1.4.1. Nhân tố nội tại
1.4.1.1 Năng lực người giải quyết
Việc GQVĐ hiệu quả cần những phẩm chất cá nhân quan trọng của ngƣời thực hiện, bao gồm: (1) Kiến thức, (2) Kinh nghiệm, (3) Tố chất,
Kiến thức:
Bao gồm kiến thức chuyên môn/kỹ năng nghề nghiệp, và kiến thức tổng quát về doanh nghiệp, ngành, các hoạt động liên quan, kiến thức về môi trƣờng kinh doanh, pháp lý, chính trị, kinh tế và xã hội, các kiến thức về môi trƣờng kinh doanh quốc tế và các xu hƣớng phát triển chủ đạo.
Kiến thức là một khái niệm mở, vì vậy ngƣời GQVĐ phải thƣờng xuyên học hỏi nâng cao kiến thức để đáp ứng yêu cầu của việc GQVĐ.
Kinh nghiệm
Kinh nghiệm giữ vai trò quan trọng trong việc GQVĐ. Khi đối phó với một vấn đề, ngƣời quản lý rút từ kho kinh nghiệm của mình một giải pháp đã thành công trong quá khứ. Trong những trƣờng hợp đòi hỏi những quyết định theo chƣơng trình, thì kinh nghiệm càng tỏ ra có lợi thế hơn. Ngƣời quản lý có kinh nghiệm chẳng những giải quyết công việc một cách dễ dàng, nhanh chóng mà còn có hiệu quả nữa. Đối với những trƣờng hợp đòi hỏi một sự đáp ứng không theo chƣơng trình, thì kinh nghiệm có thể có lợi mà cũng bất lợi. Bất lợi chính là ở chỗ những bài học kinh nghiệm hoàn toàn không thích hợp với vấn đề mới, nó dễ dẫn nhà quản trị đến lối mòn của thói quên và tính bảo thủ.Tuy nhiên, kinh nghiệm có thể là một lợi thế trong việc phân biệt những vấn đề có cấu trúc tốt và những vấn đề có cấu trúc xấu.
Tố chất
Tố chất của ngƣời thực thi GQVĐ bao gồm khả năng xét đoán, óc sáng tạo, khả năng định lƣợng.
* Khả năng xét đoán
Xét đoán là khả năng đánh giá tin tức một cách khôn ngoan.Nó gồm có lƣơng tri, sự chín chắn, lý luận và kinh nghiệm. Thông thƣờng, sự xét đoán tăng
21
lên cùng với tuổi tác và kinh nghiệm. Tuy nhiên có những ngƣời thu đƣợc kinh nghiệm mà khả năng xét đoán không đƣợc cải thiện, do vậy không thể đánh đồng xét đoán với kinh nghiệm đƣợc. Ngƣời có trí xét đoán tốt có thể nắm những tin tức quan trọng, định lƣợng và đánh giá chúng. Xét đoán sáng suốt rất quan trọng cho những vấn đề có cấu trúc xấu, vì ngƣời làm quyết định chỉ có thể đoán đƣợc kết quả bằng sự xét đoán các tƣơng tác, áp dụng những trọng lƣợng thích hợp cho các tiêu chuẩn, hiểu rõ những bất trắc, và có thể đơn giản hóa vấn đề mà không bóp méo những phần cốt yếu.Khả năng xét đoán cần thiết trong các bƣớc của quá trình GQVĐ, nó cung cấp cho nhà quản trị một cái nhìn hệ thống và bao quát vấn đề.
* Óc sáng tạo
Óc sáng tạo là khả năng liên kết hay kết hợp những ý tƣởng để đạt đƣợc một kết quả vừa mới lạ vừa hữu hiệu. Các nhà quản trị dùng óc sáng tạo của mình trong việc xác định những vấn đề, các giải pháp và hình dung những kết quả cuối cùng.
Ngƣời có óc sáng tạo có thể hiểu và đánh giá vấn đề một cách đầy đủ hơn. Họ còn nhìn ra đƣợc những vấn đề mà ngƣời khác không thấy, phát hiện những khả năng lựa chọn. Khi đi tìm những khả năng này, nhà quản trị nhờ vào kinh nghiệm, kiến thức và óc sáng tạo của mình mà phát triển các khả năng lựa chọn.
Chọn lựa một khả năng đã rõ ràng thì vấn đề rất đơn giản, nhƣng trong hầu hết các trƣờng hợp, các vấn đề mà nhà quản trị gặp phải đều có cấu trúc xấu nên tính sáng tạo luôn cần thiết. Ngay cả khi vấn đề có cấu trúc tốt thì tính sáng tạo cũng không thừa vì nó càng làm cho giải pháp đa dạng và thích hợp hơn.
* Khả năng định lƣợng
Đây là phẩm chất cuối cùng cần thiết cho việc quyết định có hiệu quả.Phẩm chất này liên quan tới khả năng áp dụng những phƣơng pháp định lƣợng nhƣ qui hoạch tuyến tính, lý thuyết nhận dạng, mô hình thống kê.v.v.Đó là những kỹ thuật giúp cho những ngƣời quản lý đạt đƣợc những quyết định hiệu quả, đánh giá những khả năng lựa chọn.Tuy nhiên, những kỹ thuật này chỉ là công cụ chứ không thể thay thế sự xét đoán cá nhân của nhà quản trị đƣợc.
22
1.4.1.2. Ảnh hưởng của các môi trường bên trong
Tổ chức thực hiện và kiểm soát
Một nhà kinh tế ngƣời Mỹ đã nói rằng: “Ngƣời Mỹ suy nghĩ trong hai giờ thì ra đƣợc một quyết định để giải quyết một vấn đề nhƣng để thực hiện chúng lại cần đến cả năm, trong khi đó ngƣời Nhật suy nghĩ cả năm mới ra đƣợc một quyết định, nhƣng để thực hiện thì chỉ cần có một giờ.Tất nhiên đây là một nhận xét mang tính hình tƣợng, nhƣng có một thực tế là quá trình thực hiện và kiểm soát các quyết định cũng quan trọng không kém so với việc đƣa ra đƣợc quyết định đúng. Trên thực tế một số doanh nghiệp và tổ chức có hiện tƣợng quyết định để GQVĐ đƣợc ban hành rất nhiều nhƣng thực hiện lại chẳng đƣợc bao nhiêu. Nhƣ vậy ở đây chúng ta cần nghiên cứu là tại sao và làm cách nào để thực hiện và kiểm soát thành công các hoạt động GQVĐ. Việc thi hành các hoạt động GQVĐ có liên quan chặt chẽ với việc thực hiện các chức năng quản trị: hoạch định, lãnh đạo, tổ chức và kiểm soát. Vai trò của tổ chức và kiểm soát các quyết định là biến ý đồ của các quyết định thành hiện thực, do đó khi tổ chức thực hiện và kiểm soát các quyết định cần có kế hoạch, cụ thể, sáng tạo, khoa học, phù hợp với khả năng, đáp ứng quyền lợi của ngƣời thực hiện, thống nhất, đồng bộ, kết hợp quyền lợi và trách nhiệm, khẩn trƣơng, kiên quyết, linh hoạt, kiểm soát chặt chẽ, thƣởng phạt nghiêm minh, kết hợp giáo dục, thuyết phục và cƣỡng bức khi cần thiết.
Tổ chức thực hiện GQVĐ là một vấn đề quan trọng và là một quá trình đầy những khó khăn và phức tạp, nếu quyết định GQVĐ tốt nhƣng thực hiện kém thì kết quả cũng không đạt.
Triển khai quyết định GQVĐ
Nội dung các quyết định phải đƣợc triển khai cụ thể, rõ ràng tới các nhóm và cá nhân có trách nhiệm thực hiện, bảo đảm rằng các bộ phận liên quan thấu hiểu trách nhiệm và vị trí của mình, đồng thời phải đúng thời gian. Cần có kiểm tra đánh giá sự am hiểu nhiệm vụ của các bộ phận, nếu có sự hiểu lầm hay chƣa rõ nhiệm vụ thì cần thiết phải triển khai lại. Chỉ khi nào các bộ phận am hiểu nhiệm vụ của mình thì họ mới có thái độ đúng đắn trong thực thi quyết định. Thực tế cho thấy nhiều
23
quyết định không đƣợc thực thi có hiệu quả chỉ vì nhân viên không đƣợc triển khai nhiệm vụ đúng mức.
Bảo đảm các điều kiện vật chất
Trong thực hiện GQVĐ luôn đòi hỏi phải có những điều kiện vật chất đủ để triển khai các giải pháp đã chọn. Nếu các nguồn lực không đủ hay không đúng thời hạn sẽ dẫn đến sự đình trệ trong hoạt động, là nguyên nhân quan trọng đƣa đến sự phá sản các hoạt động thực thi GQVĐ.
Đảm bảo các thông tin phản hồi
Giữ vững các thông tin phản hồi giúp nhà quản trị phối hợp có hiệu quả và nhịp nhàng giữa các bộ phận, nhanh chóng giải quyết các trở ngại và nhận diện những sai lệch để sửa chữa kịp thời.
Tổng kết và đánh giá kết quả
Nhanh chóng đánh giá kết quả từ việc thực hiện kết quả để rút ra các kinh nghiệm và các bài học, làm cho các vòng quyết định sau có hiệu quả hơn vì hoạt động GQVĐ luôn có tính kế thừa, thể hiện tính liên tục của quá trình quản trị.
1.4.2. Nhân tố ngoại tại
1.4.2.1 Môi trường kinh tế
Những thay đổi và biến động của môi trƣờng kinh tế sẽ tạo ra cơ hội và thách thức cho doanh nghiệp. Để đảm bảo thành công của doanh nghiệp trƣớc những biến động của kinh tế, các nhà quản trị cần phải theo dõi, phân tích, để đƣa ra các quyết định GQVĐ kịp thời và phù hợp.
1.4.2.2 Các yếu tố chính trị, pháp luật
Môi trƣờng này bao gồm các yếu tố chính nhƣ chính phủ, hệ thống pháp luật … ngày càng có ảnh hƣởng tới hoạt động của doanh nghiệp. Chính phủ là cơ quan thực thi pháp luật, giám sát, duy trì, bảo vệ lợi ích quốc gia. Pháp luật là những quy định cho phép hoặc không cho phép, những ràng buộc và quy định mà các doanh nghiệp phải tuân theo. Nhà quản trị cần nắm đƣợc những quy định, ƣu tiên, chƣơng trình của chính phủ và pháp luật để có những hoạt động GQVĐ kịp thời và phù hợp.
24
1.4.2.3 Các yếu tố văn hóa - xã hội
Môi trƣờng văn hóa xã hội bao gồm các yếu tố nhƣ : văn hóa, dân số, gia đình, tôn giáo … Các yếu tố này ảnh hƣởng sâu sắc tới hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phân tích các yếu tố văn hóa xã hội để nhận biết cơ hội và nguy cơ có thể xảy ra. Mỗi sự thay đổi của các yếu tố văn hóa xã hội có thể tạo ra một ngành kinh doanh mới hoặc có thể xóa đi một ngành kinh doanh.
Văn hóa có một vai trò quan trọng đối với ngƣời ra quyết định để GQVĐ, một mặt nó ảnh hƣởng tới cách thức ra quyết định, mặt khác nó chịu sự điều chỉnh của các quyết định đƣợc lựa chọn. Một nền văn hóa tích cực sẽ hỗ trợ cho việc ra đời các quyết định sáng suốt và khoa học, ngƣợc lại, văn hóa yếu sẽ là lực cản cho các lựa chọn khôn ngoan.
1.5. Thực trạng GQVĐ trong các doanh nghiệp tại Việt Nam
Thực trạng các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay, việc thƣờng xuyên đối phó với các vấn đề xảy ra một cách thụ động là phổ biến. Hầu hết các nhà quản trị thiếu thói quen phòng ngừa. Luôn giải quyết hậu quả hơn là nguyên nhân. Phần lớn quá trình GQVĐ thƣơng chủ yếu dựa trên suy đoán và kinh nghiệm chứ thƣờng không theo một phƣơng pháp khoa học hay sử dụng công cụ GQVĐ nào có cơ sở khoa học. Hơn nữa là, các nhà quản trị không thể GQVĐ một cách có hiệu quả vì không nhằm vào đúng vấn đề, đúng nguyên nhân và chọn ra đúng giải pháp GQVĐ một cách phù hợp.
Trong bối cảnh cạnh tranh và kinh doanh đầy biến động, đặt ra những yêu cầu cho các nhà quản trị phải thay đổi từ bị động sang chủ động trong GQVĐ nảy sinh trong hoạt động kinh doanh. Cần có phƣơng pháp GQVĐ một cách có hệ thống, sử dụng những công cụ, kỹ thuật, phƣơng pháp giải quyết đã đƣợc ứng dụng thành công trong các doanh nghiệp tại Việt Nam và trên thế giới.
25
CHƢƠNG 2:
PHƢƠNG PHÁP LUẬN VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU 2.1. Quy trình nghiên cứu
Quy trình nghiên cứu đƣợc thực hiện qua Biểu đồ sau: Bƣớc 1: XĐVĐ, mục tiêu của nghiên cứu
Bƣớc 2: Tìm hiểu cơ sở lý luận và tổng quan quá trình nghiên cứu Bƣớc 3: Lập phƣơng án thu thập dữ liệu
Bƣớc 4: Tiến hành thu thập dữ liệu Bƣớc 5: Phân tích và tổng hợp dữ liệu
Bƣớc 6: Phát hiện vấn đề yếu kém, đề xuất giải pháp
2.2. Mô hình lý thuyết
Đề tài sử dụng mô hình 6 bƣớc GQVĐ Six steps solving problems model, bao gồm các bƣớc sau: Thực thi giải pháp tối ƣu Xác định vấn đề Đánh giá việc thực thi giải pháp tối ƣu Lựa chọn giải pháp tối ƣu Phát triển các giải pháp có thể Xác định nguyên nhân cốt lõi
26
2.3. Phƣơng pháp thu thập và xử lý số liệu thứ cấp
* Xác định dữ liệu cần thu thập :Dựa vào nội dung nghiên cứu của đề tài, tác giả xác định các dữ liệu thứ cấp cần và có thể thu thập đƣợc để phục vụ trong quá trình nghiên cứu, bao gồm :
- Lịch sử hình thành, phát triển của tập đoàn và công ty TNHH Intops VN. - Các thông tin liên quan đến cơ cấu tổ chức của công ty, từ đó có thể phân tích, đánh giá đƣợc mô hình thực hiện việc đƣa ra quyết định và thực thi quyết định GQVĐ.
- Các thông tin về ngành nghề kinh doanh, cơ sở dữ liệu về khách hàng và nhà cung cấp, doanh thu, chi phí và lợi nhuận hàng năm.
- Các thông tin về hoạt động quản lý nhƣ họp sản xuất kinh doanh, họp nhân sự, và một số sự kiện đƣợc ghi chép lại, giúp tác giả đánh giá đƣợc hiệu quả của hoạt động giải quyết vấn đê tại công ty.
* Thu thập dữ liệu :
Sau khi xác định đƣợc các thông tin cần thu thập, tác giả tiến hành tìm kiếm, thu thập từ các báo cáo của công ty cũng nhƣ các ấn phẩm đã ban hành, các báo cáo bao gồm :
+ Báo cáo sản xuất hàng quý, năm + Báo cáo kinh doanh quý, năm + Báo cáo tài chính hàng năm + Báo cáo nhân sự hàng năm + Tập san hàng năm của tập đoàn
* Xử lý số liệu :
Dƣ̃ liê ̣u thƣ́ cấp thu thâ ̣p đƣợc tƣ̀ nhiều nguồn khác nhau và đã đƣợc sƣ̉ du ̣ng cho nhiều mu ̣c đích khác nhau . Vì vậy, sau khi đã thu thâ ̣p , tác giả tiến hành tổng hợp lại cho phù hợp với nội dung của đề tài thông qua việc ghi chép , tổng hợp la ̣i các thông tin liên quan đến hoạt động ra GQVĐ tại công ty TNHH Intops VN.
Nhằm kết nối các dữ liệu thứ cấp , tác giả sử dụng phƣơng pháp phân tích và phép tƣ duy biê ̣n chƣ́ng để đƣa ra nhƣ̃ng đánh giá , nhâ ̣n đi ̣nh về thƣ̣c tra ̣ng hoa ̣t
27
đô ̣ng xúc GQVĐ. Tƣ̀ nhƣ̃ng bảng , biểu của dƣ̃ liê ̣u thƣ́ cấp này , tác giả tiến hành biểu diễn các số liê ̣u qua các biểu đồ hình tròn, hình cột... để thể hiê ̣n rõ ràng hơn số liê ̣u thu thâ ̣p đƣợc và ta ̣o điều kiê ̣n cho viê ̣c đánh giá thƣ̣c tra ̣ng hoa ̣t đô ̣ng GQVĐ tại công ty TNHH Intops VN.
2.4. Phƣơng pháp thu thập và xử lý số liệu sơ cấp 2.4.1. Thu thập số liệu sơ cấp trên cơ sở điều tra 2.4.1. Thu thập số liệu sơ cấp trên cơ sở điều tra
Để có thêm thông tin phục vụ nghiên cứu, tác giả tiến hành khảo sát tại công công ty TNH Intops VN thông qua phiếu điều tra.
2.4.1.1 XĐVĐ và mục tiêu nghiên cứu
Việc xác định mục tiêu nghiên cứu là giai đoạn cơ bản của cuộc nghiên cứu vì nó sẽ quyết định cách thức tiến hành cũng nhƣ phạm vi thu thập thông tin , xƣ̉ lý thông tin, kế hoạch thực hiện...
Sau khi nghiên cứu số liệu thứ cấp, tác giả đã có những thông tin nhất định về hoạt động ra quyết định tại công ty. Tuy nhiên vẫn còn có những thông tin cần làm rõ khác, các thông tin đó là:
- Đánh giá về nhận thức của ban lãnh đạo công ty về bản chất, vai trò và nội dung của hoạt động GQVĐ.
- Mô hình/phƣơng pháp GQVĐ đang đƣợc áp dụng tại công ty.
- Những đánh giá, mong muốn về hoạt động GQVĐ tại công ty TNHH Intops VN.
2.4.1.2. Xây dựng kế hoạch nghiên cứu
Khi thiết kế một kế hoạch nghiên cứu , tác giả quyết định về các vấn đề cơ bản sau: nguồn thông tin ; phƣơng pháp nghiên cứu ; công cụ nghiên cứu ; kế hoạch lấy mẫu và phƣơng pháp tiếp xúc . Với đề tài này , kế hoạch nghiên cứu của tác giả cụ thể nhƣ sau:
- Nguồn thông tin: Thông tin đƣợc thu thâ ̣p tƣ̀ nguồn số liê ̣u sơ cấp , bao gồm cả dữ liệu sơ cấp định lƣợng và dữ liệu sơ cấp định tính.
- Phƣơng pháp nghiên cƣ́u : Tác giả sử dụng phƣơng pháp điều tra thăm dò . Trong đó tác giả soạn sẵn những câu hỏi để điều tra khách hàng . Phƣơng pháp này
28
thích hợp nhất với nghiên cứu mô tả, có thể điều tra căn cứ trên thực tế.