4.2.1 Chức năng
Công ty cổ phần Thủy sản Cafatex là công ty có nhiều kinh nghiệm trong sản xuất, chế biến thủy sản xuất khẩu. Công ty hoạt động chuyên về lĩnh vực xuất - nhập khẩu và phân phối thủy, súc sản qua chế biến, đóng gói thực phẩm và hàng tiêu dùng khác cho thị trường trong và ngoài nước. Bên cạnh đó, công ty còn thu mua, chế biến, đóng gói thủy sản nhằm mục đích xuất khẩu sang thị trường bên ngoài. Đặc biệt, trong quá trình xuất khẩu thủy sản trong nước và nội địa, công ty còn đi sâu nghiên cứu và kinh doanh nuôi trồng các loại nông sản, thủy sản, súc sản,
4.2.2 Nhiệm vụ
mã đa dạng đáp ứng những yêu cầu thay đổi của khách hàng trong từng thị trường riêng lẻ. Để thực hiện được nhiệm vụ này công ty đã đề ra phương châm: Cafatex Ăn Nghệ Thuật ! Nghệ thuật để thưởng thức hải sản. Định kỳ, phòng Kế toán Tài chính của công ty có trách nhiệm lập Báo cáo tài chính đúng theo quy định của Luật Kế toán Việt Nam, kê khai và nộp thuế, hoàn thành nghĩa vụ đối với nhà nước.
Nhiệm vụ quan trọng của Hội đồng quản trị công ty đặt ra là tập trung huy động các nguồn lực về vốn, cải tiến công nghệ, đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho công nhân viên nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh trên nhiều thị trường để thu được lợi nhuận tối ưu cho công ty.
Thực hiện chế độ đãi ngộ, chăm lo đời sống vật chất lẫn tinh thần cho đội ngũ nhân viên để họ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, góp phần hoàn thành mục tiêu mà công ty đề ra.
4.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC PHÒNG BAN PHÒNG BAN
4.3.1 Cơ cấu tổ chức
Hoạt động theo hình thức cổ phần, bộ máy tổ chức của Công ty cổ phần Thủy sản Cafatex được kết cấu tương tự như những doanh nghiệp cổ phần khác. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn hình thành những phòng ban khác để đáp ứng tốt yêu cầu quản lý và điều hành. Dưới đây là sơ đồ bộ máy tổ chức và quản lý của công ty:
Nguồn: Phòng Tổng vụ
Hình 4.1: Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty cổ phần thủy sản Cafatex
4.3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban
Công ty có cơ cấu quản lý theo chiều dọc, mỗi phòng ban, bộ phận có quyền hạn và nhiệm vụ riêng nhưng hoạt động một cách thống nhất để hoàn thành chức năng và nhiệm vụ được cấp trên phân chia.
a) Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty gồm năm cổ đông có quyền biểu quyết. Các cổ đông này có quyền sở hữu hoặc đại diện ít nhất 1.000 cổ phần (100.000.000 VNĐ).
Đại hội đồng cổ đông bao gồm: Đại hội đồng cổ đông thành lập, Đại hội đồng cổ đông thương niên và Đại hội đồng cổ đông bất thường.
PHÒNG TIẾP THỊ &
BÁN HÀNG
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT
BAN TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU P.CÔNG NGHỆ KIỂM NGHIỆM PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG CƠ ĐIỆN LẠNH PHÒNG TỔNG VỤ VP ĐẠI DIỆN TP HCM NHÀ MÁY CHẾ BIẾN TÔM NHÀ MÁY CHẾ BIẾN CÁ HỒI XUẤT KHẨU NHÀ MÁY (XNTS TÂY ĐÔ) CÁC TRẠM THU MUA TÔM
Đại hội đồng cổ đông thành lập là đại hội lần đầu để thành lập công ty với số cổ đông tham dự ít nhất ¾ vốn điều lệ, có nhiệm vụ:
- Thảo luận thông qua điều lệ công ty.
- Thông qua phương án sản xuất kinh doanh và đầu tư phát triển công ty.
- Ban Hội đồng quản trị và Ban Kiểm soát. - Quyết định bộ máy tổ chức của công ty.
Đại hội đồng cổ đông thường niên là đại hội tổ chức định kỳ mỗi năm một lần do Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập chậm nhất 60 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, có nhiệm vụ:
- Thông qua báo cáo của Hội đồng quản trị về tình hình hoạt động của công ty, kết quả sản xuất kinh doanh và đầu tư, báo cáo của Ban Kiểm soát.
- Thông qua quyết toán năm tài chính, phương án phân phối lợi nhuận, chia cổ tức và trích lập, sử dụng các quỹ.
- Quyết định phương án, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và đầu tư của năm tài chính mới.
- Quyết định việc tăng, giảm vốn điều lệ, gọi vốn cổ phần và phát hành thêm cổ phiếu mới.
- Quyết định mua lại cổ phiếu đã bán làm cổ phiếu ngân quỹ trong trường hợp công ty cần mua nhiều hơn 10% ngoài quyền hạn quyết định của Hội đồng quản trị.
- Xem xét các sai phạm (nếu có) và quyết định hình thức xử lý đối với các thành viên Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, Tổng giám đốc.
- Bầu thành viên Hội đồng quản trị và Ban Kiểm soát trường hợp hết nhiệm kỳ bổ sung, thay thế nếu khiếm khuyết.
- Ấn định mức thù lao, thưởng và các quyền lợi khác (nếu có) của Hội đồng quản trị và Ban Kiểm soát.
- Thông qua điều lệ bổ sung sửa đổi (nếu có). - Quyết định các vấn đề cần thiết khác.
Đại hội đồng cổ đông bất thường là đại hội được tổ chức trong trường hợp phát sinh những vấn đề bất thường cần phải giải quyết khẩn cấp, Hội đồng quản trị phải triệu tập Đại hội đồng cổ đông bất thường theo yêu cầu của một hoặc một nhóm người sau:
- Chủ tịch Hội đồng quản trị.
- Ít nhất 2/3 thành viên Hội đồng quản trị. - Trưởng Ban Kiểm soát.
b) Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty có toàn quyền thực hiện các quyền nhân danh công ty. Hội đồng quản trị thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản trị công ty theo điều lệ, nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, tuân thủ pháp luật,trình Đại hội đồng cổ đông báo cáo về hoạt động của Hội đồng quản trị, các chiến lược, kế hoạch phát triển dài hạn. Đưa ra những quyết định thúc đẩy sự phát triển sản xuất kinh doanh, hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty.
c) Ban Giám đốc
Tổng Giám đốc là người chịu mọi trách nhiệm trực tiếp của công ty, chi phối mọi hoạt động trong công ty. Tổng Giám đốc đưa ra chiến lược phát triển, định hướng hoạt động kinh doanh của từng đơn vị. Bên cạnh đó, Tổng Giám đốc có nhiệm vụ tổ chức xây dựng các mối quan hệ kinh tế với các đơn vị khách hàng thông qua các hợp đồng kinh tế và đề ra các biện pháp thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch sao cho đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
Phó Tổng Giám đốc là người dưới quyền của Tổng Giám đốc, hỗ trợ và chịu sự chỉ đạo của Tổng giám đốc trong phạm vi được giao. Phó tổng giám đốc có thể thay mặt Tổng giám đốc điều hành công ty, giải quyết những công việc, giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy khi Tổng giám đốc không có mặt.
d) Ban Kiểm soát
Ban Kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bầu ra gồm bốn thành viên. Ban Kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát hoạt động điều hành, quản lý của Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc và các cán bộ quản lý trong công ty.
e) Hệ thống các phòng ban và xưởng sản xuất
Phòng Tổng vụ:
- Quản lý, tuyển dụng, bố trí lao động và bảo hộ lao động.
- Nghiên cứu chế độ tiền lương, tiền thưởng, phúc lợi công ích nhằm thúc đẩy sản xuất, kinh doanh đạt hiểu quả cao.
- Quản lý tài chính, bảo vệ tài sản và an ninh trật tự an toàn trong sản xuất.
Phòng tài chính kế toán:
- Thực hiện công tác hạch toán, quản lý nguồn vốn.
- Phân tích hoạt động kinh tế nhằm đánh giá đúng hiệu quả sản xuất, kinh doanh của công ty.
Phòng xuất nhập khẩu:
- Tổ chức hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty. - Quản lý hồ sơ xuất nhập khẩu của công ty.
- Tổ chức tiếp nhận quản lý khâu tồn trữ sản phẩm đảm bảo chất lượng và số lượng sản phẩm.
- Quản lý, vận chuyển đường bộ và quan hệ với các hãng tàu vận chuyển phục vụ cho công tác xuất nhập khẩu của công ty.
Phòng tiếp thị và bán hàng:
- Xác lập sản phẩm mục tiêu và thiết lập hệ thống quá trình sản xuất sản phẩm mục tiêu cho công ty.
- Thiết lập, phát triển thị trường, giữ mối quan hệ với các thị trường tiêu thụ. - Theo dõi tiến độ sản xuất và đặt mua bao bì theo đơn đặt
hàng.
- Tổ chức tiêu thụ sản phẩm cho công ty. Bao gồm: đàm phán, ký kết hợp đồng thương mại, lập các lệnh sản xuất theo đơn đặt hàng.
- Hợp tác phát triển hệ thống tiêu thụ ở các thị trường.
- Tổ chức triển khai tham gia các Hội chợ quốc tế trong và ngoài nước.
- Thực hiện báo cáo định kỳ và đối chiếu với các bộ phận liên quan đúng theo quy định của công ty.
Phòng Công nghệ kiểm nghiệm:
- Nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện quy trình công nghệ hiện có.
- Quản lý và giám sát quy trình công nghệ sản xuất.
- Tiếp nhận công nghệ mới từ khách hàng và các tổ chức kinh tế kỹ thuật trong và ngoài nước.
- Có trách nhiệm tổ chức, huấn luyện, đào tạo cán bộ kỷ thuật, công nhân các phân xưởng.
- Kiểm tra thực hiện các chương trình quản lý chất lượng.
Phòng Cơ điện lạnh:
- Quản lý trang thiết bị máy móc cơ điện, nước của công ty theo đúng quy trình vận hành bao bì của từng loại máy móc, thiết bị.
- Tổ chức vận hành các thiết bị máy móc phục vụ sản xuất, luôn đảm bảo liên
tục theo yêu cầu sản xuất và bảo quản sản phẩm của công ty.
- Tổ chức hướng dẫn kiểm tra và thực hiện nghiêm ngặt chế độ an toàn lao động đối với việc sử dụng các thiết bị máy móc.
- Thực hiện phòng cháy chữa cháy nhằm đảm bảo an toàn cho sản xuất, cho con người và tài sản của công ty.
Ban nguyên liệu:
- Xây dựng hệ thống thông tin, nắm sát thực tế về tình hình nguyên liệu
mùa vụ, sản lượng, giá cả,
- Tổ chức đào tạo cán bộ thu mua nguyên liệu đáp ứng yêu cầu của công ty.
- Quản lý về mặt chuyên môn kỹ thuật công tác thu mua ở các trạm thu mua nguyên liệu của công ty.
Các xưởng sản xuất:
Tiếp nhận đơn đặt hàng từ phòng bán hàng đã được Ban Giám đốc duyệt và có trách nhiệm quản lý, tổ chức nhân lực và điều hành sản xuất theo quy trình công nghệ của công ty.
4.3.3 Tình hình nhân sự của công ty
4.3.3.1 Cơ cấu lao động
Công ty cổ phần thủy sản Cafatex là công ty chuyên chế biến và kinh doanh các mặt hàng thủy sản để xuất khẩu. Tình hình nhân sự năm 2012 tại công ty được thể hiện thông qua bảng số liệu sau đây:
Bảng 4.1: Cơ cấu lao động của công ty năm 2012
Chỉ tiêu Số lao động (người) Tỷ trọng (%)
Số lao động trực tiếp 1.008 87,50
Số lao động gián tiếp 144 12,50
Tổng 1.152 100
Nguồn: Phòng Tổng vụ
Thông qua bảng số liệu ta thấy tổng số lao động của công ty cuối năm 2012 là 1.152 người, trong đó số lao động trực tiếp là 1.008 người, chiếm 87,50% tổng số lao động của công ty, cao gấp 7 lần số lao động gián tiếp.
Trong giai đoạn từ năm 2009 đến năm 2011 tổng số lao động của công ty tăng lên. Nhưng trong giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2012, công ty phải đối mặt với thách thức lớn về nguồn nhân lực. Theo số liệu thống kê cho thấy, cuối năm 2012, tổng số lao động của công ty giảm 34,58% so với năm 2011. Nguyên nhân chính của việc sụt giảm mạnh nguồn nhân lực là do những chính sách thu hút nguồn nhân lực không lành mạnh của các doanh nghiệp mới thành lập. Tuy nhiên, sự sụt giảm lao động này không gây ảnh hưởng nhiều đến hoạt động
của công ty do công ty thực hiện và duy trì chế độ bồi dưỡng, tiền thưởng tăng ca và luôn đảm bảo mức lương cơ bản của người lao động trực tiếp sản xuất.
4.3.3.2 Trình độ lao động
Bảng 4. 2: Trình độ lao động của công ty năm 2012
Trình độ Số lao động (người) Tỷ lệ (%) Thạc sĩ 1 0,09 Đại học 79 8,86 Cao đẳng 20 1,74 Trung cấp 46 3,99 Lao động phổ thông 1.006 87,33 Tổng cộng 1.152 100 Nguồn: Phòng Tổng vụ
Dựa vào số liệu được trình bày ta thấy số lao động phổ thông là 1.006 người, chiếm tỷ lệ 87,33% trong tổng số lao động, chiếm tỷ trọng rất cao trong cơ cấu lao động. Số lao động phổ thông chủ yếu là công nhân trực tiếp sản xuất làm việc tại các phân xưởng. Do yêu cầu về kỷ thuật và an toan lao động, công ty thường xuyên mở các lớp tập huấn nâng cao trình độ cho công nhân.
Theo số liệu từ Phòng Tổng vụ của công ty, cuối năm 2012, công ty có 1 nhân viên trình độ thạc sĩ, chiếm 0,09% trong tổng số lao động, nhân viên có trình độ đại học là 79 người, chiếm 8,86%. Số nhân viên có trình độ cao đều là nhân viên quản lý, đây là điều kiện thuận lợi giúp hiệu quả quản lý của doanh nghiệp ngày càng được nâng cao.
4.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 4.4.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán 4.4.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Công ty cổ phần thủy sản cafatex có mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo thức tập trung. Theo hình thức này, toàn bộ công việc kế toán đều được thực hiện tại phòng tài chính kế toán tại doanh nghiệp. Dưới đây là sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty:
Nguồn: Phòng Tổng vụ
Hình 4.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần thủy sản Cafatex
4.4.2 Nhiệm vụ, chức năng của bộ phận kế toán
Kế toán trưởng:
- Giúp đỡ Ban Giám đốc công ty quản lý và điều hành tổ chức tài chính kế toán toàn công ty.
- Kiểm tra, kiểm soát, hướng dẫn, chỉ đạo cán bộ kế toán dưới quyền thực hiện tốt công tác kế toán được giao, có trách nhiệm với kết quả kế toán của công ty.
- Lập sổ báo cáo với ban lãnh đạo, cơ quan thuế cũng như các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền khác.
Phó phòng kế toán ( Kế toán tổng hợp tình hình kinh doanh ): - Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ , bảo quản hồ sơ, sổ sách kế toán.
- Tổng hợp tất cả số liệu của đơn vị kế toán cấp dưới và từ các cửa hàng cung cấp để lập thành các biểu bảng, các Báo cáo tài chính trình lên cho Kế toán trưởng và Ban Giám đốc duyệt.
Kế toán tài sản cố định - xây dựng cơ bản:
- Kế toán tài sản cố định - xây dựng cơ bản được kế toán trưởng chỉ đạo trực tiếp, mở các tài khoản và sổ sách liên quan nhằm thực hiện những chức năng:
- Quản lý, hạch toán chi tiết tình hình sử dụng, khấu hao, sửa chữa tài sản cố định trong kỳ.
- Báo cáo lên kế toán tổng hợp bằng các biểu bảng theo dõi nguyên giá,
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN THUẾ & TSCĐ KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN THU-CHI, TẠM ỨNG KẾ TOÁN NGÂN HÀNG TIÊU THỤ THỦ QUỸ KẾ TOÁN GIÁ THÀNH & KHO
sự tăng giảm giá trị và số lượng tài sản cố định của công ty cùng với sổ chi tiết tài sản cố định để đối ứng vào cuối kỳ.
- Kiểm kê thường xuyên tài sản cố định và báo cáo kết quả kiểm kê kịp thời để Kế toán trưởng và Ban Giám đốc xử lý.