CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2. CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHO VAY TẠI NGÂN HÀNG KIÊN LONG
4.2.4. Công việc của kế toán cho vay
4.2.4.1. Giai đoạn phát vay
-Cán bộ tín dụng sau khi xem xét kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ tính đầy đủ của giấy tờ như chữ ký, sự khớp đúng về số tiền và đặc biệt là đối chiếu với mức cho vay mà CBTD đã duyệt thì sẽ tiến hành lập tờ trình xin vay vốn cùng 3 liên khế ước để trình Giám đốc. Sau khi được Giám đốc phê duyệt, CBTD nhận lại chứng từ đã được Lãnh đạo duyệt vay, nhập vào máy tính các thông tin, dữ liệu của khoản vay theo HĐ nhận nợ qua mạng máy tính của Ngân hàng. Sau đó chuyển những chứng từ như: Hợp đồng tín dụng, giấy nhận nợ, tờ trình xin vay vốn được phê duyệt,… cho phòng Kế toán – ngân quỹ.
-Dựa trên chừng từ gốc được cung cấp từ CBTD kế toán cho vay tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, nếu chứng từ có đầy đủ chữ kí của Giám đốc, trưởng Phòng Kinh doanh – Tín dụng và được lập theo đúng quy định của Ngân hàng thì sẽ tiến hành nhập dữ liệu khách hàng vào phần mềm kế toán của Ngân hàng. Đối khách hàng lần đầu tiên vay vốn, tại Ngân hàng chưa có tài khoản tiền vay thì Ngân hàng sẽ mở cho khách hàng một tài khoản tiền vay và lập phiếu chi nếu giải ngân bằng tiền mặt (hoặc ủy nhiệm chi nếu giải ngân bằng chuyển khoản) chuyển cho Kế toán trưởng kí duyệt rồi kèm với chứng từ gốc chuyển cho bộ phận Ngân quỹ. Bộ phận Ngân quỹ sau khi nhận được phiếu chi (ủy nhiệm chi) cùng với các chứng từ gốc liền:
Nhật ký chứng từ
Sổ kế toán chi tiết
Chứng từ kế toán (thông tin đầu vào)
Liệt kê chứng từ
Sổ kế toán tổng hợp
Thông tin đầu ra Kho thông tin chương
trình máy tính BC tiền gửi, BC tín dụng Cân đối TK tháng, năm và BCTC Cân đối tài khoản
+ Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu chi (Ủy nhiệm chi) có phù hợp với chứng từ gốc.
+ Kiểm tra ngày, tháng lập Phiếu chi (Ủy nhiệm chi) và chữ ký của người có thẩm quyền.
Sau khi kiểm tra xác nhận, thủ quỹ tiến hành xuất quỹ tiền mặt (chuyển khoản) để phát vay cho khách hàng. Sau khi thủ quỹ cùng khách hàng kí vào phiếu chi (ủy nhiệm chi), phiếu chi (ủy nhiệm chi) được kẹp với hồ sơ vay vốn và sao chép thành 2 bản, 1 bản giao cho khách hàng giữ, một bản chuyển cho phòng Kế toán để lưu giữ. Đối với những khoản vay liên quan đến tài sản thế chấp là đất đai, nhà xưởng,.. thì Phiếu chi phải có thêm sự phê duyệt của Giám đốc, trưởng Phòng Kinh doanh – Tín dụng.
-Các khoản vay của Ngân hàng là các khoản vay bằng VNĐ và chủ yếu là được giải ngân bằng tiền mặt. Các nghiệp vụ giải ngân bằng chuyển khoản tại Ngân hàng ít khi phát sinh, Ngân hàng chỉ giải ngân bằng chuyển khoản khi khách hàng có nhu cầu và có tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng hoặc vay để trả nợ cho bên thu nợ có tài khoản trong cùng Ngân hàng hoặc cùng hệ thống Ngân hàng.
-Khi khách hàng nhận tiền vay kế toán căn cứ vào chứng từ ghi sổ đối chiếu chứng từ gốc nếu đủ điều kiện thì kế toán hạch toán để phát tiền vay cho khách hàng và được hạch toán ngay trên chứng từ ghi sổ
Giải ngân từng lần:
-Sử dụng cho tất cả các loại hình cho vay: cho vay từng lần, cho vay trả góp,…
-Mở TK ngoại bảng đối với TSĐB của Khách hàng, lập biên bản nhận TSĐB.
Khi phát tiền vay kế toán hạch toán như sau: Nếu giải ngân bằng tiền mặt
Nợ TK 21 (Nợ nhóm 1): cho vay khách hàng Có TK 1011: giải ngân bằng tiền mặt
Đồng thời tiến hành lập phiếu nhập kho TSĐB và hạch toán: Nhập TK 994: TSĐB của khách hàng
Nhập TK 996: giấy tờ có giá (GTCG) cầm cố, thể chấp
VD: Ngày 8/6/2013 Khách hàng Trần Văn Nghĩa đến xin vay trả góp ngày 30 triệu đồng để mở rộng cửa hàng tạp hóa của gia đình, tài sản đảm bảo là giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trị giá 200 triệu đồng. Sau khi cộng tác viên cho vay trả góp ngày xuống thực tế để khảo sát tình hình kinh doanh cùng với việc tiến hành thẩm định lại TSĐB của khách hàng và nhận thấy có thể tiến hành thiết lập quan hệ tín dụng với Ngân hàng, CBTD yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ hồ sơ có liên quan theo quy định của Ngân hàng. Sau đó
căn cứ vào giấy đề nghị vay vốn của khách hàng lập tờ trình cấp tín dụng trình lên Giám đốc, trưởng Phòng Kinh doanh – Tín dụng kí duyệt:
Nguồn: Phòng Kế toán – Ngân quỹ, 2013
Hình 4.3: Tờ trình cấp tín dụng tại Ngân hàng Kiên Long Cần Thơ
NGÂN HÀNG TMCP KIÊN LONG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TỜ TRÌNH
(V/v cấp tín dụng cho Khách hàng vay vốn trả góp ngày)
- Căn cứ vào quyết định của NHKL V/v ban hành quy chế phán quyết tín dụng;
- Căn cứ vào giấy đề nghị vay vốn của Khách hàng;
Kính trình hội đồng tín dụng chi nhánh Cần Thơ xem xét duyệt thuận cấp tín dụng cho Khách hàng vay cốn trả góp ngày như sau
+ Họ và tên Khách hàng: Trần Văn Nghĩa + Số tiền vay: 30.000.000 (Ba mươi triệu đồng)
Đề xuất của GDV: Cần thơ, ngày 10 tháng 6 năm 2013
Kính trình hội đồng tín dụng Cộng tác viên duyệt thuận cho Khách hàng (đã kí)
vay vốn Trần Văn út
(đã kí)
Nguồn: Phòng Kế toán – Ngân quỹ, 2013
Hình 4.4: Biên bản họp hội đồng tín dụng tại Ngân hàng Kiên Long Cần Thơ Sau khi được hội đồng tín dụng phê duyệt CBTD và Khách hàng tiến hành lập HĐT
NGÂN HÀNG TMCP KIÊN LONG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: ___/BB – HĐTD
BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG TÍN DỤNG
(V/v thông qua quyết định cấp tín dụng)
Hôm nay lúc 09 giờ 00 phút ngày 10 tháng 06 năm 2013 tại Ngân hàng Kiên Long – Chi nhánh Cần Thơ. Chúng tôi gồm có:
1. Ông: Nguyễn Trí Dưỡng : Chủ tịch 2. Bà: Mai Thị Cẩm Thủy : Thành viên 3. Ông: Ngô Hoàng Khải : Thành viên NỘI DUNG PHÁN QUYẾT CẤP TÍN DỤNG:
- Căn cứ Tờ trình cấp tín dụng cho Khách hàng vay vốn CTV Trần Văn Út
- Quan hệ tín dụng với Ngân hàng Kiên Long: Khách hàng cũ + Khách hàng mới
- Giá trị tổng mức tín dụng: 30.000.000 đồng ( bằng chữ: Ba mươi triệu đồng)
- Mục đích cấp tín dụng: Mở rộng kinh doanh
- Thời hạn cấp tín dụng: Từ 01 đến 06 tháng
- Loại tiền: VNĐ
- Điều kiện và phương thức giải ngân: Giải ngân bằng tiền mặt
- Điều kiện về lãi suất, phí giao dịch: Lãi suất 1,4%/ tháng
- Điều kiện và phương thức thu nợ, thanh toán: Gốc + lãi chia đều góp hàng ngày
- Điều kiện kiểm soát trước, trong và sau khi cấp tín dụng:
+ Trước khi cấp tín dụng: Thực hiện theo đúng quy định của Ngân hàng Kiên Long
+ Sauk hi cấp tín dụng: Kiểm tra mục đích sử dụng vốn của Khách hàng khi cần thiết
- Biện pháp, phương thức quản lí tài sản đảm bảo nghĩa vụ của Khách hàng đối với tiền vay, tỷ lệ kí quỹ, tỷ lệ chiết khấu, tỷ lệ tài trợ trên giá trị TSĐB:
+ TSĐB: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất + Tỷ lệ tài sản đảm bảo nợ vay: 85%
+ Chuyển hồ sơ tài sản sang bộ phận kho quỹ quản lí theo quy định của Ngân hàng
Căn cứ vào danh sách Khách hàng phát vay ngày 10 tháng 06 năm 2013. Nay hội đồng tín dụng Chi nhánh Cần Thơ đi đến thống nhất việc cấp tín dụng đối với Khách hàng nêu trên
Biên bản kết thúc vào lúc 09 giờ 45 phút cùng ngày và các thành phần trong Hội đồng tín dụng cùng thống nhất kí tên
Thành viên Thành viên Chủ tịch
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG TÍN DỤNG
Số:5941/HĐTD
- Căn cứ vào luật các tổ chức tín dụng;
- Căn cứ Quy chế cho vay của Tổ chức tín dụng đối với Khách hàng ban hành kèm theo Quyết định số 1627/2001/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN;
- Căn cứ hồ sơ vay vốn của ông (bà): Trần Văn Nghĩa và kết quả thẩm định của CTV: Trần Văn Út Hôm nay, ngày 11 tháng 06 năm 2013 tại Ngân hàng Kiên Long Cần Thơ. Chúng tôi gồm:
BÊN CHO VAY (BÊN A):
- Chi nhánh Ngân hàng TMCP Kiên Long: Cần Thơ
- Địa chỉ: 6A Đại Lộ Hòa Bình,P.An Cư , Q.Ninh Kiều , TP.Cần Thơ
- Người đại diện là ông (bà): Trần Văn Út Chức vụ: Công tác viên cho vay trả góp ngày
BÊN VAY (BÊN B)
- Tên Khách hàng: Trần Văn Nghĩa
- Địa chỉ: 263 Tầm Vu, Hưng Lợi, Ninh Kiều, Cần Thơ
- Người đại diện là ông (bà): Trần Văn Nghĩa Chức vụ:………..
Hai bên thống nhất việc bên A cho bên B vay tiền theo nội dung thỏa thuận dưới đây
Điều 1: Phương thức cho vay, số tiền cho vay, mục đích sử dụng tiền vay.
- Phương phức cho vay: Cho vay trả góp ngày
- Mức dư nợ cao nhất: không có số dư
- Số tiền bằng số: 30.000.000 đồng
- Bằng chữ: Ba mươi triệu đồng
- Mục đích sử dụng tiền vay: Mở rộng hoạt động kinh doanh buôn bán của gia đình
Điều 2: Lãi suất cho vay
- Lãi suất tiền vay là 1,35%/tháng tại thời điểm kí hợp đồng tín dụng
- Lãi tiền vay Bên B phải trả cho Bên A chỉ tính từ ngày vay đến ngày trả nợ
- Phương pháp trả lãi tiền vay
+ Lãi được phân bổ đều + gốc trả theo ngày
+ Lãi suất nợ quá hạn: Khi đến kỳ hạn trả nợ hoặc kết thúc thời hạn cho vay, nếu Bên B không có khả năng trả nợ đúng hạn gốc, lãi và không được điều chỉnh kỳ hạn trả nợ gốc, lãi hoặc không được gia hạn nợ gốc, lãi thì NHNo sẽ chuyển toàn bộ số dư nợ thực tế sang nợ quá hạn và bên B phải chịu lãi suất nợ quá hạn bằng 2,025 %/tháng
Điều 3. Thời hạn cho vay, phương thức và kỳ hạn trả nợ
- Thời hạn cho vay: 180 ngày kể từ ngày 12 tháng 06 năm 2013
- Kế hoạch phát tiền vay và kỳ hạn trả nợ (thực hiện theo phụ lục kèm theo).
- Trường hợp Bên B trả nợ bằng đồng tiền khác với đồng tiền cho vay thì phải được bên A chấp thuận.
- Trường hợp bên B rút tiền vay nhiều lần thì mỗi lần nhận tiền vay bên B lập một giấy nhận nợ gửi bên A.
Điều 4. Hình thức bảo đảm tiền vay: Cho vay có bảo đảm bằng tài sản
(Trường hợp cho vay có bảo đảm bằng tài sản được kèm hợp đồng bảo đảm tiền vay).
Điều 5. Quyền và nghĩa vụ của Bên A
5.1, Bên A có quyền:
a) Kiểm tra, giám sát quá trình vay vốn, sử dụng vốn vay và trả nợ của Bên B;
b) Chấm dứt việc cho vay, thu hồi nợ trước hạn khi phát hiện Bên B cung cấp thông tin sai sự thật, vi phạm hợp đồng tín dụng; c) Có quyền định đoạt tài sản hình thành từ vốn vay và tài sản làm bảo đảm tiền vay trong những trường hợp sau:
- Bên B không có khả năng thực hiện nghĩa vụ trả nợ; - Không có chủ thể kế thừa nghĩa vụ của Bên B;
- Xảy ra bất kỳ sự kiện pháp lý nào giải phóng Bên B khỏi nghĩa vụ cam kết trong hợp đồng này. d) Gia hạn nợ gốc, lãi; điều chỉnh kỳ hạn trả nợ gốc, lãi theo quy định của NHNN.
5.2, Bên A có nghĩa vụ:
a) Thực hiện đúng thỏa thuận trong hợp đồng tín dụng; b) Lưu giữ hồ sơ tín dụng phù hợp với quy định của pháp luật.
Điều 6. Quyền và nghĩa vụ của Bên B
6.1, Bên B có quyền:
a) Từ chối yêu cầu của Bên A không đúng với các thỏa thuận trong hợp đồng này; b) Khiếu nại, khởi kiện vi phạm hợp đồng này theo quy định của pháp luật.
6.2, Bên B có nghĩa vụ:
a) Cung cấp đầy đủ, trung thực các thông tin, tài liệu liên quan đến việc vay vốn và chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của các thông tin, tài liệu đã cung cấp;
b) Sử dụng tiền vay đúng mục đích và thực hiện đúng các nội dung khác đã thỏa thuận trong hợp đồng này; c) Trả nợ gốc và lãi tiền vay theo thỏa thuận trong hợp đồng này;
d) Chịu trách nhiệm trước pháp luật khi không thực hiện đúng những thỏa thuận về việc trả nợ vay.
Điều 7. Sửa đổi, bổ sung, chuyển nhượng hợp đồng
Khi một trong hai bên muốn có sự thay đổi nội dung điều khoản nào của hợp đồng này thì gửi đề xuất tới bên kia bằng văn bản. Nếu bên kia chấp thuận, hai bên sẽ ký bổ sung điều khoản thay đổi đó trong một thỏa thuận bằng văn bản đi liền với hợp đồng này.
Trường hợp chuyển nhượng hợp đồng tín dụng này phải được hai bên cùng thoả thuận theo quy định về mua, bán nợ của NHNN. Các điều khoản khác của hợp đồng này không thay đổi.
Điều 8. Cam kết chung
Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản của hợp đồng. Nếu có tranh chấp hai bên sẽ giải quyết bằng thương lượng dựa trên nguyên tắc bình đẳng và cùng có lợi. Trường hợp không thể giải quyết bằng thương lượng, hai bên sẽ đưa tranh chấp ra giải quyết tại tòa kinh tế nơi có trụ sở chính của bên A.
Hợp đồng này được lập thành 02 bản, các bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản. Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký và được thanh lý khi Bên B hoàn trả xong cả gốc và lãi.
Sau khi hợp đồng tín dụng kí kết kèm với những giấy tờ có liên quan đến TSĐB, tờ trình thẩm định,… CBTD hoàn tất hồ sơ cho vay, nhập dữ liệu vào máy tính và chuyển những chứng từ này cho phòng Kế toán – Ngân quỹ. Kế toán cho vay tiến hành đối chiếu số liệu trên các chứng từ gốc, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, khi kiểm tra thấy số liệu trùng khớp giữa các chứng từ kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy tính. Sau đó tiến hành lập phiếu chi từ trình cho Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán, Trưởng phòng Tín dụng phê duyệt và chuyển chứng từ sang cho bộ phân Ngân quỹ. Khi nhận được chứng từ từ phòng kế toán chuyển sang, thủ quỹ kiểm tra thấy đầy đủ chữ kí cũng như số tiền khớp đúng với chứng từ gốc liền tiến hành giải ngân cho khách hàng và chuyển chứng từ về lại bộ phận Kế toán và kế toán tiến hành hành hạch toán giải ngân cho khách hàng.
Nguồn: Phòng Kế toán – Ngân quỹ, 2013
Hình 4.6: Phiếu chi giải ngân cho khách hàng tại Ngân hàng Kiên Long Cần Thơ
Đồng thời dựa trên biên bản giao nhận TSĐB kế toán ghi có TSĐB và lập phiếu nhập TSĐB và theo dõi trên tài khoản ngoại bảng 994, Phiếu chi và phiếu nhập TSĐB được lưu giữ cùng với hồ sơ vay vốn của khách hàng
NGÂN HÀNG TMCP KIÊN LONG
CHI NHÁNH CẦN THƠ Số: 1102
PHIẾU CHI
Ngày 11 tháng 6 năm 2013
Họ và tên người nhận tiền: Trần Văn Nghĩa
Địa chỉ: 263 Tầm Vu, Hưng Lợi, Ninh Kiều, Cần Thơ Lý do chi: Giải ngân
Số tiền: 30.000.000 đồng
(Viết bằng chữ: Ba mươi triệu đồng) Kèm theo: 1 chứng từ gốc
Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã ký Đã ký Đã kí
Cần Thơ, ngày 11 tháng 06 năm 2013
Thủ quỹ Người nhận tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguồn: Phòng Kế toán – Ngân quỹ, 2013
Hình 4.7: Phiếu nhập TSĐB tại Ngân hàng Kiên Long Cần Thơ
Hồ sơ vay vốn được sao chép thành 3 bản, một bản giao cho khách hàng Trần Văn Nghĩa giữ, một bản cộng tác viên Trần Văn Út giữ để tiến hành thu nợ, 1 bản được chuyển cho phòng Tín dụng lưu trữ hồ sơ.
Nếu giải ngân bằng chuyển khoản: trong trường hợp này chứng từ dùng để hạch toán là ủy nhiệm chi
+ Trường hợp chuyển khoản vào chính tài khoản của người vay: