3.2.1. Nhận thức về bản chất, nội dung và tầm quan trọng của công tác GQVĐ GQVĐ
Để thực hiện đƣợc mục tiêu sản xuất kinh doanh của công ty, Ban lãnh đạo công ty luôn xác định nâng cao sản lƣợng sản xuất, cải thiện chất lƣợng sản phẩm, giao hàng đúng thời gian, nâng cao năng suất lao động và năng lực của nhân viên. Để làm đƣợc việc này, công ty thƣờng xuyên phải đối phó với những vấn đề cần giải quyết. GQVĐ có vai trò then chốt và sống còn cho công ty.
Bằng kinh nghiệm quản lý gần 30 năm kinh nghiệm của tập đoàn, công ty đã xây dựng mô hình quản lý, báo cáo và GQVĐ. Biểu đồ báo cáo chung nhƣ sau:
39
Hình 3.2: Sơ đồ quản lý của công ty TNHH Intops VN
Các hoạt động trong công ty đƣợc thực thi và báo cáo theo đúng quy trình nhƣ trên, với tiêu chí “trên bảo dƣới nghe” một cách chuẩn mực. Vì vậy các hoạt động đƣợc thực hiện một cách tƣơng đối bài bản. Tránh việc chồng chéo theo lên nhau, mỗi phòng trong công ty xây dựng một mô hình quản lý theo đúng Biểu đồ tổ chức.
Công ty đã đƣợc cấp chứng nhận ISO 9001 - 2008, tất cả các quy trình của các phòng đã ban hành và phổ biến cho nhân viên.
Tùy mức độ vấn đề công việc mà việc thực hiện báo cáo đƣợc dừng lại tại một cấp bậc, tức là có sự phân quyền theo từng cấp bậc. Ngoài ra tùy từng vấn đề, ngoài Biểu đồ trên sẽ có một vài vị trí đƣợc kiểm tra mang tính chất kiểm soát trung gian. Báo cáo công việc có thể thực hiện trực tiếp bằng miệng, văn bản hoặc thông qua hệ thống điện tử của công ty (hệ thống E - Iris). Khi báo cáo hệ thống, ngƣợc thực hiện sẽ miêu tả cụ thể hiện tƣợng xảy ra, vấn đề cần giải quyết, nguyên nhân, giải pháp và bảng kế hoạch công việc nếu có. Sau khi kiểm tra nội dung, nhà quản trị cấp cao hơn có điều chỉnh, phê duyệt hoặc không phê duyệt.
Ví dụ về việc GQVĐ thanh toán tài chính, ban lãnh đạo công ty đã đƣa ra Biểu đồ thứ tự trình phê duyệt và kiểm tra trên hệ thống thanh toán điện tử của công ty theo hạng mức thanh toán nhƣ sau:
Cán bộ phụ trách (Việt Nam) Quản lý (Việt Nam) Quản lý (Hàn Quốc) Trƣởng phòng (Hàn Quốc) Giám đốc bộ phận (Hàn Quốc) Tổng giám đốc điều hành (Hàn Quốc) Tổng giám đốc Tập đoàn (Hàn Quốc) Chủ tịch Tập đoàn (Hàn Quốc)
40
Bảng 3.5. Thứ tự trình phê duyệt thanh toán tại công ty TNHH Intops VN
Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động GQVĐ, Ban lãnh đạo công ty cũng đã tổ chức một số buổi đào tạo những nhân viên quản lý ngƣời Việt Nam hoặc nhân viên có liên quan về các vấn đề cụ thể cần giải quyết. Tuy nhiên vai trò của nhân viên ngƣời Việt Nam trong việc GQVĐ còn chƣa đƣợc đánh giá cao. Hầu hết các vấn đề có tính quan trọng đều đƣợc giải quyết thông qua quản lý ngƣời Hàn Quốc.
Để GQVĐ đƣợc thực hiện hiệu quả, cần thiết phải có quy trình thực hiện. Khi thực hiện khảo sát ngƣời lao động về việc này cho thấy có trên 95% ngƣời lao động nhận thấy đây GQVĐ là một quá trình. Tuy nhiên, vần còn khoảng 5% cho rằng GQVĐ không phải là quá trình (xem biểu đồ 3.2). Có thể đánh giá đƣợc sự ngƣời lao động trong công ty đã có những hiểu biết về GQVĐ.
Thứ tự các bậc xin chữ ký(duoi $100)
0 1 2
đề xuất Kiểm tra Phê duyệt
P.Trach Tp tài chính
VN Tp liên quan
Thứ tự các bậc xin chữ ký($100-$7,000)
0 1 2 3 4 5
Đề xuất Phê duyệt Kiểm tra Phê duyệt Kiểm tra Phê duyệt
P.Trach Tp liên quan Tp tài chính
VN GĐ bộ phận Tp tài chính HQ Tổng GĐĐH Thứ tự các bậc xin chữ ký(Tren $7,000) 0 1 2 3 4 5 6 7 8
Đề xuất Phê duyệt Kiểm tra Phê duyệt Kiểm tra Phê duyệt Phê duyệt Phê duyệt
Phê duyệt P.Trach Tp liên quan Tp tài chính GĐ bộ phận Tp tài chính
HQ
Tổng GĐĐH
GĐ tài
41
Biểu đồ 3.2. Mức độ đánh giá về quá trình GQVĐ
Kết quả thực hiện GQVĐ sẽ phụ thuộc nhiều vào việc áp dụng mô hình thực hiện. Hiện nay có nhiều mô hình nghiên cứu trong đó có mô hình 6 bƣớc, kết quả khảo sát áp dụng mô hình 6 bƣớc này tại Intops VN đƣợc thể hiện trong biểu đồ 3.3 dƣới đây.
Biểu đồ 3.3 Đánh giá áp dụng mô hình 6 bƣớc GQVĐ
Qua biểu đồ cho thấy có sự phân chia trong đánh giá của ngƣời lao động về mô hình thực hiện GQVĐ, chỉ có trên 34% ngƣời đƣợc hỏi đồng ý về việc áp dụng mô hình 6 bƣớc để GQVĐ. Kết quả phỏng vấn sâu cho thấy, ngoài mô hình 6 bƣớc, hiện nay còn có một số mô hình khác đƣợc áp dụng. Ngoài ra còn có 8 trƣờng hợp đƣợc phỏng vấn cho thấy không biết áp dụng mô hình nào để thực hiện GQVĐ, cho thấy rằng có sự phân hóa trong việc xác định mô hình GQVĐ.
42
Kết quả là tiêu chi đánh giá mức độ thành công của GQVĐ, tuy nhiên kết quả cần đƣợc thể hiện bằng các quyết định. Tại công ty Intops VN, qua khảo sát cho thấy, trên 98% ngƣời đƣợc hỏi đều đồng ý với nhận định này (xem biểu đồ 3.4)
Biểu đồ 3.4. Mức độ đồng ý về nhận định quyết định là kết quả của GQVĐ 3.2.2. Thực trạng XĐVĐ
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, công ty thƣờng xuyên phát sinh các hiện tƣợng, sự việc bất thƣờng xảy ra, việc đầu tiên là những thực hiện cần xác định đƣợc vấn đề xảy ra là gì. Để xác định đƣợc vấn đề, đầu tiên những ngƣời có liên quan phải hiểu đƣợc thế nào là vấn đề. Theo lý thuyết thì vấn đề là các tồn tại hiện hữu tại. Tại Intops VN, kết quả khảo sát về việc hiểu đƣợc thế nào là vấn đề đƣợc thể hiện ở biểu đồ 3.5 dƣới đây.
43
Qua biểu đồ cho thấy 81% ngƣời đƣợc hỏi đều đồng ý với quan điểm vấn đề là những tồn tại đang hiện hữu tại công ty, không có trƣờng hợp nào không đồng ý về phƣơng pháp này. Từ đó cho thấy ngƣời lao động trong công ty cũng có những hiểu biết nhất định về vấn đề, ngoài ra còn có 19,02% ngƣời lao động không có đánh giá về khái niệm này.
Để XĐVĐ, sẽ áp dụng dựa theo 2 căn cứ là mục tiêu đề ra và khả năng có thể. Hiện nay tại Intops VN, căn cứ XĐVĐ này đƣợc thể hiện nhƣ sau.
Biểu đồ 3.6 XĐVĐ theo phƣơng pháp so với chuẩn
44
- XĐVĐ theo phƣơng pháp so với chuẩn: Chuẩn ở đây là mục tiêu đề ra của từng cá nhân, tổ nhóm, phòng ban hoặc cả công ty. Việc XĐVĐ theo mục tiêu đề ra đƣợc đánh giá là khoảng 78,5%. Lý giải do vấn đề này là trong công ty, toàn bộ các thiết bị máy móc đều đã có đƣa ra công suất sản xuất từng mẫu sản phẩm. Đối với từng cá nhân, tổ/nhóm hoặc phòng/ban đều có những mục tiêu, kế hoạch cố cụ thể cho từng ngày, tuần và tháng. Kể cả trong đối với toàn bộ công ty cũng sẽ có kế hoạch cụ thể. Căn cứ vào kế hoạch này, từng nhân viên sẽ thực hiện so sánh với kết quả thực tế để đƣa ra kết luận. Từ đó xác định đƣợc vấn đề là gì, khoảng cách giữa thực tế và mục tiêu là gì. Đồng thời chỉ ra mức độ trầm trọng của vấn đề dựa theo khoảng cách giữa thực tế và mục tiêu.
Ví dụ, tiêu chuẩn sản phẩm lỗi của công ty là 6% tổng sản phẩm kiểm tra, tuy nhiên trong tuần 1 của tháng 4/2015, tỷ lệ sản phẩm lỗi của công ty do nhân viên IQC của SEV kiểm tra là 9,3%. Vấn đề ở đây là tỷ lệ sản phẩm lỗi vƣợt quá tiêu chuẩn, mức độ vƣợt là 3,3%.
Ƣu điểm của phƣơng pháp này là dễ thực hiện cho ngƣời thực thi do đã có những tiêu chuẩn cụ thể để đƣa ra so sánh. Tuy nhiên nhƣợc điểm là phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của ngƣời định ra tiêu chuẩn. Nếu ngƣời định ra tiêu chuẩn không có khả năng, sẽ đƣa ra tiêu chuẩn quá cao hoặc quá thấp, nhƣ vậy kết quả XĐVĐ sẽ không chính xác.
- XĐVĐ theo phƣơng pháp so sánh theo thời gian: Theo đánh giá của ngƣời đƣợc khảo sát phƣơng pháp này thì có sự phân chia về mức độ đồng ý và không đồng ý. Chỉ có gần 38% ngƣời đƣợc hỏi đồng ý theo cách thức này. Lý giải cho vấn đề này là rất khó để xác định đƣợc khả năng có thể đạt đƣợc của từng ngƣời hoặc từng phòng ban. Bởi vì khả năng phụ thuộc vào từng cá nhân và các yêu tố bên ngoài tác động vào.
Khoảng 8h30 ngày 06/02/2013 khoảng hơn 200 nhân viên phòng ép nhựa của công ty thực hiện bỏ trống truyền sản xuất, tập trung tại sân của công ty. Tiếp theo đến 9h00, khoảng 150 nhân viên phòng lắp ráp cũng không làm việc và ra sân
45
công ty đứng. Bằng phƣơng pháp thảo luận với ngƣời có liên quan là cán bộ phòng nhân sự, đại diện quản lý ngƣời Hàn Quốc và Việt Nam của 2 phòng trên, ban lãnh đạo công ty đã xác định đƣợc vấn đề nhƣ sau:
Bảng 3.6. Tiêu chí XĐVĐ nhân sự xảy ra ngày 06/02/2013
STT Tiêu chí Kết quả
1 Vấn đề đang xảy ra là gì?
(Hoặc không xảy ra?) Khoảng 350 nhân viên không làm việc 2 Vấn đề này có ảnh hƣởng gì?
Toàn bộ việc sản xuất của 2 phòng không thể thực hiện đƣợc. Kế hoạch sản xuất đã đề ra sẽ không thể thực hiện.
3 Quy mô, phạm vi, mức độ trầm trọng của vấn đề
Phạm vi ảnh hƣởng tới toàn bộ công ty, nếu không giải quyết sẽ có thể kéo theo các phòng khác cũng bỏ truyền. Theo báo cáo sơ bộ của phòng Kinh doanh thì nếu dừng tuyền 1 giờ thì thiệt hại về sản xuất khoảng 1 tỷ đồng. Chƣa kể đến việc sẽ bị đối tác phạt hợp đồng vì không cung cấp kịp sản phẩm.
4 Lần đầu tiên phát hiện ra vấn
đề là khi nào Lần đầu tiên phát hiện là 8h15 phút
5 Những dữ liệu đã biết về thiệt hại trong vấn đề này
Thiệt hại nhƣ phòng kinh doanh đã báo cáo, bị đối tác nhắc nhở và yêu cầu giải trình, bị phạt tiền do chậm cung cấp hàng. Bị các cơ quan quản lý lao động của địa phƣơng kiểm tra và xử lý các vi phạm nếu có.
Nhƣ vậy vấn đề đƣợc xác định là đình công xảy ra tại công ty. Việc xác định ra vấn đề sẽ là cơ sở đầu tiên để thực hiện các bƣớc tiếp theo trong việc GQVĐ này.
46