Để tìm hiểu thực trạng xác định nguyên nhân cốt lõi của vấn đề, trƣớc hết cần xác định xem nhận thức và hiểu của các cá nhân có liên quan về vấn đề này. Những hiểu biết thế nào là nguyên nhân, thế nào là nguyên nhân cốt lõi là cơ sở để thực hiện các công việc xác định nguyên nhân cốt lõi của vấn đề. Nguyên nhân có phải là yếu tố gây nên vấn đề hay không? Đây là câu hỏi đƣợc khảo sát để đánh giá sự hiểu biết về nguyên nhân của ngƣời lao động đang làm việc tại công ty. Kết quả khảo sát đƣợc thể hiện ở biểu đồ 3.8 dƣới đây.
Biểu đồ 3.8. Hiểu biết của ngƣời lao động về nguyên nhân
Qua biểu đồ cho thấy trên 100% nhân viên đƣợc hỏi đều nhận thức thấy nguyên nhân là yếu tố gây nên vấn đề. Tức là những nhân viên này cho thấy có những hiểu biết của mình trong việc GQVĐ
Sẽ có 2 nhóm nguyên nhân tạo ra vấn đề là nguyên nhân cốt lõi và nguyên nhân phát sinh. Trong đó nguyên nhân cốt lõi là nguyên nhân chính. Vì vậy việc xác định đƣợc nguyên nhân cốt lõi sẽ là gốc để GQVĐ. Tại Intops VN, nhận định về việc xác định nguyên nhân cốt lõi đƣợc thể hiện trong biểu đồ dƣới đây.
47
Biểu đồ 3.9. Xác định nguyên nhân cốt lõi vấn đề
Qua kết quả cho thấy khoảng 83,5% ngƣời đƣợc hỏi đều khẳng định rằng việc xác định nguyên nhân cốt lõi là gốc để GQVĐ, còn lại 16,5% không đánh giá. Không có ai không đồng ý về xác định nguyên nhân cốt lõi.
Để xác định nguyên nhân cốt lõi, có các phƣơng pháp là 5 WHY và xƣơng cá. Việc sử dụng phƣơng pháp xác định nguyên nhân của vấn đề thƣờng tùy thuộc vào trình độ và kinh nghiệm của cá nhân cũng nhƣ tính nghiêm trọng của từng vấn đề. Kết quả khảo sát việc thực hiện 2 mô hình này tại Intops VN đƣợc thể hiện ở biểu đồ 3.10 và 3.11 dƣới đây.
Biểu đồ 3.10. Áp dụng mô hình 5 WHY xác định nguyên nhân cốt lõi
Biểu đồ 3.11. Áp dụng mô hình xƣơng cá xác định nguyên nhân cốt lõi.
Phƣơng pháp có tỷ lệ đƣợc sử dụng cao nhất là mô hình 5 Why chiếm khoảng 78%. Tức là khi phát hiện vấn đề, cá nhân ngƣời có liên quan sẽ tập trùng
48
tìm hiểu nguyên nhân xảy ra, từ đó đƣa ra đƣợc câu trả lời cuối cùng về nguyên nhân này. Để thực hiện đƣợc mô hình 5 Why này, không yêu cầu ngƣời thực hiện phải có kinh nghiệm cao, chỉ cần có những hiểu biết nhất định trong lĩnh vực chuyên môn để nắm đƣợc quy trình hoạt động có liên quan. Việc xây dựng mô hình 5 Why này, ngƣời thực hiện có thể đơn giản là ghi nhớ trong đầu những sự việc có liên quan, hoặc cao hơn thì có thể ghi chép lại. Nhƣ vậy thì ngƣời lao động bình thƣờng cũng có thể thực hiện đƣợc. Tuy nhiên sẽ xảy ra vấn đề là việc đổ lỗi lòng vòng giữa các cá nhân hoặc các phòng có liên quan.
Ngoài ra có trên 67 % ngƣời đƣợc hỏi có áp dụng mô hình xƣơng cá để xác định nguyên nhân cốt lõi. Áp dụng mô hình xƣơng cá thì đòi hỏi ngƣời thực hiện phải có khả năng tƣ duy để suy luận. Vì vậy thƣơng chỉ áp dụng cho với những nhân viên đã qua đào tạo từ cao đẳng, đại học. Để khảo sát việc thực hiện phối hợp cả hai phƣơng pháp này cho thấy trên 81% ngƣời đƣợc hỏi cho rằng không cần thiết phải phối hợp 2 phƣơng pháp (xem biểu đồ 3.12).
Biểu đồ 3.12. Phối hợp 5 WHY và xƣơng cá xác định ngyên nhân cốt lõi
Ngoài ra, để hỗ trợ cho hai phƣơng pháp trên, nhiều ngƣời sẽ áp dụng mô hình Mind mapping. Hiện nay, tại Intops Việt Nam, thực trạng sử dụng mô hình này đƣợc thể hiện trong sơ đồ 3.13.
49
Biểu đồ 3.13. Áp dụng mô hình Mind mapping hỗ trợ xác định nguyên nhân cốt lõi
Chỉ có trên 27% ngƣời đƣợc hỏi có áp dụng mô hình mind mapping. Lý do có thể đƣợc giải thích là do yêu cầu tƣ duy của mô hình này tƣơng đối cao. Mà yêu cầu này không phù hợp nhiều với số lƣợng lao động phổ thông đang làm việc tại công ty.
Theo kế hoạch giao hàng hàng ngày thì hàng ngày phòng kinh doanh của công ty có 4 lần giao hàng chính cho đối tác là 2h, 9h, 14h và 21h chƣa kể các lần giao hàng phụ. Để đáp ứng kế hoạch giao hàng, bộ phận kế hoạch sản xuất sẽ đƣa ra kế hoạch sản xuất của từng phòng cũng nhƣ kế hoạch cung ứng vật tƣ cho phù hợp. Ngày 12 tháng 9 năm 2014, ca gia hàng 14h đã bị chậm (delay) 15 phút so với kế hoạch. Vấn đề đƣợc xác định là giao hàng bị chậm. Ảnh hƣởng của việc này là toàn bộ một line sản xuất của công ty SEV bị dừng sản xuất trong 15 phút. Thiệt hại về kinh tế của công ty Samsung không đƣợc nhắc đến, tuy nhiên theo văn bản của họ gửi sang thì công ty bị phạt số tiền khoảng 20.000 USD. Để xác định nguyên nhân cốt lõi của vấn đề, ban lãnh đạo công ty họp các trƣởng phòng và quản lý ngƣời Việt có liên quan. Trong cuộc họp đã dựa vào mô hình 5 Why để tìm hiểu nhƣ sau”
50
Hình 3.3: Biểu đồ 5 Why xác định nguyên nhân delay sản phẩm
Nhƣ vậy nguyên nhân cốt lõi của vấn đề bị delay này là do không có đủ thùng carton đóng hàng cho phòng ép nhựa. Phòng vật tƣ chịu trách nhiệm cung cấp thùng carton, vì vậy sẽ phải chịu trách nhiệm về vấn đề này.
Việc sử dụng các mô hình và phƣơng pháp cụ thể sẽ giúp ban lãnh đạo công ty đánh giá đúng nguyên nhân, từ đó đƣa ra cá nhân hoặc phòng ban phải chịu trách nhiêm về nguyên nhân này. Từ đó sẽ đƣa ra đƣợc các phƣơng pháp giải quyết sau này. Đồng thời có định hƣớng ngăn chặn các vấn đề có thể xảy ra tƣơng tự. 50ang50hi xảy ra vấn đề delay nhƣ trên, ban lãnh đạo công ty đã yêu cầu phòng vật tƣ thống kê lại tồn kho vật tƣ trong kho nguyên liệu, cũng nhƣ tại kho của các công ty vendor để đƣa ra số lƣợng tồn kho từng loại phù hợp. Hàng tháng thực hiện kiểm kê kho và báo cáo cấp trên theo yêu cầu.
Ở tình huống đình công đƣợc trình bày trong phần 3.2.2, trƣởng phòng nhân sự và các trƣởng phòng khác có liên quan đã sử dụng mô hình xƣơng cá để tìm nguyên nhân cốt lõi.
Tại sao không nhận đủ sản phẩm? Do phòng lắp ráp không sản xuất kịp Tại sao phòng lắp ráp không sản xuất kịp? Do phòng Sơn không cung cấp đủ hàng.
Tại sao phòng Sơn không cung cấp đủ
hàng? Do phòng ép nhựa không cung cấp đủ
hàng.
Tại sao phòng ép nhựa không cung cấp đủ hàng? Do phòng vật tƣ không cung cấp đủ thung carton. .
Tại sao bị delay? Do phòng kinh
doanh không nhận đƣợc đủ sản
phẩm theo kế hoạch.
51
Hình 3.4: Mô hình xƣơng cá xác định nguyên nhân đình công
Theo phân tích của mô hình xƣơng cá thì có 3 nhóm nguyên nhân gây ra đình công là áp lực công việc bên trong công ty, tâm lý ngƣời lao động khi chuẩn bị đến ngày Tết Nguyên đán, và tác động của môi trƣờng bên ngoài. Đối với ngƣời Việt Nam thì Tết Nguyên đán là kỳ nghỉ quan trọng nhất vì hầu nhƣ cả năm đi làm việc, đây là dịp nghỉ dài nhất để có thể nghỉ ngơi và gặp gỡ ngƣời 51ang trong gia đình. Có 3 nhóm nguyên nhân chính:
- Áp lực công việc: Ở Việt Nam, Tết Nguyên đán đƣợc nghỉ khoảng 7 - 10 ngày, riêng công ty SEV cũng nghỉ trên 10 ngày. Các công ty ở Hàn Quốc đƣợc nghỉ khoảng 7 ngày. Vì vậy trƣớc khi nghỉ thì tất cả các công ty phải tập trung sản xuất để hoàn thiện đủ trƣớc kỳ nghỉ Âm lịch dài ngày. Đồng thời sau kỳ nghỉ Tết, lao động thƣởng biến động cao, vì vậy trƣớc Tết phải sản xuất một số lƣợng tồn kho dự phòng nhất định. Từ đó gây nên áp lực tới quản lý, quản lý lại gây những áp lực nhất định tới nhân viên. Đồng thời thời gian làm 51ang kéo dài, ảnh hƣởng nhiều tới ngƣời lao động. Tuy nhiên vấn đề áp lực trong công việc thì thƣờng xuyên xảy ra, đây không thể là nguyên nhân cốt lõi đƣợc.
- Môi trƣờng bên ngoài: Trong khi các công ty bên cạnh nhƣ SEV, Mobase, Orion … đã có thông báo lịch nghỉ, thông báo tiền thƣởng, có công ty đã đƣợc nhận
Các công ty xung quanh đã có lịch nghỉ và thƣởng Tết Ngƣời lao động lo lắng khi không có lịch nghỉ và thƣởng Tết Áp lực công việc Môi trƣờng bên ngoài Tâm lý làm việc khi gần Tết
Nhiều việc thời gian làm thêm nhiều Tâm lý muốn nghỉ sớm do ngày tết Sức ép của quản lý Áp lực khó khăn khi đi lại Chƣa có thông
báo thƣởng Tết
Chƣa có thông báo lịch nghỉ Tết
52
tiền thƣởng. Nhƣ vậy sẽ tạo ra tâm lý an tâm làm việc cho nhân viên các công ty này. Ngƣợc lại tạo ra áp lực lớn cho nhân viên công ty Intops VN.
- Tâm lý làm việc khi gần Tết: Ngƣời lao động sẽ luôn tự hỏi không biết khi nào đƣợc nghỉ, không biết có đƣợc thƣởng hay không? Ngoài ra, trong các kỳ nghỉ, số lƣợng đi lại về quê rất lớn, nếu không có lịch nghỉ sớm thì ngƣời lao động rất khó khăn trong việc mua vé tàu xe. Nếu mua đƣợc thì giá thành sẽ rất cao. Ngoài ra, nếu tiền thƣởng Tết không đƣợc chuyển sớm vào tài khoản thì rất khó khăn khi rút tiền. Thông thƣờng các ngày chuẩn bị nghỉ Tết sẽ có nhiều ngƣời rút tiền, các cây rút tiền trong khu công nghiệp Yên Phong rất quá tải, rất hay không có tiền. Trong khi đó ngƣời lao động đa số ở các địa phƣơng xa nhƣ Lạng Sơn, Bắc Giang, Thanh Hóa … Hầu nhƣ những địa phƣơng này ít có cây ATM để có thể rút tiền mặt.
Từ các đánh giá, phân tích cho thấy, nguyên nhân cốt lõi của vấn đề là công ty chƣa có thông báo cụ thể lịch nghỉ và tiền thƣởng Tết Nguyên đán. Từ đó sẽ đƣa ra các giải pháp thay thế và lựa chọn giải pháp tối ƣu GQVĐ ở các phần sau.