5. Kết cấu của đề tài
2.3.2 Những tồn tại cần khắc phục
Bên cạnh những thành quả đã đạt đƣợc trong công tác tạo động lực làm việc cho nhân viên thì Công ty Hữu Sang vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế. Điều này đã ít nhiều ảnh hƣởng không nhỏ đến động lực làm việc của ngƣời lao động. Cụ thể nhƣ sau:
Công ty chƣa xây dựng đƣợc hệ thống các bản mô tả công việc, tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng lao động mà chỉ mới có bản phân công trách nhiệm và quyền hạn của mỗi ngƣời trong phòng tổ chức lao động. Tuy nhiên việc phân công các nhân viên làm các công việc còn chƣa rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn đối với nội dung công việc mà mỗi ngƣời đảm nhận. Mặc dù ngƣời lao động đã hiểu rõ công việc, nhiệm vụ của mình nhƣng lại
không có tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc và bản yêu cầu đối với ngƣời thực hiện vì thế họ không có phƣơng hƣớng phấn đấu, làm việc nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất.
Hoạt động đánh giá thực hiện công việc ở Công ty Hữu Sang vẫn chƣa đạt đƣợc hiệu quả cao, Công ty áp dụng phƣơng pháp bình bầu và phƣơng pháp phê bình, tự phê bình vẫn còn mang tính chủ quan, cảm tính. Chính điều này, phần nào đã gây sự mất đoàn kết trong nội bộ đơn vị, làm giảm sút năng suất làm việc và ảnh hƣởng xấu đến việc thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên. Một nguyên nhân quan trọng dẫn đến công tác đánh giá thực hiện công việc ở Công ty chƣa đƣợc tốt cũng là do chƣa xây dựng đƣợc hệ thống các bản mô tả công việc, tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng lao động. Khi hệ thống này đƣợc xây dựng, việc đánh giá thực hiện công việc của ngƣời lao động sẽ chính xác và hiệu quả hơn.
Chính sách tiền lƣơng cho công nhân viên bốc xếp khá tốt và rõ ràng, nhƣng chính sách tiền lƣơng cho công nhân viên văn phòng thì lại chƣa hiệu quả. Công ty vẫn chƣa có cách tính lƣơng cụ thể, mà chỉ dựa vào quyết định của ban Giám Đốc để trả lƣơng, điều này sẽ khiến nhân viên cảm thấy nghi ngờ về mức độ công bằng, ảnh hƣởng đến công tác tạo động lực cho nhân viên thông qua tiền lƣơng.
Các hình thức khen thƣởng vẫn còn hạn chế, chƣa phong phú, chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu và mong muốn của ngƣời lao động. Công ty mới chỉ chú trọng việc khen thƣởng bằng tiền cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Mức thƣởng chƣa cụ thể, rõ ràng là bao nhiêu mà phụ thuộc nhiều vào lợi nhuận của Công ty, cán bộ công nhân viên không biết mức thƣởng cụ thể của mình là bao nhiêu, điều này gây ra tâm lý mơ hồ về sự công bằng trong cách thức thƣởng của Công ty.
Chính sách đào tạo, phát triển cho nhân viên chƣa đƣợc Công ty thực hiện hiệu quả. Hiện nay, trong Công ty trình độ của đội ngũ nhân viên văn phòng còn khá thấp, nhƣng đây lại là bộ phận đầu não, đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển bền vững của Công ty. Việc tăng cƣờng giáo dục đào tạo nâng cao trình độ công nhân viên là vô cùng cần thiết. Tuy nhiên chính sách đào tạo, hỗ trợ phát triển của Công ty mặc dù đang đƣợc tiến hành nhƣng vẫn
chƣa mang tính đồng bộ, chỉ những ngƣời đƣợc chỉ định đƣợc đi đào tạo mới đƣợc đi còn những ngƣời khác đang trông chờ cơ hội nhƣng lâu rồi vẫn không đƣợc xếp trong danh sách. Có nhiều nhân viên có đủ số năm kinh nghiệm, đủ trình độ chuyên môn nhƣng vẫn chƣa đƣợc cân nhắc để đƣợc đi đào tạo chuyên sâu. Và từ khi Công ty lập ra kế hoạch đến khi cử ngƣời đi cũng diễn ra một thời gian khá dài, làm cho tâm lý nhân viên nản lòng với chính sách đào tạo, phát triển của Công ty, phần nào làm giảm sƣ tin tƣởng và muốn hết mình làm việc cống hiến vì Công ty.
Đa số nhân viên đều không đồng tình với công tác đề bạt, chính sách thăng tiến của Công ty. Nguyên nhân của việc này một phần là do ban lãnh đạo chƣa thực sự tin tƣởng đội ngũ nhân viên của mình, do chƣa có các tiêu chí đánh giá rõ ràng nên việc ghi nhận thành tích là không chính xác, một phần là do họ muốn mời những ngƣời lãnh đạo bên ngoài về là vì mục tiêu mở rộng các mối quan hệ. Vì vậy cơ hội để nhân viên Công ty phấn đấu đạt đƣợc một vị trí cao hơn là không có. Những nhân viên có kinh nghiệm và thâm niên làm việc tại Công ty sau nhiều nỗ lực không đƣợc ghi nhận xứng đáng nên họ đã rời bỏ Công ty. Đây là một sự lãng phí nhân lực rất lớn, đặc biệt trong thời kỳ cạnh tranh gay gắt nhƣ hiện nay.
Vì vậy, công tác tạo động lực làm việc cho công nhân viên tại Công ty cần phải đƣợc hoàn thiện hơn nữa. Tiếp tục phát huy những mặt đã đạt đƣợc và khắc phục những vấn đề còn thiếu sót nhằm nâng cao chất lƣợng làm việc của ngƣời lao động, tăng hiệu quả kinh doanh cho Công ty trong thời gian tới.
Chƣơng 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TẠO ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC CHO NGƢỜI LAO ĐỘNG TẠI CÔNG
TY TNHH SX TM SẮT THÉP HỮU SANG 3.1 Định hƣớng phát triển
3.1.1 Định hƣớng phát triển công ty
Công ty tiếp tục cố gắng thực hiện tốt và vƣợt mức kế hoạch những chủ trƣơng, chính sách mà Công ty đã đề ra. Nâng cao mức tăng trƣởng sản lƣợng - doanh thu trong những năm tới, thực hiện thu chi hợp lý nhằm giảm thiểu chi phí. Thực hiện cơ giới hóa khâu tác nghiệp, vi tính hóa khâu quản lý và đa dạng hóa phƣơng thức tiếp thị. Từ đó mới có thể cạnh tranh với các đối thủ khác.
Xây dựng văn hóa Công ty, phát huy tinh sáng tạo và tinh thần làm việc của công nhân viên, thúc đẩy các phong trào hoạt động quần chúng, tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp và tăng thêm tính đoàn kết giữa các thành viên trong Công ty.
Xây dựng và hoàn thiện hệ thống đánh giá thực hiện công việc dựa trên việc quản lý chặt chẽ các dự án.
Xây dựng chiến lƣợc phát triển cho Công ty. Chiến lƣợc phát triển phụ thuộc vào từng giai đoạn của Công ty. Công ty sẽ có kế hoach chiến lƣợc phát triển bằng văn bản và gửi đến toàn nhân viên, giúp nhân viên biết và thực hiện.
3.1.2 Định hƣớng về tạo động lực làm việc cho nhân viên
Hoàn thiện công tác tạo động lực cho ngƣời lao động, khuyến khích ngƣời lao động hăng say làm việc, nhằm tăng năng suất lao động. Giúp họ thấy đƣợc tầm quan trọng của mình trong công ty và tự hào về nơi mà mình đang công tác. Và giúp họ thấy đƣợc những cố gắng, nỗ lực của họ đƣợc đền đáp xứng đáng..
Xây dựng, hoàn thiện chế độ chính sách về lƣơng, thƣởng và phúc lợi cho ngƣời lao động. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống thang bản lƣơng cụ thể, phù hợp với chức vụ công việc. Xây dựng cơ chế thƣởng cho những cán bộ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Thông qua hoàn thiện chính sách tiền lƣơng, thƣởng thu hút và gìn giữ nhân tài đồng thời tạo ra tính cạnh tranh về thu nhập với các doanh nghiệp khác. Công ty cũng quan tâm đến vấn đề tạo động lực làm việc cho ngƣời lao động thông
qua khuyến khích vật chất và tinh thần bởi động lực lao động quyết định đến năng suất và hiệu quả hoạt động của Công ty.
3.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tạo động lực làm việc cho nhân viên
Mặc dù kết quả thực hiện công tác tạo động lực làm viêc cho ngƣời lao động tại Công ty hoàn toàn đáng ghi nhận và công tác thực sự đã đƣợc Công ty xác định đúng đắn vai trò của nó, thực hiện tƣơng đối hiệu quả để nâng cao năng suất lao động, hiệu quả sản xuất kinh doanh tại Công ty trong thời gian qua. Nhƣng bên cạnh những điểm mạnh đó, công tác tạo động lực làm viêc cho nhân viên cũng có nhiều hạn chế cần khắc phục. Để nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác tạo động lực và hoàn thiện công tác này tại Công ty Hữu Sang, dƣới đây em xin đƣa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tạo động lực làm việc tại Công ty. Nhƣng Công ty trƣớc khi muốn xây dựng đƣợc các hệ thống khuyến khích tốt thì phải tiến hành các hoạt động sau:
3.2.1 Hoàn thiện công tác phân tích công việc
Hiện nay, tuy ngƣời lao động đã hiểu rõ công việc, nhiệm vụ của mình nhƣng lại không có tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc và bản yêu cầu đối với ngƣời thực hiện vì thế họ không có phƣơng hƣớng phấn đấu, làm việc nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất.
Cơ sở khoa học của giải pháp
Phân tích công việc sẽ giúp ngƣời lao động hiểu cụ thể hơn về công việc, công việc đó sẽ có những nhiệm vụ gì, trách nhiệm thế nào, để hoàn thành tốt công việc ngƣời lao động sẽ phải đạt đƣợc những tiêu chuẩn nào, trình độ kiến thức kỹ năng ra sao? Trên cơ sở đó giúp ngƣời lao động hiểu rõ bản chất công việc nhờ vậy giúp họ hoàn thành tốt công việc và thỏa mãn với công việc.
Phân tích công việc còn là cơ sở để thực hiện công tác đánh giá năng lực làm việc của ngƣời lao động trong những đợt xét khen thƣởng - kỷ luật vào mỗi quý hay cuối năm, đảm bảo nguyên tắc công bằng trong trả lƣơng và các quyết định nhân sự khác. Quy trình phân tích công việc gồm các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Xác định múc đích của phân tích công việc, từ đó xác định hình thức, phƣơng pháp thu thập thông tin sao cho hợp lý nhất.
Bƣớc 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở: sơ đồ cơ cấu tổ chức; các văn bản về mục đich; yêu cầu; nhiệm vụ từng bộ phận; sơ đồ qui trình công nghệ; các tài liệu phân tích công việc cũ.
Bƣớc 3: Lựa chọn phần việc đặc trƣng, những công việc chủ chốt, các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc. Từ đó giảm bớt đƣợc thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc.
Bƣớc 4: Áp dụng các phƣơng pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Việc áp dụng phƣơng pháp phân tích công việc nào căn cứ vào mục đích và khả năng tài chính.
Bƣớc 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác các thông tin bằng cách hỏi những ngƣời lao động và những ngƣời có quan hệ với công việc đó.
Bƣớc 6: Xây dựng bản mô tả công việc
Quá trình phân tích công việc nên giao cho cán bộ lãnh đạo cấp cao tiến hành trên cơ sở thành lập một hội đồng phân tích. Để quá trình phân tích chính xác và khách quan, Công ty có thể mời các chuyên gia ở lĩnh vực này ngoài Công ty giúp đỡ đồng thời đƣa ra bảng hỏi thu thập thông tin từ ngƣời lao động về từng công việc bản thân họ thực hiện và những ngƣời có quan hệ với công việc đó. Kết quả phân tích công việc phải đƣa ra đƣợc ba văn bản sau:
- Bản mô tả công việc: gồm thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, điều kiện thực hiện công việc, các mối quạn hệ và các vấn đề có liên quan đến thực hiện một công việc cụ thể. Trong đó:
Xác định công việc: giới thiệu đƣợc tên, chức danh, địa điểm thực hiện công việc, chức danh của ngƣời lãnh đạo trực tiếp và số nhân viên dƣới quyền.
Tóm tắt công việc phải tƣờng thuật một cách tổng quan về công việc, liệt kê chi tiết các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc đó.
Liệt kê tất cả điều kiện về môi trƣờng, trang thiết bị cần thiết cho thực hiện công việc, các phƣơng tiện đi lại và điều kiện vệ sinh an toàn lao động ( nếu có).
- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: liệt kê tất cả các tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lƣợng và chất lƣợng của sự hoàn thành các nhiệm vụ đƣơc ghi trong bản mô tả công việc.
- Bản yêu cầu công việc với ngƣời thực hiện: yêu cầu về trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, các kỹ năng kinh nghiệm và các đặc điểm cá nhân khác nhƣ giới tính, độ tuổi, sức khỏe, ngoại hình... mà công việc đòi hỏi.
Ví dụ: Phân tích công việc của nhân viên hành chính văn phòng
Bảng 3.1: Bảng phân tích công việc của nhân viên hành chính văn phòng tại Công ty TNHH SX TM Hữu Sang
Công ty TNHH SX TM Hữu Sang Bản mô tả công việc
Chức danh: Nhân viên hành chính văn phòng
Người lãnh đạo trực tiếp: Phó Giám Đốc
Số nhân viên dưới quyền: không có
Tóm tắt công việc: Quản lý hồ sơ, giấy tờ, tìm kiếm thu thập thông tin, thanh toán chi phí văn phòng, trực lễ tân
Các nhiệm vụ:
- Trực lễ tân theo lịch hoặc yêu cầu
+ Nghe điện thoại tổng đài, chuyển – nhắn cho ngƣời nhận + Tiếp khách đến liên hệ
- Thanh toàn chi phí văn phòng
+ Lập kế hoạch thanh toán các chi phí: điện thoại, internet, phí dịch vụ tòa nhà
+ Tạm ứng, thanh toán cho các đơn vị cung cấp dịch vụ + Thanh quyết toán cho các đơn vị cung cấp dịch vụ - Soạn thảo các văn bản, hợp đồng, thƣ chào
- Tìm kiếm, thu thập thông tin, bài viết trên internet - Quản lý hồ sơ, giấy tờ
- Quản lý và chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chứ khám sức khỏe định kỳ
- Đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phƣơng tiện làm việc cho cán bộ; mua sắm thiết bị, văn phong phẩm cho công ty
Trách nhiệm:
- Báo cáo với Phó Giám đốc
- Chấp hành sự phân công của cấp trên trong phạm vi đƣợc giao
- Hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc mất tài sản, giấy tờ của công ty trong phạm vi nhiệm vụ đƣợc giao
- Tuân thủ nghiêm chỉnh thời gian và những quy tắc làm việc
Quyền hạn: có quyền đề xuất và kiến nghị những vấn đề vƣớng mắc thuộc trách nhiệm của mình.
Điều kiện làm việc:Đƣợc trang bị thiết bị văn phòng, máy vi tính, máy in, máy tính cá nhân, tủ đựng hồ sơ tài liệu…
Yêu cầu của công việc đối với ngƣời thực hiện
Trình độ: Trung cấp trở lên
Có kinh nghiệm một năm làm công việc tƣơng tự
Nhiệt tình, chăm chỉ, ngoại hình tốt, biết tiếng anh, thành thạo tin học văn phòng, giao tiếp tốt, xử lý tình huống khóe léo, nhanh nhẹn, năng động, trung thực, thật thà
Tiêu chuẩn thực hiện công việc
Đảm bảo số ngày công theo chế độ: 22
Hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao đúng thời gian: 100% Đảm bảo chất lƣợng công việc theo đúng yêu cầu đề ra
Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp và nhân viên trong Công ty
Phó Giám Đốc Giám Đốc Kí tên Kí tên
Khi có đƣợc bảng phân tích công việc rõ ràng sẽ giúp cho ngƣời lao động có thể hiểu đƣợc các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm cụ thể của mình trong công việc. Đối với ngƣời nhân viên làm công việc hành chính văn phòng trong ví dụ trên khi có bảng phân tích công việc rõ ràng chi tiết nhƣ vậy họ sẽ hiểu rõ về công việc của họ, giúp họ biết đƣợc các hoạt động mà mình cần phải làm, cũng nhƣ tạo động lực để họ cố gắng hoàn thành nhiệm vụ, yêu cầu đặt ra. Và dựa vào bảng phân tích công việc họ biết đƣợc khi nào họ bị kỷ luật, khi nào họ đƣợc khen thƣởng. Bản phân tích công việc của Công ty càng chi tiết thì việc đánh giá THCV càng chính xác do đó tạo đƣợc sự tin tƣởng đối với ngƣời lao động.