Trong một lĩnh vực có nhiều cạnh tranh như nghề kiểm toán việc có và giữ được khách hàng là vô cùng khó khăn, nhưng Khang Việt vẫn hết sức thận trọng khi quyết định tiếp nhận một khách hàng. Nếu nhận kiểm toán cho những khách hàng thiếu trung thực, có những tranh luận về phạm vi kiểm toán và giá phí, hoặc có sự vi phạm nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp, hoặc công ty không có khả năng đáp ứng yêu cầu kiểm toán thì có thế dẫn đến khả năng không thực hiện được kiểm toán. Công ty phải rút khỏi hợp đồng kiểm toán, điều này sẽ giúp không gây hại đến hình ảnh của công ty trong công chúng. Nếu tiếp tục kiểm toán, công ty phải mở rộng thời gian, nhân lực và tăng cường các thủ tục kiểm tra chi tiết dẫn đến chi phí kiểm toán phát sinh lớn trong điều kiện giá phí xác định sẽ ảnh hưởng tới lợi nhuận của công ty. Vì vậy, Khang Việt khẳng định giai đoạn chuẩn bị kiểm toán là rất quan trọng.
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu khách hàng
Công ty tiếp nhận yêu cầu của khách hàng thông qua điện thoại, fax, thư mời hay tiếp xúc trực tiếp với khách hàng hoặc đại diện công ty.
Sau khi phòng hành chính tiếp nhận yêu cầu của khách hàng thông báo cho Ban giám đốc công ty xem xét và phân công khảo sát khách hàng. Đối với khách hàng mới, BGĐ phân công trưởng phòng nghiệp vụ gặp gỡ trực tiếp khách hàng trình bày quan điểm của công ty.
Bước 2: Khảo sát khách hàng
Kiểm toán viên được phân công sẽ tiếp xúc với khách hàng để tìm hiểu, thu thập các thông tin cần thiết như:
Thu thập các thông tin cần thiết theo mẫu giấy làm việc công ty.
Thu thập thêm các thông tin khác căn cứ vào đặc điểm riêng và yêu cầu khách hàng.
Đánh giá chung về cơ cấu, đặc điểm hoạt động kinh doanh, hồ sơ sổ sách.
Các thông tin quan trọng khác: Khách hàng đang bị kiện tụng, phá sản, tranh chấp nội bộ…đặc biệt chú ý và ghi vào mẫu khảo sát.
Trường hợp hủy hợp đồng phải ghi rõ lý do. Sau khi khảo sát sẽ trình Ban giám đốc xem xét và chỉ đạo thực hiện.
Bước 3: Thư chào giá
Dựa trên báo cáo khảo sát, Ban giám đốc sẽ xem xét và quyết định giá phí kiểm toán. Sau đó chuyển xuống phòng kinh doanh.
Phòng kinh doanh căn cứ vào ý kiến của Ban giám đốc sẽ soạn thư báo giá và gửi cho khách hàng bằng email hoặc fax. Thư báo giá sẽ chuyển tiếp cho Ban giám đốc.
Bước 4: Lập hợp đồng kiểm toán
Sau khi nhận phản hồi từ khách hàng. Bộ phận kinh doanh sẽ lập hợp đồng kiểm toán làm hai bản và trình Ban giám đốc ký duyệt sau đó lưu vào hồ sơ kiểm toán một bản và một bản sẽ gửi trực tiếp khách hàng khi xuống trực tiếp kiểm toán.
Bước 5: Phân công nhóm kiểm toán
Trưởng phòng nghiệp vụ sẽ phân công nhóm kiểm toán. Thông thường số lượng đi sẽ gồm từ 2 đến 5 người tùy vào khối lượng công việc.
Bước 6: Lập kế hoạch kiểm toán
Nhóm trưởng cùng với các nhóm viên sẽ thực hiện công việc lập kế hoạch. Trưởng nhóm sẽ liên lạc khách hàng và liệt kê các danh mục cần cung
cấp như Bảng cân đối kế toán, Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng lưu chuyển tiền tệ, Bảng thuyết minh báo cáo tài chính…Khi đã có các tài liệu cần thiết sẽ tiến hành lập kế hoạch.
Lập kế hoạch theo mẫu quy định của công ty bao gồm tìm hiểu môi trường hoạt động, chính sách kế toán và một số chu trình quan trọng, phân tích sơ bộ báo cáo tài chính, tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ và xác lập mức trọng yếu. Sau đó trưởng nhóm sẽ tổng hợp lại và gửi cho Trưởng phòng xem xét phê duyệt.