, kho, lô... với các phƣơng pháp tính giá xuất kho, in thẻ hàng loạt. Tính giá thành tự động và lập phiếu xuất kho tự động khi bán hàng hóa...
- Theo dõi chi tiết và tổng hợp công nợ của khách hàng theo từng đối tƣợng khách hàng hay từng hợp đồng, từng hóa đơn, từng công trình và thời hạn nợ cũng nhƣ đối chiếu công nợ, xử lý chênh lệch tỉ giá.
- Trích khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí trả trƣớc, chi phí mua hàng và xác định kết quả kinh doanh...
- Có chức năng in Sổ nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết tài khoản và in Chứng từ ghi sổ, Chứng từ gốc nhƣ Phiếu thu, chi, nhập, xuất tự động và hàng loạt theo số hoặc theo ngày và đánh số chứng từ tự động...