Hoạch định nhân lực là tiến trình quản trị bao gồm việc phân tích nhu cầu nhân lực của trƣờng ĐHDL dƣới những điều kiện thay đổi và sau đó triển khai những chính sách và biện pháp nhằm thoả mãn các nhu cầu đó. Đây là một quá trình giúp cho các nhà quản trị trong các trƣờng ĐHDL nhận thức đƣợc cách thức quản trị nhân lực của mình, cụ thể là việc họ có bố trí vào đúng việc, đúng số lƣợng và đúng thời điểm cần thiết hay không. Thừa cán bộ, giảng viên, nhân viên sẽ làm tăng chi phí, thiếu hoặc chất lƣợng cán bộ, giảng viên, nhân viên không đáp ứng yêu cầu sẽ ảnh hƣởng đến chất lƣợng thực hiện công việc, ảnh hƣởng đến việc thực hiện mục tiêu chung của Nhà trƣờng. Tuy nhiên hoạch định nhân lực trong trƣờng ĐHDL không chỉ đơn thuần chú ý đến việc dự báo và tuyển đủ số lƣợng cán bộ, giảng viên, nhân viên nhân lực cần thiết cho Nhà trƣờng, đây còn là một bài toán về vấn đề chi phí, bài toán về vấn đề thực hiện những mục tiêu chiến lƣợc trong tƣơng lai.
Phân tích môi trƣờng xác định mục tiêu, lựa chọn chiến lƣợc Mô tả, phân tích công việc Phân tích hiện trạng QTNL Dự báo, xác định nhu cầu NL Phân tích nhu cầu và khả năng đáp ứng Dự báo, Phân tích công việc Phân tích hiện trạng QTNL Thực hiện: - Thu hút - Đào tạo - Trả công, kích thích... Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện
17
Quá trình hoạch định nhân lực của trƣờng ĐHDL cần đƣợc thực hiện trong mối liên hệ mật thiết với quá trình và thực hiện các chiến lƣợc, chính sách và mục tiêu hoạt động khác của Nhà trƣờng.
Thông thƣờng, quá trình hoạch định đƣợc thực hiện theo các bƣớc sau: Bƣớc 1: Phân tích môi trƣờng, xác định mục tiêu và chiến lƣợc phát triển của Nhà trƣờng. Môi trƣờng hoạt động của trƣờng ĐHDL đƣợc phân chia thành:
+ Môi trường vĩ mô: môi trƣờng kinh tế; môi trƣờng chính trị; chính
sách, pháp luật; môi trƣờng văn hoá, xã hội; điều kiện tự nhiên, … Các yếu tố môi trƣờng này là các yếu tố nằm bên ngoài các trƣờng ĐHDL có ảnh hƣởng đến môi trƣờng tác nghiệp và nội bộ, tạo ra các cơ hội và nguy cơ đối với các trƣờng ĐHDL.
+ Môi trường tác nghiệp: bao gồm các yếu tố trong ngành và các yếu tố ngoại cảnh đối với các trƣờng ĐHDL quyết định tính chất và mức độ cạnh tranh trong lĩnh vực hoạt động đó. Môi trƣờng tác nghiệp bao gồm các yếu tố cơ bản: các đối thủ cạnh tranh, khách hàng (sinh viên)
+ Môi trường nội bộ: Bao gồm các yếu tố thuộc về các nguồn lực bên trong của các trƣờng ĐHDL nhƣ: nguồn nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất, văn hóa của Nhà trƣờng.
Sau khi phân tích ảnh hƣởng của môi trƣờng hoạt động, cần xác định đƣợc một số vấn đề:
- Thế mạnh của nhân lực trong ngành. Điều này có ảnh hƣởng đến việc hình thành thực hiện các chiến lƣợc, chính sách của các trƣờng ĐHDL.
- Các chế độ, chính sách, pháp luật của Nhà nƣớc về lao động có ảnh hƣởng gì đến điều kiện làm việc của cán bộ, giảng viên, nhân viên trong trƣờng ĐHDL.
18
- Các đối thủ cạnh tranh sẽ đáp ứng đƣợc những điều kiện nào của ứng cử viên?
Bƣớc 2: Phân tích hiện trạng quản trị nhân lực của trƣờng ĐHDL nhằm xác định đƣợc điểm mạnh, điểm yếu, những khó khăn, thuận lợi của trƣờng ĐHDL bao gồm các yếu tố:
+ Cơ cấu tổ chức: Loại hình tổ chức, phân công chức năng quyền hạn giữa các bộ phận, cơ cấu trong trƣờng ĐHDL.
+ Nhân lực hiện có: Số lƣợng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng nghề nghiệp,
kinh nghiệm, khả năng hoàn thành nhiệm vụ và các phẩm chất cá nhân khác nhƣ mức độ nhiệt tình, tận tâm, sức sáng tạo trong công việc.
+ Chính sách: Chính sách tuyển dụng, đào tạo, phát triển, khen thƣởng, kỷ luật, ...
Bƣớc 3: Dự báo khối lƣợng công việc (đối với các mục tiêu, kế hoạch dài hạn, trung hạn) hoặc xác định khối lƣợng công việc và tiến hành phân tích công việc (đối với các mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn).
Bƣớc 4: Dự báo nhu cầu nhân lực (đối với các mục tiêu, kế hoạch dài hạn, trung hạn) hoặc xác định nhu cầu nhân lực (đối với các mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn).
Bƣớc 5: Phân tích nhu cầu nhân lực và khả năng đáp ứng để đề ra các chính sách, kế hoạch, chƣơng trình thực hiện giúp trƣờng ĐHDL thích ứng với các nhu cầu mới và nâng cao hiệu quả sử dụng nhân lực.
Bƣớc 6: Thực hiện các chính sách, kế hoạch, chƣơng trình quản trị nhân lực của Nhà trƣờng đã đề ra.
Bƣớc 7: Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện trong mỗi một giai đoạn. Mục đích của việc kiểm tra nhằm xác định những sai lệch giữa kế hoạch và thực hiện, tìm nguyên nhân dẫn đến các sai lệch đó và đề ra các phƣơng pháp hoàn thiện.
19