7. Kết cấu của luận văn
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện Môi trƣờng kiểm soát
* Thứ nhất, giải pháp đối với Tính chính trực và những giá trị đạo đức
- Kết quả khảo sát ở chƣơng 2 cho thấy, đặc thù của công ty là nhân viên kiêm nhiệm nhiều vị trí công việc khác nhau. Vì thế nhân viên là một trong những yếu tố tạo ra rủi ro và là ngƣời giữ vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các rủi ro liên quan tới quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, rủi ro trong việc hành xử trái pháp luật dƣới áp lực của cơ quan thuế và cơ quan quản lý khác cũng là do sự quá tải của công việc trong khi thời gian bị giới hạn. Vì thế, công ty cần nâng cao năng lực, sự chính trực và đạo đức của cán bộ, công nhân nhân viên theo những phƣơng án sau để góp phần hạn chế, giảm thiểu, ngăn chặn những rủi ro trên
* Dựa vào quy chế lao động, bổ sung thêm phần đánh giá năng lực chuyên môn cũng nhƣ hành xử cán bộ, phẩm chất đạo đức định kỳ nhằm khuyến khích ngƣời lao động nỗ lực làm việc, đóng góp, xây dựng và hoàn thiện bản thân. Sau đó tiến hành phổ biến đến toán bộ nhân viên trong công ty, yêu cầu họ ký bản cam kết tuân thủ những quy định trong quy chế đã đƣợc thiết lập.
* Chú trọng nâng cao kiến thức, hoàn thiện kỹ năng cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Tạo điều kiện cho họ tham gia những khóa đào tạo ngắn hạn để phát triển kỹ năng, phát triển nhận thức của con ngƣời.
* Tạo một môi trƣờng đoàn kết, làm việc chuyên nghiệp, mọi ngƣời có niềm tin và tôn trọng lẫn nhau.
- Bên cạnh đó, ban lãnh đạo công ty cần thể hiện sự chính trực. Những lời nói, cử chỉ, hành động của nhà quản trị cần thể hiện cho nhân viên cấp dƣới hiểu rằng họ rất coi trọng và đề cao tính chính trực và những giá trị đạo đức và coi nó nhƣ là
phƣơng châm sống, phƣơng châm làm việc. Những việc nhƣ làm gƣơng trong hành vi xử lý công việc hàng ngày, tuyên dƣơng và nêu gƣơng toàn doanh nghiệp đối với những nhân viên có hành động trung thực, liêm chính; phê bình và kỷ luật nghiêm minh những trƣờng hợp có hành vi gian lận, không trung thực làm ảnh hƣởng đến lợi ích doanh nghiệp. Việc xử phạt nên khách quan áp dụng theo một khung xử lý đề ra, khuyết khích phát hiện sai phạm và khắc phục sai phạm theo chuẩn mực đạo đức đã đƣợc xây dựng
- Vì việc truyền đạt, hƣớng dẫn các yêu cầu về đạo đức tại Công ty chƣa thực sự đầy đủ, cụ thể và rõ ràng bằng văn bản mà chỉ đƣợc thể hiện thông qua lời nói. Nên ngoài việc công ty đã ban hành những văn bản quy định khi tuyển dụng trƣởng, phó phòng cần phải phổ biến thêm các quy định của phòng và quy định chung của công ty cho các nhân viên thông qua các buổi họp phòng. Việc thiết lập và thông qua bằng văn bản về quy tắc ứng xử cũng rất cần thiết và hữu ích khi mục đích truyền đạt những giá trị đạo đức đến nhân viên của mình đƣợc cụ thể, rõ ràng.
Thứ hai, đối với Sự cam kết về năng lực và chính sách nhân sự tại công ty
- Vì tại công ty quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận phòng ban chƣa đƣợc phân chia, thống nhất và cụ thể hóa bằng văn bản mà là những quy ƣớc ngầm đã có từ lâu. Dẫn đến tình trạng trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận vì thế mà bị trùng lặp, chƣa rõ ràng. Công việc cũng vì thế mà bị ngƣng trệ, ùn tắc dẫn đến tình trạng một số bộ phận thì giải quyết không hết việc, còn một số thì không làm việc hay chỉ làm cho có việc mà thôi. Với vấn đề này, công ty nên cụ thế hóa bằng văn bản quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận và có sự điều chỉnh khối lƣợng công việc cho phù hợp với từng nhân viên và phân công công việc theo đúng chức năng của từng phòng. Hơn nữa, nhà quản lý yêu cầu các trƣởng phòng soạn thảo bản mô tả công việc để cụ thể hóa nhiệm vụ cũng nhƣ những thủ tục kiểm soát liên quan đến trách nhiệm của từng nhân viên thông qua việc xem xét lại hồ sơ của nhân viên về chuyên ngành đào tạo cũng nhƣ kinh nghiệm làm việc để đảm bảo nhân viên có đủ năng lực thực hiện tốt nhiệm vụ đƣợc giao.
- Cũng bởi công ty còn thiếu những nhân viên đủ điều kiện, phẩm chất, năng lực để sẵn sàng thay thế cho những vị trí quan trọng bởi vì, ngoài trình độ chuyên môn, nghiệp vụ những vị trí quan trọng nhƣ phó giám đốc, các trƣởng, phó phòng
còn đòi hỏi phải có kỹ năng quản lý, kỹ năng sử dụng con ngƣời, kỹ năng giao tiếp, thuyết phục với khách hàng.... Vậy nên công ty cần xây dựng đƣợc quy chế cụ thể hơn về chính sách tuyển dụng, bổ nhiệm, đãi ngộ nhân viên sao cho phù hợp với năng lực của họ nhằm bảo đảm năng lực chuyên môn cũng nhƣ khả năng đáp ứng yêu cầu công việc cho từng vị trí khi tuyển dụng, sao cho nhân viên đƣợc tuyển dụng phải đảm bảo đủ năng lực, kinh nghiệm, kỹ năng để hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc phân công, hoàn thành đƣợc mục tiêu của phòng, của công ty đề ra.
- Tại công ty, cũng có những trƣờng hợp, những nhân viên vì thân quen, cả nể nên đƣợc nhận làm, chƣa đủ năng lực để đáp ứng yêu cầu công việc, bên cạnh đó lại có những nhân viên ôm đồm quá nhiều công việc trong cùng một thời điểm dẫn đến khó đạt đƣợc mục tiêu đề ra của công ty. Vì thế tác giả xin nêu ra một số giải pháp cho vấn đề này nhƣ sau :
* Đối với ban lãnh đạo:
+ Định kỳ nên tổ chức bỏ phiếu tín nhiệm, các nhân viên sẽ tiến hành bỏ phiếu tín nhiệm các trƣởng, phó phòng. Một bộ phận độc lập sẽ tiến hành thu phiếu và thống kê kết quả. Từ kết quả của việc bỏ phiếu tín nhiệm, những vị không đạt yêu cầu thì ban lãnh đạo công ty nên có sự điều chỉnh lại cho hợp lý.
+ Công ty nên khuyến khích các trƣởng, phó phòng cũng nhƣ ban quản lý tham gia những khóa đào tạo, tập huấn ngắn hạn để cập nhật thông tin, bổ sung kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cũng nhƣ kỹ năng quản lý để đáp ứng tốt hơn công việc và nhiệm vụ đƣợc giao
* Đối với nhân viên :
+ Những nhà quản lý công ty nên tiến hành đánh giá hiệu quả thực hiện công việc dựa vào bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn đã đƣợc thiết lập cũng nhƣ quy chế sử dụng lao động. Hàng tháng, yêu cầu nhân viên lập bảng tổng kết khối lƣợng công việc hoàn thành, chƣa hoàn thành và những khó khăn còn vƣớng mắc cần giải quyết của mình trong tháng kèm theo những minh chứng cụ thể để Ban lãnh đạo có thể theo dõi cụ thể công việc của nhân viên để có giải pháp xử lý thích hợp và kịp thời.
+ Các trƣởng phòng căn cứ vào bảng tự tổng kết của nhân viên, kiểm tra lại có có sự nhận xét, đánh giá công việc đã thực hiện của nhân việc một cách sát
sao, cụ thể và đúng đắn hơn. Từ đó, có hƣớng điều chỉnh lại cho phù hợp với năng lực của từng nhân viên phòng mình cũng nhƣ đƣa ra những ý kiến nhận xét, khuyến khích, động viên, khen thƣởng hoặc phê bình thích hợp và báo cáo lên cấp trên.
* Đối với chính sách nhân sự
+ Mỗi khi công ty có nhu cầu tuyển dụng nhân sự, ban lãnh đạo công ty nên lập hội đồng tuyển dụng nhân sự mà không nên để trƣởng phòng nhân sự tuyển dụng. Với mục đích, hạn chế tình trạng giới thiệu ngƣời quen và nhận ngƣời quen vì cả nể mà không đáp ứng đƣợc yêu cầu năng lực và chuyên môn.
+ Hội đồng tuyển dụng nên căn cứ và quy chế tuyển dụng đã đƣợc xây dựng và thực hiện nghiêm túc quy định này. Phải tạo điều kiện cho các ứng viên có cơ hội đƣợc tuyển dụng nhƣ nhau, không ƣu tiên những trƣờng hợp quen biết của các cán bộ nhân viên trong công ty. Thực hiện tốt điều này, công ty sẽ tuyển đƣợc những ngƣời thực sự đủ năng lực, trình độ, có khả năng đáp ứng đƣợc yêu cầu của công việc, giúp công ty nhanh chóng và thuận lợi hơn trong việc đạt đƣợc các mục tiêu đề ra. Những vị trí chủ chốt trong công ty nhƣ Phó giám đốc, các trƣởng phòng…cũng nên công khai tuyển dụng nếu nhƣ các nhân viên trong công ty không đủ năng lực đảm nhận.
+ Công ty cũng nên tạo một quy chế luân chuyển công việc giữa các trƣởng phòng, nhân viên trong các phòng. Điều này sẽ giúp các nhân viên mở rộng vốn hiểu biết và có khả năng thay thế nhân viên trong những trƣờng hợp cần thiết.
Thứ ba, giải pháp đối với Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát
- Hội đồng quản trị tại doanh nghiệp nhìn chung đã hoạt động khá hữu hiệu. Điều này đảm bảo rằng sự giám sát các hoạt động quản lý tại công ty tƣơng đối sát sao và cụ thể.
- Đối với Công ty chế biến XNK nông sản thực phẩm Đồng Nai có vai trò là tổ chức đại diện trực tiếp vốn chủ sở hữu Nhà nƣớc tại doanh nghiệp Thẩm định giá Đồng Nai – là công ty mẹ cần có kế hoạch tuyển dụng và đào tạo các nhân viên là ứng cử viên của Ban kiểm soát nhằm đáp ứng đƣợc yêu cầu về mặt chuyên môn, yêu cầu về phẩm chất đạo đức, vừa đảm bảo tính độc lập, không kiêm nhiệm chức năng quản lý của các thành viên Ban kiểm soát, Kiểm soát viên.
- Đối với Ban kiểm soát : với vai trò kiểm tra tính hợp pháp, trung thực, cẩn trọng của Hội đồng quản trị, Ban giám đốc trong việc thực hiện quyền chủ sở hữu, quản lý, điều hành công việc kinh doanh, thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo đánh giá công tác quản lý và các báo cáo trƣớc khi trình Đại hội cổ đông nên thực hiện vai trò của mình một cách khách quan, hợp lý và công minh.
Thứ tư, giải pháp đối với Triết lý và phương cách điều hành của nhà quản lý
- Với những tồn tại đã đƣợc đánh giá ở chƣơng 2 với sự biến động thƣờng xuyên của nhân sự ở vị trí cấp cao thì những nhà quản trị nên có phƣơng án điều chỉnh và có chính sách tuyển dụng cũng nhƣ đào tạo đƣợc đội ngũ nhân viên với đầy đủ những tố chất, phẩm chất để đáp ứng đƣợc yêu cầu cho công việc, cho những vị trí bị khuyết để không bị rơi vào thế bị động khi xảy ra biến động nhân sự.
- Ý thức của những ngƣời quản lý về rủi ro có vai trò quan trọng trong việc tổ chức và thực hiện hệ thống KSNB tại công ty. Nếu ngƣời quản lý có kiến thức đầy đủ về quản trị rủi ro thì công ty sẽ xây dựng đƣợc một hệ thống hoàn chỉnh để kiểm soát những rủi ro đó và ngƣợc lại. Rủi ro nhiều khi gắn liền với những cơ hội trong kinh doanh nên Ban lãnh đạo trong công ty nên trang bị, hoàn thiện mình trong việc tiếp cận, quản lý những rủi ro chứ không thể coi rủi ro trong kinh doanh là mạo hiểm.
Thứ năm, giải pháp đối với Cơ cấu tổ chức trong công ty
- Một cơ cấu tổ chức hoàn thiện phải đáp ứng đƣợc những yêu cầu nhƣ : tính tối ƣu, tính linh hoạt, tính tin cậy và tính kinh tế. Với tính tối ƣu nghĩa là giữa các khâu, các cấp đều thiết lập đƣợc những mối quan hệ hợp lý. Tính linh hoạt thể hiện ở khả năng thích ứng linh hoạt với bất ký tình huống nào xảy ra đối với cả môi trƣờng trong và môi trƣờng ngoài doanh nghiệp. Tính tin cậy của cơ cấu tổ chức phải thể hiện đƣợc tính chính xác của những thông tin sử dụng trong doanh nghiệp và tính kinh tế nghĩa là đảm bảo đƣợc chi phí sử dụng cho việc quản lý phải tối thiểu nhƣng hiệu quả phải tối ƣu. Tiêu chuẩn đánh giá tính kinh tế là xét về mối tƣơng quan giữa chi phí dự tính với kết quả dự kiến đạt đƣợc. Bên cạnh đó, cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho Ban lãnh đạo công ty bao quát đƣợc toàn bộ những vấn đề đang diễn ra trong doanh nghiệp và đảm bảo sự phân công, phân cấp rõ ràng.
- Với những điểm còn tồn tại đã đƣợc đánh giá ở chƣơng hai cho thấy công ty vẫn còn nhiều điểm chƣa phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty. Các bộ phận, phòng ban trong công ty chƣa ban hành đầy đủ quy trình làm vi ệc của mình, khối lƣợng công việc phân bổ chƣa đồng đều giữa các phòng ban. Công ty cần cơ cấu lại tổ chức sao cho phù hợp hơn. Bên cạnh đó, công ty nên xây dựng quy chế quy định chính sách và thủ tục để cụ thể hóa hoạt động của từng bộ phận, phòng ban trong công ty . Yêu cầu, chỉ đạo các trƣởng phòng ban hành quy trình làm việc của phòng mình, phổ biến đầy đủ cho anh em trong phòng.
- Công ty cũng nên luân chuyển công việc giữa các trƣởng phòng, giữa các nhân viên nhằm tạo nguồn lực sẵn sàng, đầy đủ chuyên môn nhằm thực hiện những công việc khác nhau khi xảy ra sự cố.việc luân chuyển sẽ tạo cho nhân viên hiểu thêm về các công việc trong phòng tránh sự nhàm chám, kích thích sự học hỏi. Ví dụ nhƣ nhân viên kế toán khi thực hiện phần hành của mình trong nhiều năm sẽ có sự nhàm chán, chủ quan trong công việc. Công ty nên có chính sách luân chuyển nhân viên phòng kế toán thực hiện các phần hành khác nhau sau hai hoặc ba năm. Điều này tạo sự chủ động cho công ty khi có nhân viên nghỉ việc đột xuất và cũng hạn chế đƣợc những rủi ro trong công việc khi tạo đƣợc sự giám sát lẫn nhau.
Thứ sáu, sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm trong công ty
- Sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các phòng ban và nhân viên phải xem xét đến sự chồng chéo về chức năng kiểm tra, giám sát. Sự phân quyền cũng phải đảm bảo đƣợc cơ chế giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận, phòng ban và các nhân viên. Ban lãnh đạo công ty cần chú ý đến những vấn đề sau khi xây dựng quy chế bố trí công việc :
+ Việc phân chia phải đƣợc xây dựng dựa vào tính chất của từng loại nghiệp vụ phát sinh. Dựa vào bản chất của từng loại nghiệp vụ mà đơn vị bố trí phòng, ban, nhân sự tham gia. Bên cạnh đó, công ty cũng nên quy định rõ tiến độ thực hiện những mục tiêu , trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên, bộ phận khi có sự chậm trễ.
+ Việc phân chia phải đảm bảo đƣợc sự giám sát lẫn nhau giữa các phòng, ban, nhân viên. Các nghiệp vụ trong quy trình nên có sự phân chia cho phù hợp
nhằm hạn chế phần nào những gian lận, sai sót phát sinh bởi có sự tham gia và giám sát của nhiều ngƣời.
+ Công ty nên tạo sự chủ động trong việc tự đối chiếu, kiểm tra đối với những công việc của phòng kế toán nhƣ chứng từ, sổ sách, quỹ tiền mặt… Kế toán trƣởng cũng nên thƣờng xuyên thực hiện việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chính sách, chế độ của nhà nƣớc, kiểm tra cụ thể việc thực hiện công việc của nhân viên phòng mình.
+ Ban lãnh đạo nên xây dựng bảng mô tả công việc cho từng nhân viên để cụ thể hóa nhiệm vụ cũng nhƣ các thủ tục kiểm soát có liên quan đến trách nhiệm của từng ngƣời để họ hiểu hơn về trách nhiệm và quyền hạn theo từng chức danh, công việc cụ thể.