CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KIÊN LONG – CHI NHÁNH
3.2.2. Cơ cấu tổ chức và quản lí
3.2.2.1. Cơ cấu tổ chức
Căn cứ cơ cấu tổ chức hoạt động của chi nhánh, sở giao dịch và các đơn vụ trực thuộc sở giao dịch và chi nhánh cấp 1 gồm: Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Tổ Hành chánh - Quản trị và Phòng Giao dịch trực thuộc chi nhánh. Tổng số nhân viên của Kiên Long Cần Thơ là 197 người, trong đó bao gồm: 1 Giám đốc chi nhánh, 1 Phó Giám đốc chi nhánh, 1 Phó Giám đốc chi nhánh kiêm Giám đốc Phòng Giao dịch, 1 Trưởng Phòng Kinh doanh chi nhánh, 1 Trưởng phòng Kế toán, các Giám đốc và Phó Giám đốc Phòng Giao dịch, các Trưởng bộ phận, Tổ trưởng và các nhân viên ở các bộ phận.
SƠ ĐỒ BỘ MÁY HOẠT ĐỘNG TẠI NGÂN HÀNG KIÊN LONG CẦN THƠ
Nguồn: Tổ chức hành chánh Quản trị Ngân hàng Kiên Long Cần Thơ, 6/2013
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức các bộ phận của Ngân hàng Kiên Long Cần Thơ 3.2.2.2. Chức năng của các bộ phận
a) Phòng kinh doanh
Công tác tiếp thị:
-Quản lí thực hiện chỉ tiêu bán hàng theo dòng sản phẩm:
+ Đánh giá tình hình thị trường và địa bàn định kỳ để phản hồi cho phòng Tiếp thị và tham mưu cho Ban lãnh đạo Chi nhánh. Thực hiện chỉ tiêu và lập kế hoạch bán hàng theo các sản phẩm cụ thể.
GIÁM ĐỐC Tổ HC - QT P. GIÁM ĐỐC Phòng Kinh Doanh Tổ Thẩm định tài sản Tổ KTKS nội bộ Phòng Kế toán Phòng Giao dịch Bộ phận Tín dụng trả góp ngày Bộ phận Tín dụng doanh nghiệp và cá nhân Bộ phận Thanh toán quốc tế Bộ phận Kế toán tổng hợp Bộ phận Ngân quỹ Bộ phận Xử lí giao dịch
+ Tham mưu cho Ban lãnh đạo Chi nhánh giao, điều phối chỉ tiêu bán hàng cho các Phòng/Bộ phận tại Chi nhánh. Đồng thời hỗ trợ các Phòng/Bộ phận tại Chi nhánh thực hiện các chỉ tiêu bán hàng.
-Tiếp thị và quản lí khách hàng:
+ Xây dựng, thực hiện kế hoạch tiếp thị khách hàng, trực tiếp tiếp thị khách hàng hoặc tiếp thị theo yêu cầu của các Phòng/Bộ phận tại Chi nhánh. Đồng thời, thu thập, tổng hợp và quản lý thông tin khách hàng phục vụ cho hoạt động của toàn Chi nhánh.
+ Triển khai thực hiện các chương trình, sự kiện quảng cáo cho các sản phẩm dịch vụ. Hướng dẫn, giới thiệu, tư vấn khách hàng về các sản phẩm dịch vụ.
-Chăm sóc khách hàng:
Theo dõi và triển khai thực hiện công tác chăm sóc khách hàng, triển khai chương trình tập huấn, huấn luyện kỹ năng chăm sóc khách hàng cho các Phòng/Bộ phận tại Chi nhánh. Thu thập, tiếp nhận, xử lý và phản hồi thông tin về các ý kiến đóng góp, khiếu nại, thắc mắc của khách hàng.
Công tác thẩm định
-Thẩm định các hồ sơ cấp tín dụng:
+ Phối hợp với các Phòng/Bộ phận tại Chi nhánh trong quá trình tiếp xúc khách hàng để xác minh tình hình sản xuất kinh doanh và khả năng quản lý của khách hàng. Nghiên cứu hồ sơ, phương án vay vốn và tài sản đảm bảo của khách hàng.
+ Phân tích, thẩm định đề xuất cấp tín dụng và cơ cấu lại các hồ sơ cấp tín dụng.
+ Phối hợp Phòng Thẩm định của Ngân hàng trong công tác thu thập hồ sơ, đánh giá khách hàng.
+ Báo cáo đánh giá chất lượng thẩm định khách hàng tại chi nhánh. -Chức năng khác có liên quan đến thẩm định:
Chịu trách nhiệm chính trong việc kiểm tra sử dụng vốn định kỳ và đột xuất sau khi cho vay. Xây dựng kế hoạch hành động theo định kỳ tuần, tháng, quý. Theo dõi đánh giá tình hình thực hiện và đề xuất cho Ban lãnh đạo Chi nhánh các biện pháp cải tiến, tăng cường chất lượng thẩm định.
Công tác quản lí tín dụng
-Hỗ trợ công tác tín dụng:
Tiếp nhận và hoàn chỉnh thủ tục hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay, thủ tục đăng ký giao dịch đảm bảo. Tiếp nhận tài sản bảo đảm, thực hiện các công việc khác có liên quan đến hoạt động tín dụng. Đồng thơi, hỗ trợ và thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến L/C xuất nhập khẩu; Nhờ thu xuất
nhập khẩu; Nhờ thu trơn. Thực hiện các báo cáo về công tác thanh toán quốc tế cho Tổ Thanh toán quốc tế.
-Kiểm soát tín dụng:
+ Kiểm soát lại hồ sơ cấp tín dụng và phản hồi lại cho Ban lãnh đạo Chi nhánh những vấn đề chưa đúng quy định (nếu có).
+ Hoàn chỉnh hồ sơ và lập thủ tục giải ngân, thu phí (nếu có): Hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm, giấy nhận nợ, tiếp nhận bản chính giấy tờ sở hữu tài sản bảo đảm và các giấy tờ có liên quan.
+ Lập thủ tục giải chấp tài sản bảo đảm: Kiểm soát tình hình dư nợ trước khi lập giấy giải chấp; hoàn trả bản chính giấy tờ sở hữu tài sản đảm bảo cho khách hàng
-Quản lí nợ:
+ Quản lý danh mục cho vay, bảo lãnh theo danh mục ngành nghề kinh doanh, loại hình cho vay, hạn mức tín dụng ... theo chính sách tín dụng của Ngân hàng trong từng thời kỳ và đề xuất biện pháp thìch hợp để hạn chế rủi ro, nâng cao hiệu quả.
+ Theo dõi và báo cáo cho Ban lãnh đạo Chi nhánh về tình hình thu vốn, lãi của Chi nhánh và diễn biến của từng món vay. Thông báo nhắc nợ nội bộ cho CBTD để CBTD thông báo lại cho khách hàng.
+ Kiểm soát chặt chẽ tình hình nợ và đề xuất các biện pháp cụ thể để giảm thiểu nợ quá hạn, nợ không thu được lãi. Đề xuất biện pháp thực hiện thu nợ đối với các khoản nợ trễ hạn, nợ quá hạn, nợ xấu.
+ Thực hiện các báo cáo định kỳ và đột xuất tình hình và một số báo cáo khác có liên quan đến tín dụng.
+ Lưu trữ, bảo quản bản chính hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo lãnh, giấy nhận nợ, giấy gia hạn nợ và các bản sao hồ sơ cấp tín dụng đang lưu hành, đã tất toán và các hồ sơ từ chối cho vay để tham khảo, cung cấp khi có yêu cầu.. Bộ phận trả góp ngày:
-Thực hiện và chịu trách nhiệm chính trong các nghiệp vụ cho vay trả góp ngày. Lập các chứng từ giải ngân, thu nợ, thu lãi tiền vay theo đúng quy định cho vay trả góp ngày. Chịu trách nhiêm về các số liệu do mình tạo lập và cập nhật vào hệ thống, chương trình của Ngân hàng. Kiểm tra hồ sơ phát vay, định mức dư nợ, hạn mức phát vay của cộng tác viên.
-Quản lý nhập, xuất tài sản thế chấp của các nghiệp vụ cho vay trả góp ngày. Quản lý và cấp phát sổ theo dõi trã góp ngày, phiếu chi cho cộng tác viên tín dụng. Quản lý, kiểm tra và lưu trữ hồ sơ vay vốn của cộng tác viên tín dụng, bảo đảm không bị thất thoát, mất mát, hư hỏng. Theo dõi, bàn giao hồ sơ tất toán nợ đúng hạn, trước hạn. Báo cáo số liệu phát sinh liên quan đến các nghiệp vụ trả góp ngày cho cấp có thẩm quyền.
Bộ phận thanh toán quốc tế:
-Thực hiện công tác tiếp thị để phát triển khách hàng, phát triển thị phần, chăm sóc và hướng dẫn Khách hàng về tất cả các vấn đề có liên quan đến thanh toán quốc tế.
-Xử lý các vấn đề có liên quan đến L/C xuất nhập khẩu. Kinh doanh mua bán ngoại tệ phục vụ nhu cầu thanh toán xuất nhập khẩu. Chuyển tiền nhanh trong và ngoài nước, chuyển tiền phi mậu dịch theo đúng quy định, quy chế về kinh doanh ngoại hối của Ngân hàng .
-Thực hiện nghiệp vụ thu đổi ngoại tệ tiền mặt, séc du lịch và thanh toán các loại thẻ quốc tế
-Tổ chức quản lý và lưu giữ hồ sơ thanh toán quốc tế, lập các chứng từ kế toán có liên quan, chịu trách nhiệm về các số liệu do mình tạo lập và cập nhật vào hệ thống, chương trình của Ngân hàng. Thực hiện báo cáo theo quy định của Ngân hàng và theo yêu cầu của người có thẩm quyền.
Bộ phận tín dụng doanh nghiệp cá nhân:
-Nghiên cứu tìm hiểu thị trường, tìm hiểu đối tượng khách hàng. Duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ, không ngừng tìm kiếm khách hàng. Trực tiếp gặp gỡ khách hàng, tư vấn rõ rang và đầy đủ cho khách hàng về các thủ tục, các sản phẩm tín dụng.
-Tiếp nhận hồ sơ đầy đủ và trình cho trưởng phòng tín dụng, thẩm định khách hàng theo quy định về nhu cầu vay vốn, tài sản đảm bảo, uy tín khách hàng, khả năng tài chính, … Lập tờ trình thẩm định, hợp đồng thế chấp, hợp đồng tín dụng và các văn bản có liên quan trình các cấp xét duyệt cho vay.
-Chịu trách nhiệm chính trong việc theo dõi các hồ sơ theo sao kê. Thường xuyên nhắc nợ gốc và lãi của khách hàng hằng ngày và báo cáo tình hình cam kết của khách hàng cho trưởng phòng tín dụng. Theo dõi các hồ sơ vay vốn đến hạn kịp thời thông báo cho khách hàng đến để thanh toán và kết thúc hợp đồng, đối chiếu gốc, lãi chính xác trước khi giải chấp, trả tài sản. Thực hiện việc chuyển các nhóm nợ và thu hồi nợ theo quy định. Đồng thời, lập các biểu mẫu và báo cáo theo quy định gửi về hội sở, NHNN và theo yêu cầu của người có thẩm quyền.
-Tham mưu và đề xuất cho trưởng phòng tín dụng chi nhánh các biện pháp cải tiến, tăng cường năng lực cạnh tranh, giải quyết khó khăn
b) Phòng kế toán
Chức năng:
- Quản lý công tác kế toán tại CN - Quản lý công tác an toan kho quỹ + Thu, chi và xuất
+ Bốc xếp, vận chuyển tài sản + Bảo quản tài sản
Nhiệm vụ:
-Quản lý công tác kế toán tại CN
+ Hướng dẫn, kiểm tra công tác hạch toán tại CN và các đơn vị trực thuộc CN.
+ Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán và kiểm soát các hoạt động thanh toán trong nội bộ, toàn CN, giữa CN đối với các đơn vị khác trong hệ thống NH và giữa các CN thanh toán trực tiếp với các Ngân hàng khác.
+ Tiếp nhận kiểm tra và tổng hợp số liệu kế toán phát sinh hàng ngày, thán, quí, năm của các đơn vị trực thuộc.
+ Chịu trách nhiệm hậu kiểm kịp thời chứng từ kế toán tại CN do các đơn vị trực thuộc CN thực hiện. Đề xuất các giải pháp xử lý các trường hợp sai sót.
+ Lưu trữ và bảo quản kho, chứng từ kế toán theo qui định. + Đầu mối tiếp nhận các yêu cầu về thanh tra, kiểm tra.
+ Xác định kế hoạch chi phí điều hành và quản lý chi phí điều hành toàn CN.
+ Quản lý số dư tài khoản của toàn CN, tại các Ngân hàng và tài khoản các Ngân hàng khác tại CN phục vụ cho giao dịch liên Ngân hàng.
+ Quản lý điều hoà thanh khoản toàn CN và các đơn vị trực thuộc.
+ Lập các chứng từ kế toán có liên quan đến công việc do phòng đảm trách.
+ Tổng hợp kế toán kinh doanh tài chính hàng tháng, năm của toàn CN do phòng nghiệp vụ và các đơn vị trực thuộc, xây dựng, lập kế hoạch tài chính, theo dõi, tổng hợp các phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch theo định kỳ của toàn CN và các đơn vị trực thuộc. Thực hiện báo cáo số liệu hàng tháng, quí, năm theo yêu cầu.
-Quản lý công tác an toàn kho quỹ:
+ Thực hiện thu chi tiền mặt, ngoại tệ, tài sản quỹ và các GTCG. + Nhập, xuất các tài sản được đảm bảo theo qui định.
+ Bốc xếp các tài sản lên xuống các phương tiện vận chuyển theo qui định.
+ Quản lý, theo dõi, giám sát qui trình vận chuyển tài sản.
+ Thực hiện kiểm tra tồn quỹ hàng ngày, theo định kỳ và đột xuất theo qui định.
+ Thực hiện các công tác nhằm đảm bảo tuyệt đối an toàn kho quỹ theo qui định.
Bộ phận xử lý giao dịch:
-Thực hiện công tác tiếp thị, thu thấp ý kiến đóng góp của khách hàng, đề xuất cho Giám đốc chi nhánh các biện pháp cải tiến nhằm tăng cường năng lực cạnh tranh và phát triển thị phần.
-Thực hiện các nghiệp vụ tiền gởi thanh toán và các dịch vụ khác có liên quan đến tài khoản tiền gửi thanh toán theo yêu cầu của Khách hàng, các nghiệp vụ tiền gửi tiết kiệm, các nghiệp vụ kế toán tiền vay, chuyển tiền nhanh nội địa, chi trả kiều hối, chuyển tiền phi mậu dịch, quy đổi ngoại tệ, séc và các loại thẻ quốc tế; các nghiệp vụ về thẻ , các nghiệp vụ liên quan đến vốn cổ phần, thu chi tiền mặt...
-Thực hiện các tác vụ mua bán vàng phục vụ cho hoạt động huy động, cho vay và hoạt động kinh doanh của đơn vị theo qui định của Ngân hàng.
-Lập các chứng từ kế toán liên quan do bộ phận đảm trách.
-Tư vấn cho khách hàng trong việc sử dụng các sản phẩm của Ngân hàng.
-Thực hiện các thủ tục ban đầu khi khách hàng sử dụng các sản phẩm và hướng dẫn Khách hàng đến quầy giao dịch liên quan.
c) Tổ Hành chính – Quản trị (HC – QT)
-Tiếp nhận, phân phối, phát hành và lưu trữ văn thư. Đảm nhận công tác lễ tân, hậu cần cho Chi nhánh,
-Thực hiện mua sắm, tiếp nhận, quản lý, phân phối các loại tài sản, vật phẩm liên quan đến hoạt động của chi nhánh.
-Chủ trì việc kiểm kê tài sản, tham mưu, theo dõi thực hiện chi phí điều hành trên cơ sở đã được duyệt. Chịu trách nhiệm tổ chức và theo dõi kiểm tra công tác áp tải tiền, bảo vệ an ninh, phòng cháy chữa cháy và bảo đảm tuyệt đối an toàn cơ sở vật chất trong và ngoài giờ làm việc.
-Quản lý hệ thống kho hàng cầm cố của Ngân hàng và nhân sự phụ trách kho hàng cầm cố.
-Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự hàng năm. Phối hợp với phòng nhân sự tại Hội Sở trong việc tuyển dụng nhân sự tại chi nhánh. Quản lý các vấn đề nhân sự liên quan đến luật lao động: hợp đồng lao động, nghỉ phép tại chi nhánh.
d) Tổ thẩm định tài sản
Chịu trách nhiệm trong việc thu thập, điều tra và quản lí những thông tin nhằm thẩm định và phòng ngừa rủi ro tín dụng, thẩm định các khoản vay theo quy định, tổ chức thẩm tra công tác thẩm định của các chi nhánh trực thuộc,
e) Phòng giao dịch
Các Phòng giao dịch là các đơn vị trực thuộc Ngân hàng TMCP Kiên Long – Chi nhánh Cần Thơ. Các Phòng giao dịch có con dấu riêng, được phép thực hiện một phần nội dung hoạt động của Chi nhánh Cần Thơ theo sự ủy quyền của Giám đốc Chi nhánh Cần Thơ
3.2.3. Các sản phẩm dịch vụ chính của Ngân hàng
Ngân hàng Kiên Long Cần Thơ luôn chú trọng đến việc phát triển các dịch vụ mới phù hợp với nhu cầu của Khách hàng trong nền kinh tế hội nhập. Các sản phẩm dịch vụ chính của chi nhánh bao gồm:
a) Khách hàng cá nhân:
-Huy động vốn:
+ Sản phẩm tiết kiệm không kì hạn + Sản phẩm tiết kiệm thông thường
+ Sản phẩm tiết kiệm góp “Tích tiểu thành đại” + Tiền gửi thanh toán không kì hạn
+ Tiền gửi có kì hạn -Dịch vụ:
+ Chuyển tiền đi trong nước + Nhận tiền đến trong nước
+ Dịch vụ nhận và cho trả kiều hối Western Union + Chuyển tiền ra nước ngoài
+ Nhận tiền chuyển từ nước ngoài
-Tín dụng: tài trợ vốn cho các lĩnh vực như kinh tế gia đình, bất động sản, tiêu dùng, ...
b) Khách hàng tổ chức doanh nghiệp:
-Bảo lãnh thị trường nội địa và quốc tế -Tài trợ thương mại
-Tài trợ dự án