3.2.3.1. Mục đích
Giúp cho đội ngũ cán bộ quản lý nắm vững các thủ tục, quy trình triển khai hoạt động ĐBCL cho các lĩnh vực quản lý theo bộ chuẩn để thực hiện mục tiêu hiện thực hóa các nội dung đảm bảo chất lượng.
3.2.3.2. Yêu cầu: Cần nắm vững 03 nguyên tắc như sau
- Đảm bảo tính trung thực, khách quan, chính xác, đầy đủ, kịp thời;
- Thống nhất về chỉ tiêu, biểu mẫu, bảng phân loại, đơn vị đo lường, tiến độ thực hiện và đảm bảo tính so sánh quốc tế;
- Công khai về các tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá hoạt động của các đơn vị; công khai về các tiêu chuẩn sản phẩm đầu ra cho Trường hoạt động, từng đầu việc của các đơn vị.
3.2.3.3. Nội dung quy trình đảm bảo chất lượng
Thứ nhất: Xây dựng các quy trình đảm bảo chất lượng (các tiêu chuẩn, tiêu chí để đánh giá hoạt động của các bộ phận) của Trường và giám sát việc thực hiện chính sách chất lượng
Bƣớc 1:Tổ chức cho các đơn vị thực hiện và hoàn thành các yêu cầu sau đây: - Liệt kê danh mục các công việc mà đơn vị đang thực hiện.
- Liệt kê danh mục sản phẩm đầu ra của công việc đối với những tiêu chí cần và đủ.
- Liệt kê danh mục đối tác tiếp nhận sản phẩm đó.
Bƣớc 2: Thiết kế quy trình và hướng dẫn thực hiện từng công việc để đạt
Phòng Thanh tra, ĐBCL giáo dục và Khảo thí có nhiệm vụ tập hợp các quy trình và hướng dẫn thực hiện công việc thành Bộ hồ sơ ĐBCL; đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện của các đơn vị.
Thứ hai: Định kỳ tiến hành tự đánh giá toàn bộ hoạt động của nhà trường và đăng ký KĐCLGD, bảo quản, lưu trữ hồ sơ tự đánh giá.
Để thực hiện công việc này, Phòng Thanh tra, ĐBCL giáo dục và Khảo thí cần làm những việc sau:
- Theo dõi, ghi chép việc thực hiện các thủ tục, quy trình, hướng dẫn công việc của các đơn vị (sử dụng các bảng, biểu đồ, lưu đồ … để quản lý hàng ngày qua phần mềm hệ thống tác nghiệp, email, điện thoại, …).
- Hướng dẫn các đơn vị lưu giữ minh chứng, lập hồ sơ minh chứng cho đơn vị mình làm cơ sở cho hoạt động TĐG và viết báo cáo TĐG.
- Thu hồi, bảo quản hồ sơ minh chứng sau những kỳ tự đánh giá.
- Đăng ký KĐCLGD với 01 tổ chức kiểm định độc lập và tổ chức triển khai thực hiện.
Thứ ba: Lấy ý kiến phản hồi từ sinh viên sau khi kết thúc từng môn học, xử lý và báo cáo Hiệu trưởng. Đồng thời thông báo kết quả xử lý cho đơn vị liên quan trong Trường.
Thứ tư: Lưu trữ kết quả tìm việc làm của các sinh viên tốt nghiệp. 3.2.3.3. Nhiệm vụ do các đơn vị chủ trì hoặc phối hợp thực hiện
* Đối với phòng Quản lý Đào tạo và Phòng Công tác chính trị và Quản lý sinh viên
- Chủ trì xây dựng quy trình và tổ chức thực hiện điều tra, theo dõi, quản lý thông tin sinh viên sau tốt nghiệp và có báo cáo thường niên.
- Chủ trì lưu giữ kết quả học tập của sinh viên sau mỗi môn học và cả khoá đào tạo.
- Chủ trì xây dựng các thủ tục, quy trình, hướng dẫn từng công việc trong đơn vị, tổ chức hồ sơ minh chứng cho đơn vị và viết báo cáo TĐG theo yêu cầu, hướng dẫn của Phòng Thanh tra, ĐBCL giáo dục và Khảo thí.
- Phối hợp với Phòng Thanh tra, ĐBCL giáo dục và Khảo thí lấy ý kiến phản hồi từ sinh viên sau khi kết thúc từng môn học.
* Đối với các đơn vị đào tạo
- Chủ trì xây dựng các thủ tục, quy trình, hướng dẫn từng công việc trong đơn vị, tổ chức hồ sơ minh chứng cho đơn vị và viết báo cáo TĐG theo yêu cầu, hướng dẫn của Phòng Thanh tra, ĐBCL giáo dục và Khảo thí.
- Phối hợp với Phòng Quản lý Đào tạo và Phòng Công tác chính trị và Quản lý sinh viên xây dựng quy trình và tổ chức điều tra, theo dõi, quản lý thông tin sinh viên sau tốt nghiệp.
- Phối hợp với Phòng Thanh tra, ĐBCL giáo dục và Khảo thí lấy ý kiến phản hồi từ sinh viên sau khi kết thúc từng môn học và tổ chức dự giờ của các giảng viên.
* Đối với các đơn vị chức năng và các đơn vị khác thuộc Trường
- Chủ trì xây dựng các thủ tục, quy trình, hướng dẫn từng công việc trong đơn vị, tổ chức hồ sơ minh chứng cho đơn vị và viết báo cáo tự đánh giá theo yêu cầu, hướng dẫn của Phòng Thanh tra, ĐBCL giáo dục và Khảo thí.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện các hoạt động ĐBCL theo yêu cầu, hướng dẫn của Phòng Thanh tra, ĐBCL giáo dục và Khảo thí.
3.2.3.4. Đánh giá
Nhà trường sẽ định kỳ đánh giá công tác ĐBCL theo 3 mức sau:
- Có bao nhiêu thủ tục, quy trình trong đơn vị đã được văn bản hoá.
- Các thủ tục, quy trình có được vận hành không? (thường xuyên, thỉnh thoảng, không vận hành).
- Hiệu quả vận hành của các thủ tục, quy trình (minh chứng: trước và sau vận hành).