Về thực chất quản lý là hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo, kiểm soát công việc và những nỗ lực của con người nhằm đạt mục tiêu đề ra. Yêu cầu của quản lý là biết cách vận dụng, khai thác được các nguồn lực hiện hữu cũng như tiềm năng, kể cả nguồn nhân lực, để đạt đến những kết quả kỳ vọng. Quản lý là sự tác động của con người cùng các cơ quan quản lý đến con người và tập thể người nhằm làm cho hệ thống quản lý được hoạt động bình thường, có hiệu lực, giải quyết tốt các nhiệm vụ đề ra để tiến hành sự trông coi, giữ gìn chúng theo những yêu cầu nhất định cũng như tổ chức và điều hành các hoạt động theo những yêu cầu của nhiệm vụ nhất định.
Theo tác giả Vũ Cao Đàm, cách tiếp cận trong quản lý được coi như là đường lối xem xét hệ thống quản lý, là cách thức thâm nhập vào hệ thống quản lý, là nghệ thuật để xử lý các vấn đề quản lý. Trên thực tế, có một số phương cách như tiếp cận lịch sử - logic, tiếp cận phân tích - tổng hợp, tiếp cận mục tiêu và tiếp cận hệ thống - cấu trúc đối với những vấn đề của quản lý. Theo lý thuyết này, giáo dục - đào tạo là một hệ thống bao gồm những hệ thống nhỏ. Mỗi hệ thống sẽ chịu sự tác động chi phối qua lại của các hệ thống đồng cấp và bản thân nó có tính độc lập tương đối, có chức năng, nhiệm vụ riêng, vận hành, phát triển bởi những tác động qua lại theo những quy luật riêng của những nhân tố bên trong của hệ thống đó. Mỗi hệ thống lại bao gồm nhiều hệ thống nhỏ và là thành viên của hệ thống lớn hơn.
Trên cơ sở quan điểm của phương pháp tiếp cận hệ thống cấu trúc với hoạt động quản lý giáo dục, chúng ta có thể quan niệm chung cho rằng: “Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, điều hành và kiểm tra công việc của các thành viên thuộc một hệ thống đơn vị và việc sử dụng các nguồn lực phù hợp để đạt được các mục đích đã định”.
Có thể khái quát hoạt động quản lý bởi sơ đồ 1.3 như sau: Sơ đồ 1.3: Mô hình quản lý
(Nguồn: Nguyễn Quốc Chí - Nguyễn Thị Mỹ Lộc. Bài giảng Cơ sở khoa học quản lý. Khoa Sư phạm, Đại học Quốc gia Hà Nội, 1996/2004).
1.4.2.1. Chức năng của quản lý
Có nhiều quan điểm phân định chức năng quản lý. Người đầu tiên trong lĩnh vực này, Henri Fayol đã đưa ra năm chức năng: (1) Kế hoạch hóa; (2) Tổ chức; (3) Chỉ đạo; (4) Phối hợp; (5) Kiểm tra. Tại hội nghị của UNESCO (tổ chức tại Băng Cốc - Thái Lan, năm 1992), một số nhà khoa học đã đưa ra một số chức năng cơ bản của quản lý là kế hoạch hóa, tổ chức, bố trí biên chế, chỉ đạo, phối hợp, tổng kết và quyết toán ngân sách. Năm 1990, công trình “The Management Challenge, An introduction to Management” của James M.Higgins được công bố. Trong công trình này, nhiều tác giả thống nhất rằng quản lý có bốn chức năng cơ bản là:
Công cụ quản lý Phương pháp quản lý Chủ thể quản lý Khách thể quản lý Mục tiêu quản lý
26
(1) Kế hoạch hóa (planning): là việc chủ thể quản lý căn cứ vào thực trạng ban đầu của tổ chức, căn cứ vào nhiệm vụ được giao mà xác định mục tiêu và lựa chọn phương tiện, con đường, biện pháp, cách thức để đạt được mục tiêu đó.
(2) Tổ chức (organizing): là việc chủ thể quản lý thiết lập cơ cấu bộ máy và bố trí nhân lực, thiết lập cơ chế hoạt động của tổ chức và việc điều phối các nguồn lực vật chất nhằm thực hiện được mục tiêu đã định trong kế hoạch hóa.
(3) Lãnh đạo (leading): là việc chủ thể quản lý có tác động quản lý nhằm hướng dẫn công việc, liên kết, liên hệ, động viên các đơn vị và cá nhân của tổ chức để họ thực hiện mục tiêu đã đặt ra trong kế hoạch.
(4) Kiểm tra (controlling): là việc chủ thể quản lý định ra các chuẩn mực của hoạt động, theo dõi để so sánh, đánh giá kết quả hoạt động của tổ chức với các chuẩn mực đó, tìm hiểu nguyên nhân của các sai lệch do khâu kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo hay chính khâu kiểm tra để có điều chỉnh cần thiết.
Ngoài bốn chức năng cơ bản nêu trên, trong quá trình quản lý còn có hai vấn đề quan trọng là:
(1) Thông tin quản lý: là mạch máu lưu thông tin tức giữa các bộ phận, đảm bảo cho bộ máy hoạt động, đảm bảo sự thống nhất trong quản lý. Quá trình quản lý phụ thuộc chặt chẽ vào các thông tin.
(2) Quyết định quản lý: là công việc xuyên suốt các hoạt động của người quản lý, bất kể ở cấp nào. Do đó, người quản lý phải ra quyết định để giải quyết những vấn đề nảy sinh trong hoạt động của tổ chức, trong quan hệ qua lại giữa tổ chức và môi trường. Quyết định quản lý là hành vi sáng tạo của chủ thể quản lý nhằm định ra chương trình, mục tiêu, tính chất hoạt động của những người và những cấp thuộc quyền.
Quá trình quản lý được thể hiện qua sơ đồ 1.4 như sau: Sơ đồ 1.4: Quá trình quản lý
Kế hoạch hóa
(Nguồn: Nguyễn Quốc Chí - Nguyễn Thị Mỹ Lộc. Bài giảng Cơ sở khoa học quản lý. Khoa Sư phạm, Đại học Quốc gia Hà Nội, 1996/2004).
1.4.2.2. Vai trò của quản lý
Quản lý có vai trò quan trọng đối với sự phát triển xã hội. Các nhà kinh điển của Chủ nghĩa Mác - Lênin đã đánh giá rất cao hoạt động quản lý xã hội và cho rằng trong mọi lao động xã hội trực tiếp hay lao động chung nào tiến hành trên quy mô tương đối lớn, thì ít nhiều cũng đều cần đến một sự chỉ đạo để điều hòa những hoạt động cá nhân.
Các nhà lý luận khởi đầu cho khoa học quản lý như Taylor (1856 - 1915) - Mỹ; Fayol (1841 - 1925) - Pháp; Max Weber (1864 - 1920) - Đức, đều khẳng định rằng quản lý khoa học và đồng thời là nghệ thuật thúc đẩy sự phát triển xã hội.
Trong cuộc sống có bao nhiêu lĩnh vực hoạt động thì có bấy nhiêu hoạt động quản lý. Tất cả các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội đều có hoạt động quản lý như quản lý kinh tế, quản lý khoa học - công nghệ, quản lý giáo dục... Mỗi lĩnh vực quản lý tuy có nét đặc thù riêng, song đều có những nét bản chất, đặc trưng chung của hoạt động quản lý và nó luôn góp phần rất lớn vào việc nâng cao chất lượng hiệu quả của từng tổ chức cũng như công việc của từng con người trong một hệ thống nhất định.
28
Trong chiến lược phát triển giáo dục các nhà lãnh đạo đã đề ra giải pháp tăng cường công tác quản lý giáo dục như là giải pháp chiến lược đột phá để góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của sự nghiệp giáo dục - đào tạo. Trong thời đại của sự bùng nổ khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin ngày nay, việc nghiên cứu và áp dụng được những thành tựu khoa học mới vào thực tế quản lý sẽ làm tăng hiệu quả của hoạt động quản lý. Vì vậy, ở khía cạnh này, tác giả có thể khái quát và đề xuất khẳng định rằng trong thực tại “Quản lý còn được xem là công nghệ - công nghệ điều hành, phối hợp và sử dụng các nguồn lực, vật lực, tài lực và thông tin của một tổ chức để đạt được mục tiêu đề ra”.