Căn cứ vào các báo cáo chi phí ở các đơn vị, chi nhánh gởi cho cơng ty, Cơng ty sẽ thấy được sự biến động của chi phí thực tế so với chi phí dự tốn. Để biết được nguyên nhân gây ra sự biến động đĩ, cần đi sâu phân tích và đánh giá từng loại chi phí. Qua đĩ, Cơng ty thấy được những mặt mạnh, mặt yếu trong cơng tác lập dự tốn, cơng ty quản lý, kiểm sốt chi phí nĩi chung và chi phí thi cơng xây dựng nĩi riêng, để từ đĩ đề ra các phương pháp, phương án nhằm khai thác cĩ hiệu quả mọi năng lực của cơng ty. Điều này sẽ phục vụ tốt hơn cho kiểm sốt chi phí sản xuất.
Biến động chi phí:
- Phân tích tình hình thực hiện chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là so sánh kết quả giữa thực tế và dự tốn về chi phí và xác định các nguyên nhân trên cả hai mặt lượng và giá đã tác động như thế nào đến biến động chung.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp biến động là do lượng vật liệu tiêu hao nhiều hơn dự tốn vì sự thay đổi thiết kế dẫn đến khối lượng thi cơng nhiều hoặc ít hơn; hoặc do tay nghề cơng nhân yếu; hoặc do chất lượng vật liệu khơng đảm bảo làm tiêu hao vật liệu nhiều hơn,…
Tuy nhiên, đối với Cơng ty đang nghiên cứu, phần lớn chi phí nguyên vật liệu thay đổi do đơn giá vật tư biến động. Thị trường vật tư ngành xây dựng thường xuyên biến động khĩ lường, nhất là với các loại vật tư đặc thù: sắt, thép, xi măng, đồ điện, …
Sau đây là số liệu tổng hợp vật tư cĩ biến động của Cơng trình Cấp nước sinh hoạt tập trung cho đồng bào dân tộc Khmer nghèo tại ấp 7, xã Vị Tân, thành phố Vị Thanh, tỉnh Hậu Giang. (xem phụ lục số 3)
- Phân tích chi phí nhân cơng trực tiếp:
Phân tích tình hình thực hiện chi phí nhân cơng trực tiếp là so sánh kết quả giữa thực tế và dự tốn về chi phí nhân cơng trực tiếp và xác định các nguyên nhân trên cả hai mặt số lượng và giá đã tác động như thế nào đến biến động chung.
Thực tế tại cơng ty chi phí nhân cơng trực tiếp các cơng trình được giao khốn theo khối lượng với đơn giá nhất định, nên nếu cĩ biến động thì do khối lượng thi cơng tăng làm chi phí tăng, bởi các nguyên nhân: thứ nhất là do thay đổi thiết kế, khối lượng thi cơng tăng; thứ hai do tay nghề cơng nhân yếu,… cịn với các cơng trình khơng được giao khốn, chi phí nhân cơng tăng ở đơn giá tiền lương, do chính phủ điều chỉnh quy định mức lương tối thiểu.
- Phân tích chi phí sản xuất chung:
Chi phí sản xuất chung là loại chi phí phức tạp. Với tình hình thực tế tại cơng ty, việc phân tích chi phí sản xuất chung ít hiệu quả vì trong dự tốn cũng như trong báo cáo tình hình thực tế của chi phí này khơng được lập chi tiết, cho nên muốn phân tích chi phí sản xuất chung cĩ hiệu quả, trước tiên nhà quản trị phân loại chi phí sản xuất chung theo cách ứng xử chi phí, gồm biến phí và định phí.
Phân tích biến phí sản xuất chung được tiến hành tương tự với phân tích nguyên vật liệu trực tiếp và nhân cơng trực tiếp.
Để biết chính xác nhân tố nào gây biến động để cĩ biện pháp giải quyết kịp thời, giúp tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, các nhà quản trị căn cứ số liệu từ báo cáo của các chi nhánh và tiến hành phân tích thơng qua mẫu sau:
83
Bảng 8: Mẫu phân tích tình hình thực hiện chi phí
Khối lượng Đơn giá Thành tiền
Chênh lệch Dự tốn Thực tế Chênh lệch Dự tốn Thực tế Chênh lệch
STT Tên vật liệu Đơn
vị tính Dự tốn Thực tế Mức % Mức % Mức % 1 + Ống D.114 PVC, dày 5.0 mm L=4m Mét 160 154 (6) (4) 108,300 108,300 - - 17,375,760 16,725,960 (649,800) (4) 2 + Ống D.60 PVC, dày 2.5 L=4m Mét 4,325 4,401 76 2 28,200 34,265 6,065 18 121,953,156 150,785,874 28,832,718 19 3 + Ống thép đen D 100mm, dày 4.0 mm mét 24 20 (4) (21) 235,303 235,303 - - 5,675,979 4,706,060 (969,919) (21) 4 + Que hàn kg 18 18 - - 19,545 19,545 - - 357,752 357,752 - - 5 + Ống thép đen D 60mm, dày 3.0 mm mét 81 85 4 4 65,000 65,000 - - 5,291,845 5,525,000 233,155 4 6 + Tê D.114 PVC cái 2 2 - - 146,850 146,960 110 0 293,700 293,920 220 0 7 + Van xả khí ĐK 25 Cái 4 4 - - 400,000 400,000 - - 1,600,000 1,600,000 - -
8 + Van 1 chiều D 100mm Cái 1 1 - - 2,808,000 3,025,000 217,000 7 2,808,000 3,025,000 217,000 7
9 + Van xả khí ĐK 40 Cái 2 2 - - 494,400 494,400 - - 1,109,928 1,109,928 - -
10 + Ống sắt tráng kẽm Mét 11 11 - - 7,580 7,580 - - 85,070 85,070 - -
11 + Ống mềm Mét 11 11 - - 6,180 6,180 - - 69,358 69,358 - -
12 + Van 1 chiều D 50mm Cái 2 2 - - 280,000 280,000 - - 603,400 603,400 - -
13 + Cút thép D.60x135 (BB) cái 14 14 - - 315,000 315,000 - - 4,410,000 4,410,000 - - 14 + Co D.21x90 PVC cái 510 510 - - 2,420 2,420 - - 1,234,200 1,234,200 - - 15 + Van D.21 PVC cái 170 170 - - 13,700 13,700 - - 2,329,000 2,329,000 - - 16 + Nối D.27RNx21 PVC cái 85 85 - - 1,760 1,760 - - 149,600 149,600 - - 17 + Nối D.27RTx21 PVC cái 170 170 - - 2,420 2,420 - - 411,400 411,400 - - 18 + Nắp chụp van xả khí Cái 4 4 - - 105,000 105,000 - - 420,000 420,000 - - 19 + Thép tấm 1.5mm Kg 11 11 - - 17,000 17,000 - - 187,000 187,000 - -
20 + Cao su non Cuộn 255 255 - - 2,000 2,000 - - 510,000 510,000 - -
Sau khi phân tích và tìm ra nguyên nhân gây nên sự biến động của các loại chi phí thì cơng ty phải cĩ các biện pháp quản lý thích hợp, cụ thể:
- Kiểm sốt chi phí nguyên vật liệu:
+ Đảm bảo tốt cơng tác cung ứng nguyên vật liệu, đảm bảo cung cấp đầy đủ cho nhu cầu sản xuất sản phẩm và dịch vụ theo định mức đã được lập, đồng thời phải đảm bảo một mức tồn kho sản phẩm tối thiểu hợp lý, đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục khơng bị gián đoạn, chất lượng nguyên vật liệu được đảm bảo và sử dụng tiết kiệm. Đĩ là những yếu tố quan trọng đẩy nhanh tốc độ nâng cao năng suất sản xuất.
Để làm được điều đĩ địi hỏi cơng ty phải cĩ kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu kịp thời, tách bạch giữa bộ phận mua vật tư và bộ phận xây dựng định mức, phải đánh giá tình hình cung ứng nguyên vật liệu trên cơ sở so sánh giá trị nguyên vật liệu mua về với giá trị cần cung ứng; đưa nguyên vật liệu giá rẻ, chất lượng tốt, nguyên vật liệu thay thế vào sử dụng để hạ giá thành sản phẩm, tránh tình trạng để vật tư tồn quá nhiều.
+ Khi nguyên vật liệu về nhập kho cần tổ chức tốt cơng tác kiểm tra, nghiệm thu vật tư đủ bộ phận tham gia: thủ kho, kỹ thuật và kế tốn kho.
+ Tìm kiếm, sàng lọc các nhà cung cấp cĩ giá rẻ, giảm bớt các chi phí phát sinh khác. + Cần tổ chức khâu bảo quản nguyên vật liệu tốt, kho, bãi phải đạt tiêu chuẩn, thủ kho thường xuyên kiểm tra kho bãi.
+ Cần cĩ chính sách khen thưởng đối với bộ phận thu mua nguyên vật liệu khi tìm được nhà cung cấp đảm bảo chất lượng, giá cả phù hợp.
+ Kiểm sốt tốt khâu sử dụng tránh để vật tư lãng phí, thất thốt.