5. Kết cấu của đề tài
3.2.1Hoàn thiện công tác phân tích công việc
Hiện nay, tuy ngƣời lao động đã hiểu rõ công việc, nhiệm vụ của mình nhƣng lại không có tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc và bản yêu cầu đối với ngƣời thực hiện vì thế họ không có phƣơng hƣớng phấn đấu, làm việc nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất.
Cơ sở khoa học của giải pháp
Phân tích công việc sẽ giúp ngƣời lao động hiểu cụ thể hơn về công việc, công việc đó sẽ có những nhiệm vụ gì, trách nhiệm thế nào, để hoàn thành tốt công việc ngƣời lao động sẽ phải đạt đƣợc những tiêu chuẩn nào, trình độ kiến thức kỹ năng ra sao? Trên cơ sở đó giúp ngƣời lao động hiểu rõ bản chất công việc nhờ vậy giúp họ hoàn thành tốt công việc và thỏa mãn với công việc.
Phân tích công việc còn là cơ sở để thực hiện công tác đánh giá năng lực làm việc của ngƣời lao động trong những đợt xét khen thƣởng - kỷ luật vào mỗi quý hay cuối năm, đảm bảo nguyên tắc công bằng trong trả lƣơng và các quyết định nhân sự khác. Quy trình phân tích công việc gồm các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Xác định múc đích của phân tích công việc, từ đó xác định hình thức, phƣơng pháp thu thập thông tin sao cho hợp lý nhất.
Bƣớc 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở: sơ đồ cơ cấu tổ chức; các văn bản về mục đich; yêu cầu; nhiệm vụ từng bộ phận; sơ đồ qui trình công nghệ; các tài liệu phân tích công việc cũ.
Bƣớc 3: Lựa chọn phần việc đặc trƣng, những công việc chủ chốt, các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc. Từ đó giảm bớt đƣợc thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc.
Bƣớc 4: Áp dụng các phƣơng pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Việc áp dụng phƣơng pháp phân tích công việc nào căn cứ vào mục đích và khả năng tài chính.
Bƣớc 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác các thông tin bằng cách hỏi những ngƣời lao động và những ngƣời có quan hệ với công việc đó.
Bƣớc 6: Xây dựng bản mô tả công việc
Quá trình phân tích công việc nên giao cho cán bộ lãnh đạo cấp cao tiến hành trên cơ sở thành lập một hội đồng phân tích. Để quá trình phân tích chính xác và khách quan, Công ty có thể mời các chuyên gia ở lĩnh vực này ngoài Công ty giúp đỡ đồng thời đƣa ra bảng hỏi thu thập thông tin từ ngƣời lao động về từng công việc bản thân họ thực hiện và những ngƣời có quan hệ với công việc đó. Kết quả phân tích công việc phải đƣa ra đƣợc ba văn bản sau:
- Bản mô tả công việc: gồm thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, điều kiện thực hiện công việc, các mối quạn hệ và các vấn đề có liên quan đến thực hiện một công việc cụ thể. Trong đó:
Xác định công việc: giới thiệu đƣợc tên, chức danh, địa điểm thực hiện công việc, chức danh của ngƣời lãnh đạo trực tiếp và số nhân viên dƣới quyền.
Tóm tắt công việc phải tƣờng thuật một cách tổng quan về công việc, liệt kê chi tiết các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc đó.
Liệt kê tất cả điều kiện về môi trƣờng, trang thiết bị cần thiết cho thực hiện công việc, các phƣơng tiện đi lại và điều kiện vệ sinh an toàn lao động ( nếu có).
- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: liệt kê tất cả các tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lƣợng và chất lƣợng của sự hoàn thành các nhiệm vụ đƣơc ghi trong bản mô tả công việc.
- Bản yêu cầu công việc với ngƣời thực hiện: yêu cầu về trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, các kỹ năng kinh nghiệm và các đặc điểm cá nhân khác nhƣ giới tính, độ tuổi, sức khỏe, ngoại hình... mà công việc đòi hỏi.
Ví dụ: Phân tích công việc của nhân viên hành chính văn phòng
Bảng 3.1: Bảng phân tích công việc của nhân viên hành chính văn phòng tại Công ty TNHH SX TM Hữu Sang
Công ty TNHH SX TM Hữu Sang Bản mô tả công việc
Chức danh: Nhân viên hành chính văn phòng
Người lãnh đạo trực tiếp: Phó Giám Đốc
Số nhân viên dưới quyền: không có
Tóm tắt công việc: Quản lý hồ sơ, giấy tờ, tìm kiếm thu thập thông tin, thanh toán chi phí văn phòng, trực lễ tân
Các nhiệm vụ:
- Trực lễ tân theo lịch hoặc yêu cầu
+ Nghe điện thoại tổng đài, chuyển – nhắn cho ngƣời nhận + Tiếp khách đến liên hệ
- Thanh toàn chi phí văn phòng
+ Lập kế hoạch thanh toán các chi phí: điện thoại, internet, phí dịch vụ tòa nhà
+ Tạm ứng, thanh toán cho các đơn vị cung cấp dịch vụ + Thanh quyết toán cho các đơn vị cung cấp dịch vụ - Soạn thảo các văn bản, hợp đồng, thƣ chào
- Tìm kiếm, thu thập thông tin, bài viết trên internet - Quản lý hồ sơ, giấy tờ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Quản lý và chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chứ khám sức khỏe định kỳ
- Đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phƣơng tiện làm việc cho cán bộ; mua sắm thiết bị, văn phong phẩm cho công ty
Trách nhiệm:
- Báo cáo với Phó Giám đốc
- Chấp hành sự phân công của cấp trên trong phạm vi đƣợc giao
- Hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc mất tài sản, giấy tờ của công ty trong phạm vi nhiệm vụ đƣợc giao
- Tuân thủ nghiêm chỉnh thời gian và những quy tắc làm việc
Quyền hạn: có quyền đề xuất và kiến nghị những vấn đề vƣớng mắc thuộc trách nhiệm của mình.
Điều kiện làm việc:Đƣợc trang bị thiết bị văn phòng, máy vi tính, máy in, máy tính cá nhân, tủ đựng hồ sơ tài liệu…
Yêu cầu của công việc đối với ngƣời thực hiện
Trình độ: Trung cấp trở lên
Có kinh nghiệm một năm làm công việc tƣơng tự
Nhiệt tình, chăm chỉ, ngoại hình tốt, biết tiếng anh, thành thạo tin học văn phòng, giao tiếp tốt, xử lý tình huống khóe léo, nhanh nhẹn, năng động, trung thực, thật thà
Tiêu chuẩn thực hiện công việc
Đảm bảo số ngày công theo chế độ: 22
Hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao đúng thời gian: 100% Đảm bảo chất lƣợng công việc theo đúng yêu cầu đề ra
Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp và nhân viên trong Công ty
Phó Giám Đốc Giám Đốc Kí tên Kí tên
Khi có đƣợc bảng phân tích công việc rõ ràng sẽ giúp cho ngƣời lao động có thể hiểu đƣợc các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm cụ thể của mình trong công việc. Đối với ngƣời nhân viên làm công việc hành chính văn phòng trong ví dụ trên khi có bảng phân tích công việc rõ ràng chi tiết nhƣ vậy họ sẽ hiểu rõ về công việc của họ, giúp họ biết đƣợc các hoạt động mà mình cần phải làm, cũng nhƣ tạo động lực để họ cố gắng hoàn thành nhiệm vụ, yêu cầu đặt ra. Và dựa vào bảng phân tích công việc họ biết đƣợc khi nào họ bị kỷ luật, khi nào họ đƣợc khen thƣởng. Bản phân tích công việc của Công ty càng chi tiết thì việc đánh giá THCV càng chính xác do đó tạo đƣợc sự tin tƣởng đối với ngƣời lao động.