7. Kết cấu của luận văn
2.4 Mục tiêu, đối tƣợng và phƣơng pháp khảo sát
2.4.1 Mục tiêu khảo sát
Công việc khảo sát thực trạng KSNB tại Công ty cổ phần Thẩm định giá Đồng Nai đƣợc thực hiện thông qua việc sử dụng công cụ đánh giá COSO. Kiểm soát nội bộ với mục đích đạt đƣợc các mục tiêu của Doanh nghiệp nhƣ mục tiêu hoạt động, báo cáo tài chính và tính tuân thủ. Sử dụng báo cáo COSO làm công cụ đánh giá, chúng ta sẽ có một cái nhìn tổng quát hơn về bộ máy hoạt động của Công ty.
Đối với bài nghiên cứu này, Tác giả sử dụng những câu hỏi phù hợp đối với quy mô và tính chất hoạt động của Doanh nghiệp dƣới góc độ của nhà quản lý. Việc khảo sát nhằm tìm hiểu, phân tích, đánh giá hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần Thẩm định giá Đồng Nai theo tiêu chuẩn COSO để nhận diện đƣợc những mặt thuận lợi, hạn chế và đƣa ra giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty.
2.4.2 Đối tƣợng khảo sát
Công việc khảo sát đƣợc tiến hành tại Trụ sở chính Công ty dƣới hình thức gửi thƣ điện tử thông qua bảng câu hỏi (Xem Bảng câu hỏi được trình bảy ở Phụ lục 5). Số lƣợng Phiếu khảo sát gửi đi và thu đƣợc là 45 (bốn mƣơi lăm) phiếu bao gồm Giám đốc Công ty, Phó giám đốc công ty, Trƣởng phòng, Phó phòng và các nhân viên ở các Bộ phận trong công ty ( Xem danh sách các cá nhân được khảo sát trình
bày ở Phụ lục 6). Giám đốc, Phó giám đốc và Kế toán trƣởng là những ngƣời điều hành và nắm rõ mọi hoạt động của công ty; họ có những kiến thức nhất định trong việc tổ chức và thực hiện công việc KSNB và đảm bảo cho kết quả khảo sát nhƣ mục tiêu đề ra của tác giả.
2.4.3 Phạm vi khảo sát
Do hạn chế về mặt thời gian, kinh phí và điều kiện khảo sát, Tác giả chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần Thẩm định giá Đồng Nai.
Thời gian thực hiện khảo sát: bắt đầu tiến hành khảo sát từ ngày 07/05/2015 đến ngày kết thúc khảo sát với đầy đủ thông tin cụ thể ngày 30/05/2015.
2.4.4 Nội dung và phƣơng pháp khảo sát
Dựa trên những phần hành cấu thành nên hệ thống KSNB theo COSO 2013, Tác giả vận dụng để tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần Thẩm định giá Đồng Nai. Để hiểu rõ Tác giả tiến hành khảo sát thực trạng bằng hai phƣơng pháp:
+ Thu thập những quy định có liên quan đến các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB nhƣ chính sách đạo đức, nội quy lao động, bảng mô tả công việc và những quy định có liên quan đến hệ thống KSNB trong công ty.
+ Gửi bảng câu hỏi bằng thƣ điện tử và trực tiếp phỏng vấn sâu hơn một số cá nhân liên quan để hiểu rõ hơn. Bảng câu hỏi đƣợc thiết kế dựa trên công cụ đánh giá Kiểm soát nội bộ của COSO nhằm thu thập những thông tin về nhận thức của nhà quản lý và của nhân viên trong công ty về tổ chức và vận hành hệ thống KSNB. Ngoài nội dung chính theo 05 bộ phận cấu thành hệ thống KSNB theo COSO, Bảng câu hỏi còn đặt ra các thủ tục kiểm soát một số chu trình chính vận hành trong công ty nhƣ : chu trình kiểm soát hệ thống kế toán, chu trình kiểm soát hệ thống máy tính, chu trình giao chứng thƣ – thu tiền, chu trình tiền lƣơng, chu trình kiểm soát tiền, chu trình kiểm soát tài sản cố định.
Dựa trên Bảng tổng hợp kết quả khảo sát (Xem kết quả khảo sát tại Bảng tổng hợp kết quả khảo sát theo số lượng trình bày ở Phụ lục 7; và Bảng tổng hợp kết quả khảo sát theo tỉ lệ phần trăm trình bày ở Phụ lục 8). Tác giả tổng hợp, tính tỉ lệ phần trăm các câu trả lời, sử dụng phƣơng pháp thống kê mô tả để phân tích, đánh
giá chung về hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần Thẩm định giá Đồng Nai làm cơ sở để đƣa ra các giải pháp trong chƣơng 3.
2.4.5 Câu hỏi khảo sát.
- Câu hỏi khảo sát đƣợc thiết kế dựa vào công cụ đánh giá hệ thống KSNB theo báo cáo COSO 2013 và dựa vào nhận định khách quan của cá nhân tác giả.
- Dạng câu hỏi sử dụng thiết kế theo thang đo Likert; nhằm đánh giá thái độ của ngƣời đƣợc khảo sát đối với thực trạng của quy trình KSNB tại công ty, gồm 5 mức độ sau :
+ Mức độ 1: Hoàn toàn không đồng ý (0%): doanh nghiệp hoàn toàn không xây dựng và cũng không quan tâm đến quy trình.
+ Mức độ 2: Không đồng ý (25%): doanh nghiệp có thể có quy trình nhƣng không áp dụng hoặc chƣa xây dựng quy trình.
+ Mức độ 3: Không ý kiến / Không rõ ( 50%): doanh nghiệp có xây dựng quy trình nhƣng không quan tâm nhiều đến việc áp dụng.
+ Mức độ 4: Đồng ý (75%): doanh nghiệp có áp dụng quy trình
+ Mức độ 5: Hoàn toàn đồng ý (100%) : doanh nghiệp có áp dụng và quan tâm nhiều đến quy trình.
2.5 Thực trạng về hệ thống Kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Thẩm định giá Đồng Nai
2.5.1 Thực trạng Môi trƣờng kiểm soát tại Công ty
Để có những nhận định đúng đắn và chính xác về Môi trƣờng kiểm soát tại Công ty, Tác giả tiến hành đánh giá 07 tiêu chí cần thiết là: tính chính trực và những giá trị đạo đức, cam kết về năng lực, hội đồng quản trị và ban kiểm soát, triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý, cơ cấu tổ chức, phân chia quyền hạn và trách nhiệm và cuối cùng là chính sách nhân sự đang áp dụng tại công ty.
2.5.1.1 Tính chính trực và những giá trị đạo đức
Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững trong môi trƣờng kinh doanh đa dạng, cạnh tranh gay gắt nhƣ hiện nay thì tính chính trực và những giá trị đạo đức phải đƣợc doanh nghiệp coi trọng và làm kim chỉ nam cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình.
Theo bảng kết quả điều tra mà tác giả đã tổng hợp, thống kê chi tiết theo tỉ lệ phần trăm ở Phụ lục 8 cuối luận văn với tình hình nhƣ sau: công ty đặc biệt dành sự quan tâm rất lớn đến tính chính trực và những giá trị đạo đức. Cụ thể, có đến 93% ( 42/45) cán bộ, nhân viên công ty cho rằng công ty đã tạo dựng đƣợc môi trƣờng văn hóa để nâng cao sự chính trực và phẩm chất đạo đức; 91% (41/45) cho rằng ban lãnh đạo công ty có thực thi tính chính trực trong cả lời nói lẫn hành động, việc làm. Trong đó, 44% cho rằng công ty có xây dựng và đƣa ra các văn bản quy định rõ mức xử phạt đối với quy tắc ứng xử và giá trị đạo đức và 44% cho rằng công ty có thể hiện quan điểm này ở hình thức lời nói. Song song đó thì 98% có ý kiến công ty có truyền đạt, hƣớng dẫn các yêu cầu về đạo đức, phân biệt rõ ràng hành vi nào là vi phạm và hành vi nào là đƣợc phép, khuyến khích và công ty cũng có biện pháp cụ thể để khuyến khích việc tuân thủ hay xử phạt những hành vi vi phạm những giá trị này. Nếu nhân viên công ty vi phạm sẽ áp dụng những mức kỷ luật khác nhau nhƣ khiển trách, hạ mức xếp loại, hạ bậc lƣơng.... Mức kỷ luật cao nhất sẽ bị sa thải và nếu gây ra hậu quả nghiêm trọng có thể bị truy tố và xử lý trƣớc pháp luật.
Bên cạnh đó, qua khảo sát cho thấy 53% (24 ngƣời) trong công ty kiên định với ý thức bảo vệ tính chính trực và những giá trị đạo đức dẫu có áp lực do thuế và những cơ quan quản lý khác. Ngoài ý thức đƣợc tạo dựng của mỗi cá nhân, ban lãnh đạo, quản lý trong công ty luôn có ý thức nhân rộng tính chính trực và giá trị đạo đức trong và ngoài công ty.
Thực tế cho thấy, Công ty cổ phần Thẩm định giá Đồng Nai có rất nhiều hoạt động thể hiện tính chính trực và những giá trị đạo đức nhƣ : Ban giám đốc, Công ty, Công đoàn luôn tạo điều kiện, quan tâm đến đời sống của công nhân viên và có những hành động hỗ trợ nhất định để khích lệ tinh thần, đời sống và gia đình nhân viên . Ví dụ nhƣ thăm hỏi gia đình nhân viên khi có ngƣời thân bị bệnh, ma chay, cƣới hỏi, thai sản..., giúp đỡ những gia đình cán bộ, công nhân viên có hoàn cảnh khó khăn. Ngoài những giá trị đạo đức thể hiện trong nội bộ công ty, những giá trị này cũng đƣợc thể hiện ở tình thƣơng đồng bào, dân tộc nhƣ chƣơng trình nhân viên trích ngày lƣơng để ủng hộ đồng bào lũ lụt; chƣơng trình quỹ từ thiện vì những trẻ em cơ nhỡ, khó khăn; Quỹ “hƣớng về phụ nữ và trẻ nghèo”, “Ngày vì
ngƣời nghèo”, “Quỹ bảo trợ trẻ em”, chƣơng trình chung tay vì Hoàng Sa- Trƣờng Sa thân yêu; chƣơng trình trao tặng quà trung thu cho trẻ em vùng sâu, vùng xa, trao quà tết cho những gia đình có hoàn cảnh khó khăn....
- Tồn tại
Theo kết quả khảo sát, việc truyền đạt, hƣớng dẫn các yêu cầu về đạo đức tại Công ty chƣa đƣợc cụ thể và rõ ràng. Có đến 44% ( 20 ngƣời) chƣa nhận đƣợc sự quy định cụ thể về tính chính trực và những chuẩn mực đạo đức nhất định bằng văn bản mà chỉ đƣợc thể hiện thông qua lời nói. Lời nói chỉ có tác dụng trong chốc lát, hành động nói thể hiện quan điểm nhất thời; không có sự quy định rõ ràng, cụ thể và không mang tính chất bắt buộc.
Vấn đề sai phạm chỉ đƣợc nhận biết rõ khi hành vi vi phạm đã thực sự xảy ra và công ty phải xử lý vi phạm theo tiền lệ, điều này không thực sự hữu ích và hiệu quả đối với mục đích chung trong việc thực hiện vấn đề này.
Hơn nữa, công ty vẫn còn tồn tại những áp lực do thuế và những cơ quan quản lý khác khiến công ty phải hành xử trái pháp luật. Vấn đề này dẫu rằng do thực tế áp lực công việc của nhân viên rất cao vì số lƣợng nghiệp vụ và số lƣợng công việc quá nhiều và thời gian xử lý phải nhanh chóng kịp thời và đảm bảo đƣợc tính bảo mật dẫn đến sai sót nhƣng cũng làm ảnh hƣởng đến tính chính trực và những giá trị đạo đức mà doanh nghiệp đang xây dựng và giảm tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
2.5.1.2 Cam kết về năng lực
Năng lực của nhân viên là một yếu tố quan trọng trong việc quyết định sự thành công của một doanh nghiệp. Một nhân viên có kiến thức, kỹ năng, khả năng...sẽ có phƣơng pháp làm việc, thao tác thực hiện, những tố chất đƣợc rèn giũa sẽ làm việc tốt và hiệu quả nhằm mang lại lợi ích chung và đạt đƣợc mục tiêu đề ra của công ty. Họ sẽ là những thành phần đóng góp nhiều hơn cho doanh nghiệp phát triển. Doanh thu và lợi nhuận của công ty cũng vì thế mà tăng lên theo cấp số nhân đối với mỗi nhân viên giỏi.
- Ƣu điểm:
Qua kết quả khảo sát tác giả đã tổng hợp, thống kê chi tiết theo tỉ lệ phần trăm ở Phụ lục 8 cuối luận văn nhận thấy rằng : trách nhiệm và quyền hạn giữa các
phòng ban, bộ phận trong công ty không bị trùng lặp với 89% ý kiến đồng ý với nhận định này. Khi phân công nhiệm vụ, công ty có dựa vào kiến thức và kỹ năng của từng nhân viên để giao việc; đồng nghĩa với việc 91% ý kiến cho rằng nhân viên phòng kế toán có lý lịch, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm phù hợp với từng nhiệm vụ đƣợc giao trong việc thực thi và áp dụng các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán tại công ty.
- Tồn tại:
Với tỉ lệ 53% ( 24 ngƣời ) quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận phòng ban chƣa đƣợc phân chia, thống nhất và cụ thể hóa bằng văn bản mà là những quy ƣớc ngầm đã có từ lâu. Điều này đôi lúc dẫn đến tình trạng trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận vì thế mà bị trùng lặp, chƣa rõ ràng. Công việc cũng vì thế mà bị ngƣng trệ, ùn tắc dẫn đến tình trạng một số bộ phận thì giải quyết không hết việc, còn một số thì không làm việc hay chỉ làm cho có việc mà thôi; cũng là một nguyên nhân để xảy ra tình trạng sai sót và có những hành vi vi phạm đến tính chính trực và những giá trị đạo đức nhƣ đã nói trên.
2.5.1.3 Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát
Hội đồng quản trị ngoài những vai trò đƣợc quy định cụ thể tại khoản 2 điều 108 Luật doanh nghiệp nhƣ : quyết định chiến lƣợc, kế hoạch phát triển, phƣơng án đầu tƣ, phát triển thị trƣờng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cơ cấu tổ chức... thì còn là bộ phận giám sát, chỉ đạo ban giám đốc và những nhà quản lý trong việc thực hiện công việc tại công ty. Vì thế, Hội đồng quản trị cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc đánh giá, thiết kế và vận hành, thực hiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty.
Ban kiểm soát công ty có nhiệm vụ nhƣ một cơ quan tƣ pháp trong mô hình tam quyền phân lập nhằm nhân danh cổ đông, giúp các cổ đông kiểm soát, đánh giá các hoạt động quản trị và quản lý điều hành công ty. Theo quy chế hiện nay, Ban kiểm soát có vị thế độc lập, là một bộ phận kiểm tra độc lập đối với việc sử dụng hữu hiệu nguồn vốn của cổ đông và tính hiệu quả của hệ thống KSNB tại công ty.
Dựa theo bảng kết quả điều tra mà tác giả đã tổng hợp, thống kê chi tiết theo tỉ lệ phần trăm ở Phụ lục 8 cuối luận văn với tình hình nhƣ sau:
Theo kết quả khảo sát, có 87% (39 ngƣời) quan tâm đến việc thiết lập Ban kiểm soát đồng nghĩa với ý kiến Ban kiểm soát độc lập với các bộ phận khác trong công ty và đáp ứng đƣợc các yêu cầu đặt ra của công ty. Hội đồng quản trị đã có đƣợc nhận thức đúng đắn về vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ với 93% ý kiến đồng ý với vấn đề này.
100% ý kiến đồng ý với việc Hội đồng quản trị trong công ty có tổ chức những cuộc họp định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm để thiết lập những chính sách, xác định mục tiêu mới và xem xét, đánh giá lại các hoạt động của Công ty. Đây là hành động rất tốt và thiết thực để nâng cao hiệu quả quản lý cũng nhƣ có phƣơng án kịp thời cho những chiến lƣợc hay những rủi ro phát sinh. Kết quả cho thấy, 89% đồng ý với việc các biên bản họp đƣợc soạn thảo, ghi đầy đủ các nội dung tạo điều kiện thúc đẩy cho việc giám sát các mục tiêu hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính, chiến lƣợc phát triển...
Những nhà quản trị và ban giám đốc trong công ty đƣợc tham gia những khóa học chuyên sâu về quản lý và sử dụng nhân lực. Với 91% ý kiến cho rằng: HĐQT đƣợc cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời để giám sát các mục tiêu và chiến lƣợc quản lý. Vì thế, sự giám sát đƣợc thể hiện đồng bộ và khoa học trong việc xử lý thông tin, hoạt động, công việc quan trọng.
Hội đồng quản trị và ban kiểm soát có phát huy đầy đủ vai trò, chức năng của mình để hệ thống KSNB trong công ty hoạt động hiệu quả hay không đòi hỏi cơ cấu thành phần của những bộ phận này phải thực sự độc lập với các đối tƣợng bị kiểm tra, giám sát. Trong ban kiểm soát có ngƣời không phải là nhân viên công ty, là ngƣời đại diện cho cổ đông, không bị chi phối bởi giám đốc mà lại có lợi ích trực tiếp từ hiệu quả hoạt động của công ty.
- Tồn tại
Vẫn có 31% ý kiến cho rằng, tất cả các thành viên HĐQT chƣa đƣợc thông