7. Kết cấu của luận văn
2.5.3 Thực trạng Hoạt động kiểm soát tại Công ty
2.5.3.1 Hoạt động kiểm soát chung
- Ƣu điểm
Kết quả khảo sát theo bảng kết quả điều tra mà tác giả đã tổng hợp, thống kê chi tiết theo tỉ lệ phần trăm ở Phụ lục 8 cuối luận văn thì việc các báo cáo để đảm bảo yêu cầu về độ chính xác, kịp thời để giúp Ban giám đốc công ty đánh giá đúng các rủi ro liên quan thì đa số các ý kiến đều đồng ý với 87%. Điều này cho thấy sự kiểm soát doanh thu và chi phí ở công ty rất tốt. Ban lãnh đạo công ty kịp thời nắm bắt đƣợc thông tin về sự tăng trƣởng của doanh thu và kiểm soát chi phí.
Cũng kết quả khảo sát với 84% ý kiến đƣợc khảo sát nhất trí rằng định kỳ ban lãnh đạo công ty tiến hành phân tích số liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh và các đối thủ cạnh tranh, cho thấy đối thủ cạnh tranh là vấn đề công ty thực sự
quan tâm . Thực tế, hiện nay trên địa bàn tỉnh Đồng Nai các công ty Thẩm định giá tƣ nhân mọc lên rất nhiều. Ngoài những công ty nhƣ Thẩm định giá Miền Nam, Thẩm định giá Đất việt thì những nhân viên cũ của Công ty cũng nghỉ việc để thành lập nên 02 công ty tƣ nhân. Các công ty mới thành lập thực hiện giảm giá dịch vụ, tăng mức hoa hồng để kéo khách về. Chính vì thế, công ty phải thƣờng xuyên phân tích số liệu, so sánh số liệu của công ty và các đối thủ cạnh tranh để có thể đƣa ra các biện pháp khắc phục và có chiến lƣợc kinh doanh phù hợp.
Về việc quản lý ngày và giờ công của nhân viên đƣợc các trƣởng, phó phòng thực hiện theo đúng quy định của công ty thì đa số ý kiến đều đồng ý với 91%. Thực tế tại công ty các trƣởng phó phòng không thực hiện công việc chấm công cho nhân viên mà chỉ theo dõi để đánh giá độ chuyên cần và mức độ hoàn thành công việc của nhân viên phòng mình. Việc chấm công đƣợc thực hiện bởi Máy chấm công nhằm theo dõi thời gian làm việc, đánh giá độ chuyên cần với công việc và xác định thời gian để tính lƣơng tăng ca.
Về việc kiểm soát vật chất thì 89% ý kiến đƣợc kháo sát đồng ý công ty có đƣa ra những biện pháp để giám sát, bảo dƣỡng thiết bị, tài sản không bị mất mát, hƣ hỏng. Chứng tỏ công ty có hệ thống bảo an tốt, tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân trong việc bảo quản máy móc, thiết bị làm việc chung và của mình rất tốt, tránh đƣợc tình trạng mất mát, thất thoát tài sản chung của công ty.
Đối với sự ủy quyền, soát xét thì có 71% ý kiến khảo sát đồng ý và 18% hoàn toàn đống ý với nhận định : “công ty có ban hành các văn bản về sự ủy quyền và soát xét”. Thực tế tại công ty, đối với những nghiệp vụ chính nhƣ : Ký kết hợp đồng, chứng thƣ, hóa đơn, thanh toán, thu tiền, chi tiến, phân công nhiệm vụ...đều có sự ủy quyền rất rõ ràng
Kết quả khảo sát cũng cho thấy, ngoài 22% nhân viên đƣợc khảo sát không có ý kiến hoặc không rõ về sự đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm thì 51% đồng ý và 27% hoàn toàn đồng ý với nhận định này. Điều này cho thấy công ty đã thực hiện tƣơng đối tốt nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhƣng có lúc vì công việc nhiều quá mà có một số nhân viên nghỉ việc riêng, ốm hoặc thai sản thì những ngƣời cùng phòng phải đảm nhận luôn công việc của những ngƣời này ngoài việc hoàn thành công việc của mình...
- Tồn tại
Những nhân viên trong công ty chƣa hoàn toàn đồng nhất trong việc lập báo cáo kịp thời để giúp ban giám đốc đánh giá những rủi ro liên quan. Thực tế khảo sát còn 13% tỉ lệ nhân viên chƣa toàn tâm toàn ý để hoàn thành nhiệm vụ và công việc của mình cũng nhƣ họ chƣa biết báo cáo cái gì cho ai và khi nào. 13% cũng là tỉ lệ nhân viên cho rằng có lúc công ty còn bỏ sót việc phân tích những dữ liệu kinh doanh hay về đối thủ cạnh tranh. 11% nhân viên đƣợc khảo sát có ý kiến họ chƣa nhận thấy đƣợc sự ủy quyền và soát xét bằng văn bản mà chỉ thông qua lời nói. Cho thấy các trƣởng phó phòng còn có những mặt hạn chế trong việc truyền đạt và thông qua những văn bản mà cấp trên ban hành tới nhân viên của phòng mình.
Với tỉ lệ 22% ý kiến không rõ/ không ý kiến về vấn đề nguyên tắc bất kiêm nhiệm; thực tế cho thấy hoạt động kiểm soát đối với nhân viên phòng kế toán vẫn chƣa thực sự hoàn toàn tốt và đồng nhất. Việc phân chia trách nhiệm giữa nhân viên thực hiện nghiệp vụ kế toán với ghi chép sổ sách, ghi chép sổ sách với phê chuẩn nghiệp vụ.... Điều này cũng phản ánh rằng số lƣợng nhân viên phòng kế toán thì nhiều nhƣng có nhiều ngƣời kinh nghiệm còn non, chuyên môn còn yếu nên có lúc đƣợc phân chia nhiệm vụ nhƣng chƣa hiểu, chƣa hoàn thành và có những việc những ngƣời có kinh nghiệm phải làm thay. Bên cạnh đó, việc nhân viên có thể chỉnh sửa hoặc xóa sổ số liệu trên máy tính và nhập sai số liệu khi kiểm tra, đối chiếu vào cuối kỳ vẫn xảy ra.
Tài sản cố định chiếm một phần lớn trong công ty nhƣng vẫn có 11% nhân viên đƣợc khảo sát không nhất trí hoặc không rõ việc công ty đƣa ra những biện pháp để giám sát, bảo dƣỡng thiết bị, tài sản không bị mất mát, hƣ hỏng. Điều này cho thấy tình trạng bảo quản tƣơng đối đƣợc chú trọng nhƣng đôi lúc vẫn còn lơ là, chƣa kiểm tra cụ thể. Thực tế thì công ty có tiền hành kiểm tra tài sản để không bị thất thoát nhƣng 01 năm mới kiểm tra một lần – là thời gian tƣơng đối dài nên không nắm bắt rõ và kịp thời để đánh giá và có phƣơng án sửa chữa hoặc thay thế.
2.5.3.2 Kiểm soát hệ thống kế toán
- Ƣu điểm
Theo bảng kết quả điều tra mà tác giả đã tổng hợp, thống kê chi tiết theo tỉ lệ phần trăm ở Phụ lục 8 cuối luận văn thì sự kiêm nhiệm giữa 2 trong 4 chức năng
sau : xét duyệt, thực hiện, ghi chép và bảo vệ tài sản thì theo khảo sát có 60% ý kiến nhất trí về việc này. Có nghĩa rằng công ty có quan tâm đến việc phân chia nhiệm vụ tƣơng đối rõ ràng trong bộ phận kế toán nhƣng có một phần chƣa hợp lý. Phần lớn không có sự kiêm nhiệm giữa các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản. Sự tách biệt này giúp cho sự kiểm soát trong công ty hạn chế đƣợc những sai phạm, đặc biệt là những sai phạm cố ý. Thực tế cho thấy, có lúc nhân viên này còn đảm nhiệm hay làm giùm công việc của nhân viên khác vì một lý do nào đó hoặc những khi công việc quá nhiều nhƣ thời điểm phải làm báo cáo quyết toán, đại hội cổ đông....
Cũng theo khảo sát, có 82% ý kiến đƣợc khảo sát đồng ý rằng : Chứng từ có đánh số thứ tự đầy đủ và có sự phản ánh kịp thời, chính xác và đầy đủ cho tất cả các nghiệp vụ xảy ra. Những nghiệp vụ phát sinh đều có chứng từ kèm theo nhƣ hóa đơn, tờ trình, phiếu chuyển, phiếu nhập kho, biên bản, hợp đồng..., đều đƣợc xem xét và ký duyệt bởi những ngƣời có chức năng, thẩm quyền trong công ty ký duyệt. Bên cạnh đó, chứng từ kế toán nhƣ phiếu thu, phiếu chi...đƣợc đánh số, sổ sách kế toán, hợp đồng, thanh lý... đƣợc đánh số trang và đóng dấu giáp lai theo quy định, sắp xếp theo đúng thứ tự số và ngày để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc lƣu trữ và tìm kiếm khi có nhu cầu. 89% nhân viên đƣợc khảo sát xác định rõ trách nhiệm của các cá nhân tham gia hoạt động trên chứng từ nhƣ ký tên, trách nhiệm. Họ biết rõ quyền lợi và trách nhiệm của mình khi ký tên trên chứng từ, sổ sách và công ty quy định rất rõ quyền hạn và quyền lợi của những cá nhân này.
Về việc : công ty có tiến hành đối chiếu giữa 2 nguồn độc lập về nghiệp vụ nhƣ số liệu thực tế với ghi chép trên sổ sách, máy tính thì có 42% ý kiến đồng ý với vấn đề này. Kế toán công ty theo định kỳ tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế. Đối với công ty kinh doanh dịch vụ nhƣ Thẩm định giá thì Quỹ tiền mặt là một vấn đề quan trọng bậc nhất cần đƣợc kiểm tra và đối chiếu thƣờng xuyên hay định kỳ. Thực tế tại công ty diễn ra việc kiểm tra quỹ hàng quý, hàng năm hoặc khi cần. Ban giám đốc có quyền yêu cầu thủ quỹ trình báo số dƣ tiền mặt đang hiện hữu tại công ty. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo đã đề ra đƣợc một cơ chế kiểm soát tài sản rất hữu hiệu nhƣ ngƣời giữ quỹ thì không đề nghị hay xét
duyệt thanh toán.... Điều này tạo ra sự tự giác đối với Thủ quỹ, tránh xảy ra tình trạng nhân viên biển thủ tiền của công ty, gây thất thoát tài sản.
Đối với thực hiện nghiệp vụ kế toán, thực tế tại công ty thì hầu hết nhân viên kế toán đƣợc phân quyền truy cập trên hệ thống phần mềm kế toán. Mỗi cá nhân chỉ thực thi phần hành của mình và có khả năng hạch toán cũng nhƣ chỉnh sửa số liệu trong phạm vi của mình mà thôi. Họ không thể xâm nhập hay chỉnh sửa những phạm vi không thuộc về quyền hạn và trách nhiệm của mình. Đây là một điểm đáng lƣu ý để hạn chế phần nào những sai sót, rủi ro có thể xảy ra đối với việc kiểm soát bộ máy kế toán tại doanh nghiệp.
56% ý kiến cho rằng các chứng từ kế toán đƣợc ghi chép trung thực và chính xác ngay từ khi phát sinh nghiệp vụ và đƣợc phê duyệt bởi ngƣời có trách nhiệm. Các chứng từ kế toán đƣợc ghi chép trung thực và chính xác. Các loại báo cáo, sổ sách kế toán đƣợc kết xuất, lƣu trữ có đảm bảo đƣợc các mục tiêu : đầy đủ, chính xác và hợp lý với tỉ lệ 91% đồng ý với ý kiến này. Cho thấy vấn đề bảo quản, lƣu trữ chứng từ, sổ sách kế toán tại công ty đƣợc thực hiện rất tốt.
- Tồn tại
Nhìn nhận chung về hoạt động kiểm soát trong bộ máy kế toán vẫn chƣa thật sự tốt. Việc phân chia trách nhiệm riêng biệt giữa nhân viên thực hiện nghiệp vụ với ghi chép sổ sách, chứng từ; thủ quỹ với lƣu trữ chứng từ....Bởi vì có sự làm giùm, làm thay nhiệm vụ khi những nhân viên chuyên trách bận lý do cá nhân hay vì một lý do nào khác mà sự kiêm nhiệm còn xảy ra dẫn đến tình trạng khó kiểm soát đƣợc những sai sót do cố ý.
Toàn bộ quy trình lập, phê chuẩn, ủy quyền, nhập dữ liệu từ các chứng từ vào phần mềm, chuyển ghi sổ kế toán, bảo quản chứng từ... chƣa đƣợc cụ thể hóa bằng văn bản thông qua các lƣu đồ luân chuyển chứng từ. Nó chỉ là những hƣớng dẫn truyền miệng nên không tránh khỏi sự không tuân thủ quy trình do không biết hoặc không hiểu rõ dẫn đến xảy ra những sai sót. Một số trƣờng hợp thì nguyên tắc đánh số chứng từ vẫn bị vi phạm.
Đối với việc công ty có tiến hành đối chiếu giữa 2 nguồn độc lập về nghiệp vụ nhƣ số liệu thực tế với ghi chép trên sổ sách thì sự đối chiếu nhiều khi chỉ mang tính thông lệ mà chƣa đáp ứng đƣợc mục đích chính của việc thực hiện. Ví dụ nhƣ
việc kiểm quỹ diễn ra theo hàng quý, hàng năm mà không tiến hành mỗi cuối này nên không theo dõi đƣợc tính chính xác của việc tồn quỹ và sử dụng quỹ có đúng mục đích hay không.
Cũng vì lý do, nhân viên phòng kế toán chƣa đáp ứng đủ về số lƣợng và có một số nhân viên mới nên chƣa nắm bắt đƣợc công việc, nhiệm vụ của mình dẫn tới tình trạng các nhân viên cũ kiêm nhiệm nhiều phần hành khác nhau nên việc phân chia trách nhiệm và thực hiện công việc kế toán vẫn thiếu tính rõ ràng.
Tài sản cố định cũng là vấn đề đáng lƣu ý khi số lƣợng rất lớn tài sản cố định trong công ty nên công ty phải tiến hành kiểm tra định kỳ để không bị thất thoát. Tuy nhiên, thời gian giữa hai đợt kiểm kê còn quá dài nhƣ 6 tháng, 01 năm một lần dẫn đến tình trạng không nắm bắt đƣợc tình hình sử dụng tài sản và hiện trạng của tài sản...
2.5.3.3 Kiểm soát hệ thống máy tính
- Ƣu điểm
Thông qua kết quả khảo sát mà tác giả đã tổng hợp, thống kê chi tiết theo tỉ lệ phần trăm ở Phụ lục 8 cuối luận văn, ta nhận thấy tất cả các phòng, các bộ phận trong công ty đều sử dụng hệ thống máy tính để làm nghiệp vụ, hạch toán kế toán và lập các báo cáo. 76% (34/45 ngƣời) đồng ý : có sự hạn chế đối tƣợng bên ngoài xâm nhập hệ thống máy tính nhƣ : thông qua bảo vệ ngoài, khóa địa điểm hay crack mã. 60% ý kiến khảo sát đồng ý rằng : hệ thống phần mềm kế toán có tự tổng kết và thông báo cho ngƣời sử dụng biết về danh sách các nghiệp vụ sai sót và 87% ý kiến nhất trí công ty có chuẩn bị tốt các thiết bị lƣu trữ và sao lƣu dự phòng dữ liệu thông tin cần thiết. Thực tế tại công ty đã có bộ phận IT chuyên phụ trách và khắc phục kịp thời những sự cố có thể sửa chữa. Tuy nhiên, phần lớn rủi ro xảy ra là ở khâu nhập liệu đầu vào và con ngƣời sử dụng máy tính. Hoạt động kiểm soát cần chú trọng giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra ở những đối tƣợng này, đảm bảo cho hệ thống hoạt động an toàn, hiệu quả và độ đáng tin cậy của dữ liệu.
- Tồn tại
Thông qua kết quả khảo sát, có 25% ý kiến không đồng ý hoặc không rõ có nghĩa rằng : sự hạn chế đối tƣợng bên ngoài xâm nhập hệ thống máy tính nhƣ : thông qua bảo vệ ngoài, khóa địa điểm hay crack mã chỉ mang tính tƣơng đối mà
chƣa thực sự đạt hiệu quả nếu có những đối tƣợng cố tình đánh cắp dữ liệu thì rủi ro vẫn có thể xảy ra.
Hệ thống phần mềm kế toán có tự tổng kết và thông báo cho ngƣời sử dụng biết về danh sách các nghiệp vụ sai sót nhƣng cũng chỉ đạt 60%, 40% là tỉ lệ đáng chú ý để công ty có chính sách nâng cấp hệ thống phần mềm, kỹ năng IT cho nhân viên để phát hiện tốt hơn những rủi ro có thể xảy ra. Những rủi ro đã đƣợc phát hiện không thể đại diện cho những rủi ro hạn mức có thể xảy ra đối với công ty. Các phần mềm đƣợc thiết kế những chức năng hỗ trợ cũng chƣa thể hoàn thiện để kiểm tra và phát hiện kịp thời những sai sót, gian lận tiềm tàng.
Việc hệ thống máy tính của công ty đƣợc kết nối mạng Internet ngoài mặt tích cực cũng là một mặt tiêu cực đáng chú ý. Điều này sẽ kiến cho nhân viên công ty sao lãng trong công việc, chat chit trong giờ làm, dạo chơi Facebook , đọc báo, xem phim làm giảm hiệu quả trong công việc và không đạt mục tiêu chung của công ty.
2.5.3.4 Kiểm soát quy trình giao chứng thƣ – thu tiền
Dựa theo bảng kết quả điều tra mà tác giả đã tổng hợp, thống kê chi tiết theo tỉ lệ phần trăm ở Phụ lục 8 cuối luận văn với tình hình nhƣ sau :
- Ƣu điểm
Giao chứng thƣ – thu tiền là chu trình quan trọng tại doanh nghiệp, chu trình này có tách bạch các chức năng : giao chứng thƣ, phê duyệt bán chịu, ghi chép sổ kế toán và thu tiền với 87% ý kiến đồng ý. Điều này cho thấy nguyên tắc bất